Berechnen Sie, wie viele Vollzeitstellen Ihr Schichtplan wirklich erfordert – und wie viele Personen das in der Praxis bedeutet.
Tragen Sie jede regelmäßige Schicht ein – mit der Mindestanzahl an qualifizierten Mitarbeitern, die anwesend sein müssen. Unterscheiden sich die Anforderungen je nach Tag, Uhrzeit, Rolle oder Standort, legen Sie einfach mehrere Zeilen an.
So viele bezahlte Stunden pro Woche arbeitet bei Ihnen eine Vollzeitkraft.
Damit rechnen wir Urlaubs- und Schulungstage in Stunden um.
Damit schätzen wir, wie viele Personen Sie tatsächlich brauchen – wichtig, wenn Teilzeitkräfte im Team sind.
Niemand arbeitet 52 Wochen im Jahr durch. Tragen Sie hier die bezahlte Zeit ein, in der Ihre Mitarbeiter nicht für Schichten zur Verfügung stehen.
Der durchschnittliche Urlaubsanspruch pro Mitarbeiter.
Nur angeben, wenn sie nicht schon im Urlaub enthalten sind.
Am besten nehmen Sie die Krankenquote aus Ihren eigenen Zahlen.
Pflichtschulungen und andere bezahlte Weiterbildungszeit.
Zum Beispiel regelmäßige Besprechungen, Verwaltung oder Sonderurlaub – alles, was bezahlt wird, aber keine Schicht abdeckt.
Zusätzliche Kapazität für unerwarteten Bedarf oder Überraschungen im Betrieb.
Bitte hier nicht noch einmal Urlaub oder normale Krankheit einrechnen – die sind oben schon erfasst.
Das entspricht etwa 3 Mitarbeitern bei durchschnittlich 36 Wochenstunden pro Person.
Eine Vollzeitkraft ist im Schnitt für rund 82 % ihrer Vertragsstunden verfügbar (32,9 von 40 Std. pro Woche).
Zuerst zählt der Rechner alle Stunden zusammen, in denen jemand da sein muss:
Dann schätzt er, wie viele Stunden eine Vollzeitkraft nach Abzug von Urlaub, Feiertagen, Krankheit und Schulungen realistisch leisten kann.
Daraus ergibt sich der Personalbedarf:
Zum Schluss wird anhand der durchschnittlichen Wochenstunden in Ihrem Team geschätzt, wie viele Personen das sind.
Ein rund um die Uhr besetzter Arbeitsplatz bedeutet:
Bei 40-Stunden-Verträgen wäre das rechnerische Minimum:
Das gilt aber nur, wenn niemand je Urlaub nimmt, krank wird oder auf Schulung ist. Ist eine Vollzeitkraft realistisch nur zu 85 % verfügbar, sieht die Rechnung so aus:
Ein zusätzlicher Puffer erhöht den Bedarf noch weiter. Und weil man keine halben Mitarbeiter einstellen kann, wird am Ende in der Regel aufgerundet.
Vollzeitstellen messen Arbeitskapazität, die Mitarbeiterzahl zählt Personen. Ein paar Beispiele:
Deshalb zeigt der Rechner beides an: Vollzeitstellen und die geschätzte Personenzahl.
Nein. Genügend Stunden auf dem Papier bedeuten noch keinen funktionierenden Dienstplan. In der Praxis kann es trotzdem scheitern, etwa an:
Der Rechner zeigt, wie viel Kapazität Sie brauchen. Ob sich daraus mit echten Mitarbeitern ein funktionierender Dienstplan bauen lässt, prüft erst ein Planungstool.
Zu wissen, dass Sie 5,4 Vollzeitstellen brauchen, ist erst der Anfang. Die eigentliche Frage: Können Ihre Mitarbeiter die Schichten auch wirklich abdecken – mit all ihren Verfügbarkeiten, Urlauben, Qualifikationen und Ruhezeiten? Genau das löst Shift Scheduler und macht aus Ihrem Bedarf einen funktionierenden Dienstplan.