Beste Schichtplanungssoftware 2026: der komplette Vergleich

Schichtplanung hat sich stark verändert.

Was früher eine Aufgabe für Tabellen war, ist heute ein Optimierungsproblem mit Regeln, Verfügbarkeiten, Qualifikationen, Prognosen und gesetzlichen Vorgaben.

In diesem Vergleich schauen wir uns die relevantesten Schichtplanungstools für 2026 an:

• ShiftScheduler.ai
• Deputy
• Connecteam
• Timefold
• Shiftboard
• Homebase
• Microsoft Teams (Shifts)
• Plantime

Hier ist der Überblick.

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Kurzvergleich

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1️⃣ ShiftScheduler.ai

ShiftScheduler.ai kombiniert zwei Ebenen, die in der Praxis besonders wichtig sind.

KI-Regelerfassung in natürlicher Sprache

Planungsverantwortliche beschreiben Regeln so, wie sie sie im Alltag formulieren würden:

• "Nachtschichten benötigen eine erfahrene Fachkraft."
• "Niemand sollte mehr als 5 Tage am Stück arbeiten."
• "Anna bevorzugt Frühschichten."

Das System wandelt solche Aussagen automatisch in strukturierte Planungsregeln um.

Optimierung mit CP-SAT

Im Hintergrund nutzt ShiftScheduler.ai den CP-SAT-Solver von Google OR-Tools.

Das ermöglicht:

• harte und weiche Regeln
• Einhaltung gesetzlicher Ruhezeiten, wenn sie definiert sind
• faire Verteilung von Schichten
• Erkennung von Konflikten
• mathematische Prüfung des Dienstplans

Aktuell ist ShiftScheduler.ai während der Beta-Phase für alle vollständig kostenlos.

Am besten geeignet für: Unternehmen, die echte Optimierung wollen und nicht nur einen digitalen Drag-and-drop-Kalender.

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2️⃣ Deputy

Deputy ist eine etablierte Workforce-Management-Plattform, die besonders häufig in Gastronomie, Handel und ähnlichen Betrieben eingesetzt wird.

Wichtige Funktionen

• KI-gestützte automatische Planung
• Bedarfsprognosen
• Unterstützung bei arbeitsrechtlicher Compliance
• Überstundenmanagement
• Zeiterfassung und Payroll-Integrationen
• mobile Schichttausche

Preise

• Lite: 5 USD/Nutzer/Monat
• Core: 6,50 USD/Nutzer/Monat
• Pro: 9 USD/Nutzer/Monat

Am besten geeignet für: Mittelgroße Betriebe, die Prognosen, Compliance und Personalplanung in einem Tool brauchen.

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3️⃣ Connecteam

Connecteam ist mehr als ein Dienstplan-Tool. Es ist eine breitere Plattform für operative Teams.

Wichtige Funktionen

• Drag-and-drop-Planung
• Vorlagen und offene Schichten
• Konfliktwarnungen
• Team-Chat
• GPS-Zeiterfassung
• digitale Formulare und Checklisten

Preise

• Kostenlos für bis zu 10 Nutzer
• Basic: 29 USD/Monat
• Advanced: 49 USD/Monat
• Expert: 99 USD/Monat

Am besten geeignet für: Außendienst, Logistik und Teams mit vielen operativen Abläufen.

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4️⃣ Timefold

Timefold ist keine fertige Schichtplanungs-App, sondern eine Open-Source-Engine für Optimierung.

Unter der Apache-2.0-Lizenz können Entwickler damit sehr individuelle Planungssysteme bauen.

Unterstützt unter anderem:

• Verfügbarkeitsregeln
• Arbeitszeitgrenzen
• faire Verteilungsregeln
• fixierte Schichten
• Routenoptimierung

Am besten geeignet für: Unternehmen oder Entwicklerteams, die ein eigenes Workforce-System bauen.

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5️⃣ Shiftboard

Shiftboard ist auf komplexe Schichtplanung im Enterprise-Umfeld ausgerichtet.

Stärken

• Abbildung von Tarif- und Gewerkschaftsregeln
• Schichtbewerbungen
• freiwillige Überstunden
• Bereitschaftsplanung
• Audit-Logs für Compliance
• umfangreiches Reporting mit mehr als 40 Berichten

Die Preise werden individuell angeboten.

Am besten geeignet für: Große Organisationen mit strengen Compliance-Anforderungen und komplexen Personalregeln.

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6️⃣ Homebase

Homebase ist besonders bei Restaurants und kleinen Einzelhändlern beliebt.

Wichtige Funktionen

• Veröffentlichung von Dienstplänen per SMS oder E-Mail
• KI-Planung auf Basis von Umsatzprognosen
• Abwesenheitsmanagement
• Echtzeitübersicht über Personalkosten
• Payroll- und HR-Erweiterungen

Preise

• Kostenlos für 1 Standort
• Essentials: 30 USD/Standort
• Plus: 70 USD/Standort
• All-in-One: 120 USD/Standort

Am besten geeignet für: Kleine Dienstleistungsbetriebe, Restaurants und lokale Händler.

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7️⃣ Microsoft Teams (Shifts)

Microsoft Teams enthält mit Shifts ein einfaches Modul für die Schichtplanung.

Funktionen

• Dienstplanvorlagen
• Excel-Import
• Verwaltung von Verfügbarkeiten
• Schichttausch
• mobile Zeiterfassung
• GPS-Tracking

Shifts ist in Microsoft-365-Plänen enthalten.

Am besten geeignet für: Unternehmen, die ohnehin stark im Microsoft-Ökosystem arbeiten.

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8️⃣ Plantime

Plantime setzt auf eine moderne Oberfläche und KI-gestützten Ausgleich der Arbeitslast.

Wichtige Funktionen

• KI-basierte Schichtzuweisung
• Abgleich von Qualifikationen
• Kostenoptimierung
• Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung
• mehrere Planungsansichten

Preise

• kostenloser Plan inklusive KI
• Pro: 3 EUR pro Vertrag/Monat

Am besten geeignet für: Kleine bis mittlere Teams, die ein übersichtliches Tool mit KI-Unterstützung suchen.

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KI-Planung vs. manuelle Planung

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Fazit

Das richtige Tool hängt vor allem ab von:

• Teamgröße
• Komplexität der Planung
• Compliance-Anforderungen
• benötigten Integrationen
• Budget

Kurze Empfehlung

• Echte mathematische Optimierung gewünscht → ShiftScheduler.ai
• Prognosen und Compliance wichtig → Deputy
• Operative Teams im Feld → Connecteam
• Enterprise-Komplexität → Shiftboard
• Bereits vollständig auf Microsoft → Teams Shifts
• Kleines Restaurant oder Einzelhandel → Homebase
• Eigenes System entwickeln → Timefold
• Schlanke Oberfläche mit KI-Ausgleich → Plantime

2026 geht es bei Schichtplanung nicht mehr nur darum, freie Felder zu füllen.

Es geht darum, Abläufe besser zu optimieren.

Und KI wird dabei schnell zum Standard.