Cómo usar las reglas de planificación en Shift Scheduler

Las reglas de planificación le dicen a Shift Scheduler cómo debe construirse tu horario de turnos.

Sirven para convertir políticas reales de personal en criterios que la planificación con IA puede usar: quién puede trabajar, quién debería evitar determinados turnos, qué descansos hay que respetar y qué requisitos pesan más que otros.

La idea básica:

• Escribe las reglas en lenguaje normal.
• Usa reglas normales para preferencias, objetivos y buenas prácticas.
• Usa reglas Must solo para requisitos que no se pueden incumplir.
• Coloca más arriba las reglas normales más importantes.
• Si el horario no sale como esperabas, ajusta el orden o concreta mejor las reglas.

Qué son las reglas de planificación

Las reglas de planificación son instrucciones guardadas en tu espacio de trabajo.

Ayudan al planificador a tener en cuenta restricciones como:

• número máximo de días trabajados seguidos
• descanso después de turnos exigentes
• disponibilidad de cada persona
• requisitos de cualificación o cobertura
• límites de horas diarias o semanales

En la planificación de turnos, casi todo horario implica compromisos. Puedes querer cobertura completa, pocas horas extra, preferencias del equipo, descansos legales y una rotación estable al mismo tiempo. A veces todo encaja. Otras veces, esos objetivos chocan entre sí.

Las reglas de planificación indican al sistema de IA qué objetivos importan y cuánto deberían influir en el resultado.

Cómo escribir una regla en lenguaje sencillo

No necesitas escribir fórmulas ni configurar penalizaciones numéricas a mano.

Describe simplemente qué debería pasar en el horario. Una buena regla de turnos suele responder al menos una de estas preguntas:

• ¿A quién se aplica?
• ¿Qué turno, día, ubicación o situación describe?
• ¿Es una preferencia o una obligación?
• ¿Qué debería hacer el planificador cuando se cumpla esa situación?

Ejemplos:

• Nadie debería trabajar más de 5 días seguidos.
• Después de un turno de noche, la persona debe tener al menos un día libre.
• No programes personal con poca experiencia solo en turnos de cierre.
• Mantén a cada persona por debajo de 40 horas semanales.

Estas reglas funcionan porque describen un comportamiento concreto de planificación. El planificador puede usarlas para comparar distintos horarios posibles.

Reglas normales y reglas Must

En Shift Scheduler hay dos tipos prácticos de reglas de planificación: reglas normales y reglas Must.

La mayoría de las reglas deberían empezar como reglas normales.

Las reglas normales encajan mejor con preferencias como "priorizar turnos de mañana" o "evitar demasiados turnos de tarde". Son objetivos importantes, pero quizá tengan que ceder cuando falta cobertura.

Las reglas Must deben reservarse para requisitos que no son opcionales: descansos legales, seguridad, cualificaciones obligatorias o reglas cuyo incumplimiento haría que el horario no fuera aceptable.

Esto se aplica a los principales tipos de reglas que el planificador puede tener en cuenta: descanso después de un turno, horas máximas, permisos por ubicación, fechas no disponibles, reglas sobre quién puede o no puede trabajar junto, turnos bloqueados, rotaciones, patrones semanales alternos y máximos de días seguidos. Si la regla es normal, incumplirla añade una penalización. Si es Must, el planificador la trata como una restricción estricta.

Si marcas demasiadas reglas como Must, el horario puede volverse imposible de completar. Cuando las restricciones estrictas chocan entre sí, el planificador no puede saltárselas y algunos turnos pueden quedar sin asignar.

Por qué importa el orden de las reglas

El orden importa en las reglas normales porque son reglas flexibles.

Cuando varias reglas normales entran en conflicto, Shift Scheduler usa penalizaciones para comparar horarios. Un horario que incumple una regla normal importante recibe una penalización mayor que uno que incumple una regla de menor prioridad.

Esa prioridad la controlas arrastrando las reglas normales al orden adecuado.

Por ejemplo, imagina que estas reglas normales están en este orden:

1. Nadie debería trabajar más de 5 días seguidos.
2. Anna prefiere no trabajar los viernes si no es necesario.

Si el planificador no puede satisfacer todas las preferencias a la vez, intentará proteger más la regla de los días seguidos que la preferencia de Anna para los viernes, porque esa regla está más arriba.

Qué hace que una regla sea buena

Una buena regla de planificación es concreta, comprobable y realista.

Usa esta lista como referencia:

• Una regla debería describir una sola idea de planificación.
• Menciona persona, grupo, tipo de turno, ubicación o fecha cuando sea relevante.
• Usa números cuando haya un límite claro.
• Usa reglas Must solo cuando el incumplimiento sea realmente inaceptable.
• Evita palabras vagas si puedes usar un límite más preciso.

Las buenas reglas ayudan al planificador a tomar decisiones parecidas a las que tomaría una persona responsable del horario.

Las reglas débiles dejan demasiado margen a la interpretación.

Reglas débiles mejor formuladas

Buenas reglas para problemas habituales

Descanso y fatiga

Usa este tipo de reglas cuando el horario deba proteger el tiempo de recuperación:

• Después de un turno de noche, la persona debe tener al menos un día libre.
• Nadie debería trabajar más de 5 días seguidos.
• Una persona no puede trabajar más de 12 horas al día.

Las reglas de descanso pueden ser normales o Must. Una regla normal de descanso añade una penalización si se incumple, de modo que el planificador todavía puede cubrir un turno cuando la cobertura es ajustada. Una regla Must de descanso es estricta y debería usarse cuando el descanso responde a una ley, a seguridad o a una política interna no negociable.

Usa siempre un número claro de días. "Dos días libres después de un turno de noche" se guarda como rest.days: 2. Eso significa que, después de un turno coincidente en el día D, quedan libres los días D+1 y D+2. La interpretación guardada junto a la regla debería contener el mismo número que el texto de la regla.

La equidad ya está integrada

No añadas reglas de equidad demasiado generales como:

• Distribuye los turnos de fin de semana de forma justa en el equipo.
• Equilibra las horas totales entre todas las personas disponibles.

Como reglas de planificación, este tipo de frases normalmente no cambia el resultado. Shift Scheduler ya intenta crear horarios justos automáticamente: equilibra las horas totales entre las personas disponibles y también tiene en cuenta la combinación de plantillas de turno cuando varias personas pueden trabajar las mismas plantillas.

La lógica actual no incluye una regla separada en lenguaje natural solo para repartir fines de semana. Si los fines de semana no quedan como esperabas, revisa disponibilidad, ausencias, preferencias personales, plantillas de turno y reglas concretas de rotación en lugar de añadir una regla amplia de "repartir fines de semana de forma justa".

Cobertura y cualificaciones

Usa este tipo de reglas cuando un turno requiere una persona o una habilidad concreta:

• Cada turno de noche debe incluir al menos una persona con experiencia.
• No programes personal con poca experiencia solo en turnos de cierre.
• Cada turno de fin de semana debería incluir al menos una persona formada para trabajar en caja.

Los requisitos de cualificación y seguridad suelen ser buenos candidatos para reglas Must. Las preferencias de cobertura más flexibles pueden quedarse como reglas normales.

Qué hacer si el horario no sale como esperabas

Si el horario generado no coincide con tus expectativas, no des por hecho que el planificador te ha ignorado. Normalmente el conjunto de reglas necesita más detalle, otro orden o menos restricciones estrictas.

Prueba estos pasos:

1. Sube la regla normal más importante.
2. Baja las preferencias menos importantes.
3. Añade una regla que explique la expectativa que falta.
4. Divide una regla demasiado amplia en reglas más pequeñas y claras.
5. Reescribe reglas vagas con límites, personas, tipos de turno o fechas concretas.
6. Marca como Must solo los requisitos realmente no negociables.
7. Comprueba que haya suficientes personas disponibles para cumplir las reglas.

Por ejemplo, si los fines de semana no se reparten como esperabas, una regla general como esta no añadirá una nueva lógica de equidad:

Distribuye los turnos de fin de semana de forma justa en el equipo.

En su lugar, revisa si las personas adecuadas están disponibles para trabajar fines de semana, si las preferencias de fin de semana están bien configuradas y si necesitas una rotación o una regla de cobertura más concreta.

Si alguien recibe demasiados turnos exigentes seguidos, añade o recoloca una regla como:

Nadie debería trabajar más de 5 días seguidos.

Si el planificador asigna a alguien justo después de un turno de noche y eso no debería permitirse, añade esta regla o márcala como Must:

Después de un turno de noche, la persona debe tener al menos un día libre.

El mejor flujo es iterativo: genera un horario, revisa el resultado, ajusta las reglas de planificación y vuelve a generar.

Ejemplo de orden de reglas

Imagina que te importan el descanso, una rotación concreta de noches y la preferencia de Anna por las mañanas.

Este orden dice que el descanso es lo más importante:

1. Nadie debería trabajar más de 5 días seguidos.
2. Sigue una rotación de turno de día, turno de noche y dos días libres.
3. Prioriza a Anna en turnos de mañana cuando sea posible.

Este orden dice que la preferencia de Anna pesa más que el patrón de rotación:

1. Nadie debería trabajar más de 5 días seguidos.
2. Prioriza a Anna en turnos de mañana cuando sea posible.
3. Sigue una rotación de turno de día, turno de noche y dos días libres.

Ambos órdenes son válidos. El mejor depende de lo que esperes del horario.

Si el horario parece correcto sobre el papel, pero no encaja con lo que necesitabas, el orden de las reglas es una de las primeras cosas que conviene revisar.

Preguntas frecuentes

¿Qué son las reglas de planificación en ShiftScheduler.ai?

Son instrucciones guardadas que guían la planificación con IA. Describen límites de descanso, turnos preferidos, requisitos de cualificación, patrones de rotación y otras restricciones del horario.

¿Las reglas normales son lo mismo que las reglas Must?

No. Las reglas normales son flexibles: el planificador intenta cumplirlas, pero puede equilibrarlas con otros objetivos. Las reglas Must son restricciones estrictas y solo deberían usarse para requisitos que no se pueden incumplir.

¿Por qué importa el orden de las reglas?

Porque las reglas normales que están más arriba reciben una penalización mayor cuando se incumplen. Si dos reglas flexibles chocan, el planificador intenta proteger más la que aparece antes en la lista.

¿Tengo que configurar penalizaciones numéricas?

No. En la interfaz de reglas de planificación no configuras penalizaciones numéricas a mano. Defines la prioridad de las reglas normales arrastrándolas al orden correcto. La tabla de abajo documenta los valores y prioridades internos que usa Shift Scheduler.

¿Debo añadir una regla para equilibrar horas o repartir fines de semana de forma justa?

No como regla general de planificación. Shift Scheduler ya equilibra automáticamente las horas totales, y una regla como Equilibra las horas totales entre todas las personas disponibles normalmente no cambia el horario generado. La equidad de fines de semana no es una regla independiente en lenguaje natural, así que usa disponibilidad, ausencias, preferencias, plantillas de turno o rotaciones concretas si quieres cambiar esas asignaciones.

¿Qué hago si el horario está mal?

Ajusta las reglas de planificación. Reordena reglas normales, añade reglas que falten, concreta las reglas vagas, divide reglas amplias en reglas más pequeñas y usa reglas Must solo para requisitos no negociables.

¿Cómo son las buenas reglas de planificación de turnos?

Son concretas, realistas y fáciles de evaluar. Una buena regla dice a quién se aplica, cuándo se aplica y qué resultado se prefiere o se exige.

Consejo final

Empieza por lo sencillo.

Añade las reglas más importantes, deja la mayoría como reglas normales y usa el orden para expresar prioridad. Después revisa el horario generado.

Si el horario no coincide con lo esperado, cambia el orden o añade reglas más específicas. La planificación con IA funciona mejor cuando tus reglas describen los compromisos reales de tu operación.

Referencia detallada de penalizaciones numéricas

Shift Scheduler usa internamente penalizaciones y bonificaciones numéricas. Un número positivo empeora un horario. Un número negativo actúa como bonificación y mejora el horario. Normalmente estos valores se controlan de forma indirecta mediante el orden de las reglas, reglas Must, disponibilidad, preferencias y configuración de turnos.

El resumen de penalizaciones mostrado agrupa estos valores en unfilled, fairness, preference y pattern. El grupo pattern incluye incumplimientos de reglas flexibles de planificación, incluidas restricciones flexibles como descanso, horas máximas, permisos por ubicación y reglas sobre personas que no deberían trabajar juntas. El objetivo real del optimizador también aplica valores de prioridad, de modo que algunas categorías pesan más que otras.

Estos números explican por qué un horario a veces puede incumplir una regla normal de menor prioridad o una preferencia: el optimizador compara al mismo tiempo el coste completo de cobertura, equidad, preferencias e incumplimientos de reglas flexibles.