Dienstplanung im Pflegeheim: So greifen komplexe Regeln ineinander

„Entschuldigung, bei uns gibt es so viele Ausnahmen und Sonderregeln.“ Diesen Satz hörten wir bei der Zusammenarbeit mit einer Pflegeeinrichtung immer wieder. Dabei gab es keinen Grund, sich zu entschuldigen. Genau für solche Planungsaufgaben ist ShiftScheduler.ai da.

Diese anonymisierte Fallstudie beruht auf einem echten Kundenprojekt. Sie zeigt, wie sich unterschiedliche Arbeitszeitmodelle, Besetzungsanforderungen und persönliche Ausnahmen in einem Dienstplan zusammenbringen lassen.

Das Team und die Anforderungen

Zum Team gehörten Pflegefachkräfte im Tagdienst, Pflegefachkräfte im Wechselschichtdienst und Betreuungskräfte. Für die Planung waren vor allem vier Punkte wichtig:

• Jeden Tag soll von 7:00 bis 19:00 eine Pflegefachkraft aus dem Tag- oder Wechselschichtdienst verfügbar sein. Kurze Lücken zwischen den Diensten sind erlaubt; die Regeln weiter unten legen die verbindlich abzudeckenden Zeiträume fest.
• Eine Pflegefachkraft im Tagdienst arbeitet nach einem individuellen Zeitmodell.
• Tagsüber und nachts sollten durchgehend mindestens zwei Personen im Dienst sein, auch wenn ihre Schichten unterschiedlich liegen.
• Eine Pflegefachkraft aus dem Wechselschichtdienst ist längerfristig krankgeschrieben.

Das Ziel: die regelmäßige Dienstplanung vereinfachen und die Dienste fairer verteilen.

Die Schichten vorbereiten

Zunächst richteten wir die Schichtvorlagen und offenen Plätze für die einzelnen Tage ein. Der erste Screenshot zeigt diese Ausgangslage. GO und GO2 sind dabei Alternativen, von denen jeweils eine ausgewählt wird.

Die Ausgangsplanung mit Tag-, Nachmittags- und Nachtdiensten sowie den Alternativen GO und GO2.

Die 19 Planungsregeln

Pflegefachkraft 1 und Pflegefachkraft 2 heißen in den Screenshots Nurse1 und Nurse2. Die Schichtkürzel bleiben unverändert. Eine Notiz im jeweiligen Personenprofil kennzeichnet die Gruppe: Tagdienst, Wechselschichtdienst oder Betreuung.

1. Pflegefachkräfte im Wechselschichtdienst und Betreuungskräfte dürfen höchstens 35 Stunden pro Woche arbeiten.
2. Diese beiden Gruppen dürfen nur die Schichten C (7:00–19:00), N (19:00–7:00) und O (13:00–19:00) übernehmen.
3. Pflegefachkräfte im Tagdienst dürfen höchstens 37,5 Stunden pro Woche arbeiten.
4. Pflegefachkraft 1 darf nur D (06:30–14:30) und O (13:00–19:00) übernehmen.
5. Jede Person darf nur eine Schicht pro Tag haben. Ausgenommen ist Pflegefachkraft 2.
6. Pflegefachkraft 2 darf nur S21, S22, S23, G24, S15, GO, GO2 und O (13:00–19:00) übernehmen.
7. Pflegefachkraft 2 darf den Nachmittagsdienst O (13:00–19:00) nur mittwochs und freitags übernehmen.
8. Pflegefachkräfte im Tagdienst sollen nur dann von 13:00 bis 19:00 eingesetzt werden, wenn es notwendig ist.
9. Auf einen Nachtdienst sollte ein freier Tag folgen.
10. Am Tag vor einem Urlaub darf kein Nachtdienst N eingeplant werden.
11. Niemals zwei oder mehr C-Schichten an aufeinanderfolgenden Tagen planen. Nach einer C-Schicht muss ein freier Tag oder eine andere Schicht folgen.
12. Am Tag direkt nach einer O-Schicht darf keine C-Schicht liegen.
13. Jeden Tag muss von 7:00 bis 12:00 eine Pflegefachkraft aus dem Tag- oder Wechselschichtdienst verfügbar sein.
14. Jeden Tag muss von 13:00 bis 14:30 eine Pflegefachkraft aus dem Tag- oder Wechselschichtdienst verfügbar sein.
15. Jeden Tag muss von 15:00 bis 19:00 eine Pflegefachkraft aus dem Tag- oder Wechselschichtdienst verfügbar sein.
16. Pflegefachkraft 2 soll GO2 nur übernehmen, wenn es notwendig ist.
17. Am Tag vor ŠK (Schulung) darf kein Nachtdienst N eingeplant werden.
18. Am Tag nach einem Nachtdienst sind weder O noch C zulässig.
19. Wenn möglich, die Folge C – N – mindestens ein freier Tag einplanen.

Einige Regeln setzen feste Grenzen, andere formulieren Wünsche. Dazu zählen etwa das Vermeiden von GO2, solange die Schicht nicht benötigt wird, und die bevorzugte Folge C – N – frei. Diese Unterscheidung ist für die Planung entscheidend.

Warum die KI am Donnerstag GO2 wählte

Wir baten den KI-Agenten, die offenen Schichten zu besetzen. Besonders interessant war die Entscheidung für Pflegefachkraft 2 an Dienstagen und Donnerstagen: Der Algorithmus musste zwischen GO (15:00–17:00) und GO2 (15:00–19:00) wählen. Die jeweils andere Variante blieb bewusst unbesetzt.

Ein Beispiel ist Donnerstag, der 15., im zweiten Screenshot. Mit GO hätte Pflegefachkraft 2 um 17:00 Feierabend gehabt. Von 17:00 bis 19:00 wären zwar Betreuungskräfte vor Ort gewesen, aber keine Pflegefachkraft. Mit GO2 blieb die benötigte Fachkraft bis 19:00 im Dienst.

Deshalb ist „GO2 nur wenn nötig“ als Präferenz formuliert. An diesem Tag wurde die längere Schicht gebraucht, um den geforderten Zeitraum abzudecken. Der offene GO-Platz steht hier für eine nicht gewählte Alternative, nicht für einen vergessenen Dienst.

Am Donnerstag, dem 15., arbeitet Pflegefachkraft 2 mit GO2 bis 19:00. Die kürzere Alternative GO bleibt unbesetzt.