Comment utiliser les règles de planification dans Shift Scheduler

Les règles de planification indiquent à Shift Scheduler comment votre planning doit être établi.

Elles traduisent des règles réelles d'organisation du personnel en critères utilisables par la planification avec IA : qui peut travailler, qui devrait éviter certains créneaux, quels temps de repos doivent être respectés et quelles exigences sont prioritaires.

En résumé :

• Écrivez les règles en langage courant.
• Utilisez une importance élevée, moyenne ou faible pour les préférences et les objectifs.
• Utilisez les règles Must uniquement pour les exigences qui ne doivent pas être enfreintes.
• Désactivez une règle pour la conserver sans qu'elle influence la planification.
• Si le planning ne correspond pas à vos attentes, modifiez l'importance ou rendez les règles plus précises.

Ce que sont les règles de planification

Les règles de planification sont des consignes enregistrées dans votre espace de travail.

Elles aident le planificateur à tenir compte de contraintes comme :

• le nombre maximal de jours travaillés d'affilée
• le repos après des créneaux difficiles
• la disponibilité de chaque personne
• les compétences ou la couverture nécessaires
• les limites d'heures par jour ou par semaine

Dans la planification d'équipe, presque tout planning est un compromis. Vous pouvez vouloir une couverture complète, peu d'heures supplémentaires, le respect des préférences de l'équipe, les temps de repos légaux et une rotation stable. Parfois, tout cela s'aligne. Souvent, ces objectifs se contredisent.

Les règles de planification indiquent au système d'IA quels objectifs comptent et dans quelle mesure ils doivent influencer le résultat.

Comment formuler une règle simplement

Vous n'avez pas besoin d'écrire des formules ni de configurer vous-même des pénalités numériques.

Décrivez simplement ce qui doit se passer dans le planning. Une bonne règle de planification répond généralement à au moins une de ces questions :

• À qui s'applique la règle ?
• Quel créneau, quel jour, quel lieu ou quelle situation est concerné ?
• S'agit-il d'une préférence ou d'une obligation ?
• Que doit faire le planificateur lorsque cette situation se présente ?

Exemples :

• Personne ne devrait travailler plus de 5 jours d'affilée.
• Après un créneau de nuit, la personne doit avoir au moins un jour de repos.
• Ne planifie pas une personne junior seule sur un créneau de fermeture.
• Maintiens chaque personne sous 40 heures par semaine.
• Marta ne devrait pas avoir plus de 2 créneaux T par semaine.

Ces règles fonctionnent bien parce qu'elles décrivent un comportement concret de planification. Le planificateur peut les utiliser pour comparer plusieurs plannings possibles.

Vous pouvez limiter un ou plusieurs types de créneaux nommés par personne et par semaine civile (du lundi au dimanche) ou mois civil. Si une règle nomme plusieurs types, ils partagent une seule limite. Les créneaux réguliers correspondants sont comptés tous lieux confondus, y compris ceux déjà présents dans la même semaine ou le même mois ; Time Off et les créneaux personnalisés ne comptent pas. Une limite Must est stricte, tandis qu'une importance élevée, moyenne ou faible applique sa pénalité à chaque créneau dépassant la limite.

Importance et règles désactivées

Chaque règle possède l'un des cinq niveaux suivants :

Réservez Must aux exigences légales, de sécurité ou opérationnelles non négociables. Utilisez une importance élevée, moyenne ou faible pour exprimer les compromis entre les règles souples actives.

Si trop de règles sont marquées comme Must, le planning peut devenir impossible à établir. Lorsque des contraintes strictes se contredisent, le planificateur n'a pas le droit de les ignorer, et certains créneaux peuvent rester non attribués.

L'ordre des règles est uniquement visuel

Vous pouvez faire glisser les règles pour organiser la liste. L'ordre ne modifie ni l'importance, ni les pénalités, ni les contraintes, ni le résultat du planificateur. Les règles Must et désactivées peuvent se trouver n'importe où, et changer l'importance ne déplace pas la carte.

L'influence d'une règle sur la planification est définie par son importance, pas par sa position.

Ce qui fait une bonne règle

Une bonne règle de planification est concrète, vérifiable et réaliste.

Utilisez cette liste comme repère :

• Une règle devrait décrire une seule idée de planification.
• Mentionnez la personne, le groupe, le type de créneau, le lieu ou la date lorsque c'est pertinent.
• Utilisez des chiffres lorsqu'il existe une limite claire.
• Utilisez les règles Must uniquement lorsque le non-respect est vraiment inacceptable.
• Évitez les formulations vagues lorsqu'une limite plus précise est possible.

Les bonnes règles aident le planificateur à prendre des décisions proches de celles que prendrait une personne responsable du planning.

Les règles faibles laissent trop de place à l'interprétation.

Règles faibles mieux formulées

Bonnes règles pour les problèmes fréquents

Repos et fatigue

Utilisez ce type de règles lorsque le planning doit protéger le temps de récupération :

• Après un créneau de nuit, la personne doit avoir au moins un jour de repos.
• Personne ne devrait travailler plus de 5 jours d'affilée.
• Une personne ne peut pas travailler plus de 12 heures par jour.

Les règles de repos peuvent avoir une importance élevée, moyenne ou faible, ou être Must. Une règle souple ajoute la pénalité correspondant à son importance si elle n'est pas respectée. Une règle Must de repos est stricte et doit être utilisée lorsque le repos relève de la loi, de la sécurité ou d'une politique interne non négociable.

Utilisez toujours un nombre de jours explicite. "Deux jours de repos après un créneau de nuit" est enregistré comme rest.days: 2. Cela signifie qu'après un créneau correspondant au jour D, les jours D+1 et D+2 restent libres. L'interprétation enregistrée à côté de la règle doit contenir le même nombre que le texte de la règle.

L'équité est déjà intégrée, mais l'équité d'allocation peut être une règle

N'ajoutez pas de règles trop générales sur l'équité des heures totales, comme :

• Équilibre les heures totales entre toutes les personnes disponibles.

Comme règle de planification, ce type de phrase ne change généralement pas le résultat. Shift Scheduler essaie déjà de produire un planning équitable automatiquement : il équilibre les heures totales entre les personnes disponibles et tient aussi compte de la combinaison des modèles de créneaux lorsque plusieurs personnes peuvent travailler sur les mêmes modèles.

Si chaque personne doit atteindre un nombre exact d'heures pour le mois plutôt qu'un équilibre relatif, par exemple un contrat à temps partiel de 7,5 heures par jour ouvré, ce n'est pas non plus une règle de planification. Indiquez l'objectif quand vous demandez à l'assistant IA de créer ou de mettre à jour le planning, et le planificateur peut alors ajouter des créneaux supplémentaires au-delà de votre couverture minimale requise pour l'atteindre, sans enfreindre les règles Must. Pour en savoir plus, voir comment planifier un nombre exact d'heures par mois.

Vous pouvez toutefois ajouter une équité d'allocation pour un ensemble précis de jours de la semaine. Utilisez-la lorsque le problème n'est pas le total d'heures, mais la répartition du travail sur certains jours.

Exemples :

• Rends l'allocation des week-ends équitable. Cela équilibre le travail du samedi et du dimanche.
• Rends l'allocation du vendredi, samedi et dimanche équitable. Cela équilibre le travail du vendredi au dimanche.
• Rends l'allocation sur toute la semaine équitable. Cela équilibre le travail du lundi au dimanche.

L'équité d'allocation utilise les heures travaillées, pas seulement le nombre de créneaux. Sa force dépend de l'importance choisie : élevée, moyenne ou faible. Sa position dans la liste n'a aucun effet.

Un quota précis de week-ends libres est également pris en charge directement. Par exemple, utilisez Tout le monde doit avoir au moins 2 week-ends libres par mois. Un week-end complet correspond au samedi et au dimanche sans créneau de travail normal sur l'un ou l'autre jour ; Time Off ne compte pas comme du travail. Le week-end appartient au mois civil contenant son samedi, et le planificateur vérifie tout ce mois même si vous n'en générez qu'une partie. Utilisez l'équité d'allocation pour répartir le travail du week-end et la règle des week-ends libres lorsque chaque personne a besoin d'un minimum précis.

Couverture et compétences

Utilisez ce type de règles lorsqu'un créneau nécessite une personne ou une compétence précise :

• Chaque créneau de nuit doit inclure au moins une personne expérimentée.
• Ne planifie pas une personne junior seule sur un créneau de fermeture.
• Chaque créneau de week-end devrait inclure au moins une personne formée à la caisse.

Les exigences de compétence et de sécurité sont souvent de bonnes candidates pour des règles Must. Les préférences de couverture plus souples peuvent utiliser une importance élevée, moyenne ou faible.

Que faire si le planning ne correspond pas aux attentes

Si le planning généré ne correspond pas à vos attentes, ne partez pas du principe que le planificateur vous a ignoré. Le plus souvent, l'ensemble de règles manque de détails, les importances doivent être ajustées ou il y a trop de contraintes strictes.

Essayez ces étapes :

1. Donnez une importance plus élevée aux règles souples les plus importantes.
2. Réduisez l'importance des préférences plus flexibles ou désactivez-les temporairement.
3. Ajoutez une règle qui décrit clairement l'attente manquante.
4. Divisez une règle trop large en règles plus petites et plus claires.
5. Réécrivez les règles vagues avec des limites, des personnes, des types de créneaux ou des dates précises.
6. Marquez comme Must uniquement les exigences réellement non négociables.
7. Vérifiez qu'il y a assez de personnes disponibles pour respecter les règles.

Par exemple, si les week-ends ne sont pas répartis comme prévu, ajoutez une règle précise d'équité d'allocation :

Rends l'allocation des week-ends équitable.

Si le problème concerne le vendredi au dimanche, utilisez :

Rends l'allocation du vendredi, samedi et dimanche équitable.

Vérifiez aussi si les bonnes personnes sont disponibles ces jours-là, si les préférences sont bien configurées et si vous avez besoin d'une rotation ou d'une règle de couverture plus précise.

Si quelqu'un reçoit trop de créneaux difficiles d'affilée, ajoutez une règle comme :

Personne ne devrait travailler plus de 5 jours d'affilée.

Si le planificateur attribue quelqu'un juste après un créneau de nuit alors que cela ne devrait pas être permis, ajoutez cette règle ou marquez-la comme Must :

Après un créneau de nuit, la personne doit avoir au moins un jour de repos.

Le meilleur mode de travail reste itératif : générez un planning, vérifiez le résultat, ajustez les règles de planification, puis générez à nouveau.

Exemple de réglage de l'importance

Vous pouvez définir le repos comme Must, attribuer une importance élevée à la rotation et une importance faible à la préférence d'Anna. Vous pouvez ensuite organiser les cartes comme vous le souhaitez : leur position ne change pas le résultat.

Questions fréquentes

Que sont les règles de planification dans ShiftScheduler.ai ?

Ce sont des consignes enregistrées qui guident la planification avec IA. Elles décrivent des limites de repos, des créneaux préférés, des exigences de compétence, des modèles de rotation et d'autres contraintes du planning.

Les règles avec une importance sont-elles identiques aux règles Must ?

Non. Les importances élevée, moyenne et faible correspondent à des règles souples avec différentes pénalités. Les règles Must sont des contraintes strictes et ne doivent être utilisées que pour des exigences qui ne peuvent pas être enfreintes.

Pourquoi réorganiser les règles ?

Uniquement pour organiser visuellement la liste. L'ordre n'influence pas la planification ; la force d'une règle est définie par son importance.

Dois-je définir des pénalités numériques ?

Non. Vous choisissez une importance élevée, moyenne ou faible et Shift Scheduler applique automatiquement 6000, 4000 ou 2000 points.

Dois-je ajouter une règle pour équilibrer les heures ou répartir les week-ends équitablement ?

N'ajoutez pas de règle générale sur les heures totales. Shift Scheduler équilibre déjà automatiquement les heures totales, et une règle comme Équilibre les heures totales entre toutes les personnes disponibles ne change généralement pas le planning généré. Si vous voulez une équité sur une partie précise de la semaine, utilisez l'équité d'allocation, par exemple Rends l'allocation des week-ends équitable, Rends l'allocation du vendredi, samedi et dimanche équitable ou Rends l'allocation sur toute la semaine équitable. Si chaque personne a plutôt besoin d'un minimum garanti, utilisez un quota direct comme Tout le monde doit avoir au moins 2 week-ends libres par mois. Si chaque personne a besoin d'un nombre exact d'heures pour le mois, ce n'est pas non plus une règle de planification ; indiquez plutôt l'objectif lorsque vous générez le planning, comme décrit ci-dessous.

Puis-je fixer un nombre d'heures exact par personne et par mois ?

Oui. Ce n'est pas une règle de planification, vous ne le trouverez donc pas dans la liste des règles. Indiquez plutôt l'objectif quand vous demandez à l'assistant IA de créer ou de mettre à jour le planning, par exemple Planifie le mois d'août pour que tout le monde travaille 7,5 heures par jour ouvré, ou donnez un chiffre par défaut avec des exceptions nommées. Le planificateur ajoute des créneaux supplémentaires au-delà de votre couverture minimale requise pour l'atteindre, sans enfreindre les règles Must. Voir comment planifier un nombre exact d'heures par mois pour l'explication complète.

Que faire si le planning est incorrect ?

Ajustez les règles de planification. Modifiez leur importance, ajoutez les règles manquantes, rendez les règles vagues plus précises, divisez les règles trop larges en règles plus petites et utilisez les règles Must uniquement pour les exigences non négociables.

À quoi ressemble une bonne règle de planification ?

Elle est concrète, réaliste et facile à évaluer. Une bonne règle dit à qui elle s'applique, quand elle s'applique et quel résultat est souhaité ou exigé.

Conseil final

Commencez simplement.

Ajoutez les règles les plus importantes, attribuez-leur une importance adaptée et réservez Must aux exigences non négociables. Ensuite, vérifiez le planning généré.

Si le planning ne correspond pas à vos attentes, modifiez l'importance ou ajoutez des règles plus précises. La planification avec IA fonctionne mieux lorsque vos règles décrivent les vrais compromis de votre organisation.

Référence détaillée des pénalités numériques

Shift Scheduler utilise en interne des pénalités et des bonifications numériques. Un nombre positif rend un planning moins bon. Un nombre négatif agit comme une bonification et améliore le planning. L'importance choisie définit directement la pénalité des règles souples ; l'ordre de la liste reste uniquement visuel.

Le résumé des pénalités affiché regroupe ces valeurs dans unfilled, fairness, preference et pattern. Le groupe pattern inclut les cas de non-respect des règles souples de planification, y compris des contraintes souples comme le repos, les heures maximales, les lieux autorisés et les règles sur les personnes qui ne devraient pas travailler ensemble.

L'optimiseur compare ensuite les plannings de manière lexicographique :

1. Il minimise d'abord le nombre de créneaux non attribués. Un planning offrant une meilleure couverture l'emporte avant toute comparaison de l'équité, des préférences ou du score des règles souples.
2. Parmi les plannings offrant la même couverture optimale, il minimise exactement le total affiché : unfilled + fairness + preference + pattern.

Aucun multiplicateur caché supplémentaire n'est appliqué à l'équité des heures totales, à l'équité dans la combinaison des modèles ni à aucune autre catégorie affichée. À couverture égale, le planning dont le total affiché est le plus bas est meilleur. L'ordre visuel des règles ne change pas ce total.