Blog Shift Scheduler

Plánovanie zmien v domove sociálnych služieb: aj zložité pravidlá majú riešenie

„Prepáčte, máme príliš veľa výnimiek a špeciálnych pravidiel.“ Pri spolupráci s jedným domovom sociálnych služieb sme podobné ospravedlnenie počuli opakovane. Vôbec však nebolo potrebné. Práve na plánovanie s takýmito požiadavkami slúži ShiftScheduler.ai.

Táto anonymizovaná prípadová štúdia vychádza zo zadania reálneho klienta. Ukazuje, ako sa dajú skombinovať rôzne pracovné režimy, požiadavky na obsadenie a individuálne výnimky v jednom rozpise.

Tím a požiadavky na obsadenie

V domove pracovali tri skupiny: denné sestry, zmenové sestry a opatrovateľky. Klient potreboval zohľadniť najmä tieto požiadavky:

  • Každý deň od 7:00 do 19:00 má byť k dispozícii denná alebo zmenová sestra. Ak na seba zmeny presne nenadväzujú, krátke medzery v pokrytí sú dovolené; konkrétne časové úseky určujú pravidlá nižšie.
  • Jedna z denných sestier má individuálny pracovný režim.
  • Počas celého dňa aj noci by mali byť k dispozícii aspoň dve osoby, aj keď pracujú na rôznych zmenách.
  • Jedna zo zmenových sestier je dlhodobo práceneschopná.

Cieľom bolo zjednodušiť pravidelné plánovanie a dosiahnuť férovejší rozpis.

Základné nastavenie zmien

Najprv sme nastavili šablóny zmien a voľné miesta na jednotlivé dni. Úvodné nastavenie ukazuje prvá snímka. Obsahuje aj alternatívne zmeny GO a GO2, z ktorých sa pri plánovaní vyberá jedna.

Šablóny zmien a neobsadené miesta v domove sociálnych služieb pred spustením AI plánovania

Východiskové nastavenie: denné, popoludňajšie a nočné zmeny vrátane alternatív GO a GO2.

Devätnásť pravidiel pre plánovanie

Označenia Sestra1 a Sestra2 v texte zodpovedajú menám Nurse1 a Nurse2 na snímkach. Kódy zmien ponechávame rovnaké ako na obrázkoch. Poznámky pri osobách rozlišujú dennú sestru („Denná s.“), zmenovú sestru („Zmenová s.“) a opatrovateľku.

  1. Osoby s poznámkou „Zmenová s.“ alebo „Opatrovateľka“ majú týždenný pracovný úväzok najviac 35 hodín.
  2. Osoby s poznámkou „Zmenová s.“ alebo „Opatrovateľka“ pracujú iba na zmenách C (7:00–19:00), N (19:00–7:00) a O (13:00–19:00).
  3. Osoby s poznámkou „Denná s.“ majú týždenný pracovný úväzok najviac 37,5 hodiny.
  4. Sestra1 môže pracovať iba na zmene D (06:30–14:30) a na zmene O (13:00–19:00).
  5. Každá osoba môže mať len jednu zmenu denne. Výnimkou je Sestra2.
  6. Sestra2 môže pracovať iba na zmenách S21, S22, S23, G24, S15, GO, GO2 a O (13:00–19:00).
  7. Sestra2 môže pracovať na popoludňajšej zmene O (13:00–19:00) iba v stredu a v piatok.
  8. Ak to nie je nevyhnutné, denné sestry nemajú pracovať na popoludňajšej zmene od 13:00 do 19:00.
  9. Po nočnej zmene by mal nasledovať deň voľna.
  10. Deň pred dovolenkou nesmie byť naplánovaná zmena N, teda nočná.
  11. Nikdy neplánovať dve alebo viac zmien C za sebou. Po jednej zmene C musí nasledovať deň voľna alebo iná zmena.
  12. Neplánovať zmenu C hneď na ďalší deň po zmene O.
  13. Každý deň musí byť od 7:00 do 12:00 k dispozícii zmenová alebo denná sestra.
  14. Každý deň musí byť od 13:00 do 14:30 k dispozícii zmenová alebo denná sestra.
  15. Každý deň musí byť od 15:00 do 19:00 k dispozícii zmenová alebo denná sestra.
  16. Ak to nie je nevyhnutné, neplánovať pre Sestru2 zmenu GO2.
  17. Deň pred zmenou ŠK (školenie) neplánovať zmenu N (nočnú).
  18. Nasledujúci deň po nočnej nesmie byť zmena O ani C.
  19. Ak je to možné, plánovať postupnosť C – N – aspoň jeden deň voľna.

Niektoré pravidlá určujú pevné hranice, iné vyjadrujú preferenciu: napríklad vyhnúť sa GO2, pokiaľ nie je potrebná, alebo uprednostniť postupnosť C – N – voľno. Tento rozdiel je pri plánovaní dôležitý.

Prečo AI vo štvrtok vybrala GO2

AI agenta sme požiadali, aby vyplnil všetky neobsadené zmeny. Zaujímavé bolo rozhodovanie pri Sestre2 v utorky a štvrtky: algoritmus vyberal medzi zmenou GO (15:00–17:00) a GO2 (15:00–19:00). Druhá alternatíva zostala zámerne neobsadená.

Na snímke výsledku si všimnite štvrtok 15. Ak by Sestra2 dostala GO, skončila by o 17:00. Od 17:00 do 19:00 by tak chýbala zdravotná sestra, hoci na pracovisku boli opatrovateľky. Výber GO2 zabezpečil prítomnosť sestry až do 19:00 podľa požiadavky klienta.

Práve preto je pravidlo „ak to nie je nevyhnutné, neplánovať GO2“ preferenciou. V tento deň bola dlhšia zmena potrebná na pokrytie požadovaného času. Neobsadená GO tu neznamená zabudnutú službu, ale nevyužitú alternatívu.

Výsledný rozpis s pridelenými sestrami a opatrovateľkami, so zmenou GO2 pre Sestru2 vo štvrtok 15.

Vo štvrtok 15. pracuje Sestra2 na GO2 do 19:00. Kratšia alternatíva GO zostáva neobsadená.

Ďalšie články