Beregn hvor mange årsverk vaktplanen faktisk krever, og hvor mange medarbeidere det betyr i praksis.
Legg inn hver gjentakende vakt med minimum antall kvalifiserte medarbeidere som må være på jobb. Legg til flere rader hvis behovet varierer etter dag, tidspunkt, rolle eller arbeidssted.
Antall betalte arbeidstimer per uke for en heltidsansatt i organisasjonen.
Brukes til å regne om ferie- og opplæringsdager til timer.
Brukes til å anslå hvor mange medarbeidere du faktisk trenger, særlig når noen jobber deltid.
Ingen jobber 52 uker i året. Legg inn betalt tid der medarbeiderne ikke er tilgjengelige for å dekke vakter.
Gjennomsnittlig antall feriedager per medarbeider.
Ta bare med disse hvis de ikke allerede er regnet inn i feriedagene.
Bruk gjerne virksomhetens historiske sykefravær.
Obligatorisk opplæring og annen betalt kompetanseutvikling.
For eksempel faste møter, administrativt arbeid eller permisjon: betalt tid som ikke dekker en vakt.
Ekstra kapasitet for uventet etterspørsel eller hendelser i driften.
Ikke ta med ferie eller normalt sykefravær her. Det er allerede regnet med ovenfor.
Det tilsvarer omtrent 3 medarbeidere med en gjennomsnittlig avtalt arbeidstid på 36 timer per uke.
En heltidsansatt er tilgjengelig i omtrent 82 % av den avtalte arbeidstiden (32,9 av 40 t per uke).
Først summerer kalkulatoren alle timene som må bemannes:
Deretter anslår den hvor mange timer en heltidsansatt faktisk kan jobbe etter at ferie, helligdager, sykefravær og opplæring er trukket fra.
Bemanningsbehovet beregnes slik:
Til slutt anslår den hvor mange medarbeidere dette tilsvarer, basert på gjennomsnittlig avtalt ukentlig arbeidstid i teamet.
Én funksjon bemannet døgnet rundt tilsvarer:
Med 40-timersuke blir det teoretiske minimumet:
Men da forutsettes det at ingen tar ferie, blir syke eller deltar på opplæring. Hvis hver medarbeider i praksis er tilgjengelig i 85 % av arbeidstiden:
En bemanningsreserve øker behovet ytterligere. Antallet medarbeidere rundes vanligvis opp, siden en brøkdel av en medarbeider ikke kan telles som en hel person.
Årsverk måler arbeidskapasitet, mens antall medarbeidere teller personer. Noen eksempler:
Derfor viser kalkulatoren både årsverk og anslått antall medarbeidere.
Nei. Nok timer på papiret betyr ikke nødvendigvis at du kan lage en gjennomførbar turnus. I praksis kan det fortsatt oppstå problemer på grunn av:
Kalkulatoren viser hvor mye kapasitet du trenger. Et vaktplanleggingsverktøy hjelper deg med å finne ut om medarbeiderne faktisk kan settes opp på vaktene.
Å vite at du trenger 5,4 årsverk, er bare begynnelsen. Spørsmålet er om medarbeiderne dine kan dekke vaktene med sin tilgjengelighet, ferie, kompetanse og hviletid. Det er nettopp dette Shift Scheduler hjelper med: å gjøre bemanningsbehovet om til en gjennomførbar vaktplan.