Zielstunden pro Mitarbeiter: offene Schichten, Stundenrahmen oder exakte Monatsstunden

Wenn Sie den KI-Assistenten von Shift Scheduler heute um einen Dienstplan bitten, stellt er zuerst eine Frage, bevor er irgendetwas tut: Auf wie viele Stunden soll jede Person kommen? Sie antworten mit einem von vier Modi — nur die offenen Schichten besetzen und sonst nichts, alle in einem Stundenrahmen halten, exakte Monatsstunden treffen oder das Ziel in eigenen Worten beschreiben.

Was Sie wählen, wird zu dem, worauf der Solver optimiert. Und solange Sie nicht geantwortet haben, wird nichts in Ihren Kalender geschrieben.

Der Assistent fragt, bevor er plant

Die Frage nach den Zielstunden ist keine Einstellung, die Sie aktivieren. Jede Anfrage, einen Dienstplan zu erstellen oder zu ändern, beginnt damit.

Die Karte erscheint in der Sprache, in der Sie gerade schreiben, mit einer Zusammenfassung des angefragten Zeitraums, vier Optionen und einer Schaltfläche Weiter. Bis Sie darauf klicken, liest der Assistent nur: Er aktualisiert keine Regeln, führt keine Kalenderaktionen aus, löscht keine Schichten und startet den Planer nicht.

Sie erscheint auch dann, wenn Ihre ursprüngliche Nachricht bereits eine Zahl genannt hat. Schreiben Sie „plane den August, alle auf 165 Stunden", bekommen Sie die Karte trotzdem — eine nebenbei erwähnte Zahl ist eben nicht dasselbe wie eine bestätigte Zahl. Nichts ist vorausgewählt und kein Feld ist vorausgefüllt.

Eine Anfrage umfasst höchstens 31 Tage, ein Monatsplan ist also eine Karte und eine Antwort.

Die vier Modi im Überblick

Woher die vorgeschlagene Zahl stammt

Über den Optionen steht eine Zeile wie Der angefragte Zeitraum hat 21 Arbeitstage. Vielleicht möchten Sie 157,5 Stunden anpeilen.

Diese Zahl stammt aus Ihrem eigenen Arbeitsbereich, nicht aus einem Standardwert. Sie zählt die Montage bis Freitage im angefragten Zeitraum, beide Randtage eingeschlossen, und multipliziert sie mit der Länge der Schichtvorlage, die Ihre Wochenbesetzung am häufigsten verwendet. Einundzwanzig Arbeitstage à 7,5 Stunden ergeben 157,5.

Zwei Dinge sollten Sie dazu wissen:

• Feiertage werden nicht abgezogen, genehmigte Abwesenheiten ebenso wenig. Der Vorschlag beschreibt einen Monat ohne Unterbrechungen und ist damit bewusst optimistisch.
• Er bleibt immer nur ein Hinweis. Er erscheint als Platzhaltertext im Feld für die exakten Stunden, wird nie für Sie eingetragen, und keine Option ist vorausgewählt.

Wenn es in Ihrem Arbeitsbereich noch keine verwendbaren Schichtvorlagen gibt, nennt die Zeile nur die Zahl der Arbeitstage und macht keinen Vorschlag.

Modus 1: nur alle offenen Schichten besetzen

Das ist das bisherige Verhalten und die richtige Wahl für besetzungsgetriebene Betriebe — ein Laden, in dem während der Öffnungszeiten zwei Personen auf der Fläche stehen müssen, oder eine Station mit fester Personalstärke pro Schicht.

Der Planer maximiert zuerst die Zahl der besetzten offenen Slots und minimiert dann, bei festgehaltener Besetzung, die Gesamtstrafe aus Ihren weichen Regeln und Präferenzen. Es wird kein Stundenziel angewendet und es werden keine Zusatzschichten erzeugt. Die Fairness hält die Gesamtstunden weiterhin einigermaßen ausgeglichen zwischen Personen, die für dieselbe Arbeit verfügbar sind.

Modus 2: ein Stundenrahmen

Tragen Sie ein Minimum, ein Maximum oder nur eines von beiden ein.

Minimum 80 und Maximum 120 heißt: Alles dazwischen gilt als Ziel erreicht. Wer bei 95 Stunden landet, trägt zur Abweichung, die der Solver beseitigen will, überhaupt nichts bei. Ein Minimum allein ist eine Untergrenze ohne Deckel. Ein Maximum allein ist ein Deckel ohne Untergrenze.

Ein Rahmen ist die ehrliche Antwort, wann immer ein Vertrag Spielraum enthält. „Mindestens 80, nie mehr als 120" lässt sich leichter erfüllen als eine einzelne Zahl, und der Planer behält die Freiheit, innerhalb des Bandes Ihre Präferenzen zu berücksichtigen, statt Schichten auf eine exakte Zahl zu zwingen.

Ein Rahmen gilt für alle Personen des Laufs. Wenn Ihr Team Voll- und Teilzeit mischt, planen Sie die Gruppen getrennt oder nutzen Sie das exakte Ziel mit Ausnahmen pro Person.

Modus 3: ein exaktes Ziel

Tragen Sie eine Zahl ein, und jede Person im Lauf wird darauf ausgerichtet. Ausnahmen nennen Sie einfach im Gespräch: Alle sollen diesen Monat 165 Stunden erreichen, außer Maria, die soll auf 100 kommen. Der Assistent ordnet die Namen den Personen zu und gibt die Ausnahmen weiter.

Intern ist ein exaktes Ziel ein Rahmen, dessen Minimum und Maximum dieselbe Zahl sind — fünf Stunden darüber wiegen deshalb genauso viel wie fünf Stunden darunter.

Modus 4: etwas anderes

Wählen Sie das und schreiben Sie das Ziel in eigenen Worten: „niemand über das vertragliche Maximum, aber Peter so viele Stunden wie möglich" oder „so viel wie im letzten Monat".

Der Assistent liest den Satz und übersetzt ihn in einen der drei Modi oben, denn nur die versteht der Planer selbst. Ist Ihr Satz wirklich mehrdeutig, fragt er nach, statt zu raten.

Was auf die Stunden angerechnet wird

Bevor der Planer entscheidet, ob jemand mehr Arbeit braucht, rechnet er an, was für den Zeitraum bereits vorhanden ist:

• Schichten, die schon im Kalender stehen, auch solche außerhalb dieses Laufs erstellt
• Genehmigte bezahlte Abwesenheit
• Die Schichten, die dieser Lauf zuweist

Beantragte, aber noch nicht genehmigte Abwesenheit verhält sich anders: Sie verhindert die Verplanung und fließt in die Fairness ein, bringt aber keine Stundengutschrift. Nach der Genehmigung zählt sie.

Eine Konsequenz gehört klar gesagt. Bestehende Schichten werden nie gelöscht, um jemanden wieder unter ein Maximum zu bringen. Steht eine Person durch Kalendereinträge bereits bei 130 Stunden und Sie setzen ein Maximum von 120, bleibt sie in diesem Lauf bei 130. Stundengrenzen bestimmen, was hinzukommt, nicht was wegfällt.

Woher die Zusatzschichten kommen

Wenn Sie ein Minimum oder ein exaktes Ziel setzen, muss der Planer oft Arbeit erzeugen, die Ihre Besetzung gar nicht verlangt. Diese Zusatzschichten baut er aus den regulären Schichtvorlagen Ihres Arbeitsbereichs, und er darf sie auf jedes Datum und an jeden Standort innerhalb des Laufs legen — auch auf Wochenenden und auch auf Tage, an denen Ihre wiederkehrende Besetzung überhaupt keinen offenen Slot hat.

Das ist weiter gefasst als früher. Ältere Versionen konnten nur eine Vorlage wiederverwenden, die an genau diesem Datum und Standort schon als Besetzung vorkam; ein Ziel war damit unerreichbar, sobald der Kalender dünn war. Der Planer arbeitet jetzt mit dem gesamten Vorlagenkatalog. Schichtlängen werden nach wie vor nie gedehnt oder gekürzt, damit eine Zahl glatt aufgeht.

Der Vorrat möglicher Zusatzschichten ist begrenzt und wird aus einer Schätzung abgeleitet, wie viele zusätzliche Stunden das Ziel braucht — damit die Planung nicht mit Schichten aufgehalten wird, die niemand will. Fehlen nach dem ersten Durchlauf immer noch Stunden, wird der Vorrat auf volle Kapazität neu aufgebaut und die Aufgabe ein zweites Mal gelöst, und zwar bevor irgendetwas geschrieben wird. Ein anspruchsvolles Ziel kann deshalb spürbar länger dauern als reine Besetzung.

Was der Planer zuerst optimiert

Mit einem Stundenziel arbeitet der Solver diese Reihenfolge ab. Jede Stufe wird abgeschlossen, bevor die nächste betrachtet wird.

1. Must-Regeln, Verfügbarkeit, blockierte Schichten sowie Ihre Tages- und Wochenobergrenzen. Diese sind hart: Kein Stundenziel bricht sie.
2. Der Gesamtabstand zwischen den angerechneten Stunden aller Personen und den Stunden, die Sie verlangt haben.
3. Der größte Abstand einer einzelnen Person, damit niemand weit danebenliegt, während die Summe akzeptabel aussieht.
4. Die geforderte Besetzung der offenen Slots: so viele wie möglich füllen.
5. Die Zahl der erzeugten Zusatzschichten, so niedrig wie möglich.
6. Normale weiche Regeln, Präferenzen und Abneigungen.
7. Verteilung, Schichtmischung und abschließende Feinentscheidungen.

Lesen Sie diese Reihenfolge genau, denn sie hat sich geändert. Die Stundenabweichung steht jetzt vor der Besetzung offener Slots. Würde das Füllen eines geforderten Slots jemanden aus den verlangten Stunden herausdrücken, lässt der Planer den Slot lieber offen. Das ist der richtige Kompromiss, wenn die Stunden eine vertragliche Pflicht sind und die Besetzungszahl ein Ziel — und der falsche, wenn die Besetzung unantastbar ist. Muss eine Schicht auf jeden Fall besetzt sein, wählen Sie „Nein — nur alle offenen Schichten besetzen"; dort wird die Besetzung zuerst optimiert und die Stunden werden gar nicht eingeschränkt.

Must-Regeln geben in keine Richtung nach. Eine vorgeschriebene Ruhezeit, eine Nichtverfügbarkeit oder eine Wochenstundengrenze blockiert eine Zusatzschicht auch dann, wenn dadurch ein Ziel offenbleibt.

Wenn die Stunden nicht erreichbar sind

Stundengrenzen sind Ziele, keine harten Nebenbedingungen. Der Planer scheitert also nie allein daran, dass eine Zahl außer Reichweite liegt. Er liefert den nächstbesten Plan, den er bauen kann, und meldet die Lücke.

Die Zusammenfassung nennt pro Person die angerechnete Summe, die Unter- oder Überdeckung und ob die Person im Ziel gelandet ist. Sie unterscheidet außerdem zwei sehr verschiedene Ursachen: Dem Planer gingen die Schichten aus, die er hätte erzeugen können, oder Ihre Regeln haben genau die Schichten blockiert, die die Lücke geschlossen hätten. Das Erste löst man meist mit zusätzlichen Schichtvorlagen oder einem größeren Zeitraum, das Zweite mit einem Blick auf eine Regel, eine Verfügbarkeit oder die Teamgröße.

Ein zeitlich begrenztes Ergebnis ist der beste Plan, der im Budget des Solvers gefunden wurde, kein Beweis, dass es keinen besseren gibt. In einem großen oder stark eingeschränkten Monat kann ein erneuter Lauf ein etwas besseres Ergebnis liefern.

Ein Rechenbeispiel

Ein Einzelhandelsstandort hat 6 Teilzeitkräfte, jede mit einem Vertrag über 7,5 Stunden pro Arbeitstag. Der August hat 22 Arbeitstage, also peilt jede Person rund 165 Stunden an.

Die Besetzung der offenen Slots des Standorts summiert sich im August auf etwa 120 Stunden pro Person. Sie wurde eingerichtet, um den Laden besetzt zu halten, nicht um irgendjemandem die vollen Vertragsstunden zu garantieren.

Wählen Sie „Nein — nur alle offenen Schichten besetzen", füllt der Plan diese Besetzung und hört auf; allen fehlen dann rund 45 Stunden. Wählen Sie das exakte Ziel und tragen 165 ein, besetzt der Planer zuerst die offenen Slots und ergänzt dann über den Monat verteilt Zusatzschichten aus Ihren Vorlagen, unter Beachtung von Ruhezeiten und Verfügbarkeit, bis jede Person bei 165 Stunden liegt oder so nah daran, wie die Regeln es zulassen.

Nun ändern wir die Frage. Dasselbe Team hat flexible Verträge mit garantierten 80 Stunden und einer Lohnobergrenze von 120. Wählen Sie den Rahmen und tragen 80 und 120 ein, sieht das Ergebnis völlig anders aus: Niemand wird Richtung 165 gedrängt, alle landen irgendwo im Band, und der Planer steckt seine restliche Freiheit in Ihre weichen Präferenzen statt in die Jagd nach einer Zahl.

So nutzen Sie die Funktion

1. Öffnen Sie ein Gespräch mit dem KI-Assistenten.
2. Bitten Sie ihn, den Dienstplan für den gewünschten Zeitraum zu erstellen oder zu ändern, höchstens 31 Tage.
3. Warten Sie auf die Karte mit den Zielstunden und lesen Sie in ihrer Zusammenfassung die Zahl der Arbeitstage und den Vorschlag.
4. Wählen Sie einen Modus, füllen Sie die eingeblendeten Felder aus und klicken Sie auf Weiter.
5. Prüfen Sie am Ende die Zusammenfassung: wie viele Schichten Pflicht und wie viele zusätzlich waren, die angerechneten Stunden der Gruppe und jede Unter- oder Überdeckung pro Person.

Sie müssen vorher nichts ausrechnen. Wenn Sie die Tagesstunden und die Zahl der Arbeitstage kennen, nennen Sie beides und überlassen dem Assistenten die Rechnung — oder übernehmen Sie den Vorschlag, wenn er zu Ihren Verträgen passt.

Häufige Fragen

Kann ich pro Person eine exakte Stundenzahl im Monat festlegen?

Ja. Wählen Sie auf der Karte mit den Zielstunden die Option für ein exaktes Ziel und tragen Sie die Zahl ein. Sie gilt für alle Personen des Laufs, und Ausnahmen für Personen mit einer anderen Zahl nennen Sie direkt im Gespräch.

Welche vier Optionen für Zielstunden gibt es?

Alle offenen Schichten besetzen und sonst nichts; alle in einem Stundenrahmen halten; eine exakte Stundenzahl treffen; oder das Ziel in eigenen Worten beschreiben und den Assistenten in eine der anderen drei Optionen übersetzen lassen.

Kann ich die Frage überspringen und direkt planen?

Ganz überspringen nicht, aber die Antwort ist ein Klick. „Nein — nur alle offenen Schichten besetzen" entspricht der Planung ganz ohne Stundenziel, also genau dem Verhalten von Shift Scheduler, bevor es diesen Schritt gab.

Woher kommt die vorgeschlagene Stundenzahl?

Sie ist die Zahl der Montage bis Freitage im angefragten Zeitraum, multipliziert mit der Länge der Schichtvorlage, die Ihre Wochenbesetzung am häufigsten verwendet. Feiertage und genehmigte Abwesenheiten werden nicht abgezogen; sehen Sie die Zahl also eher als Ausgangspunkt denn als Antwort.

Kann ich nur ein Maximum ohne Minimum setzen?

Ja. Im Rahmenmodus können Sie jedes der beiden Felder einzeln ausfüllen. Ein Maximum allein ist ein Deckel ohne Untergrenze, ein Minimum allein eine Untergrenze ohne Deckel.

Können verschiedene Personen verschiedene Stundenziele haben?

Ja, im exakten Modus: Geben Sie eine Zahl für alle an und nennen Sie die Ausnahmen im Gespräch. Ein Rahmen gilt als ein einziges Band für alle Personen des Laufs, gemischte Verträge planen Sie deshalb besser in getrennten Gruppen.

Lässt der Planer offene Schichten unbesetzt, um ein Stundenziel zu erreichen?

Das kann passieren. Bei einem Rahmen oder einem exakten Ziel wird die Stundenabweichung vor der Besetzung offener Slots optimiert; ein geforderter Slot bleibt also eher offen, als dass jemand aus den verlangten Stunden gedrängt wird. Soll die Besetzung gewinnen, wählen Sie die Option mit den offenen Schichten.

Kann er Zusatzschichten am Wochenende oder an Tagen ohne offene Slots anlegen?

Ja. Wenn ein Minimum oder ein exaktes Ziel mehr Arbeit verlangt, darf der Planer Zusatzschichten auf jedes Datum und an jeden Standort des Laufs legen, auch auf Wochenenden und auf Tage, die Ihre wiederkehrende Besetzung nicht abdeckt. Er baut sie aus Ihren vorhandenen Schichtvorlagen und ändert deren Länge nie.

Zählt genehmigte Abwesenheit auf die Stunden?

Ja. Genehmigte bezahlte Abwesenheit wird angerechnet, bevor der Planer entscheidet, ob jemand Zusatzschichten braucht. Beantragte, aber noch nicht genehmigte Abwesenheit verhindert die Verplanung, bringt aber keine Stundengutschrift.

Löscht er bestehende Schichten, um jemanden unter ein Maximum zu bringen?

Nein. Stundengrenzen entscheiden darüber, was hinzukommt, nie darüber, was wegfällt. Wer wegen Schichten im Kalender schon über Ihrem Maximum liegt, bleibt in diesem Lauf darüber.

Was passiert, wenn die Stunden nicht erreichbar sind?

Sie erhalten den nächstbesten Plan, den die Regeln zulassen, dazu je Person die Unter- oder Überdeckung und die Angabe, ob die Person im Ziel gelandet ist. Die Zusammenfassung sagt außerdem, ob dem Planer die erzeugbaren Schichten ausgingen oder eine Regel sie blockiert hat.

Unterscheidet sich das vom automatischen Stundenausgleich, den Shift Scheduler schon macht?

Ja. Der automatische Ausgleich ist relativ: Er hält die Stunden von Personen ähnlich, wenn sie für dieselbe Arbeit verfügbar sind. Ein Rahmen oder ein exaktes Ziel ist absolut: Sie nennen die Zahl, und der Solver optimiert direkt darauf statt auf einen selbst berechneten fairen Anteil.

Fazit

Die Besetzung offener Slots beantwortet eine Frage: Ist diese Schicht besetzt? Ein Stundenziel beantwortet eine andere: Hat diese Person die Stunden gearbeitet, die sie arbeiten sollte? Die Karte mit den Zielstunden gibt es, damit Sie einmal, vor der Planung, sagen, welche der beiden Fragen Ihnen wichtiger ist — statt die Antwort erst hinterher zu entdecken.

Vier Optionen, ein Klick. Offene Schichten, wenn die Besetzung die Aufgabe ist. Ein Rahmen, wenn der Vertrag Spielraum hat. Eine exakte Zahl, wenn nicht. Und eigene Worte, wenn das Ziel komplizierter ist als eine Zahl.

Falls Sie es noch nicht gelesen haben, ist wie Planungsregeln funktionieren ein guter nächster Schritt, ebenso das Glossar der Schichtplanung und kontinuierliche Schichtplanung, die Ruhezeitregeln und Fairness über Monatsgrenzen hinweg konsistent hält.