Wie wir einer Stationsleitung 3 Tage bei der monatlichen Pflege-Dienstplanung gespart haben

Pflege-Dienstplanung bedeutet nicht, einfach Namen in einen Kalender einzutragen.

Auf einer Station mit 24/7-Betrieb muss jeder Dienstplan Besetzungsbedarf, Qualifikationen, Urlaubswünsche, persönliche Präferenzen, Fairness, Ruhezeiten und kurzfristige Änderungen zusammenbringen.

In dieser anonymisierten Fallstudie zeigen wir, wie Shift Scheduler einer Stationsleitung geholfen hat, einen Monatsdienstplan für 25 Pflegekräfte zu erstellen und dabei ungefähr 3 Arbeitstage zu sparen.

Die Station lief rund um die Uhr, mit Tag- und Nachtdiensten. Im Plan gab es 8 Dienstplätze pro Tag über einen Planungszeitraum von 28 Tagen. Einige Dienste verlangten außerdem eine bestimmte Qualifikationsmischung. Im slowakischen Workspace war das als ARIP/VŠEO markiert. Im britischen Kontext lässt sich das grob als Kombination aus Kompetenz in Intensiv- oder Critical-Care-Pflege und Abdeckung durch Registered Adult Nurse beziehungsweise Registered Nurse verstehen.

Wo die 3 Tage tatsächlich verloren gingen

Das größte Problem war nicht der Kalender selbst.

Das Problem war alles, was passieren musste, bevor die Stationsleitung überhaupt mit dem Dienstplan anfangen konnte.

Urlaubswünsche und persönliche Präferenzen kamen über verschiedene Kanäle herein. Einige Pflegekräfte schickten E-Mails. Andere sagten ihre Wünsche mündlich. Wieder andere gaben Zettel ab.

Dadurch entstanden mehrere Probleme.

Zuerst mussten alle Informationen manuell eingesammelt werden. Dann mussten sie an einer Stelle zusammengeführt werden. Danach musste geprüft werden, ob zwei Personen denselben freien Tag beantragt hatten. Wenn ja, musste geklärt werden, wer zuerst angefragt hatte.

Allein das kostete bereits viel Zeit.

Es ging nicht nur darum, wer welchen Tag frei haben wollte. Es ging auch um Priorität. Wenn mehrere Personen dieselben Termine wollten, brauchte die Stationsleitung eine faire Grundlage, um zu entscheiden, welcher Wunsch zuerst kam.

Erst danach konnte der eigentliche Dienstplan gebaut werden.

Und sobald der erste Entwurf fertig war, begann die zweite Arbeitswelle: Rückfragen, Fairness-Prüfungen und Korrekturen.

Pflegekräfte fragten regelmäßig nach, ob der Dienstplan fair sei. Zum Beispiel:

• Warum habe ich mehr Nachtdienste als andere?
• Warum habe ich weniger Tagdienste?
• Warum arbeite ich schon wieder am Wochenende?
• Warum wurde mein Urlaubswunsch nicht berücksichtigt?
• Warum bin ich nach einer belastenden Dienstfolge eingeplant?
• Warum hat jemand anderes ein besseres Muster?

Jede Rückfrage bedeutete, den Dienstplan erneut zu prüfen, Entscheidungen zu erklären, Dienste zu ändern und sicherzustellen, dass eine Korrektur nicht an anderer Stelle einen neuen Konflikt erzeugt.

Dorthin verschwanden die 3 Tage.

Nicht in eine einzelne Aufgabe, sondern in eine Kette manueller Arbeit: Wünsche sammeln, Prioritäten vergleichen, den Dienstplan entwerfen, Fairness prüfen, Änderungen kommunizieren und den Plan erneut überarbeiten.

Die Größenordnung des Problems

In diesem Fall musste die Stationsleitung berücksichtigen:

• 25 Pflegekräfte
• 28 Tage
• 8 Dienstplätze pro Tag
• Tag- und Nachtdienste
• Urlaubswünsche
• individuelle Präferenzen
• Qualifikationsanforderungen
• Ruhezeitregeln
• Fairness-Erwartungen

Das bedeutete:

• 8 Dienstplätze × 28 Tage = 224 Diensteinteilungen

Wenn man das Problem stark vereinfacht und annimmt, dass jeder Dienstplatz theoretisch von jeder der 25 Pflegekräfte übernommen werden könnte, liegt die Zahl möglicher Kombinationen bereits in den Millionen.

Der wichtige Punkt ist: Eine menschliche Planerin wählt nicht zwischen 10 oder 20 Optionen. Sie bewegt sich durch eine enorme Zahl möglicher Kombinationen und versucht gleichzeitig, Regeln einzuhalten, die sich gegenseitig beeinflussen.

Darum ist Dienstplanung keine reine Verwaltungsarbeit. Sie ist ein Optimierungsproblem mit Nebenbedingungen.

Wie Shift Scheduler den Prozess verändert hat

Die größte Verbesserung war nicht nur die automatische Erstellung eines Dienstplanvorschlags.

Der eigentliche Fortschritt war, dass der gesamte Planungsprozess Struktur bekam.

Statt Urlaubswünsche aus E-Mails, Papiernotizen und Gesprächen zusammenzusuchen, konnte jede Pflegekraft Urlaub oder Verfügbarkeit über ein eigenes Konto eintragen, am Telefon oder am Computer.

Die Stationsleitung hatte danach alle Anfragen an einer Stelle.

Sie konnte sehen:

• wer Urlaub beantragt hatte,
• welche Daten betroffen waren,
• wann die Anfrage eingereicht wurde,
• welche Anfragen zuerst kamen,
• welche Anfragen noch offen waren,
• welche bereits genehmigt oder abgelehnt wurden.

Damit fiel die erste große manuelle Aufgabe weg: das Zusammenführen der Wünsche.

Gleichzeitig verschwand eine häufige Streitquelle. Wenn Priorität zählt, kann das System zeigen, in welcher Reihenfolge Anfragen eingegangen sind. Die Stationsleitung muss nicht mehr in E-Mails, Papiernotizen oder im Gedächtnis suchen.

Die Regeln, die wir modelliert haben

Die zweite große Verbesserung war, dass die Planungsregeln der Station direkt im System hinterlegt wurden.

Einige Regeln waren harte Einschränkungen, die nicht verletzt werden sollten. Andere waren Präferenzen, die das System nach Möglichkeit berücksichtigen sollte.

Unten steht eine anonymisierte Version der Regeln aus dem Workspace. Echte Namen wurden durch Pflegekraft 1, Pflegekraft 2, Pflegekraft 3 und so weiter ersetzt.

Allgemeine Regeln

• Jede Person darf höchstens einen Dienst pro Tag haben.
• Niemand sollte mehr als zwei Tagdienste hintereinander arbeiten.
• Nach einem Nachtdienst müssen zwei freie Tage folgen.
• Ausgewählte Dienste mit ARIP/VŠEO-Anforderung dürfen nur Pflegekräften mit dem passenden Qualifikations-Tag zugewiesen werden.
• Im britischen Kontext ist das vergleichbar mit der Anforderung, die richtige Mischung aus Registered Nurse beziehungsweise Registered Adult Nurse und Intensiv- oder Critical-Care-Kompetenz sicherzustellen.

Individuelle Regeln für Pflegekräfte

• Pflegekraft 1 kann in ungeraden Wochen nur Nachtdienste und in geraden Wochen nur Tagdienste arbeiten.
• Pflegekraft 2 kann montags und freitags nicht arbeiten und kann donnerstags oder sonntags keine Nachtdienste übernehmen.
• Pflegekraft 3 kann Nachtdienste jederzeit arbeiten, Tagdienste am Wochenende, in ungeraden Wochen Tagdienste nur montags und mittwochs und in geraden Wochen Tagdienste nur dienstags und donnerstags.
• Pflegekraft 4 kann montags und donnerstags keine Tagdienste arbeiten.
• Pflegekraft 5 kann montags keine Nachtdienste arbeiten und dienstags weder Tag- noch Nachtdienste übernehmen.
• Wenn möglich, ist dieses Muster bevorzugt: Tagdienst, danach Nachtdienst, danach mindestens zwei Tage ohne Dienst.
• Eine Vollzeitstelle entspricht 38,75 Stunden pro Woche. Bei Teilzeitkräften wird die geplante Arbeitslast anteilig reduziert.
• Pflegekraft 6, Pflegekraft 7, Pflegekraft 8 und Pflegekraft 9 sollten nicht zusammen arbeiten.

So sah der Workspace aus, nachdem alle Präferenzen und Urlaubswünsche des Teams gesammelt waren, noch bevor der Dienstplan generiert wurde.

Genau diese Art von Regelwerk wird in einer Tabelle schnell mühsam.

Eine Regel ist beherrschbar. Zwölf Regeln sind ebenfalls beherrschbar, wenn sie unabhängig voneinander sind. Wenn diese Regeln aber mit 25 Personen, 224 Dienstplätzen, Urlauben, Qualifikationen und Fairness-Erwartungen zusammenwirken, wird manuelle Planung fragil.

Eine einzige Änderung kann drei andere Regeln verletzen.

Warum Fairness leichter zu erklären war

Fairness war einer der wichtigsten Punkte in diesem Fall.

Vor Shift Scheduler erzeugten Fairness-Diskussionen viel zusätzliche Arbeit. Eine Pflegekraft konnte sagen, sie habe zu viele Nachtdienste, zu wenige Tagdienste, zu viele Wochenenden oder ein schlechteres Muster als jemand anderes.

Die Stationsleitung musste den Dienstplan dann manuell prüfen und die Entscheidung erklären.

Mit einem strukturierten System lässt sich Fairness besser messen.

Statt sich nur auf Eindrücke zu verlassen, kann das System Tagdienste, Nachtdienste, Wochenenden, Gesamtstunden und die Verteilung der Arbeitslast zählen.

Das bedeutet nicht, dass jede Pflegekraft immer genau bekommt, was sie möchte. In einem 24/7-Betrieb ist das nicht realistisch.

Aber es bedeutet, dass der fertige Dienstplan leichter erklärbar ist.

Die Diskussion verändert sich von:

"Ich finde diesen Dienstplan unfair."

zu:

"Hier sind die Tagdienste, Nachtdienste und Gesamtstunden. Und hier sind die Einschränkungen, die zu diesem Ergebnis geführt haben."

Das ist wichtig.

Ein Dienstplan muss nicht nur betrieblich funktionieren. Er muss für das Team auch nachvollziehbar sein.

Was die Stationsleitung weiterhin entschieden hat

KI hat die Stationsleitung nicht ersetzt.

So sollte man diese Art von Automatisierung nicht verstehen.

Die wichtigen Entscheidungen blieben bei der Stationsleitung:

• welche Regeln strikt sind,
• welche Regeln Präferenzen sind,
• welche Urlaubswünsche genehmigt werden können,
• welche Ausnahmen akzeptabel sind,
• wann menschliches Urteil das System überstimmen sollte,
• ob der finale Dienstplan betrieblich sicher ist.

Shift Scheduler übernahm die rechnerische Last.

Das System prüfte Kombinationen, wandte Einschränkungen an, respektierte Urlaub, berücksichtigte Qualifikationen und half, Arbeit fairer zu verteilen.

Die Stationsleitung wechselte vom manuellen Aufbau eines Dienstplans bei null hin zur Prüfung und Anpassung eines strukturierten Vorschlags.

Das ist eine bessere Nutzung ihrer Zeit.

Das Ergebnis

Für diese Station half Shift Scheduler, bei einem Monatsdienstplan ungefähr 3 Arbeitstage zu sparen.

Die Stationsleitung musste nicht mehr mit einer leeren Tabelle starten. Sie hatte einen strukturierten Workspace mit Pflegekräften, Qualifikationen, Urlaubswünschen, Präferenzen und Regeln an einer Stelle.

Das System konnte daraus einen Dienstplan erzeugen, der die wichtigsten Einschränkungen respektierte und einen deutlich besseren Ausgangspunkt lieferte.

Die letzte Entscheidung blieb weiterhin bei der Stationsleitung. Sie musste aber nicht mehr Tage damit verbringen, Wünsche einzusammeln, Konflikte zu prüfen und jede Änderung manuell zu begründen.

Warum das wichtig ist

Dienstplanung im Gesundheitswesen wird oft als Backoffice-Arbeit behandelt.

Das ist sie nicht.

Schlechte Dienstplanung beeinflusst Ermüdung, Fairness, Motivation, Qualifikationsabdeckung und betriebliche Stabilität.

Für eine Station mit 24/7-Betrieb ist der Dienstplan Teil des Betriebssystems der Abteilung.

Wenn manuell geplant wird, hängt zu viel vom Gedächtnis, der Geduld und der Fähigkeit einer einzelnen Person ab, Hunderte Einschränkungen gleichzeitig im Kopf zu behalten.

KI-Schichtplanung ersetzt menschliches Urteil nicht. Sie gibt der Person, die für den Dienstplan verantwortlich ist, ein besseres Werkzeug.

In diesem Fall bedeutete das: Die Stationsleitung bekam ungefähr 3 Tage pro Monat zurück.

Nicht, indem an Qualität oder Sicherheit gespart wurde.

Sondern indem fragmentierte, manuelle und wiederholte Planungsarbeit durch einen strukturierten, transparenten und algorithmisch geprüften Ablauf ersetzt wurde.