Comment nous avons aidé une cadre de santé à gagner 3 jours sur le planning infirmier mensuel

Planifier les horaires infirmiers ne consiste pas simplement à placer des noms dans un calendrier.

Dans un service hospitalier ouvert 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, chaque planning doit équilibrer les besoins de présence, les qualifications, les demandes de congés, les préférences personnelles, l’équité, les temps de repos et les changements de dernière minute.

Dans cette étude de cas anonymisée, nous montrons comment Shift Scheduler a aidé une cadre de santé à préparer le planning mensuel de 25 membres du personnel infirmier et à gagner environ 3 jours de travail.

Le service fonctionnait en continu, avec des postes de jour et de nuit. Sur la période de planification de 28 jours, il y avait 8 postes à couvrir par jour. Certains postes exigeaient aussi une combinaison précise de qualifications. Dans l’espace de travail slovaque, cela était indiqué par ARIP/VŠEO. Dans un contexte britannique, on peut le comprendre comme une combinaison de compétences en soins critiques ou en réanimation et de couverture par des infirmières ou infirmiers diplômés.

Où partaient réellement les 3 jours

Le plus gros problème n’était pas le calendrier lui-même.

Le problème était tout ce qui devait être fait avant même que la cadre de santé puisse commencer à construire le planning.

Les demandes de congés et les préférences arrivaient par plusieurs canaux. Certaines personnes envoyaient des e-mails. D’autres passaient l’information à l’oral. D’autres encore donnaient une note sur papier.

Cela créait plusieurs difficultés.

Il fallait d’abord collecter toutes les informations manuellement. Ensuite les regrouper au même endroit. Puis vérifier si deux personnes avaient demandé le même jour de congé. Et si c’était le cas, retrouver qui avait fait la demande en premier.

Rien que cette étape prenait déjà beaucoup de temps.

La question n’était pas seulement de savoir qui voulait quel jour. La priorité comptait aussi. Quand plusieurs personnes demandaient les mêmes dates, la cadre de santé avait besoin d’une base équitable pour décider quelle demande passait en premier.

Après cela, il fallait encore créer le planning lui-même.

Et une fois le premier brouillon prêt, une deuxième vague de travail commençait : remarques, contrôles d’équité et corrections.

Les membres de l’équipe demandaient régulièrement si le planning était juste. Par exemple :

• Pourquoi ai-je plus de nuits que les autres ?
• Pourquoi ai-je moins de postes de jour ?
• Pourquoi est-ce encore moi qui travaille ce week-end ?
• Pourquoi ma demande de congé n’a-t-elle pas été respectée ?
• Pourquoi suis-je planifiée après une série de postes difficiles ?
• Pourquoi quelqu’un d’autre a-t-il un meilleur enchaînement ?

Chaque remarque obligeait à revérifier le planning, expliquer la décision, modifier des affectations et s’assurer qu’une correction ne créait pas un nouveau conflit ailleurs.

C’est là que partaient les 3 jours.

Pas dans une seule grande tâche, mais dans une chaîne de travail manuel : collecter les demandes, comparer les priorités, préparer le planning, vérifier l’équité, communiquer les changements et reprendre le planning encore une fois.

L’ampleur du problème

Dans ce cas, la cadre de santé devait gérer :

• 25 membres du personnel infirmier
• 28 jours
• 8 postes à couvrir par jour
• une couverture de jour et de nuit
• des demandes de congés
• des préférences individuelles
• des exigences de qualification
• des règles de repos
• des attentes fortes en matière d’équité

Cela représentait :

• 8 postes × 28 jours = 224 affectations

Si l’on simplifie et que l’on suppose que chaque poste pourrait théoriquement être attribué à l’une des 25 personnes, le nombre de combinaisons possibles se chiffre en millions.

Le point essentiel est le suivant : la personne qui planifie ne choisit pas entre 10 ou 20 options. Elle navigue dans un nombre immense de combinaisons possibles, tout en essayant de respecter des règles qui interagissent constamment entre elles.

C’est pourquoi la planification des horaires n’est pas une simple tâche administrative. C’est un problème d’optimisation sous contraintes.

Comment Shift Scheduler a changé le processus

La plus grande amélioration n’a pas été seulement la génération automatique du planning.

Le vrai changement a été de structurer tout le processus de planification.

Au lieu de récupérer les demandes de congés dans des e-mails, des notes papier et des conversations, chaque personne pouvait saisir ses congés ou ses disponibilités depuis son propre compte, sur téléphone ou ordinateur.

La cadre de santé avait ensuite toutes les demandes au même endroit.

Elle pouvait voir :

• qui avait demandé un congé,
• quelles dates étaient concernées,
• quand la demande avait été envoyée,
• quelles demandes étaient arrivées en premier,
• quelles demandes étaient encore en attente,
• quelles demandes avaient déjà été approuvées ou refusées.

Cela supprimait la première grande tâche manuelle : consolider les demandes.

Cela supprimait aussi une source fréquente de contestation. Quand l’ordre de priorité compte, le système peut montrer l’ordre d’arrivée des demandes. La cadre de santé n’a plus besoin de chercher dans ses e-mails, dans des notes papier ou dans sa mémoire.

Les règles que nous avons modélisées

La deuxième grande amélioration a été de saisir directement dans le système les règles de planification du service.

Certaines règles étaient des contraintes strictes à ne pas enfreindre. D’autres étaient des préférences que le système devait suivre lorsque c’était possible.

Voici une version anonymisée des règles utilisées dans l’espace de travail. Les vrais noms ont été remplacés par Infirmière 1, Infirmière 2, Infirmière 3, etc.

Règles générales

• Chaque personne peut avoir au maximum un poste par jour.
• Personne ne devrait avoir plus de deux postes de jour d’affilée.
• Après un poste de nuit, deux jours de repos doivent suivre.
• Les postes nécessitant une couverture ARIP/VŠEO ne peuvent être attribués qu’aux personnes avec le tag de qualification correspondant.
• Dans un contexte britannique, cela revient à exiger la bonne combinaison de couverture infirmière diplômée et de compétences en soins critiques ou en réanimation.

Règles individuelles

• Infirmière 1 ne peut travailler que de nuit les semaines impaires et que de jour les semaines paires.
• Infirmière 2 ne peut pas travailler le lundi ni le vendredi, et ne peut pas faire de nuit le jeudi ni le dimanche.
• Infirmière 3 peut travailler de nuit à tout moment, de jour pendant les week-ends, de jour uniquement le lundi et le mercredi les semaines impaires, et de jour uniquement le mardi et le jeudi les semaines paires.
• Infirmière 4 ne peut pas travailler de jour le lundi ni le jeudi.
• Infirmière 5 ne peut pas travailler de nuit le lundi et ne peut travailler ni de jour ni de nuit le mardi.
• Si possible, le modèle préféré est : poste de jour, puis poste de nuit, puis au moins deux jours sans poste.
• Un temps plein représente 38,75 heures par semaine. Pour les temps partiels, la charge planifiée est réduite proportionnellement.
• Infirmière 6, Infirmière 7, Infirmière 8 et Infirmière 9 ne devraient pas travailler ensemble.

Voici à quoi ressemblait l’espace de travail une fois les préférences et les demandes de congés collectées, avant la génération du planning.

C’est exactement le type d’ensemble de règles qui devient vite pénible dans un tableur.

Une règle se gère. Douze règles se gèrent encore si elles sont indépendantes. Mais lorsque ces règles interagissent avec 25 personnes, 224 postes, des congés, des qualifications et des attentes d’équité, la planification manuelle devient fragile.

Changer un seul poste peut casser trois autres règles.

Pourquoi l’équité était plus facile à défendre

L’équité était l’un des points les plus importants de ce cas.

Avant Shift Scheduler, les discussions sur l’équité ajoutaient beaucoup de travail. Une personne pouvait dire qu’elle avait trop de nuits, pas assez de journées, trop de week-ends ou un enchaînement moins favorable qu’une autre.

La cadre de santé devait alors vérifier le planning manuellement et expliquer sa décision.

Avec un système structuré, l’équité devient plus facile à mesurer.

Au lieu de se fonder uniquement sur des impressions, le système peut suivre le nombre de postes de jour, de nuits, de week-ends, d’heures totales et la répartition de la charge de travail.

Cela ne veut pas dire que chaque personne obtient toujours exactement ce qu’elle veut. Dans un service ouvert 24/7, ce n’est pas réaliste.

Mais cela veut dire que le planning final est plus facile à expliquer.

La discussion passe de :

"Je trouve ce planning injuste."

à :

"Voici le nombre de postes de jour, de nuits et d’heures totales. Et voici les contraintes qui ont conduit à ce résultat."

C’est important.

Un planning ne doit pas seulement fonctionner sur le plan opérationnel. Il doit aussi être crédible pour l’équipe.

Ce que la cadre de santé gardait sous son contrôle

L’IA n’a pas remplacé la cadre de santé.

Ce n’est pas la bonne façon de voir ce type d’automatisation.

La cadre de santé gardait les décisions importantes :

• quelles règles sont strictes,
• quelles règles sont des préférences,
• quelles demandes de congés peuvent être approuvées,
• quelles exceptions sont acceptables,
• quand le jugement humain doit primer sur le système,
• si le planning final est sûr sur le plan opérationnel.

Shift Scheduler prenait en charge la charge de calcul.

Le système vérifiait les combinaisons, appliquait les contraintes, respectait les congés, tenait compte des qualifications et aidait à répartir le travail plus équitablement.

La cadre de santé est passée d’une construction manuelle du planning depuis une feuille blanche à la revue et à l’ajustement d’une proposition structurée.

C’est une meilleure utilisation de son temps.

Le résultat

Pour ce service, Shift Scheduler a permis de gagner environ 3 jours de travail sur un planning mensuel.

La cadre de santé ne partait plus d’un tableur vide. Elle disposait d’un espace de travail structuré avec les membres de l’équipe, les qualifications, les congés, les préférences et les règles au même endroit.

Le système pouvait ensuite générer un planning qui respectait les contraintes principales et lui donnait un bien meilleur point de départ.

La décision finale restait entre les mains de la cadre de santé. Mais elle n’avait plus à passer des jours à collecter les demandes, vérifier les conflits et justifier chaque changement à la main.

Pourquoi c’est important

La planification des horaires dans la santé est souvent traitée comme une tâche administrative de second plan.

Ce n’en est pas une.

Un mauvais planning affecte la fatigue du personnel, l’équité, le moral, la couverture des qualifications et la stabilité du service.

Pour un service ouvert 24/7, le planning fait partie du fonctionnement même de l’unité.

Lorsque la planification se fait manuellement, trop de choses dépendent de la mémoire, de la patience et de la capacité d’une seule personne à garder des centaines de contraintes en tête en même temps.

La planification des horaires avec IA ne supprime pas le besoin de jugement humain. Elle donne un meilleur outil à la personne responsable du planning.

Dans ce cas, cela signifiait environ 3 jours récupérés chaque mois pour la cadre de santé.

Pas en prenant des raccourcis.

Mais en remplaçant un travail de planification fragmenté, manuel et répétitif par un processus structuré, transparent et vérifié par algorithme.