So planen Sie exakte Monatsstunden in Shift Scheduler

Viele Teams brauchen nicht nur „genug Personal" im Dienstplan. Sie brauchen, dass jede Person am Ende des Monats auf eine bestimmte Stundenzahl kommt.

Ein häufiges Beispiel: ein Teilzeitvertrag mit 7,5 Stunden pro Arbeitstag. Bei 22 Arbeitstagen im Monat sind das rund 165 Stunden. Besetzung allein garantiert diese Zahl nicht. Ein Dienstplan kann jede offene Schicht füllen und trotzdem eine Person bei 130 Stunden und eine andere bei 190 Stunden lassen.

Shift Scheduler kann diese Lücke jetzt direkt schließen. Sie nennen dem KI-Assistenten das Ziel, und der Planer fügt zusätzliche Schichten über Ihre Mindestbesetzung hinaus ein, um es zu erreichen, ohne Ihre Regeln zu brechen.

Offene Slots sind ein Minimum, kein Ziel

Offene Slots sind die Mindestbesetzung, die Ihre Wochenvorlage und Tagesausnahmen verlangen: wie viele Personen, mit welcher Schicht, an welchem Tag. Sie beantworten nur eine Frage: Ist diese Schicht besetzt?

Sie beantworten eine andere Frage nicht: Kommt diese eine Person am Ende des Monats auf die richtige Stundenzahl?

Ein Dienstplan kann jeden offenen Slot erfüllen und trotzdem unausgeglichen sein. Vollzeitkräfte landen dann eventuell über dem Ziel. Teilzeit- oder flexible Kräfte landen oft deutlich darunter, besonders wenn sie nur für die Mindestschichten eingeplant werden.

Besetzung ist nicht dasselbe wie Stunden

Schon vor dieser Funktion hat Shift Scheduler versucht, die Gesamtstunden fair zu halten. Wenn zwei Personen für dieselbe Arbeit verfügbar waren, hat der Planer tendenziell versucht, ihnen einen ähnlichen Anteil davon zu geben.

Das ist Fairness, kein Ziel. Fairness gleicht Personen gegeneinander aus. Sie weiß nicht, dass ein bestimmter Vertrag 7,5 Stunden pro Arbeitstag vorsieht, oder dass eine bestimmte Person diesen Monat 100 Stunden erreichen soll, während eine Vollzeitkollegin auf 165 kommt.

Wenn Sie eine exakte Zahl statt eines relativen Ausgleichs brauchten, gab es bisher keinen direkten Weg, das anzufordern. Genau diese Lücke schließt die neue Funktion.

Neu: Zielstunden und Zusatzschichten

Wenn Sie den KI-Assistenten bitten, einen Dienstplan zu erstellen oder anzupassen, können Sie jetzt eine ideale Stundenzahl für diesen Lauf angeben.

Sie können eine einzelne Zahl angeben, die für alle geplanten Personen gilt:

Planen Sie den August so, dass alle 7,5 Stunden pro Arbeitstag arbeiten.

Oder Sie geben eine Standardzahl mit konkreten Ausnahmen an:

Alle sollen diesen Monat 165 Stunden erreichen, außer Maria, sie soll auf 100 Stunden kommen.

Der Assistent gibt dieses Ziel für diesen Lauf an den Planer weiter. Es ist keine gespeicherte Planungsregel in Ihrer Regelliste. Es ist eher eine Anweisung, die Sie jedes Mal geben, wenn Sie einen Dienstplan erstellen oder anpassen, so wie Sie einer Kollegin sagen würden, worauf sie beim Bau des Dienstplans achten soll.

Der Planer schaut sich dann an, was jede Person bereits hat: bereits geplante Schichten, genehmigte bezahlte Abwesenheit und die Schichten, die Ihre offenen Slots für diesen Zeitraum verlangen. Liegt diese Summe schon unter dem Ziel, versucht der Planer, die Lücke mit Zusatzschichten zu schließen.

Wie der Solver entscheidet, welche Zusatzschichten er hinzufügt

Zusatzschichten werden nicht aus dem Nichts erfunden. Der Planer nutzt nur Schichtvorlagen, die an diesem Tag und Standort bereits als Besetzung vorkommen. Wenn die Mindestbesetzung am Dienstag eine Vorlage von 08:00-16:00 Uhr nutzt, greift eine Zusatzschicht am Dienstag auf genau diese Vorlage zurück. Nichts wird gedehnt oder gekürzt, um exakt zu passen.

Der Pool möglicher Zusatzschichten ist begrenzt. Der Planer schätzt grob, wie viele zusätzliche Stunden nötig sind, um die angegebenen Ziele zu erreichen, und baut einen Pool in dieser Größenordnung, keine unbegrenzte Zahl an „vielleicht"-Schichten. Das hält die Planerstellung schnell und sorgt dafür, dass Zusatzschichten wirklich mit dem Ziel zusammenhängen, statt grundlos verteilt zu werden.

Sobald das Ziel einer Person erreicht ist, werden für sie keine weiteren Zusatzschichten mehr hinzugefügt. Vorlieben und „Likes" können keine unnötige Zusatzarbeit mehr erzeugen, wenn das Ziel bereits erfüllt ist.

Regeln haben weiterhin Vorrang

Zielstunden hebeln Ihre Planungseinstellungen nicht aus. Die Rangfolge ist:

1. Erforderliche Mindestbesetzung und Must-Regeln. Diese werden nie gebrochen, um ein Ziel zu erreichen.
2. Zielstunden. Der Planer versucht mit Nachdruck, jede Person auf ihre angegebene Zahl zu bringen.
3. Normale (weiche) Planungsregeln und Vorlieben, etwa „morgens bevorzugen" oder eine weiche Ruhezeitregel.

Weil die Zielerreichung vor den normalen Regeln geprüft wird, akzeptiert der Planer den Bruch einer weichen Vorliebe, wenn das nötig ist, um die Zielstunden einer Person zu erreichen. Eine Must-Regel bricht er dafür nie. Ruhezeitanforderungen, Verfügbarkeit, gesperrte Schichten und andere harte Einschränkungen gelten für Zusatzschichten genauso wie für Pflichtschichten. Wenn eine Must-Ruhezeitregel bedeutet, dass eine Zusatzschicht nicht rechtmäßig auf eine vorherige folgen darf, wird diese Zusatzschicht nicht eingeplant, auch wenn das Ziel dadurch nicht vollständig erreicht wird.

Das bedeutet: Zusatzschichten unterliegen demselben Maßstab wie Ihr normaler Dienstplan. Ein Ziel ist ein starkes Anliegen, aber kein Weg, Ihre Einstellungen zu umgehen.

Was auf das Ziel angerechnet wird

Bevor der Planer auch nur eine Zusatzschicht hinzufügt, rechnet er an, was eine Person für den Zeitraum bereits hat:

• Bereits im Dienstplan stehende Schichten, auch solche, die außerhalb dieses Laufs erstellt wurden
• Genehmigte bezahlte Abwesenheit
• Die Schichten, die die Mindestbesetzung für sie in diesem Zeitraum verlangt

Nur die verbleibende Lücke, falls es eine gibt, versucht der Planer mit Zusatzschichten zu schließen. Wer durch bestehende Schichten und genehmigte Abwesenheit bereits nah am Ziel ist, bekommt wenige oder keine Zusatzschichten. Wer weit unter dem Ziel liegt, bekommt mehr, soweit es die Regeln und die verfügbaren Schichtvorlagen zulassen.

Wenn das Ziel nicht vollständig erreichbar ist

Manchmal ist eine exakte Zahl nicht erreichbar. Eine Must-Regel kann die letzte Schicht blockieren, die die Lücke geschlossen hätte. Die verfügbaren Schichtvorlagen an einem Tag lassen sich vielleicht nicht glatt auf die verbleibenden Stunden aufteilen. Oder der begrenzte Pool an Zusatzschichten reicht nicht aus, bevor jedes Ziel erreicht ist.

In solchen Fällen erzwingt Shift Scheduler keine unsichere oder regelwidrige Zuweisung. Stattdessen meldet der Planer die Unter- oder Überdeckung für jede Person, damit Sie genau sehen, wer wie weit unter oder über dem Ziel liegt, und bei Bedarf Regeln, Verfügbarkeit oder Personalstärke anpassen können. Ein Dienstplan, der das bestmögliche Ergebnis in der verfügbaren Zeit erreicht, ist ein echtes Ergebnis, kein Fehlschlag, auch wenn nicht jedes Ziel exakt getroffen wird.

Ein Rechenbeispiel

Ein Einzelhandelsstandort hat 6 Teilzeitkräfte, jede mit einem Vertrag über 7,5 Stunden pro Arbeitstag. Der August hat 22 Werktage, das Monatsziel jeder Person liegt also bei rund 165 Stunden.

Die Mindestbesetzung des Standorts für August summiert sich pro Person nur auf rund 120 Stunden, sie wurde so festgelegt, dass der Laden besetzt ist, nicht, um die volle Vertragsstundenzahl von irgendjemandem zu garantieren.

Ohne Ziel würde der Dienstplan jeden offenen Slot füllen und dort aufhören, jede Person läge dann rund 45 Stunden zu niedrig. Mit der Anweisung Planen Sie den August so, dass alle 165 Stunden erreichen an den Assistenten füllt der Planer zuerst die erforderlichen offenen Slots, fügt dann Zusatzschichten hinzu, mit denselben Schichtvorlagen, die schon für die Besetzung genutzt werden, über den Monat verteilt, unter Einhaltung von Ruhezeitregeln und Verfügbarkeit, bis jede Person an oder so nah wie möglich an 165 Stunden liegt.

So nutzen Sie die Funktion

1. Öffnen Sie ein Gespräch mit dem KI-Assistenten.
2. Bitten Sie ihn, den Dienstplan für den gewünschten Zeitraum zu erstellen oder anzupassen.
3. Nennen Sie Ihr Ziel in einfacher Sprache: eine einzelne Zahl für alle, oder eine Standardzahl mit benannten Ausnahmen.
4. Prüfen Sie die Zusammenfassung. Shift Scheduler meldet, wie viele Schichten Pflicht- und wie viele Zusatzschichten waren, die angerechnete Stundenspanne der Gruppe sowie etwaige Unter- oder Überdeckungen pro Person.

Sie müssen vorab nichts berechnen. Wenn Sie die Tagesstunden und die Zahl der Arbeitstage kennen, nennen Sie einfach beides und lassen Sie den Assistenten rechnen, oder nennen Sie direkt die Monatszahl, wenn Sie sie schon kennen.

FAQ

Kann ich für jede Person eine exakte Stundenzahl pro Monat festlegen?

Ja. Nennen Sie das Ziel, wenn Sie den KI-Assistenten bitten, den Dienstplan zu erstellen oder anzupassen, entweder als eine Zahl für alle oder als Standardzahl mit benannten Ausnahmen. Der Planer fügt Zusatzschichten über Ihre Mindestbesetzung hinaus ein, um es zu erreichen, immer im Rahmen Ihrer Regeln.

Unterscheidet sich das vom automatischen Stundenausgleich, den Shift Scheduler schon macht?

Ja. Der automatische Ausgleich ist relativ: Er hält die Stunden von Personen ähnlich, wenn sie für dieselbe Arbeit verfügbar sind, anhand eines vom Planer selbst berechneten fairen Anteils. Ein Ziel ist exakt: Sie geben die Zahl an, die eine Person erreichen soll, und der Planer optimiert auf genau diese Zahl statt auf einen berechneten fairen Anteil.

Woher kommen die Zusatzstunden?

Zusatzschichten nutzen eine echte Schichtvorlage, die an diesem Tag und Standort bereits als Mindestbesetzung vorkommt. Der Planer erfindet keine neuen Schichtformen und dehnt oder kürzt keine Schichtlängen, um exakt zu passen.

Hebelt das meine Planungsregeln oder Must-Regeln aus?

Nein. Erforderliche Mindestbesetzung und Must-Regeln werden nie gebrochen, um ein Ziel zu erreichen. Die Zielerreichung wird nach der Besetzung, aber vor normalen, weichen Planungsregeln und Vorlieben optimiert.

Was passiert, wenn das Ziel nicht vollständig erreichbar ist?

Shift Scheduler meldet die Unter- oder Überdeckung für jede Person, statt eine unsichere oder regelwidrige Zuweisung zu erzwingen. Ein bestmögliches Ergebnis in der verfügbaren Zeit ist ein echtes Ergebnis, kein Fehlschlag.

Zählt genehmigte Abwesenheit zum Ziel?

Ja. Genehmigte bezahlte Abwesenheit wird auf das Ziel einer Person angerechnet, bevor der Planer entscheidet, wie viele Zusatzschichten, falls überhaupt, nötig sind.

Können verschiedene Personen unterschiedliche Ziele haben?

Ja. Geben Sie eine Standardzahl für alle an und benennen Sie dann konkrete Ausnahmen für Personen, die eine andere Zahl erreichen sollen.

Fazit

Mindestbesetzung beantwortet: „Ist diese Schicht besetzt?" Ein Zielstunden-Ziel beantwortet eine andere Frage: „Hat diese Person diesen Monat die Stunden gearbeitet, die sie arbeiten sollte?"

Shift Scheduler beantwortet jetzt beides, im selben Lauf, ohne dass Sie Schichten von Hand ergänzen oder Stunden selbst nachrechnen müssen. Nennen Sie Ihr Ziel einmal, in einfacher Sprache, und lassen Sie den Planer die Rechnerei, die Regeln und die Zusatzschichten übernehmen.

Falls Sie es noch nicht gelesen haben: Wie Planungsregeln funktionieren ist ein guter nächster Schritt, ebenso wie kontinuierliche Schichtplanung, die Ruhezeitregeln und Fairness über Monatsgrenzen hinweg konsistent hält.