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Cómo usar las reglas de planificación en Shift Scheduler
Las reglas de planificación le dicen a Shift Scheduler cómo debe construirse tu horario de turnos.
Sirven para convertir políticas reales de personal en criterios que la planificación con IA puede usar: quién puede trabajar, quién debería evitar determinados turnos, qué descansos hay que respetar y qué requisitos pesan más que otros.
La idea básica:
- Escribe las reglas en lenguaje normal.
- Usa importancia alta, media o baja para preferencias y objetivos.
- Usa reglas Must solo para requisitos que no se pueden incumplir.
- Desactiva una regla si quieres conservarla sin que afecte a la planificación.
- Si el horario no sale como esperabas, ajusta la importancia o concreta mejor las reglas.
Qué son las reglas de planificación
Las reglas de planificación son instrucciones guardadas en tu espacio de trabajo.
Ayudan al planificador a tener en cuenta restricciones como:
- número máximo de días trabajados seguidos
- descanso después de turnos exigentes
- disponibilidad de cada persona
- requisitos de cualificación o cobertura
- límites de horas diarias o semanales
En la planificación de turnos, casi todo horario implica compromisos. Puedes querer cobertura completa, pocas horas extra, preferencias del equipo, descansos legales y una rotación estable al mismo tiempo. A veces todo encaja. Otras veces, esos objetivos chocan entre sí.
Las reglas de planificación indican al sistema de IA qué objetivos importan y cuánto deberían influir en el resultado.
Cómo escribir una regla en lenguaje sencillo
No necesitas escribir fórmulas ni configurar penalizaciones numéricas a mano.
Describe simplemente qué debería pasar en el horario. Una buena regla de turnos suele responder al menos una de estas preguntas:
- ¿A quién se aplica?
- ¿Qué turno, día, ubicación o situación describe?
- ¿Es una preferencia o una obligación?
- ¿Qué debería hacer el planificador cuando se cumpla esa situación?
Ejemplos:
Nadie debería trabajar más de 5 días seguidos.Después de un turno de noche, la persona debe tener al menos un día libre.No programes personal con poca experiencia solo en turnos de cierre.Mantén a cada persona por debajo de 40 horas semanales.Marta no debería tener más de 2 turnos T por semana.
Estas reglas funcionan porque describen un comportamiento concreto de planificación. El planificador puede usarlas para comparar distintos horarios posibles.
Puedes limitar uno o varios tipos de turno por persona y por semana natural (de lunes a domingo) o mes natural. Si una regla nombra varios tipos, todos comparten un único límite. Los turnos regulares coincidentes se cuentan entre todas las ubicaciones, incluidos los ya existentes en la misma semana o mes; Time Off y los turnos personalizados no cuentan. Un límite Must es estricto, mientras que una importancia Alta, Media o Baja aplica su penalización por cada turno que exceda el límite.
Importancia y reglas desactivadas
Cada regla tiene uno de cinco niveles:
| Importancia | Cómo se comporta |
|---|---|
| Must | Restricción estricta que no se puede incumplir. |
| Alta | Regla flexible con 6000 puntos de penalización por incumplimiento. |
| Media | Regla flexible con 4000 puntos de penalización por incumplimiento. |
| Baja | Regla flexible con 2000 puntos de penalización por incumplimiento y valor predeterminado para nuevas reglas añadidas manualmente. |
| No aplicar la regla | Penalización 0; la regla se conserva, pero no influye en la planificación. |
Reserva Must para requisitos legales, de seguridad u operativos no negociables. Usa Alta, Media y Baja para expresar las prioridades entre reglas flexibles activas.
Si marcas demasiadas reglas como Must, el horario puede volverse imposible de completar. Cuando las restricciones estrictas chocan entre sí, el planificador no puede saltárselas y algunos turnos pueden quedar sin asignar.
El orden de las reglas es solo visual
Puedes arrastrar las reglas para organizar la lista. El orden no cambia la importancia, las penalizaciones, las restricciones ni los resultados. Las reglas Must y desactivadas pueden estar en cualquier posición, y cambiar la importancia no mueve la tarjeta.
La fuerza de planificación se controla con la importancia, no con la posición.
Qué hace que una regla sea buena
Una buena regla de planificación es concreta, comprobable y realista.
Usa esta lista como referencia:
- Una regla debería describir una sola idea de planificación.
- Menciona persona, grupo, tipo de turno, ubicación o fecha cuando sea relevante.
- Usa números cuando haya un límite claro.
- Usa reglas Must solo cuando el incumplimiento sea realmente inaceptable.
- Evita palabras vagas si puedes usar un límite más preciso.
Las buenas reglas ayudan al planificador a tomar decisiones parecidas a las que tomaría una persona responsable del horario.
Las reglas débiles dejan demasiado margen a la interpretación.
Reglas débiles mejor formuladas
| Regla débil | Regla mejor |
|---|---|
No sobrecargues a la gente. | Nadie debería trabajar más de 5 días seguidos. |
Las noches son duras. | Después de un turno de noche, la persona debe tener al menos un día libre. |
Mantén las horas normales. | Intenta mantener a cada persona por debajo de 40 horas semanales. |
No pongas a gente nueva en malos turnos. | No programes personal con poca experiencia solo en turnos de cierre. |
Buenas reglas para problemas habituales
Descanso y fatiga
Usa este tipo de reglas cuando el horario deba proteger el tiempo de recuperación:
Después de un turno de noche, la persona debe tener al menos un día libre.Nadie debería trabajar más de 5 días seguidos.Una persona no puede trabajar más de 12 horas al día.
Las reglas de descanso pueden tener importancia alta, media o baja, o ser Must. Una regla flexible añade la penalización correspondiente a su importancia si se incumple. Una regla Must de descanso es estricta y debería usarse cuando el descanso responde a una ley, a seguridad o a una política interna no negociable.
Usa siempre un número claro de días. "Dos días libres después de un turno de noche" se guarda como rest.days: 2. Eso significa que, después de un turno coincidente en el día D, quedan libres los días D+1 y D+2. La interpretación guardada junto a la regla debería contener el mismo número que el texto de la regla.
La equidad ya está integrada, pero la equidad de asignación puede ser una regla
No añadas reglas demasiado generales sobre equidad de horas totales, como:
Equilibra las horas totales entre todas las personas disponibles.
Como regla de planificación, este tipo de frase normalmente no cambia el resultado. Shift Scheduler ya intenta crear horarios justos automáticamente: equilibra las horas totales entre las personas disponibles y también tiene en cuenta la combinación de plantillas de turno cuando varias personas pueden trabajar las mismas plantillas.
Si cada persona necesita alcanzar un número exacto de horas para el mes en lugar de un equilibrio relativo, por ejemplo un contrato a tiempo parcial de 7,5 horas por día laborable, eso tampoco es una regla de planificación. Indique el objetivo cuando pida al asistente de IA que cree o actualice el horario, y el planificador podrá añadir turnos adicionales por encima de su cobertura mínima requerida para alcanzarlo, sin incumplir las reglas Must. Consulte cómo programar un número exacto de horas al mes para más detalles.
Sin embargo, puedes añadir equidad de asignación para un conjunto concreto de días de la semana. Úsala cuando el problema no sean las horas totales, sino quién recibe trabajo en ciertos días.
Ejemplos:
Haz justa la asignación de fines de semana.Esto equilibra el trabajo del sábado y domingo.Haz justa la asignación de viernes, sábado y domingo.Esto equilibra el trabajo de viernes a domingo.Haz justa la asignación durante toda la semana.Esto equilibra el trabajo de lunes a domingo.
La equidad de asignación usa horas trabajadas, no solo cantidad de turnos. La importancia alta, media y baja usa 6000, 4000 y 2000 puntos por hora de desviación; Must exige igualdad exacta.
También se admite directamente una cuota exacta de fines de semana libres. Por ejemplo, usa Todo el mundo necesita al menos 2 fines de semana libres al mes. Un fin de semana completo es sábado y domingo sin ningún turno de trabajo normal en ninguno de los dos días; Time Off no cuenta como trabajo. El fin de semana pertenece al mes natural que contiene su sábado, y el planificador comprueba todo ese mes aunque solo generes una parte. Usa la equidad de asignación para repartir el trabajo de fin de semana y la regla de fines de semana libres cuando cada persona necesite un mínimo concreto.
Cobertura y cualificaciones
Usa este tipo de reglas cuando un turno requiere una persona o una habilidad concreta:
Cada turno de noche debe incluir al menos una persona con experiencia.No programes personal con poca experiencia solo en turnos de cierre.Cada turno de fin de semana debería incluir al menos una persona formada para trabajar en caja.
Los requisitos de cualificación y seguridad suelen ser buenos candidatos para reglas Must. Las preferencias de cobertura más flexibles pueden usar importancia alta, media o baja.
Qué hacer si el horario no sale como esperabas
Si el horario generado no coincide con tus expectativas, no des por hecho que el planificador te ha ignorado. Normalmente el conjunto de reglas necesita más detalle, otra importancia o menos restricciones estrictas.
Prueba estos pasos:
- Sube la importancia de las reglas que deben influir más.
- Baja la importancia de las preferencias que pueden ceder con más facilidad.
- Añade una regla que explique la expectativa que falta.
- Divide una regla demasiado amplia en reglas más pequeñas y claras.
- Reescribe reglas vagas con límites, personas, tipos de turno o fechas concretas.
- Marca como Must solo los requisitos realmente no negociables.
- Comprueba que haya suficientes personas disponibles para cumplir las reglas.
Por ejemplo, si los fines de semana no se reparten como esperabas, añade una regla específica de equidad de asignación:
Haz justa la asignación de fines de semana.
Si el problema afecta de viernes a domingo, usa:
Haz justa la asignación de viernes, sábado y domingo.
Revisa también si las personas adecuadas están disponibles esos días, si las preferencias están bien configuradas y si necesitas una rotación o una regla de cobertura más concreta.
Si alguien recibe demasiados turnos exigentes seguidos, añade o recoloca una regla como:
Nadie debería trabajar más de 5 días seguidos.
Si el planificador asigna a alguien justo después de un turno de noche y eso no debería permitirse, añade esta regla o márcala como Must:
Después de un turno de noche, la persona debe tener al menos un día libre.
El mejor flujo es iterativo: genera un horario, revisa el resultado, ajusta las reglas de planificación y vuelve a generar.
Ejemplo de importancia
Imagina que te importan el descanso, una rotación concreta de noches y la preferencia de Anna por las mañanas.
Estos ajustes dan más importancia al descanso:
- Alta:
Nadie debería trabajar más de 5 días seguidos. - Media:
Sigue una rotación de turno de día, turno de noche y dos días libres. - Baja:
Prioriza a Anna en turnos de mañana cuando sea posible.
Estos ajustes dan más peso a la preferencia de Anna que al patrón de rotación:
- Alta:
Nadie debería trabajar más de 5 días seguidos. - Media:
Prioriza a Anna en turnos de mañana cuando sea posible. - Baja:
Sigue una rotación de turno de día, turno de noche y dos días libres.
Ambas configuraciones son válidas. La mejor depende de lo que esperes del horario.
Si el horario parece correcto sobre el papel, pero no encaja con lo que necesitabas, la importancia es una de las primeras cosas que conviene revisar.
Preguntas frecuentes
¿Qué son las reglas de planificación en ShiftScheduler.ai?
Son instrucciones guardadas que guían la planificación con IA. Describen límites de descanso, turnos preferidos, requisitos de cualificación, patrones de rotación y otras restricciones del horario.
¿Las reglas con importancia son lo mismo que las reglas Must?
No. Alta, media y baja son reglas flexibles con distintas penalizaciones. Las reglas Must son restricciones estrictas y solo deberían usarse para requisitos que no se pueden incumplir.
¿Por qué importa el orden de las reglas?
No afecta a la planificación. El orden sirve solo para organizar visualmente la lista; la fuerza se define con la importancia.
¿Tengo que configurar penalizaciones numéricas?
No. Elige importancia alta, media o baja y Shift Scheduler aplicará automáticamente 6000, 4000 o 2000 puntos.
¿Debo añadir una regla para equilibrar horas o repartir fines de semana de forma justa?
No añadas una regla general de horas totales. Shift Scheduler ya equilibra automáticamente las horas totales, y una regla como Equilibra las horas totales entre todas las personas disponibles normalmente no cambia el horario generado. Si quieres equidad sobre una parte concreta de la semana, usa equidad de asignación, por ejemplo Haz justa la asignación de fines de semana, Haz justa la asignación de viernes, sábado y domingo o Haz justa la asignación durante toda la semana. Si cada persona necesita un mínimo garantizado, usa una cuota directa como Todo el mundo necesita al menos 2 fines de semana libres al mes. Si cada persona necesita un número exacto de horas para el mes, eso tampoco es una regla de planificación; indique el objetivo al generar el horario, como se describe más abajo.
¿Puedo fijar un número exacto de horas por persona al mes?
Sí. No es una regla de planificación, así que no la encontrará en la lista de reglas. En su lugar, indique el objetivo cuando pida al asistente de IA que cree o actualice el horario, por ejemplo Programa agosto para que todos trabajen 7,5 horas por día laborable, o dé una cifra por defecto con excepciones nombradas. El planificador añade turnos adicionales por encima de su cobertura mínima requerida para alcanzarlo, sin incumplir las reglas Must. Consulte cómo programar un número exacto de horas al mes para la explicación completa.
¿Qué hago si el horario está mal?
Ajusta las reglas de planificación. Cambia la importancia, añade reglas que falten, concreta las reglas vagas, divide reglas amplias en reglas más pequeñas y usa reglas Must solo para requisitos no negociables.
¿Cómo son las buenas reglas de planificación de turnos?
Son concretas, realistas y fáciles de evaluar. Una buena regla dice a quién se aplica, cuándo se aplica y qué resultado se prefiere o se exige.
Consejo final
Empieza por lo sencillo.
Añade las reglas más importantes, deja la mayoría con importancia baja o media y usa Must solo para restricciones estrictas. Después revisa el horario generado.
Si el horario no coincide con lo esperado, cambia la importancia o añade reglas más específicas. La planificación con IA funciona mejor cuando tus reglas describen los compromisos reales de tu operación.
Referencia detallada de penalizaciones numéricas
Shift Scheduler usa internamente penalizaciones y bonificaciones numéricas. Un número positivo empeora un horario. Un número negativo actúa como bonificación. La penalización de una regla flexible se elige mediante su importancia.
| Elemento del optimizador | Valor interno | Qué significa |
|---|---|---|
| Turno no asignado | +30000 de penalización mostrada por turno sin cubrir | El horario recibe una penalización cuando un turno abierto queda sin asignar. La cobertura también tiene la prioridad más alta, así que cubrir turnos es el objetivo principal. |
| Incumplimiento de una regla de importancia alta | +6000 por incumplimiento de regla flexible | Prioridad alta entre las reglas flexibles. |
| Incumplimiento de una regla de importancia media | +4000 por incumplimiento de regla flexible | Prioridad media entre las reglas flexibles. |
| Incumplimiento de una regla de importancia baja | +2000 por incumplimiento de regla flexible | Prioridad flexible y valor predeterminado para reglas nuevas añadidas manualmente. |
| Regla Must | Sin penalización numérica | Se trata como restricción estricta. El planificador no debería incumplirla. Si demasiadas reglas Must entran en conflicto, puede haber turnos sin asignar. |
| Regla desactivada | 0 | Se conserva, pero no participa en interpretación, planificación, puntuación ni diagnósticos. |
| Preferencia negativa de fecha | +1000 por turno asignado en esa fecha | Se usa cuando una persona prefiere no trabajar una fecha completa. |
| Preferencia positiva de fecha | -1000 por turno asignado en esa fecha | Se usa cuando una persona prefiere trabajar una fecha completa. |
| Preferencia negativa específica de turno | +1000 por turno asignado que coincide | Se usa cuando una persona quiere evitar una plantilla de turno concreta en una fecha. |
| Preferencia positiva específica de turno | -1000 por turno asignado que coincide | Se usa cuando una persona prefiere una plantilla de turno concreta en una fecha. |
| Equidad de horas totales | sum absolute hour deviation in centihours * 1000 + max deviation in centihours | Aproximadamente +100000 de penalización mostrada por 1 hora de desviación objetivo acumulada, más +100 por 1 hora de desviación máxima de una persona. |
| Equidad en la combinación de plantillas | +1 por centihora de desviación en la combinación | Aproximadamente +100 de penalización mostrada por 1 hora de desviación en la combinación de plantillas de turno. |
| Equidad de asignación | Penalización según la importancia por 1 hora de desviación | Alta/Media/Baja usan aproximadamente +6000, +4000 o +2000; Must exige igualdad exacta. |
El resumen de penalizaciones mostrado agrupa estos valores en unfilled, fairness, preference y pattern. El grupo pattern incluye incumplimientos de reglas flexibles de planificación, incluidas restricciones flexibles como descanso, horas máximas, permisos por ubicación y reglas sobre personas que no deberían trabajar juntas.
Después, el optimizador compara los horarios de forma lexicográfica:
- Primero minimiza el número de turnos sin cubrir. Un horario con mejor cobertura gana antes de comparar la equidad, las preferencias o la puntuación de las reglas flexibles.
- Entre horarios con la misma cobertura óptima, minimiza exactamente el total mostrado:
unfilled + fairness + preference + pattern.
No se aplican multiplicadores ocultos adicionales a la equidad de horas totales, a la equidad en la combinación de plantillas ni a ninguna otra categoría mostrada. Con la misma cobertura, el horario con el total mostrado más bajo es mejor. El orden visual de las reglas no cambia ese total.