So nutzen Sie Planungsregeln in Shift Scheduler

Planungsregeln geben Shift Scheduler vor, nach welchen Grundsätzen Ihr Dienstplan erstellt werden soll.

Sie übersetzen echte Vorgaben aus der Personalplanung in Regeln für die KI-gestützte Einsatzplanung: wer arbeiten kann, wer bestimmte Schichten vermeiden sollte, welche Ruhezeiten gelten und welche Anforderungen wichtiger sind als andere.

Die Kurzfassung:

• Schreiben Sie Regeln in normaler Sprache.
• Nutzen Sie normale Regeln für Wünsche, Präferenzen und Planungsziele.
• Nutzen Sie Must-Regeln nur für Anforderungen, die wirklich nicht verletzt werden dürfen.
• Schieben Sie die wichtigsten normalen Regeln weiter nach oben.
• Wenn der Dienstplan nicht passt, ändern Sie die Reihenfolge oder formulieren Sie die Regeln konkreter.

Was Planungsregeln sind

Planungsregeln sind gespeicherte Dienstplanvorgaben für Ihren Workspace.

Sie helfen dem Planer, typische Einschränkungen zu berücksichtigen, zum Beispiel:

• maximale Anzahl aufeinanderfolgender Arbeitstage
• Ruhezeit nach belastenden Schichten
• Verfügbarkeit einzelner Personen
• Anforderungen an Qualifikation oder Besetzung
• Grenzen für Wochen- oder Tagesstunden

In der Dienstplanung ist fast jeder Plan ein Kompromiss. Man möchte offene Schichten besetzen, Überstunden vermeiden, Wünsche des Teams berücksichtigen, gesetzliche Ruhezeiten einhalten und gleichzeitig eine stabile Rotation beibehalten. Manchmal passt das alles zusammen. Oft konkurrieren diese Ziele miteinander.

Planungsregeln sagen dem KI-Planer, welche Ziele wichtig sind und wie stark sie das Ergebnis beeinflussen sollen.

Wie Sie eine Regel in einfacher Sprache formulieren

Sie müssen keine Formeln schreiben und keine numerischen Strafwerte selbst einstellen.

Formulieren Sie einfach, was im Dienstplan passieren soll. Gute Regeln für die Schichtplanung beantworten in der Regel mindestens eine dieser Fragen:

• Für wen gilt die Regel?
• Welche Schicht, welcher Tag, welcher Standort oder welche Situation ist gemeint?
• Ist es ein Wunsch oder eine feste Vorgabe?
• Was soll der Planer tun, wenn die Regel greift?

Beispiele:

• Niemand sollte mehr als 5 Tage am Stück arbeiten.
• Nach einer Nachtschicht soll die Person mindestens einen freien Tag haben.
• Plane Junior-Mitarbeiter nicht allein für Schließschichten ein.
• Halte jede Person unter 40 Stunden pro Woche.

Diese Regeln funktionieren gut, weil sie ein konkretes Planungsverhalten beschreiben. Der Planer kann damit verschiedene Dienstpläne miteinander vergleichen.

Normale Regeln und Must-Regeln

In Shift Scheduler gibt es zwei praktische Arten von Planungsregeln: normale Regeln und Must-Regeln.

Die meisten Dienstplanregeln sollten zunächst normale Regeln sein.

Normale Regeln eignen sich für Präferenzen wie "Frühschichten bevorzugen" oder "zu viele Spätschichten vermeiden". Solche Ziele sind wichtig, müssen bei knapper Besetzung aber manchmal zurückstehen.

Must-Regeln sollten Anforderungen vorbehalten bleiben, die nicht optional sind. Dazu gehören zum Beispiel gesetzliche Ruhezeiten, Sicherheitsvorgaben, erforderliche Qualifikationen oder Regeln, deren Verletzung den Dienstplan unbrauchbar machen würde.

Das gilt für die wichtigsten Regeltypen, die der Planer direkt berücksichtigen kann: Ruhezeit nach einer Schicht, maximale Stunden, Standortberechtigung, nicht verfügbare Daten, Vorgaben dazu, wer zusammen oder nicht zusammen arbeiten darf, blockierte Schichten, Rotationen, wöchentlich wechselnde Muster und maximale aufeinanderfolgende Arbeitstage. Bei einer normalen Regel erzeugt ein Verstoß Strafpunkte. Bei einer Must-Regel behandelt der Planer die Vorgabe als harte Einschränkung.

Wenn zu viele Regeln als Must-Regeln markiert sind, kann der Dienstplan unter Umständen nicht mehr vollständig erstellt werden. Harte Einschränkungen dürfen nicht gebrochen werden. Im Zweifel bleiben dann Schichten unbesetzt.

Warum die Reihenfolge der Regeln wichtig ist

Die Reihenfolge ist bei normalen Regeln wichtig, weil normale Regeln weich sind.

Wenn normale Regeln miteinander in Konflikt stehen, nutzt Shift Scheduler Strafwerte, um Dienstpläne zu bewerten. Ein Dienstplan, der eine wichtige normale Regel verletzt, bekommt einen höheren Strafwert als ein Dienstplan, der eine niedriger priorisierte Regel verletzt.

Diese Priorität steuern Sie, indem Sie normale Regeln in die passende Reihenfolge ziehen.

Angenommen, diese normalen Regeln stehen in dieser Reihenfolge:

1. Niemand sollte mehr als 5 Tage am Stück arbeiten.
2. Anna möchte freitags möglichst nicht arbeiten.

Wenn der Planer nicht alle Wünsche gleichzeitig erfüllen kann, schützt er eher die Regel zu den aufeinanderfolgenden Arbeitstagen als Annas Freitagswunsch. Der Grund ist einfach: Diese Regel steht weiter oben.

Was eine gute Planungsregel ausmacht

Eine gute Planungsregel ist konkret, überprüfbar und realistisch.

Nutzen Sie diese Checkliste:

• Eine Regel sollte genau eine Planungsidee beschreiben.
• Nennen Sie Person, Gruppe, Schichttyp, Standort oder Datum, wenn das relevant ist.
• Verwenden Sie Zahlen, wenn es um einen Grenzwert geht.
• Verwenden Sie Must-Regeln nur, wenn ein Verstoß wirklich nicht akzeptabel ist.
• Ersetzen Sie vage Wörter durch klare Grenzen, wo das möglich ist.

Gute Regeln helfen dem Planer, ähnlich zu entscheiden wie eine erfahrene Person, die den Dienstplan manuell erstellt.

Schwache Regeln lassen zu viel Interpretationsspielraum.

Schwache Regeln besser formuliert

Gute Regeln für häufige Planungsprobleme

Ruhezeit und Ermüdung

Nutzen Sie solche Regeln, wenn der Dienstplan Erholungszeiten schützen soll:

• Nach einer Nachtschicht soll die Person mindestens einen freien Tag haben.
• Niemand sollte mehr als 5 Tage am Stück arbeiten.
• Eine Person darf nicht mehr als 12 Stunden pro Tag arbeiten.

Ruhezeitregeln können normale Regeln oder Must-Regeln sein. Eine normale Ruhezeitregel erzeugt Strafpunkte, wenn sie verletzt wird. So kann der Planer eine Schicht trotzdem besetzen, falls die Abdeckung knapp ist. Eine Must-Ruhezeitregel ist hart und sollte verwendet werden, wenn es um Gesetz, Sicherheit oder eine nicht verhandelbare interne Vorgabe geht.

Verwenden Sie eine klare Anzahl von Tagen. "Zwei freie Tage nach einer Nachtschicht" wird als rest.days: 2 gespeichert. Das bedeutet: Nach einer passenden Schicht an Tag D bleiben die Kalendertage D+1 und D+2 frei. Die gespeicherte Interpretation neben der Regel sollte dieselbe Zahl enthalten wie der Regeltext.

Fairness ist bereits eingebaut

Fügen Sie keine sehr allgemeinen Fairness-Regeln hinzu wie:

• Verteile Wochenendschichten fair im Team.
• Gleiche die Gesamtstunden zwischen allen verfügbaren Personen aus.

Solche Sätze ändern als Planungsregeln normalerweise nichts. Shift Scheduler versucht bereits automatisch, fair zu planen: Gesamtstunden werden zwischen verfügbaren Personen ausgeglichen, und auch der Mix aus Schichtvorlagen wird berücksichtigt, wenn Personen dieselben Vorlagen arbeiten können.

Die aktuelle Planungslogik unterstützt keine eigene natürlichsprachliche Regel nur für Wochenendfairness. Wenn die Wochenenden nicht so verteilt werden, wie Sie es erwarten, prüfen Sie Verfügbarkeit, Urlaub, Personenpräferenzen, Schichtvorlagen und konkrete Rotationsregeln, statt eine allgemeine "Wochenenden fair verteilen"-Regel hinzuzufügen.

Abdeckung und Qualifikationen

Nutzen Sie solche Regeln, wenn eine Schicht bestimmte Personen oder Fähigkeiten erfordert:

• Jede Nachtschicht muss mindestens eine erfahrene Person enthalten.
• Plane Junior-Mitarbeiter nicht allein für Schließschichten ein.
• Jede Wochenendschicht sollte mindestens eine Person enthalten, die für die Kasse geschult ist.

Qualifikations- und Sicherheitsanforderungen sind oft gute Must-Regeln. Weichere Besetzungswünsche können normale Regeln bleiben.

Was tun, wenn der Dienstplan nicht passt

Wenn der generierte Dienstplan nicht Ihren Erwartungen entspricht, heißt das meist nicht, dass der Planer Ihre Regeln ignoriert hat. Häufig braucht der Regelsatz mehr Details, eine andere Reihenfolge oder weniger harte Einschränkungen.

Gehen Sie so vor:

1. Schieben Sie die wichtigste normale Regel weiter nach oben.
2. Schieben Sie weniger wichtige Präferenzen weiter nach unten.
3. Ergänzen Sie eine fehlende Regel, die Ihre Erwartung klar beschreibt.
4. Teilen Sie eine breite Regel in mehrere kleinere Regeln auf.
5. Machen Sie vage Regeln konkreter: mit Grenzen, Personen, Schichttypen oder Daten.
6. Markieren Sie nur wirklich nicht verhandelbare Anforderungen als Must-Regeln.
7. Prüfen Sie, ob genug verfügbare Personen vorhanden sind, um die Regeln überhaupt erfüllen zu können.

Wenn Wochenenden zum Beispiel anders verteilt werden als erwartet, erzeugt eine allgemeine Regel wie diese keine neue Fairness-Logik:

Verteile Wochenendschichten fair im Team.

Prüfen Sie stattdessen, ob die richtigen Personen am Wochenende verfügbar sind, ob Wochenendwünsche korrekt hinterlegt wurden und ob Sie eine konkrete Rotations- oder Besetzungsregel brauchen.

Wenn jemand zu viele anstrengende Schichten hintereinander bekommt, ergänzen oder verschieben Sie eine Regel wie:

Niemand sollte mehr als 5 Tage am Stück arbeiten.

Wenn der Planer jemanden direkt nach einer Nachtschicht einteilt und das nicht passieren darf, ergänzen Sie diese Regel oder markieren Sie sie als Must-Regel:

Nach einer Nachtschicht soll die Person mindestens einen freien Tag haben.

Der beste Ablauf ist iterativ: Dienstplan generieren, Ergebnis prüfen, Planungsregeln anpassen und erneut generieren.

Beispiel für die Regelreihenfolge

Angenommen, Ruhezeit, eine konkrete Nachtschichtrotation und Annas Frühschichtwunsch sind Ihnen wichtig.

Diese Reihenfolge sagt: Ruhezeit hat Vorrang.

1. Niemand sollte mehr als 5 Tage am Stück arbeiten.
2. Folge einer Rotation aus Tagschicht, Nachtschicht und zwei freien Tagen.
3. Bevorzuge Anna für Frühschichten, wenn möglich.

Diese Reihenfolge sagt: Annas Wunsch ist wichtiger als das Rotationsmuster.

1. Niemand sollte mehr als 5 Tage am Stück arbeiten.
2. Bevorzuge Anna für Frühschichten, wenn möglich.
3. Folge einer Rotation aus Tagschicht, Nachtschicht und zwei freien Tagen.

Beides ist gültig. Welche Reihenfolge besser ist, hängt davon ab, was Sie vom Dienstplan erwarten.

Wenn ein Dienstplan formal korrekt aussieht, sich aber trotzdem falsch anfühlt, ist die Regelreihenfolge einer der ersten Punkte, die Sie prüfen sollten.

FAQ

Was sind Planungsregeln in ShiftScheduler.ai?

Planungsregeln sind gespeicherte Anweisungen für die KI-gestützte Dienstplanung. Sie beschreiben Vorgaben wie Ruhezeiten, bevorzugte Schichten, Qualifikationsanforderungen, Rotationsmuster und andere Einschränkungen.

Sind normale Regeln dasselbe wie Must-Regeln?

Nein. Normale Regeln sind weiche Regeln. Der Planer versucht sie einzuhalten, kann sie aber gegen andere Ziele abwägen. Must-Regeln sind harte Einschränkungen und sollten nur für Anforderungen verwendet werden, die nicht verletzt werden dürfen.

Warum ist die Reihenfolge der Regeln wichtig?

Die Reihenfolge ist wichtig, weil normale Regeln weiter oben einen höheren Strafwert erhalten. Wenn zwei weiche Regeln miteinander konkurrieren, versucht der Planer stärker, die weiter oben stehende Regel zu schützen.

Muss ich numerische Strafwerte einstellen?

Nein. In der Oberfläche für Planungsregeln stellen Sie keine numerischen Strafwerte selbst ein. Sie legen die Priorität normaler Regeln fest, indem Sie sie in die richtige Reihenfolge ziehen. Die Tabelle unten dokumentiert die internen Werte und Prioritäten, die Shift Scheduler verwendet.

Sollte ich eine Regel hinzufügen, um Stunden auszugleichen oder Wochenenden fair zu verteilen?

Nein, nicht als allgemeine Planungsregel. Shift Scheduler gleicht Gesamtstunden bereits automatisch aus. Eine Regel wie Gleiche die Gesamtstunden zwischen allen verfügbaren Personen aus verändert den generierten Dienstplan normalerweise nicht. Wochenendfairness ist derzeit keine eigene natürlichsprachliche Regel. Nutzen Sie daher Verfügbarkeit, Urlaub, Präferenzen, Schichtvorlagen oder konkrete Rotationsregeln, wenn sich Wochenendzuweisungen ändern sollen.

Was soll ich tun, wenn der Dienstplan falsch ist?

Passen Sie die Planungsregeln an. Ordnen Sie normale Regeln neu, ergänzen Sie fehlende Regeln, machen Sie vage Regeln konkreter, teilen Sie breite Regeln in kleinere Regeln auf und verwenden Sie Must-Regeln nur für nicht verhandelbare Anforderungen.

Was sind gute Regeln für die Schichtplanung?

Gute Regeln sind konkret, realistisch und leicht auszuwerten. Eine gute Regel sagt, für wen sie gilt, wann sie gilt und welches Ergebnis gewünscht oder erforderlich ist.

Abschließender Rat

Fangen Sie einfach an.

Erfassen Sie die wichtigsten Regeln, lassen Sie die meisten davon normale Regeln sein und drücken Sie Priorität über die Reihenfolge aus. Prüfen Sie anschließend den generierten Dienstplan.

Wenn der Dienstplan nicht Ihren Erwartungen entspricht, ändern Sie die Reihenfolge oder ergänzen Sie spezifischere Regeln. KI-gestützte Dienstplanung funktioniert am besten, wenn Ihre Regeln die echten Zielkonflikte Ihres Betriebs beschreiben.

Detaillierte Referenz zu numerischen Strafwerten

Shift Scheduler verwendet intern numerische Strafwerte und Boni. Eine positive Zahl macht einen Dienstplan schlechter. Eine negative Zahl ist ein Bonus und macht einen Dienstplan besser. Nutzer steuern diese Werte normalerweise indirekt über Regelreihenfolge, Must-Regeln, Verfügbarkeit, Präferenzen und Schichteinstellungen.

Die gemeldete Strafwert-Zusammenfassung gruppiert diese Werte in unfilled, fairness, preference und pattern. Die Gruppe pattern enthält Verstöße gegen weiche Planungsregeln, darunter weiche Einschränkungen zu Ruhezeit, maximalen Stunden, Standortberechtigung und Vorgaben dazu, welche Personen nicht gemeinsam arbeiten sollen. Das tatsächliche Ziel des Optimierers nutzt zusätzlich Prioritätswerte. Dadurch können manche Kategorien andere dominieren.

Diese Zahlen erklären, warum ein Dienstplan manchmal eine niedriger priorisierte normale Regel oder eine Präferenz verletzt: Der Optimierer vergleicht gleichzeitig die Gesamtkosten von Abdeckung, Fairness, Präferenzen und Verstößen gegen weiche Regeln.