So nutzen Sie Planungsregeln in Shift Scheduler

Planungsregeln geben Shift Scheduler vor, nach welchen Grundsätzen Ihr Dienstplan erstellt werden soll.

Sie übersetzen echte Vorgaben aus der Personalplanung in Regeln für die KI-gestützte Einsatzplanung: wer arbeiten kann, wer bestimmte Schichten vermeiden sollte, welche Ruhezeiten gelten und welche Anforderungen wichtiger sind als andere.

Die Kurzfassung:

• Schreiben Sie Regeln in normaler Sprache.
• Nutzen Sie hohe, mittlere oder niedrige Wichtigkeit für Wünsche und Planungsziele.
• Nutzen Sie Must-Regeln nur für Anforderungen, die wirklich nicht verletzt werden dürfen.
• Deaktivieren Sie eine Regel, wenn Sie sie ohne Auswirkung auf die Planung behalten möchten.
• Wenn der Dienstplan nicht passt, ändern Sie die Wichtigkeit oder formulieren Sie die Regeln konkreter.

Was Planungsregeln sind

Planungsregeln sind gespeicherte Dienstplanvorgaben für Ihren Workspace.

Sie helfen dem Planer, typische Einschränkungen zu berücksichtigen, zum Beispiel:

• maximale Anzahl aufeinanderfolgender Arbeitstage
• Ruhezeit nach belastenden Schichten
• Verfügbarkeit einzelner Personen
• Anforderungen an Qualifikation oder Besetzung
• Grenzen für Wochen- oder Tagesstunden

In der Dienstplanung ist fast jeder Plan ein Kompromiss. Man möchte offene Schichten besetzen, Überstunden vermeiden, Wünsche des Teams berücksichtigen, gesetzliche Ruhezeiten einhalten und gleichzeitig eine stabile Rotation beibehalten. Manchmal passt das alles zusammen. Oft konkurrieren diese Ziele miteinander.

Planungsregeln sagen dem KI-Planer, welche Ziele wichtig sind und wie stark sie das Ergebnis beeinflussen sollen.

Wie Sie eine Regel in einfacher Sprache formulieren

Sie müssen keine Formeln schreiben und keine numerischen Strafwerte selbst einstellen.

Formulieren Sie einfach, was im Dienstplan passieren soll. Gute Regeln für die Schichtplanung beantworten in der Regel mindestens eine dieser Fragen:

• Für wen gilt die Regel?
• Welche Schicht, welcher Tag, welcher Standort oder welche Situation ist gemeint?
• Ist es ein Wunsch oder eine feste Vorgabe?
• Was soll der Planer tun, wenn die Regel greift?

Beispiele:

• Niemand sollte mehr als 5 Tage am Stück arbeiten.
• Nach einer Nachtschicht soll die Person mindestens einen freien Tag haben.
• Plane Junior-Mitarbeiter nicht allein für Schließschichten ein.
• Halte jede Person unter 40 Stunden pro Woche.
• Marta sollte höchstens 2 T-Schichten pro Woche haben.

Diese Regeln funktionieren gut, weil sie ein konkretes Planungsverhalten beschreiben. Der Planer kann damit verschiedene Dienstpläne miteinander vergleichen.

Sie können für eine oder mehrere benannte Schichtarten pro Person eine Höchstzahl je Kalenderwoche (Montag bis Sonntag) oder Kalendermonat festlegen. Nennt eine Regel mehrere Schichtarten, teilen sie sich ein gemeinsames Limit. Passende reguläre Schichten werden standortübergreifend gezählt, einschließlich bereits vorhandener Schichten in derselben Woche oder demselben Monat; Time Off und benutzerdefinierte Schichten zählen nicht. Ein Must-Limit ist strikt, bei Hoch, Mittel oder Niedrig fällt die jeweilige Strafpunktzahl für jede Schicht über dem Limit an.

Wichtigkeit und deaktivierte Regeln

Jede Regel hat eine von fünf Stufen:

Verwenden Sie Must nur für nicht verhandelbare gesetzliche, sicherheitsrelevante oder betriebliche Anforderungen. Hoch, Mittel und Niedrig drücken die Abwägung zwischen aktiven weichen Regeln aus.

Wenn zu viele Regeln als Must-Regeln markiert sind, kann der Dienstplan unter Umständen nicht mehr vollständig erstellt werden. Harte Einschränkungen dürfen nicht gebrochen werden. Im Zweifel bleiben dann Schichten unbesetzt.

Die Regelreihenfolge ist nur visuell

Sie können Regeln verschieben, um die Liste übersichtlich zu halten. Die Reihenfolge ändert weder Wichtigkeit noch Strafwerte, Einschränkungen oder Solver-Ergebnisse. Must- und deaktivierte Regeln können überall stehen; eine Änderung der Wichtigkeit verschiebt die Karte nicht.

Die Stärke in der Planung wird über die Wichtigkeit festgelegt, nicht über die Position.

Was eine gute Planungsregel ausmacht

Eine gute Planungsregel ist konkret, überprüfbar und realistisch.

Nutzen Sie diese Checkliste:

• Eine Regel sollte genau eine Planungsidee beschreiben.
• Nennen Sie Person, Gruppe, Schichttyp, Standort oder Datum, wenn das relevant ist.
• Verwenden Sie Zahlen, wenn es um einen Grenzwert geht.
• Verwenden Sie Must-Regeln nur, wenn ein Verstoß wirklich nicht akzeptabel ist.
• Ersetzen Sie vage Wörter durch klare Grenzen, wo das möglich ist.

Gute Regeln helfen dem Planer, ähnlich zu entscheiden wie eine erfahrene Person, die den Dienstplan manuell erstellt.

Schwache Regeln lassen zu viel Interpretationsspielraum.

Schwache Regeln besser formuliert

Gute Regeln für häufige Planungsprobleme

Ruhezeit und Ermüdung

Nutzen Sie solche Regeln, wenn der Dienstplan Erholungszeiten schützen soll:

• Nach einer Nachtschicht soll die Person mindestens einen freien Tag haben.
• Niemand sollte mehr als 5 Tage am Stück arbeiten.
• Eine Person darf nicht mehr als 12 Stunden pro Tag arbeiten.

Ruhezeitregeln können eine hohe, mittlere oder niedrige Wichtigkeit haben oder Must sein. Eine weiche Ruhezeitregel erzeugt die ihrer Wichtigkeit entsprechenden Strafpunkte. Eine Must-Ruhezeitregel ist hart und sollte verwendet werden, wenn es um Gesetz, Sicherheit oder eine nicht verhandelbare interne Vorgabe geht.

Verwenden Sie eine klare Anzahl von Tagen. "Zwei freie Tage nach einer Nachtschicht" wird als rest.days: 2 gespeichert. Das bedeutet: Nach einer passenden Schicht an Tag D bleiben die Kalendertage D+1 und D+2 frei. Die gespeicherte Interpretation neben der Regel sollte dieselbe Zahl enthalten wie der Regeltext.

Fairness ist bereits eingebaut, aber Zuteilungsfairness kann eine Regel sein

Fügen Sie keine sehr allgemeinen Regeln zur Gesamtstunden-Fairness hinzu wie:

• Gleiche die Gesamtstunden zwischen allen verfügbaren Personen aus.

Solche Sätze ändern als Planungsregeln normalerweise nichts. Shift Scheduler versucht bereits automatisch, fair zu planen: Gesamtstunden werden zwischen verfügbaren Personen ausgeglichen, und auch der Mix aus Schichtvorlagen wird berücksichtigt, wenn Personen dieselben Vorlagen arbeiten können.

Wenn jede Person statt eines relativen Ausgleichs eine exakte Stundenzahl für den Monat erreichen soll, zum Beispiel bei einem Teilzeitvertrag mit 7,5 Stunden pro Arbeitstag, ist auch das keine Scheduling-Regel. Nennen Sie das Ziel, wenn Sie den KI-Assistenten bitten, den Dienstplan zu erstellen oder anzupassen, dann kann der Planer Zusatzschichten über Ihre erforderliche offene Mindestbesetzung hinaus hinzufügen, um es zu erreichen, ohne Must-Regeln zu brechen. Details dazu finden Sie unter So planen Sie exakte Monatsstunden.

Sie können aber Zuteilungsfairness für eine bestimmte Gruppe von Wochentagen hinzufügen. Nutzen Sie das, wenn nicht die Gesamtstunden das Problem sind, sondern wer an bestimmten Tagen Arbeit bekommt.

Beispiele:

• Mache die Wochenendzuteilung fair. Das gleicht Arbeit am Samstag und Sonntag aus.
• Mache die Zuteilung am Freitag, Samstag und Sonntag fair. Das gleicht Arbeit von Freitag bis Sonntag aus.
• Mache die Zuteilung über die ganze Woche fair. Das gleicht Arbeit von Montag bis Sonntag aus.

Zuteilungsfairness verwendet gearbeitete Stunden, nicht nur die Anzahl der Schichten. Hohe, mittlere und niedrige Wichtigkeit verwenden 6000, 4000 und 2000 Punkte pro Stunde Abweichung; Must verlangt exakte Gleichheit.

Eine feste Quote freier Wochenenden wird ebenfalls direkt unterstützt. Verwenden Sie zum Beispiel Jede Person braucht mindestens 2 freie Wochenenden pro Monat. Ein vollständiges Wochenende besteht aus Samstag und Sonntag ohne reguläre Arbeitsschicht an einem der beiden Tage; Time Off zählt nicht als Arbeit. Das Wochenende gehört zu dem Kalendermonat, in dem sein Samstag liegt, und der Planer prüft den ganzen Monat auch dann, wenn Sie nur einen Teil davon erzeugen. Nutzen Sie Zuteilungsfairness für eine gleichmäßige Verteilung der Wochenendarbeit und die Regel für freie Wochenenden, wenn jede Person ein bestimmtes Minimum benötigt.

Abdeckung und Qualifikationen

Nutzen Sie solche Regeln, wenn eine Schicht bestimmte Personen oder Fähigkeiten erfordert:

• Jede Nachtschicht muss mindestens eine erfahrene Person enthalten.
• Plane Junior-Mitarbeiter nicht allein für Schließschichten ein.
• Jede Wochenendschicht sollte mindestens eine Person enthalten, die für die Kasse geschult ist.

Qualifikations- und Sicherheitsanforderungen sind oft gute Must-Regeln. Weichere Besetzungswünsche können eine hohe, mittlere oder niedrige Wichtigkeit erhalten.

Was tun, wenn der Dienstplan nicht passt

Wenn der generierte Dienstplan nicht Ihren Erwartungen entspricht, heißt das meist nicht, dass der Planer Ihre Regeln ignoriert hat. Häufig braucht der Regelsatz mehr Details, eine andere Wichtigkeit oder weniger harte Einschränkungen.

Gehen Sie so vor:

1. Erhöhen Sie die Wichtigkeit von Regeln, die stärker wirken sollen.
2. Senken Sie die Wichtigkeit von Präferenzen, die leichter nachgeben dürfen.
3. Ergänzen Sie eine fehlende Regel, die Ihre Erwartung klar beschreibt.
4. Teilen Sie eine breite Regel in mehrere kleinere Regeln auf.
5. Machen Sie vage Regeln konkreter: mit Grenzen, Personen, Schichttypen oder Daten.
6. Markieren Sie nur wirklich nicht verhandelbare Anforderungen als Must-Regeln.
7. Prüfen Sie, ob genug verfügbare Personen vorhanden sind, um die Regeln überhaupt erfüllen zu können.

Wenn Wochenenden zum Beispiel anders verteilt werden als erwartet, ergänzen Sie eine konkrete Regel zur Zuteilungsfairness:

Mache die Wochenendzuteilung fair.

Wenn das Problem Freitag bis Sonntag betrifft, verwenden Sie:

Mache die Zuteilung am Freitag, Samstag und Sonntag fair.

Prüfen Sie außerdem, ob die richtigen Personen an diesen Tagen verfügbar sind, ob Präferenzen korrekt hinterlegt wurden und ob Sie eine konkrete Rotations- oder Besetzungsregel brauchen.

Wenn jemand zu viele anstrengende Schichten hintereinander bekommt, ergänzen oder verschieben Sie eine Regel wie:

Niemand sollte mehr als 5 Tage am Stück arbeiten.

Wenn der Planer jemanden direkt nach einer Nachtschicht einteilt und das nicht passieren darf, ergänzen Sie diese Regel oder markieren Sie sie als Must-Regel:

Nach einer Nachtschicht soll die Person mindestens einen freien Tag haben.

Der beste Ablauf ist iterativ: Dienstplan generieren, Ergebnis prüfen, Planungsregeln anpassen und erneut generieren.

Beispiel für Wichtigkeit

Angenommen, Ruhezeit, eine konkrete Nachtschichtrotation und Annas Frühschichtwunsch sind Ihnen wichtig.

Diese Einstellungen geben der Ruhezeit Vorrang:

• Hoch: Niemand sollte mehr als 5 Tage am Stück arbeiten.
• Mittel: Folge einer Rotation aus Tagschicht, Nachtschicht und zwei freien Tagen.
• Niedrig: Bevorzuge Anna für Frühschichten, wenn möglich.

Diese Einstellungen machen Annas Wunsch wichtiger als das Rotationsmuster:

• Hoch: Niemand sollte mehr als 5 Tage am Stück arbeiten.
• Mittel: Bevorzuge Anna für Frühschichten, wenn möglich.
• Niedrig: Folge einer Rotation aus Tagschicht, Nachtschicht und zwei freien Tagen.

Beides ist gültig. Welche Wichtigkeit besser ist, hängt davon ab, was Sie vom Dienstplan erwarten.

Wenn ein Dienstplan formal korrekt aussieht, sich aber trotzdem falsch anfühlt, ist die Wichtigkeit einer der ersten Punkte, die Sie prüfen sollten.

FAQ

Was sind Planungsregeln in ShiftScheduler.ai?

Planungsregeln sind gespeicherte Anweisungen für die KI-gestützte Dienstplanung. Sie beschreiben Vorgaben wie Ruhezeiten, bevorzugte Schichten, Qualifikationsanforderungen, Rotationsmuster und andere Einschränkungen.

Sind Regeln mit Wichtigkeit dasselbe wie Must-Regeln?

Nein. Hoch, Mittel und Niedrig sind weiche Regeln mit unterschiedlichen Strafpunkten. Must-Regeln sind harte Einschränkungen und sollten nur für Anforderungen verwendet werden, die nicht verletzt werden dürfen.

Warum ist die Reihenfolge der Regeln wichtig?

Für die Planung ist sie nicht wichtig. Die Reihenfolge dient nur der visuellen Organisation; die Stärke wird über die Wichtigkeit festgelegt.

Muss ich numerische Strafwerte einstellen?

Nein. Wählen Sie hohe, mittlere oder niedrige Wichtigkeit; Shift Scheduler verwendet automatisch 6000, 4000 oder 2000 Punkte.

Sollte ich eine Regel hinzufügen, um Stunden auszugleichen oder Wochenenden fair zu verteilen?

Fügen Sie keine allgemeine Regel für Gesamtstunden hinzu. Shift Scheduler gleicht Gesamtstunden bereits automatisch aus. Eine Regel wie Gleiche die Gesamtstunden zwischen allen verfügbaren Personen aus verändert den generierten Dienstplan normalerweise nicht. Wenn Sie Fairness für einen bestimmten Teil der Woche möchten, nutzen Sie Zuteilungsfairness, zum Beispiel Mache die Wochenendzuteilung fair, Mache die Zuteilung am Freitag, Samstag und Sonntag fair oder Mache die Zuteilung über die ganze Woche fair. Wenn stattdessen jede Person ein garantiertes Minimum benötigt, verwenden Sie eine direkte Quote wie Jede Person braucht mindestens 2 freie Wochenenden pro Monat. Wenn jede Person eine exakte Stundenzahl für den Monat braucht, ist das ebenfalls keine Scheduling-Regel; nennen Sie das Ziel stattdessen, wenn Sie den Dienstplan erstellen lassen, wie unten beschrieben.

Kann ich für jede Person eine exakte Stundenzahl pro Monat festlegen?

Ja. Das ist keine Scheduling-Regel, Sie finden es also nicht in der Regelliste. Nennen Sie stattdessen das Ziel, wenn Sie den KI-Assistenten bitten, den Dienstplan zu erstellen oder anzupassen, zum Beispiel Planen Sie den August so, dass alle 7,5 Stunden pro Arbeitstag arbeiten, oder geben Sie eine Standardzahl mit benannten Ausnahmen an. Der Planer fügt Zusatzschichten über Ihre erforderliche offene Mindestbesetzung hinaus hinzu, um es zu erreichen, ohne Must-Regeln zu brechen. Die vollständige Erklärung finden Sie unter So planen Sie exakte Monatsstunden.

Was soll ich tun, wenn der Dienstplan falsch ist?

Passen Sie die Planungsregeln an. Ändern Sie die Wichtigkeit, ergänzen Sie fehlende Regeln, machen Sie vage Regeln konkreter, teilen Sie breite Regeln in kleinere Regeln auf und verwenden Sie Must-Regeln nur für nicht verhandelbare Anforderungen.

Was sind gute Regeln für die Schichtplanung?

Gute Regeln sind konkret, realistisch und leicht auszuwerten. Eine gute Regel sagt, für wen sie gilt, wann sie gilt und welches Ergebnis gewünscht oder erforderlich ist.

Abschließender Rat

Fangen Sie einfach an.

Erfassen Sie die wichtigsten Regeln, lassen Sie die meisten auf niedriger oder mittlerer Wichtigkeit und verwenden Sie Must nur für harte Einschränkungen. Prüfen Sie anschließend den generierten Dienstplan.

Wenn der Dienstplan nicht Ihren Erwartungen entspricht, ändern Sie die Wichtigkeit oder ergänzen Sie spezifischere Regeln. KI-gestützte Dienstplanung funktioniert am besten, wenn Ihre Regeln die echten Zielkonflikte Ihres Betriebs beschreiben.

Detaillierte Referenz zu numerischen Strafwerten

Shift Scheduler verwendet intern numerische Strafwerte und Boni. Eine positive Zahl macht einen Dienstplan schlechter. Eine negative Zahl ist ein Bonus. Den Strafwert einer weichen Regel wählen Sie über ihre Wichtigkeit.

Die gemeldete Strafwert-Zusammenfassung gruppiert diese Werte in unfilled, fairness, preference und pattern. Die Gruppe pattern enthält Verstöße gegen weiche Planungsregeln, darunter weiche Einschränkungen zu Ruhezeit, maximalen Stunden, Standortberechtigung und Vorgaben dazu, welche Personen nicht gemeinsam arbeiten sollen.

Der Optimierer vergleicht Dienstpläne anschließend lexikografisch:

1. Zuerst minimiert er die Anzahl unbesetzter Schichten. Ein Dienstplan mit besserer Abdeckung gewinnt, bevor Fairness, Präferenzen oder Strafwerte weicher Regeln verglichen werden.
2. Unter Dienstplänen mit derselben bestmöglichen Abdeckung minimiert er exakt die gemeldete Gesamtsumme: unfilled + fairness + preference + pattern.

Es gibt keine zusätzlichen verborgenen Multiplikatoren für die Fairness bei Gesamtstunden, die Fairness beim Schichtvorlagen-Mix oder eine andere gemeldete Kategorie. Bei gleicher Abdeckung ist der Dienstplan mit der niedrigeren gemeldeten Gesamtsumme besser. Die visuelle Reihenfolge der Regeln beeinflusst diese Summe nicht.