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Comment utiliser les règles de planification dans Shift Scheduler
Les règles de planification indiquent à Shift Scheduler comment votre planning doit être établi.
Elles traduisent des règles réelles d'organisation du personnel en critères utilisables par la planification avec IA : qui peut travailler, qui devrait éviter certains créneaux, quels temps de repos doivent être respectés et quelles exigences sont prioritaires.
En résumé :
- Écrivez les règles en langage courant.
- Utilisez les règles normales pour les préférences, les objectifs et les bonnes pratiques.
- Utilisez les règles Must uniquement pour les exigences qui ne doivent pas être enfreintes.
- Placez plus haut les règles normales les plus importantes.
- Si le planning ne correspond pas à vos attentes, modifiez l'ordre ou rendez les règles plus précises.
Ce que sont les règles de planification
Les règles de planification sont des consignes enregistrées dans votre espace de travail.
Elles aident le planificateur à tenir compte de contraintes comme :
- le nombre maximal de jours travaillés d'affilée
- le repos après des créneaux difficiles
- la disponibilité de chaque personne
- les compétences ou la couverture nécessaires
- les limites d'heures par jour ou par semaine
Dans la planification d'équipe, presque tout planning est un compromis. Vous pouvez vouloir une couverture complète, peu d'heures supplémentaires, le respect des préférences de l'équipe, les temps de repos légaux et une rotation stable. Parfois, tout cela s'aligne. Souvent, ces objectifs se contredisent.
Les règles de planification indiquent au système d'IA quels objectifs comptent et dans quelle mesure ils doivent influencer le résultat.
Comment formuler une règle simplement
Vous n'avez pas besoin d'écrire des formules ni de configurer vous-même des pénalités numériques.
Décrivez simplement ce qui doit se passer dans le planning. Une bonne règle de planification répond généralement à au moins une de ces questions :
- À qui s'applique la règle ?
- Quel créneau, quel jour, quel lieu ou quelle situation est concerné ?
- S'agit-il d'une préférence ou d'une obligation ?
- Que doit faire le planificateur lorsque cette situation se présente ?
Exemples :
Personne ne devrait travailler plus de 5 jours d'affilée.Après un créneau de nuit, la personne doit avoir au moins un jour de repos.Ne planifie pas une personne junior seule sur un créneau de fermeture.Maintiens chaque personne sous 40 heures par semaine.
Ces règles fonctionnent bien parce qu'elles décrivent un comportement concret de planification. Le planificateur peut les utiliser pour comparer plusieurs plannings possibles.
Règles normales et règles Must
Dans Shift Scheduler, il existe deux types pratiques de règles de planification : les règles normales et les règles Must.
| Type de règle | Quand l'utiliser | Comportement |
|---|---|---|
| Règle normale | Préférences, objectifs opérationnels, modèles souhaités | Elle est traitée comme une règle souple. Le planificateur essaie de la respecter, mais peut l'enfreindre si un objectif plus important entre en conflit. |
| Règle Must | Exigences légales, sécurité, situations bloquantes | Elle est traitée comme une contrainte stricte. Utilisez-la uniquement lorsque la règle ne doit pas être enfreinte. |
La plupart des règles de planning devraient commencer comme des règles normales.
Les règles normales conviennent aux préférences comme "privilégier les matins" ou "éviter trop de créneaux tardifs". Ces objectifs sont importants, mais ils peuvent devoir céder lorsque la couverture est tendue.
Les règles Must doivent être réservées aux exigences non négociables : temps de repos légaux, sécurité, compétences obligatoires ou règles dont la violation rendrait le planning inacceptable.
Cela s'applique aux principaux types de règles que le planificateur peut prendre en compte : repos après un créneau, heures maximales, lieux autorisés, dates indisponibles, règles sur les personnes qui peuvent ou ne peuvent pas travailler ensemble, créneaux bloqués, rotations, alternance hebdomadaire et nombre maximal de jours travaillés d'affilée. Si la règle est normale, son non-respect ajoute une pénalité. Si elle est Must, le planificateur la traite comme une contrainte stricte.
Si trop de règles sont marquées comme Must, le planning peut devenir impossible à établir. Lorsque des contraintes strictes se contredisent, le planificateur n'a pas le droit de les ignorer, et certains créneaux peuvent rester non attribués.
Pourquoi l'ordre des règles est important
L'ordre compte pour les règles normales, car ce sont des règles souples.
Lorsque plusieurs règles normales entrent en conflit, Shift Scheduler utilise des pénalités pour comparer les plannings. Un planning qui enfreint une règle normale importante reçoit une pénalité plus forte qu'un planning qui enfreint une règle moins prioritaire.
Vous contrôlez cette priorité en faisant glisser les règles normales dans le bon ordre.
Par exemple, imaginez que ces règles normales soient dans cet ordre :
Personne ne devrait travailler plus de 5 jours d'affilée.Anna préfère ne pas travailler le vendredi si ce n'est pas nécessaire.
Si le planificateur ne peut pas satisfaire toutes les préférences en même temps, il protégera davantage la règle sur les jours d'affilée que la préférence d'Anna pour le vendredi, parce que cette règle est placée plus haut.
Ce qui fait une bonne règle
Une bonne règle de planification est concrète, vérifiable et réaliste.
Utilisez cette liste comme repère :
- Une règle devrait décrire une seule idée de planification.
- Mentionnez la personne, le groupe, le type de créneau, le lieu ou la date lorsque c'est pertinent.
- Utilisez des chiffres lorsqu'il existe une limite claire.
- Utilisez les règles Must uniquement lorsque le non-respect est vraiment inacceptable.
- Évitez les formulations vagues lorsqu'une limite plus précise est possible.
Les bonnes règles aident le planificateur à prendre des décisions proches de celles que prendrait une personne responsable du planning.
Les règles faibles laissent trop de place à l'interprétation.
Règles faibles mieux formulées
| Règle faible | Meilleure règle |
|---|---|
Ne surcharge pas les gens. | Personne ne devrait travailler plus de 5 jours d'affilée. |
Les nuits sont difficiles. | Après un créneau de nuit, la personne doit avoir au moins un jour de repos. |
Garde des heures normales. | Essaie de maintenir chaque personne sous 40 heures par semaine. |
Ne mets pas les nouveaux sur les mauvais créneaux. | Ne planifie pas une personne junior seule sur un créneau de fermeture. |
Bonnes règles pour les problèmes fréquents
Repos et fatigue
Utilisez ce type de règles lorsque le planning doit protéger le temps de récupération :
Après un créneau de nuit, la personne doit avoir au moins un jour de repos.Personne ne devrait travailler plus de 5 jours d'affilée.Une personne ne peut pas travailler plus de 12 heures par jour.
Les règles de repos peuvent être normales ou Must. Une règle normale de repos ajoute une pénalité si elle n'est pas respectée, ce qui permet encore au planificateur de couvrir un créneau lorsque les effectifs sont limités. Une règle Must de repos est stricte et doit être utilisée lorsque le repos relève de la loi, de la sécurité ou d'une politique interne non négociable.
Utilisez toujours un nombre de jours explicite. "Deux jours de repos après un créneau de nuit" est enregistré comme rest.days: 2. Cela signifie qu'après un créneau correspondant au jour D, les jours D+1 et D+2 restent libres. L'interprétation enregistrée à côté de la règle doit contenir le même nombre que le texte de la règle.
L'équité est déjà intégrée
N'ajoutez pas de règles d'équité trop générales comme :
Répartis équitablement les créneaux de week-end dans l'équipe.Équilibre les heures totales entre toutes les personnes disponibles.
Comme règles de planification, ce type de phrase ne change généralement pas le résultat. Shift Scheduler essaie déjà de produire un planning équitable automatiquement : il équilibre les heures totales entre les personnes disponibles et tient aussi compte de la combinaison des modèles de créneaux lorsque plusieurs personnes peuvent travailler sur les mêmes modèles.
La logique actuelle ne propose pas de règle en langage naturel dédiée uniquement à l'équité des week-ends. Si les week-ends ne sont pas répartis comme vous l'attendiez, vérifiez les disponibilités, les congés, les préférences individuelles, les modèles de créneaux et les règles de rotation concrètes au lieu d'ajouter une règle générale du type "répartir les week-ends équitablement".
Couverture et compétences
Utilisez ce type de règles lorsqu'un créneau nécessite une personne ou une compétence précise :
Chaque créneau de nuit doit inclure au moins une personne expérimentée.Ne planifie pas une personne junior seule sur un créneau de fermeture.Chaque créneau de week-end devrait inclure au moins une personne formée à la caisse.
Les exigences de compétence et de sécurité sont souvent de bonnes candidates pour des règles Must. Les préférences de couverture plus souples peuvent rester des règles normales.
Que faire si le planning ne correspond pas aux attentes
Si le planning généré ne correspond pas à vos attentes, ne partez pas du principe que le planificateur vous a ignoré. Le plus souvent, l'ensemble de règles manque de détails, l'ordre n'est pas le bon ou il y a trop de contraintes strictes.
Essayez ces étapes :
- Remontez la règle normale la plus importante.
- Descendez les préférences moins importantes.
- Ajoutez une règle qui décrit clairement l'attente manquante.
- Divisez une règle trop large en règles plus petites et plus claires.
- Réécrivez les règles vagues avec des limites, des personnes, des types de créneaux ou des dates précises.
- Marquez comme Must uniquement les exigences réellement non négociables.
- Vérifiez qu'il y a assez de personnes disponibles pour respecter les règles.
Par exemple, si les week-ends ne sont pas répartis comme prévu, une règle générale comme celle-ci n'ajoutera pas une nouvelle logique d'équité :
Répartis équitablement les créneaux de week-end dans l'équipe.
Vérifiez plutôt si les bonnes personnes sont disponibles le week-end, si les préférences de week-end sont bien configurées et si vous avez besoin d'une rotation ou d'une règle de couverture plus précise.
Si quelqu'un reçoit trop de créneaux difficiles d'affilée, ajoutez ou déplacez une règle comme :
Personne ne devrait travailler plus de 5 jours d'affilée.
Si le planificateur attribue quelqu'un juste après un créneau de nuit alors que cela ne devrait pas être permis, ajoutez cette règle ou marquez-la comme Must :
Après un créneau de nuit, la personne doit avoir au moins un jour de repos.
Le meilleur mode de travail reste itératif : générez un planning, vérifiez le résultat, ajustez les règles de planification, puis générez à nouveau.
Exemple d'ordre des règles
Imaginons que le repos, une rotation précise des nuits et la préférence d'Anna pour les matins soient importants.
Cet ordre indique que le repos est prioritaire :
Personne ne devrait travailler plus de 5 jours d'affilée.Suis une rotation avec créneau de jour, créneau de nuit et deux jours de repos.Privilégie Anna sur les créneaux du matin lorsque c'est possible.
Cet ordre indique que la préférence d'Anna compte davantage que le modèle de rotation :
Personne ne devrait travailler plus de 5 jours d'affilée.Privilégie Anna sur les créneaux du matin lorsque c'est possible.Suis une rotation avec créneau de jour, créneau de nuit et deux jours de repos.
Les deux ordres sont valables. Le meilleur choix dépend de ce que vous attendez du planning.
Si le planning semble correct sur le papier mais ne correspond pas à ce dont vous avez besoin, l'ordre des règles est l'un des premiers points à vérifier.
Questions fréquentes
Que sont les règles de planification dans ShiftScheduler.ai ?
Ce sont des consignes enregistrées qui guident la planification avec IA. Elles décrivent des limites de repos, des créneaux préférés, des exigences de compétence, des modèles de rotation et d'autres contraintes du planning.
Les règles normales sont-elles identiques aux règles Must ?
Non. Les règles normales sont souples : le planificateur essaie de les respecter, mais il peut les arbitrer avec d'autres objectifs. Les règles Must sont des contraintes strictes et ne doivent être utilisées que pour des exigences qui ne peuvent pas être enfreintes.
Pourquoi l'ordre des règles compte-t-il ?
Parce que les règles normales placées plus haut reçoivent une pénalité plus forte lorsqu'elles ne sont pas respectées. Si deux règles souples se contredisent, le planificateur essaie davantage de protéger celle qui apparaît en premier.
Dois-je définir des pénalités numériques ?
Non. Dans l'interface des règles de planification, vous ne configurez pas les pénalités numériques à la main. Vous définissez la priorité des règles normales en les plaçant dans le bon ordre. Le tableau ci-dessous documente les valeurs et priorités internes utilisées par Shift Scheduler.
Dois-je ajouter une règle pour équilibrer les heures ou répartir les week-ends équitablement ?
Non, pas sous forme de règle générale. Shift Scheduler équilibre déjà automatiquement les heures totales, et une règle comme Équilibre les heures totales entre toutes les personnes disponibles ne change généralement pas le planning généré. L'équité des week-ends n'est pas une règle indépendante en langage naturel. Utilisez plutôt les disponibilités, les congés, les préférences, les modèles de créneaux ou des rotations concrètes si vous voulez modifier ces affectations.
Que faire si le planning est incorrect ?
Ajustez les règles de planification. Réordonnez les règles normales, ajoutez les règles manquantes, rendez les règles vagues plus précises, divisez les règles trop larges en règles plus petites et utilisez les règles Must uniquement pour les exigences non négociables.
À quoi ressemble une bonne règle de planification ?
Elle est concrète, réaliste et facile à évaluer. Une bonne règle dit à qui elle s'applique, quand elle s'applique et quel résultat est souhaité ou exigé.
Conseil final
Commencez simplement.
Ajoutez les règles les plus importantes, laissez la plupart d'entre elles comme règles normales et utilisez leur ordre pour exprimer la priorité. Ensuite, vérifiez le planning généré.
Si le planning ne correspond pas à vos attentes, modifiez l'ordre ou ajoutez des règles plus précises. La planification avec IA fonctionne mieux lorsque vos règles décrivent les vrais compromis de votre organisation.
Référence détaillée des pénalités numériques
Shift Scheduler utilise en interne des pénalités et des bonifications numériques. Un nombre positif rend un planning moins bon. Un nombre négatif agit comme une bonification et améliore le planning. Les utilisateurs contrôlent généralement ces valeurs de manière indirecte, via l'ordre des règles, les règles Must, les disponibilités, les préférences et la configuration des créneaux.
| Élément de l'optimiseur | Valeur interne | Signification |
|---|---|---|
| Créneau non attribué | +10000 de pénalité affichée par créneau non couvert | Le planning reçoit une pénalité lorsqu'un créneau ouvert reste non attribué. La couverture a aussi la priorité la plus forte, donc couvrir les créneaux est l'objectif principal. |
| Non-respect de la 1re règle normale | +8000 par non-respect de règle souple | Priorité maximale parmi les règles souples. S'applique aux règles normales de repos, d'heures, de lieu, de disponibilité, de relations, de créneaux bloqués, de rotation, d'alternance hebdomadaire et de jours consécutifs. |
| Non-respect de la 2e règle normale | +6000 par non-respect de règle souple | Priorité élevée parmi les règles souples. |
| Non-respect de la 3e règle normale | +4000 par non-respect de règle souple | Priorité moyenne parmi les règles souples. |
| Non-respect de la 4e règle normale et des suivantes | +2000 par non-respect de règle souple | Priorité standard pour les règles normales situées plus bas. |
| Règle Must | Aucune pénalité numérique | Elle est traitée comme une contrainte stricte. Le planificateur ne devrait pas l'enfreindre. Si trop de règles Must se contredisent, des créneaux peuvent rester non attribués. |
| Préférence négative sur une date | +1000 par créneau attribué à cette date | Utilisée lorsqu'une personne préfère ne pas travailler une date entière. |
| Préférence positive sur une date | -1000 par créneau attribué à cette date | Utilisée lorsqu'une personne préfère travailler une date entière. |
| Préférence négative pour un modèle de créneau | +1000 par créneau attribué correspondant | Utilisée lorsqu'une personne souhaite éviter un modèle de créneau précis à une date donnée. |
| Préférence positive pour un modèle de créneau | -1000 par créneau attribué correspondant | Utilisée lorsqu'une personne préfère un modèle de créneau précis à une date donnée. |
| Équité des heures totales | sum absolute hour deviation in centihours * 1000 + max deviation in centihours | Environ +100000 de pénalité affichée pour 1 heure d'écart cumulé par rapport à l'objectif, plus +100 pour 1 heure d'écart maximal d'une personne. |
| Équité dans la combinaison des modèles | +1 par centiheure d'écart dans la combinaison | Environ +100 de pénalité affichée pour 1 heure d'écart dans la combinaison des modèles de créneaux. |
Le résumé des pénalités affiché regroupe ces valeurs dans unfilled, fairness, preference et pattern. Le groupe pattern inclut les cas de non-respect des règles souples de planification, y compris des contraintes souples comme le repos, les heures maximales, les lieux autorisés et les règles sur les personnes qui ne devraient pas travailler ensemble. L'objectif réel de l'optimiseur applique aussi des valeurs de priorité, ce qui permet à certaines catégories de peser plus que d'autres.
| Composant de l'objectif | Valeur de priorité | Ce qu'il contrôle |
|---|---|---|
| Couverture / nombre de créneaux non attribués | 2,000,000,000,000,000 | Fait de la couverture des créneaux ouverts l'objectif dominant. |
| Équité des heures totales | 500,000 | Donne à l'équité des heures plus de poids qu'aux préférences souples ordinaires et aux pénalités de modèles, une fois la couverture prise en compte. |
| Équité dans la combinaison des modèles | 10,000 | Équilibre la combinaison des modèles de créneaux entre les personnes qui peuvent travailler sur le même ensemble de modèles. |
| Préférences souples et règles souples de planification | 1 | Applique les préférences positives et négatives, ainsi que les pénalités des règles normales, après les couches d'objectif plus prioritaires. |
Ces chiffres expliquent pourquoi un planning peut parfois enfreindre une règle normale moins prioritaire ou une préférence : l'optimiseur compare en même temps le coût complet de la couverture, de l'équité, des préférences et du non-respect des règles souples.