Überstunden verwalten: Anfangssaldo, Wochenarbeitszeit und Auszahlungen

Im Reiter Überstunden von Shift Scheduler verwalten Sie den Anfangssaldo, die vertragliche Wochenarbeitszeit und ausgezahlte Überstunden einer Person. Aus Sollstunden und anrechenbaren Stunden ergibt sich die monatliche Abweichung. Nach Abzug der Auszahlungen wird der Saldo in den Folgemonat übertragen.

Öffnen Sie unter Personen die Bearbeitung einer Person und wechseln Sie zu Überstunden. Eine neu angelegte Person müssen Sie zuerst speichern und anschließend erneut öffnen.

Den Anfangssaldo hinterlegen

Der Anfangssaldo übernimmt das Zeitguthaben oder die Minusstunden aus Ihrer bisherigen Erfassung. Tragen Sie für zehn Plusstunden 10, für fünf Minusstunden -5 und bei einem Neustart 0 ein.

1. Klicken Sie unter Vertragliche Wochenarbeitszeit auf Sollstunden festlegen. Geben Sie das erste Gültigkeitsdatum und die Stunden pro Woche an und speichern Sie den Eintrag.
2. Klicken Sie neben dem Anfangssaldo auf Bearbeiten oder öffnen Sie unten Einrichtung.
3. Tragen Sie den Anfangssaldo ein und klicken Sie auf die Hauptschaltfläche Speichern im Personendialog.

Der Saldo gilt ab dem Gültigkeitsdatum des ersten Eintrags zur Wochenarbeitszeit. Ein separates Startdatum ist nicht erforderlich. Wählen Sie einen Tag, ab dem vollständige Dienstplandaten vorliegen. Beginnt die Erfassung mitten im Monat, fließen nur die Stunden ab diesem Tag in den laufenden Saldo ein. Frühere Stunden können trotzdem in den Tagesspalten des Exports stehen.

Den Anfangssaldo geben Sie beim Start der Erfassung ein. Der monatliche Übertrag entsteht automatisch. Eine spätere Korrektur des Anfangssaldos verändert auch die nachfolgenden Salden.

Wie die Wochenarbeitszeit die KI-Dienstplanung unterstützt

Hinterlegen Sie die vereinbarte Arbeitszeit, etwa 37,5 Stunden pro Woche, über Sollstunden festlegen. Die Felder heißen Neue Arbeitszeit ab und Stunden pro Woche. Bei einer Vertragsänderung legen Sie einen neuen Eintrag mit dem passenden Datum an. Der bisherige Wert bleibt für historische Berichte erhalten und gilt bis zum Vortag. Mit dem Stift korrigieren Sie einen vorhandenen Eintrag.

Die Sollstunden berechnen sich als Wochenarbeitszeit ÷ 5 für jeden Montag bis Freitag, an dem dieser Wert gilt. Aus 37,5 Wochenstunden werden 7,5 Stunden pro Wochentag: Ein Monat mit 22 solchen Tagen hat 165 Sollstunden. Feiertage werden dabei nicht automatisch abgezogen. Dienste am Wochenende zählen weiterhin zu den anrechenbaren Stunden.

Bei der ausgewogenen KI-Planung sind die hinterlegten Sollstunden weiche Arbeitszeitziele. Sie helfen, unterschiedliche Verträge und deren Gültigkeitszeiträume zu berücksichtigen. Eine Person mit 20 Wochenstunden hat damit eine andere Ausgangsbasis als eine Person mit 37,5 Stunden. Die notwendige Besetzung und verbindliche Regeln haben Vorrang. Der Wert ist deshalb weder eine feste Wochenobergrenze noch eine Garantie für ein exaktes Ergebnis.

Verbindliche Grenzen legen Sie über Planungsregeln fest. Für eine bestimmte Monatssumme nutzen Sie die Zielstunden-Einstellungen. Anfangssaldo und Auszahlungen dienen der Stundenabrechnung; die KI plant nicht automatisch weniger Dienste, um ein eingetragenes Guthaben abzubauen.

Überstundenauszahlungen erfassen

Wählen Sie unter Überstundenauszahlungen die Aktion Auszahlung erfassen. Geben Sie Auszahlungsdatum, eine positive Zahl bei Ausgezahlte Stunden und bei Bedarf eine Notiz wie „Novemberabrechnung“ ein. Prüfen Sie den voraussichtlichen Saldo zum Monatsende und klicken Sie auf Auszahlung speichern.

Eine Auszahlung von zehn Stunden verringert den Saldo im Auszahlungsmonat um zehn Stunden. Dienste und anrechenbare Stunden bleiben bestehen. Erfasst werden abgegoltene Stunden; Geldbetrag, Stundensatz und Überweisung werden außerhalb dieses Reiters bearbeitet.

Arbeitszeit-Einträge und Auszahlungen haben eigene Speicherschaltflächen. Speichern oder verwerfen Sie einen offenen Eintrag, bevor Sie die Person speichern. Gespeicherte Auszahlungen lassen sich bearbeiten oder löschen; die betroffenen Salden werden neu berechnet. Ein zukünftiges Auszahlungsdatum erscheint als Geplant und wirkt sich auf den betreffenden Monat aus, nicht auf frühere Salden.

Den monatlichen Stundennachweis lesen

Wählen Sie Export → Stundennachweis exportieren, den gewünschten Monat und laden Sie die Excel-Datei herunter. Dieser Bericht enthält die Überstundenabrechnung. Personal- und Standortplanexporte zeigen dagegen die Dienste.

Die Zeile jeder Person enthält Wochensoll (Std.), Übertrag Eingang, Tagesstunden, Anrechenbare Stunden gesamt, Abweichung vom Soll, Ausgezahlte Überstunden (h) und Übertrag in den Folgemonat.

Anrechenbare Stunden = geplante Dienststunden nach Abzug der Pausen + Stunden genehmigter Abwesenheiten. Offene und abgelehnte Abwesenheitsanträge zählen im Bericht nicht mit. Die KI berücksichtigt bei der Planung auch noch offene Anträge als Zeitgutschrift und reserviert diese Termine. Bis zur Genehmigung können Planungs- und Berichtssummen deshalb abweichen.

Für einen vollständigen Monat nach Beginn der Erfassung gilt:

Übertrag in den Folgemonat = eingehender Saldo + anrechenbare Stunden − Sollstunden − ausgezahlte Stunden.

Drei Monate als Beispiel: Oktober bis Dezember 2026

Anna beginnt am 1. Oktober 2026 mit +10 Stunden und einer 37,5-Stunden-Woche. Oktober, November und Dezember enthalten 22, 21 und 23 Tage von Montag bis Freitag. Das ergibt 165, 157,5 und 172,5 Sollstunden. Nehmen wir die folgenden Summen aus Diensten und genehmigten Abwesenheiten an sowie eine Auszahlung von zehn Stunden am 20. November. Alle Tabellenwerte sind Stunden.

Oktober endet mit 10 + 180 − 165 = +25. Im November ergibt sich 25 + 150 − 157,5 − 10 = +7,5. Trotz negativer Monatsabweichung und Auszahlung bleibt also ein Guthaben. Im Dezember kommen weitere 7,5 Stunden hinzu.

Was sehen Sie drei Monate später? Im Januar 2027 zeigt der Reiter +15 Stunden zum 31. Dezember 2026. Der ursprüngliche Anfangssaldo bleibt bei +10 Stunden. Der Januarbericht beginnt mit einem Übertrag von +15 Stunden. Die Novemberauszahlung bleibt in der Historie und im Novemberbericht sichtbar; im Dezember und Januar wird sie nicht erneut abgezogen.

Das Beispiel ist keine Prognose. Maßgeblich sind die gespeicherten Dienste, genehmigten Abwesenheiten und Auszahlungen. Ein erneuter Export eines früheren Monats verwendet die aktuellen Daten. Rückwirkende Korrekturen können deshalb auch spätere Überträge verändern. Bereits heruntergeladene Dateien bleiben unverändert.

Häufige Fragen

Warum zeigt die Übersicht den Stand zum Ende des Vormonats?

Die Übersicht zeigt normalerweise den Saldo am letzten Tag des Vormonats. Beginnt die erste hinterlegte Wochenarbeitszeit erst im aktuellen oder in einem zukünftigen Monat, erscheint stattdessen der Anfangssaldo zum Startdatum. Die Auszahlungsvorschau berechnet den Stand zum Ende des Auszahlungsmonats.

Warum sehe ich einen Strich statt eines Saldos?

Für den betreffenden Zeitraum muss eine Wochenarbeitszeit hinterlegt sein, die spätestens in diesem Zeitraum gilt. Der erste Eintrag legt den Beginn der Erfassung fest. Ohne ihn fehlen die Sollstunden für die Berechnung.

Was passiert bei einer Vertragsänderung mitten im Monat?

Legen Sie einen neuen Eintrag mit dem Gültigkeitsdatum an. Jeder Tag von Montag bis Freitag wird mit dem jeweils gültigen Wert berechnet. Im Wochensoll-Feld des Exports erscheinen die einzelnen Monatsabschnitte.

Wird das Geld durch die Erfassung einer Auszahlung überwiesen?

Nein. Sie dokumentieren ausgezahlte Stunden und ziehen sie vom Übertrag ab. Betrag und Zahlung werden außerhalb dieses Reiters abgewickelt.

Muss ich den Saldo zum Jahreswechsel zurücksetzen?

Nein. Der Übertrag läuft über den Jahreswechsel weiter. Die +15 Stunden aus Dezember werden im Beispiel automatisch zum Januarübertrag.