Come usare le regole di pianificazione in Shift Scheduler

Le regole di pianificazione indicano a Shift Scheduler come preparare il piano turni.

Servono a trasformare regole concrete di gestione del personale in criteri che la pianificazione con IA può usare: chi può lavorare, chi dovrebbe evitare determinati turni, quali riposi devono essere rispettati e quali requisiti hanno la priorità.

In breve:

• Scrivi le regole in linguaggio naturale.
• Usa un’importanza alta, media o bassa per preferenze e obiettivi.
• Usa le regole Must solo per requisiti che non possono essere violati.
• Disattiva una regola per conservarla senza influire sulla pianificazione.
• Se il piano turni non è quello atteso, modifica l’importanza o rendi le regole più precise.

Che cosa sono le regole di pianificazione

Le regole di pianificazione sono istruzioni salvate nel tuo spazio di lavoro.

Aiutano il pianificatore a tenere conto di vincoli come:

• numero massimo di giorni lavorati di seguito
• riposo dopo turni impegnativi
• disponibilità di ogni persona
• competenze o copertura necessarie
• limiti di ore giornaliere o settimanali

Nella pianificazione dei turni, quasi ogni piano è un compromesso. Puoi voler coprire tutti i turni, ridurre gli straordinari, rispettare le preferenze della squadra, garantire i riposi di legge e mantenere una rotazione stabile. A volte tutto si combina bene. Spesso, invece, questi obiettivi entrano in conflitto.

Le regole di pianificazione dicono al sistema di IA quali obiettivi contano e quanto devono influire sul risultato.

Come scrivere una regola in modo semplice

Non devi scrivere formule né configurare a mano penalità numeriche.

Descrivi semplicemente cosa dovrebbe succedere nel piano turni. Una buona regola di pianificazione di solito risponde ad almeno una di queste domande:

• A chi si applica?
• Quale turno, giorno, sede o situazione riguarda?
• È una preferenza o un obbligo?
• Che cosa deve fare il pianificatore quando si presenta quella situazione?

Esempi:

• Nessuno dovrebbe lavorare più di 5 giorni di seguito.
• Dopo un turno di notte, la persona deve avere almeno un giorno libero.
• Non assegnare personale junior da solo ai turni di chiusura.
• Mantieni ogni persona sotto le 40 ore settimanali.
• Marta non dovrebbe avere più di 2 turni T a settimana.

Queste regole funzionano perché descrivono un comportamento concreto di pianificazione. Il pianificatore può usarle per confrontare diversi piani possibili.

Puoi limitare uno o più tipi di turno nominati per persona e per settimana di calendario (da lunedì a domenica) o mese di calendario. Se una regola nomina più tipi, condividono un unico limite. I turni regolari corrispondenti vengono conteggiati in tutte le sedi, compresi quelli già presenti nella stessa settimana o nello stesso mese; Time Off e i turni personalizzati non contano. Un limite Must è rigido, mentre l'importanza Alta, Media o Bassa applica la relativa penalità per ogni turno oltre il limite.

Importanza e regole disattivate

Ogni regola ha uno dei cinque livelli seguenti:

Riserva Must ai requisiti legali, di sicurezza o operativi non negoziabili. Usa l’importanza alta, media o bassa per esprimere i compromessi tra le regole flessibili attive.

Se troppe regole vengono marcate come Must, il piano turni può diventare impossibile da completare. Quando i vincoli rigidi si contraddicono, il pianificatore non può ignorarli e alcuni turni possono restare non assegnati.

L’ordine delle regole è solo visivo

Puoi trascinare le regole per organizzare l’elenco. L’ordine non modifica l’importanza, le penalità, i vincoli o il risultato del pianificatore. Le regole Must e disattivate possono trovarsi ovunque e cambiare l’importanza non sposta la scheda.

L’influenza di una regola sulla pianificazione è definita dall’importanza, non dalla posizione.

Che cosa rende buona una regola

Una buona regola di pianificazione è concreta, verificabile e realistica.

Usa questa lista come riferimento:

• Una regola dovrebbe descrivere una sola idea di pianificazione.
• Cita persona, gruppo, tipo di turno, sede o data quando è rilevante.
• Usa numeri quando esiste un limite preciso.
• Usa le regole Must solo quando la violazione è davvero inaccettabile.
• Evita formulazioni vaghe se puoi usare un limite più chiaro.

Le buone regole aiutano il pianificatore a prendere decisioni simili a quelle che prenderebbe una persona responsabile del piano turni.

Le regole deboli lasciano troppo spazio all’interpretazione.

Regole deboli formulate meglio

Buone regole per problemi frequenti

Riposo e fatica

Usa questo tipo di regole quando il piano turni deve proteggere il recupero:

• Dopo un turno di notte, la persona deve avere almeno un giorno libero.
• Nessuno dovrebbe lavorare più di 5 giorni di seguito.
• Una persona non può lavorare più di 12 ore al giorno.

Le regole sul riposo possono avere importanza alta, media o bassa, oppure essere Must. Una regola flessibile aggiunge la penalità associata alla sua importanza se non viene rispettata. Una regola Must sul riposo è rigida e va usata quando il riposo riguarda la legge, la sicurezza o una politica interna non negoziabile.

Usa sempre un numero chiaro di giorni. "Due giorni liberi dopo un turno di notte" viene salvato come rest.days: 2. Significa che, dopo un turno corrispondente nel giorno D, i giorni D+1 e D+2 restano liberi. L’interpretazione salvata accanto alla regola dovrebbe contenere lo stesso numero indicato nel testo.

L’equità è già integrata, ma l’equità di assegnazione può essere una regola

Non aggiungere regole troppo generiche sull’equità delle ore totali, come:

• Bilancia le ore totali tra tutte le persone disponibili.

Come regola di pianificazione, una frase di questo tipo di solito non cambia il risultato. Shift Scheduler prova già a creare piani equi automaticamente: bilancia le ore totali tra le persone disponibili e tiene conto anche della combinazione dei modelli di turno quando più persone possono lavorare sugli stessi modelli.

Se ogni persona deve raggiungere un numero esatto di ore per il mese invece di un equilibrio relativo, per esempio un contratto part-time di 7,5 ore per giorno lavorativo, anche questa non è una regola di pianificazione. Indicate l’obiettivo quando chiedete all’assistente IA di creare o aggiornare il piano turni, e il pianificatore potrà aggiungere turni extra oltre alla vostra copertura minima richiesta per raggiungerlo, senza violare le regole Must. Per i dettagli, vedi come pianificare un numero esatto di ore al mese.

Puoi però aggiungere equità di assegnazione per un insieme specifico di giorni della settimana. Usala quando il problema non sono le ore totali, ma chi riceve lavoro in determinati giorni.

Esempi:

• Rendi equa l’assegnazione del fine settimana. Questo bilancia il lavoro di sabato e domenica.
• Rendi equa l’assegnazione di venerdì, sabato e domenica. Questo bilancia il lavoro da venerdì a domenica.
• Rendi equa l’assegnazione durante tutta la settimana. Questo bilancia il lavoro da lunedì a domenica.

L’equità di assegnazione usa le ore lavorate, non solo il numero di turni. La sua forza dipende dall’importanza scelta: alta, media o bassa. La posizione nell’elenco non ha alcun effetto.

È supportata direttamente anche una quota precisa di fine settimana liberi. Per esempio, usa Tutti devono avere almeno 2 fine settimana liberi al mese. Un fine settimana completo comprende sabato e domenica senza turni di lavoro regolari in nessuno dei due giorni; Time Off non conta come lavoro. Il fine settimana appartiene al mese di calendario che contiene il sabato, e il pianificatore controlla l'intero mese anche quando ne generi solo una parte. Usa l’equità di assegnazione per distribuire il lavoro del fine settimana e la regola dei fine settimana liberi quando ogni persona ha bisogno di un minimo specifico.

Copertura e competenze

Usa questo tipo di regole quando un turno richiede una persona o una competenza specifica:

• Ogni turno di notte deve includere almeno una persona esperta.
• Non assegnare personale junior da solo ai turni di chiusura.
• Ogni turno del fine settimana dovrebbe includere almeno una persona formata per la cassa.

I requisiti di competenza e sicurezza sono spesso buoni candidati per regole Must. Le preferenze di copertura più flessibili possono usare un’importanza alta, media o bassa.

Cosa fare se il piano turni non è quello atteso

Se il piano generato non corrisponde alle aspettative, non dare per scontato che il pianificatore ti abbia ignorato. Di solito l’insieme delle regole ha bisogno di più dettagli, di importanze diverse o di meno vincoli rigidi.

Prova questi passaggi:

1. Aumenta l’importanza delle regole flessibili più importanti.
2. Riduci l’importanza delle preferenze più flessibili o disattivale temporaneamente.
3. Aggiungi una regola che descriva chiaramente l’aspettativa mancante.
4. Dividi una regola troppo ampia in regole più piccole e chiare.
5. Riscrivi le regole vaghe con limiti, persone, tipi di turno o date precise.
6. Marca come Must solo i requisiti davvero non negoziabili.
7. Verifica che ci siano abbastanza persone disponibili per rispettare le regole.

Per esempio, se i fine settimana non vengono distribuiti come previsto, aggiungi una regola specifica di equità di assegnazione:

Rendi equa l’assegnazione del fine settimana.

Se il problema riguarda il periodo da venerdì a domenica, usa:

Rendi equa l’assegnazione di venerdì, sabato e domenica.

Controlla anche se le persone giuste sono disponibili in quei giorni, se le preferenze sono impostate correttamente e se serve una rotazione o una regola di copertura più precisa.

Se qualcuno riceve troppi turni pesanti di fila, aggiungi una regola come:

Nessuno dovrebbe lavorare più di 5 giorni di seguito.

Se il pianificatore assegna qualcuno subito dopo un turno di notte e questo non dovrebbe essere consentito, aggiungi questa regola o marcala come Must:

Dopo un turno di notte, la persona deve avere almeno un giorno libero.

Il modo migliore di lavorare è iterativo: genera un piano turni, controlla il risultato, modifica le regole di pianificazione e genera di nuovo.

Esempio di impostazione dell’importanza

Puoi impostare il riposo come Must, assegnare un’importanza alta alla rotazione e un’importanza bassa alla preferenza di Anna. Puoi poi organizzare le schede come preferisci: la loro posizione non modifica il risultato.

Domande frequenti

Che cosa sono le regole di pianificazione in ShiftScheduler.ai?

Sono istruzioni salvate che guidano la pianificazione con IA. Descrivono limiti di riposo, turni preferiti, requisiti di competenza, schemi di rotazione e altri vincoli del piano turni.

Le regole con importanza sono uguali alle regole Must?

No. Le importanze alta, media e bassa corrispondono a regole flessibili con penalità diverse. Le regole Must sono vincoli rigidi e vanno usate solo per requisiti che non possono essere violati.

Perché riordinare le regole?

Solo per organizzare visivamente l’elenco. L’ordine non influenza la pianificazione; la forza di una regola è definita dalla sua importanza.

Devo impostare penalità numeriche?

No. Scegli un’importanza alta, media o bassa e Shift Scheduler applica automaticamente 6000, 4000 o 2000 punti.

Devo aggiungere una regola per bilanciare le ore o distribuire equamente i fine settimana?

Non aggiungere una regola generica sulle ore totali. Shift Scheduler bilancia già automaticamente le ore totali, e una regola come Bilancia le ore totali tra tutte le persone disponibili di solito non cambia il piano generato. Se vuoi equità su una parte specifica della settimana, usa l’equità di assegnazione, per esempio Rendi equa l’assegnazione del fine settimana, Rendi equa l’assegnazione di venerdì, sabato e domenica o Rendi equa l’assegnazione durante tutta la settimana. Se invece ogni persona ha bisogno di un minimo garantito, usa una quota diretta come Tutti devono avere almeno 2 fine settimana liberi al mese. Se ogni persona ha bisogno di un numero esatto di ore per il mese, anche questa non è una regola di pianificazione; indicate invece l’obiettivo quando generate il piano turni, come descritto di seguito.

Posso fissare un numero esatto di ore per persona al mese?

Sì. Non è una regola di pianificazione, quindi non la troverete nell’elenco delle regole. Indicate invece l’obiettivo quando chiedete all’assistente IA di creare o aggiornare il piano turni, per esempio Pianifica agosto in modo che tutti lavorino 7,5 ore per giorno lavorativo, oppure date una cifra predefinita con eccezioni specifiche. Il pianificatore aggiunge turni extra oltre alla vostra copertura minima richiesta per raggiungerlo, senza violare le regole Must. Vedi come pianificare un numero esatto di ore al mese per la spiegazione completa.

Cosa devo fare se il piano turni è sbagliato?

Modifica le regole di pianificazione. Cambia la loro importanza, aggiungi quelle mancanti, rendi più precise le regole vaghe, dividi le regole troppo ampie in regole più piccole e usa le regole Must solo per requisiti non negoziabili.

Com’è fatta una buona regola di pianificazione?

È concreta, realistica e facile da valutare. Una buona regola dice a chi si applica, quando si applica e quale risultato è preferito o richiesto.

Consiglio finale

Parti dalle cose semplici.

Aggiungi le regole più importanti, assegna loro l’importanza adatta e riserva Must ai requisiti non negoziabili. Poi controlla il piano turni generato.

Se il piano non corrisponde alle aspettative, modifica l’importanza o aggiungi regole più precise. La pianificazione con IA funziona meglio quando le regole descrivono i veri compromessi della tua organizzazione.

Riferimento dettagliato sulle penalità numeriche

Shift Scheduler usa internamente penalità e bonus numerici. Un numero positivo peggiora il piano turni. Un numero negativo funziona come bonus e lo migliora. L’importanza scelta definisce direttamente la penalità delle regole flessibili; l’ordine dell’elenco resta solo visivo.

Il riepilogo delle penalità mostrato raggruppa questi valori in unfilled, fairness, preference e pattern. Il gruppo pattern include i mancati rispetti delle regole flessibili di pianificazione, compresi vincoli flessibili come riposo, ore massime, sedi consentite e regole sulle persone che non dovrebbero lavorare insieme.

L’ottimizzatore confronta poi i piani turni in ordine lessicografico:

1. Prima minimizza il numero di turni non assegnati. Un piano con una copertura migliore prevale prima di confrontare equità, preferenze o punteggio delle regole flessibili.
2. Tra i piani con la stessa copertura ottimale, minimizza esattamente il totale mostrato: unfilled + fairness + preference + pattern.

Non vengono applicati ulteriori moltiplicatori nascosti all’equità delle ore totali, all’equità nella combinazione dei modelli o a qualsiasi altra categoria mostrata. A parità di copertura, è migliore il piano con il totale mostrato più basso. L’ordine visivo delle regole non modifica quel totale.