Dienstplanung für Ärzte: feste Wochenmuster und fair verteilte Freitage

Diese anonymisierte Fallstudie stammt aus der Zusammenarbeit mit einem Kunden, der sehr konkrete Anforderungen an seine Dienstplanung hatte. Sie soll Ihnen Anregungen geben, wie Sie die Regeln für Ihren eigenen Workspace sinnvoll aufbauen können.

Die Anforderungen waren:

• Zum Team gehören insgesamt 6 Ärzte.
• Es gibt 2 Dienste: M — Vormittagsdienst (8–16 Uhr) und A — Nachmittagsdienst (11–19 Uhr).
• Für jede Person gilt von Montag bis Donnerstag ein wiederkehrendes Wochenmuster:

• Freitage werden gesondert geplant: 2 Ärzte übernehmen den Nachmittagsdienst. Diese Dienste sollen über die Zeit fair verteilt werden. Die übrigen verfügbaren Ärzte arbeiten am Freitag im Vormittagsdienst.
• Wer am Freitagnachmittag arbeitet, soll in der Regel dafür einen Nachmittagsdienst von Montag bis Donnerstag gegen einen Vormittagsdienst tauschen. So bleibt das Verhältnis von Vormittags- und Nachmittagsdiensten möglichst ausgeglichen. Ärztin 1 ist die Ausnahme: Ihr festes Muster von Montag bis Donnerstag bleibt unverändert, auch wenn sie ebenfalls Freitagnachmittage übernimmt.
• Für eine sichere Versorgung müssen an jedem Arbeitstag mindestens 2 Ärzte im Vormittagsdienst und 2 im Nachmittagsdienst eingesetzt sein.
• Normalerweise arbeiten alle an jedem Wochentag von Montag bis Freitag. Freitagnachmittags möchte natürlich niemand arbeiten :)

Das Ziel: Ein stabiler, wiederkehrender Grundplan soll erhalten bleiben. Freitage, Abwesenheiten und Ausnahmen sollen mit möglichst wenigen Änderungen automatisch eingeplant werden. Bei Urlaub oder anderen Abwesenheiten muss die Besetzung angepasst werden, ohne die gewohnten Wochenmuster der anderen Ärzte unnötig durcheinanderzubringen.

Für die KI-Dienstplanung brauchte es dafür eine gezielte Zusammenstellung von Regeln und etwas algorithmisches Denken. Wenn Sie Unterstützung bei der Einrichtung brauchen, schreiben Sie uns einfach an adam@shiftscheduler.ai. Wir helfen Ihnen gerne weiter. In diesem Fall haben wir den Workspace so eingerichtet:

• Unter /locations haben wir für jeden Wochentag von Montag bis Freitag 2 offene Plätze für M-Vormittagsdienste und 2 offene Plätze für A-Nachmittagsdienste angelegt.

Regeln für die KI, mit der jeweiligen Priorität in Klammern:

• Jede Person darf höchstens einen Dienst pro Tag haben (Muss).
• Pro Freitag dürfen im gesamten Team höchstens 2 A-Dienste geplant werden (Muss).
• A-Dienste am Freitag sollen fair verteilt werden, sodass alle über die Zeit möglichst gleich viele Freitagnachmittage übernehmen (Hoch).
• Arzt 2, Arzt 3, Arzt 4, Arzt 5 und Arzt 6 sollen jeweils höchstens 2 A-Dienste pro Woche haben (Hoch).
• Ärztin 1 darf mittwochs und donnerstags keinen A-Dienst haben (Muss).
• Ärztin 1 darf montags und dienstags keinen M-Dienst haben (Muss).
• Arzt 2 soll montags und donnerstags keinen A-Dienst haben (Mittel).
• Arzt 2 soll dienstags und mittwochs keinen M-Dienst haben (Niedrig).
• Arzt 3 soll dienstags und donnerstags keinen A-Dienst haben (Mittel).
• Arzt 3 soll montags und mittwochs keinen M-Dienst haben (Niedrig).
• Arzt 4 soll dienstags und mittwochs keinen A-Dienst haben (Mittel).
• Arzt 4 soll montags und donnerstags keinen M-Dienst haben (Niedrig).
• Arzt 5 soll montags und dienstags keinen A-Dienst haben (Mittel).
• Arzt 5 soll mittwochs und donnerstags keinen M-Dienst haben (Mittel).
• Arzt 6 soll montags und mittwochs keinen A-Dienst haben (Mittel).
• Arzt 6 soll dienstags und donnerstags keinen M-Dienst haben (Niedrig).
• Niemand darf am Wochenende arbeiten (Muss).

Wie Sie sehen, geht es vor allem darum, Grenzen zu setzen. Statt nur festzulegen, wann jemand arbeiten soll, beschreiben wir, wann bestimmte Dienste vermieden werden sollen. Verletzt der Algorithmus eine Regel mit der Priorität Hoch, Mittel oder Niedrig, erhält die Lösung Strafpunkte. Muss-Regeln sind dagegen verbindliche Vorgaben, die nicht verletzt werden dürfen.

Die wöchentliche Obergrenze für Nachmittagsdienste begünstigt den Ausgleich für Freitagnachmittage. Gleichzeitig sorgen die Wochentagspräferenzen dafür, dass der Plan möglichst nah am Grundmuster bleibt. Dieses sieht von Montag bis Donnerstag täglich 3 Ärzte im Vormittagsdienst und 3 im Nachmittagsdienst vor. Wird an einem Tag ein Nachmittagsdienst in einen Vormittagsdienst umgewandelt, bleiben noch die benötigten 2 Ärzte am Nachmittag. Brauchen beide Ärzte mit Freitagnachmittagsdienst einen solchen Ausgleich, sollten die Änderungen an unterschiedlichen Tagen stattfinden, damit die Besetzung gesichert bleibt. Innerhalb eines einzelnen Monats lassen sich Freitagnachmittage nicht immer exakt gleich verteilen. Entscheidend ist deshalb der Ausgleich über die Zeit.

Wir haben den KI-Assistenten gebeten, die automatische Dienstplanung auszuführen. Bei der Rückfrage war wichtig, anzugeben, wie viele Stunden jede Person im Monat arbeiten soll. So besetzt die Planung nicht nur die offenen Plätze, sondern legt zusätzliche Dienste an, damit alle von Montag bis Freitag arbeiten — abgesehen von Abwesenheiten und Feiertagen. Bei diesen 8-Stunden-Diensten sind das 8 Stunden pro Arbeitstag; die Stundenziele werden um Abwesenheiten und gegebenenfalls unbezahlte Pausen angepasst.

Die Screenshots unten zeigen das Ergebnis. In einem Monat ohne Urlaub oder Sonderwünsche können alle dem gewohnten Muster folgen, mit den nötigen Anpassungen unter der Woche als Ausgleich für die fair verteilten Freitagnachmittage. Der zweite Screenshot zeigt einen Plan mit Urlaub und individuellen Wünschen. Das System berücksichtigt diese Wünsche und sucht automatisch eine faire Verteilung. So lässt sich der Plan jeden Monat mit einem Klick erstellen. Sind wegen Abwesenheiten zu wenige Ärzte verfügbar, um die benötigte Besetzung zu erreichen, bleiben offene Plätze unbesetzt und der Plan muss überprüft werden.