Ako sme pomohli vrchnej sestre ušetriť 3 dni pri mesačnom rozpise sestier

Plánovanie služieb sestier nie je len dopĺňanie mien do kalendára.

Na oddelení s nepretržitou prevádzkou musí každý rozpis zladiť potrebu obsadenia, kvalifikácie, dovolenky, osobné preferencie, férovosť, odpočinok aj zmeny na poslednú chvíľu.

V tejto anonymizovanej prípadovej štúdii ukazujeme, ako Shift Scheduler pomohol vrchnej sestre naplánovať mesačný rozpis pre 25 sestier a ušetriť približne 3 dni práce.

Oddelenie fungovalo nepretržite, s dennými aj nočnými službami. V rozpise bolo 8 miest na služby denne počas 28-dňového plánovacieho obdobia. Niektoré služby zároveň vyžadovali konkrétnu kombináciu kvalifikácií. V slovenskom pracovnom priestore to bolo označené ako ARIP/VŠEO. V britskom kontexte sa to dá približne chápať ako kombinácia spôsobilosti pre intenzívnu alebo kritickú starostlivosť a pokrytia registrovanou všeobecnou sestrou.

Kde sa stratili 3 dni

Najväčší problém nebol samotný kalendár.

Problém bolo všetko, čo sa muselo stať ešte predtým, než sa vrchná sestra vôbec mohla pustiť do rozpisu.

Žiadosti o dovolenku a osobné preferencie prichádzali rôznymi cestami. Niektoré sestry posielali e-maily. Niektoré to povedali osobne. Iné odovzdali papierik.

Tým vznikalo viacero problémov.

Najprv bolo potrebné všetky informácie pozbierať ručne. Potom ich dostať na jedno miesto. Potom skontrolovať, či si dve sestry nepýtali rovnaký deň voľna. A ak áno, bolo potrebné zistiť, kto oň požiadal skôr.

Už toto samo o sebe bralo veľa času.

Nešlo iba o otázku, kto chce ktorý deň voľno. Dôležitá bola aj priorita. Keď o rovnaký termín požiadalo viac ľudí, vrchná sestra potrebovala férový spôsob, ako rozhodnúť, ktorá žiadosť prišla prvá.

Až potom sa mohol začať stavať samotný rozpis.

Keď bol prvý návrh hotový, prišla druhá vlna práce: pripomienky, kontrola férovosti a úpravy.

Sestry sa prirodzene pýtali, či je rozpis spravodlivý. Napríklad:

• Prečo mám viac nočných služieb ako ostatné?
• Prečo mám menej denných služieb?
• Prečo zase pracujem cez víkend?
• Prečo nebola rešpektovaná moja žiadosť o voľno?
• Prečo som naplánovaná po náročnej sérii služieb?
• Prečo má niekto iný lepší vzor služieb?

Každá pripomienka znamenala znovu skontrolovať rozpis, vysvetliť rozhodnutie, niečo upraviť a overiť, že jedna oprava nevytvorila nový konflikt inde.

Práve tam odchádzali tie 3 dni.

Nie do jednej veľkej úlohy, ale do reťazca manuálnej práce: zbieranie požiadaviek, porovnávanie priorít, príprava rozpisu, kontrola férovosti, komunikácia zmien a ďalšie prepisovanie rozpisu.

Rozsah problému

V tomto prípade mala vrchná sestra pred sebou:

• 25 sestier
• 28 dní
• 8 miest na služby denne
• denné aj nočné pokrytie
• žiadosti o dovolenku
• individuálne preferencie
• kvalifikačné požiadavky
• pravidlá odpočinku
• očakávania férovosti

To znamenalo obsadiť:

• 8 miest na služby × 28 dní = 224 služieb

Ak problém zjednodušíme a povieme, že každé miesto by teoreticky mohla dostať ktorákoľvek z 25 sestier, počet možných kombinácií ide do miliónov.

Dôležité je toto: človek, ktorý plánuje rozpis, si nevyberá medzi 10 alebo 20 možnosťami. Pohybuje sa medzi obrovským množstvom kombinácií a zároveň sa snaží dodržať pravidlá, ktoré sa navzájom ovplyvňujú.

Preto plánovanie služieb nie je len administratívna úloha. Je to optimalizačný problém s obmedzeniami.

Ako Shift Scheduler zmenil celý postup

Najväčšie zlepšenie nebolo iba v automatickom vygenerovaní rozpisu.

Skutočná zmena bola v tom, že celý proces plánovania dostal štruktúru.

Namiesto zbierania dovoleniek z e-mailov, papierikov a rozhovorov mohla každá sestra zadať dovolenku alebo dostupnosť cez vlastný účet, z telefónu alebo počítača.

Vrchná sestra mala potom všetky požiadavky na jednom mieste.

Videla:

• kto požiadal o voľno,
• ktorých dátumov sa žiadosť týka,
• kedy bola odoslaná,
• ktoré žiadosti prišli skôr,
• ktoré ešte čakajú,
• ktoré už boli schválené alebo zamietnuté.

Tým odpadla prvá veľká manuálna práca: zjednocovanie požiadaviek.

Zároveň sa odstránil častý zdroj sporov. Keď je dôležité poradie, systém ukáže, v akom poradí boli žiadosti odoslané. Vrchná sestra už nemusí hľadať v e-mailoch, papieroch alebo vo vlastnej pamäti.

Pravidlá, ktoré sme namodelovali

Druhé veľké zlepšenie bolo v tom, že pravidlá plánovania oddelenia sa zadali priamo do systému.

Niektoré pravidlá boli tvrdé obmedzenia, ktoré sa nemali porušiť. Iné boli preferencie, ktoré mal systém rešpektovať vždy, keď to bolo možné.

Nižšie je anonymizovaná verzia pravidiel použitých v pracovnom priestore. Skutočné mená sme nahradili označením Sestra 1, Sestra 2, Sestra 3 a podobne.

Všeobecné pravidlá

• Každá osoba môže mať najviac jednu službu denne.
• Nikto by nemal mať viac ako dve denné služby po sebe.
• Po nočnej službe musia nasledovať dva dni voľna.
• Vybrané služby s požiadavkou ARIP/VŠEO môžu dostať iba sestry s príslušným kvalifikačným štítkom.
• V britskom kontexte je to porovnateľné s požiadavkou na správnu kombináciu registrovanej sestry a spôsobilosti pre intenzívnu alebo kritickú starostlivosť.

Individuálne pravidlá sestier

• Sestra 1 môže v nepárnych týždňoch pracovať iba nočné služby a v párnych týždňoch iba denné služby.
• Sestra 2 nemôže pracovať v pondelok ani v piatok a nemôže mať nočné služby vo štvrtok ani v nedeľu.
• Sestra 3 môže pracovať nočné služby kedykoľvek, denné služby cez víkendy, v nepárnych týždňoch denné služby iba v pondelok a stredu a v párnych týždňoch iba v utorok a štvrtok.
• Sestra 4 nemôže pracovať denné služby v pondelok ani vo štvrtok.
• Sestra 5 nemôže mať nočné služby v pondelok a v utorok nemôže pracovať dennú ani nočnú službu.
• Ak je to možné, preferovaný vzor je: denná služba, potom nočná služba, potom aspoň dva dni bez služby.
• Plný úväzok predstavuje 38,75 hodiny týždenne. Pri čiastočných úväzkoch sa plánovaná záťaž znižuje pomerne.
• Sestra 6, Sestra 7, Sestra 8 a Sestra 9 by nemali pracovať spolu.

Takto vyzeral pracovný priestor po tom, čo sa od tímu pozbierali všetky preferencie a dovolenky, ešte pred vygenerovaním rozpisu.

Presne takýto súbor pravidiel sa v tabuľke rýchlo stane bolestivým.

Jedno pravidlo sa zvládnuť dá. Dvanásť pravidiel sa dá zvládnuť tiež, ak sú od seba nezávislé. Keď sa však tieto pravidlá začnú stretávať s 25 ľuďmi, 224 službami, dovolenkami, kvalifikáciami a očakávaním férovosti, ručné plánovanie je krehké.

Zmena jednej služby môže porušiť tri ďalšie pravidlá.

Prečo sa férovosť vysvetľovala ľahšie

Férovosť bola v tomto prípade jedna z najdôležitejších tém.

Pred Shift Schedulerom vytvárali pripomienky k férovosti veľa dodatočnej práce. Sestra mohla povedať, že má príliš veľa nočných, príliš málo denných, priveľa víkendov alebo horší vzor služieb ako niekto iný.

Vrchná sestra potom musela rozpis ručne skontrolovať a vysvetliť rozhodnutie.

Keď je proces štruktúrovaný, férovosť sa dá lepšie merať.

Namiesto dojmov vie systém sledovať počet denných služieb, nočných služieb, víkendov, celkové hodiny aj rozdelenie záťaže.

Neznamená to, že každá sestra vždy dostane presne to, čo chce. V nepretržitej prevádzke to nie je realistické.

Znamená to však, že finálny rozpis sa dá ľahšie obhájiť.

Diskusia sa zmení z:

"Mne sa zdá, že tento rozpis nie je fér."

na:

"Tu je počet denných služieb, nočných služieb a celkových hodín. A toto sú obmedzenia, ktoré k výsledku viedli."

Na tom záleží.

Rozpis nemusí byť iba prevádzkovo správny. Musí byť dôveryhodný aj pre tím.

Čo mala vrchná sestra stále pod kontrolou

AI nenahradila vrchnú sestru.

Takto sa na podobnú automatizáciu pozerať nedá.

Vrchná sestra mala stále pod kontrolou dôležité rozhodnutia:

• ktoré pravidlá sú prísne,
• ktoré pravidlá sú preferencie,
• ktoré žiadosti o voľno sa dajú schváliť,
• ktoré výnimky sú prijateľné,
• kedy má ľudský úsudok prevážiť nad systémom,
• či je finálny rozpis prevádzkovo bezpečný.

Shift Scheduler prevzal výpočtovú záťaž.

Kontroloval kombinácie, uplatňoval obmedzenia, rešpektoval dovolenky, zohľadňoval kvalifikácie a pomohol rozdeliť prácu férovejšie.

Vrchná sestra sa posunula od ručného skladania rozpisu od nuly k posudzovaniu a dolaďovaniu štruktúrovaného návrhu.

To je lepšie využitie jej času.

Výsledok

Na tomto oddelení pomohol Shift Scheduler ušetriť približne 3 dni práce na jednom mesačnom rozpise.

Vrchná sestra už nezačínala s prázdnou tabuľkou. Mala štruktúrovaný pracovný priestor so sestrami, kvalifikáciami, dovolenkami, preferenciami a pravidlami na jednom mieste.

Systém potom vedel vygenerovať rozpis, ktorý rešpektoval hlavné obmedzenia a dal jej oveľa lepší východiskový bod.

Konečné rozhodnutie stále zostalo na vrchnej sestre. Nemusela však tráviť dni zbieraním požiadaviek, kontrolou konfliktov a ručným obhajovaním každej zmeny.

Prečo je to dôležité

Plánovanie služieb v zdravotníctve sa často berie ako administratíva v pozadí.

Nie je.

Zlý rozpis ovplyvňuje únavu personálu, férovosť, morálku, kvalifikačné pokrytie aj stabilitu prevádzky.

Pre oddelenie s nepretržitou prevádzkou je rozpis súčasťou jeho fungovania.

Keď sa plánuje ručne, priveľa závisí od pamäti, trpezlivosti a schopnosti jednej osoby udržať v hlave stovky obmedzení naraz.

Plánovanie zmien pomocou AI neodstraňuje potrebu ľudského úsudku. Dáva človeku zodpovednému za rozpis lepší nástroj.

V tomto prípade to znamenalo, že vrchná sestra získala späť približne 3 dni mesačne.

Nie tým, že by sa niečo ošidilo.

Ale nahradením roztrieštenej, ručnej a opakovanej práce štruktúrovaným, transparentným a algoritmicky kontrolovaným postupom.