Turnos en un centro residencial: cómo encajar reglas complejas

«Perdonad, tenemos demasiadas excepciones y reglas especiales». Durante nuestra colaboración con un centro residencial de atención social, escuchamos esta disculpa varias veces. Pero no había nada por lo que disculparse. ShiftScheduler.ai está pensado precisamente para planificar con este tipo de requisitos.

Este caso de estudio anonimizado parte de las necesidades de un cliente real. Muestra cómo combinar distintos horarios de trabajo, requisitos de cobertura y excepciones individuales en un mismo cuadrante.

El equipo y las necesidades de cobertura

El equipo estaba formado por enfermeras de jornada diurna, enfermeras en turnos rotatorios de día y noche, y cuidadoras. Había cuatro aspectos principales que tener en cuenta:

• Cada día, de 7:00 a 19:00, debe haber una enfermera de jornada diurna o de turnos rotatorios disponible. Se permiten pequeños intervalos sin cobertura cuando los turnos no enlazan exactamente; las reglas de abajo concretan las franjas de presencia obligatoria.
• Una de las enfermeras de jornada diurna tiene un horario particular.
• Debería haber al menos dos personas trabajando en todo momento, tanto de día como de noche, aunque tengan turnos diferentes.
• Una de las enfermeras de turnos rotatorios está de baja de larga duración.

El objetivo era simplificar la planificación habitual y conseguir un reparto más equitativo de los turnos.

La configuración inicial

Primero configuramos las plantillas de turnos y las plazas pendientes de asignar para cada día. La primera captura muestra ese punto de partida. Incluye los turnos GO y GO2 como alternativas: al planificar, se elige uno de los dos.

Configuración inicial de los turnos diurnos, de tarde y de noche, incluidas las alternativas GO y GO2.

Las 19 reglas de planificación

Enfermera 1 y Enfermera 2 corresponden a Nurse1 y Nurse2 en las capturas. Conservamos los códigos de los turnos. Las notas de cada persona indican su grupo: enfermera de jornada diurna, enfermera de turnos rotatorios o cuidadora.

1. Las enfermeras de turnos rotatorios y las cuidadoras pueden trabajar como máximo 35 horas a la semana.
2. Estos dos grupos solo pueden trabajar en los turnos C (7:00–19:00), N (19:00–7:00) y O (13:00–19:00).
3. Las enfermeras de jornada diurna pueden trabajar como máximo 37,5 horas a la semana.
4. La Enfermera 1 solo puede trabajar en D (06:30–14:30) y O (13:00–19:00).
5. Cada persona puede tener un solo turno al día, salvo la Enfermera 2.
6. La Enfermera 2 solo puede trabajar en S21, S22, S23, G24, S15, GO, GO2 y O (13:00–19:00).
7. La Enfermera 2 solo puede hacer el turno de tarde O (13:00–19:00) los miércoles y los viernes.
8. Evitar asignar a las enfermeras de jornada diurna el turno de 13:00 a 19:00, salvo que sea necesario.
9. Después de un turno de noche debería haber un día libre.
10. No asignar un turno de noche N el día anterior al inicio de las vacaciones.
11. Nunca programar dos o más turnos C en días consecutivos. Después de un C debe haber un día libre u otro tipo de turno.
12. No programar C el día inmediatamente posterior a un turno O.
13. Todos los días debe haber una enfermera de jornada diurna o de turnos rotatorios disponible de 7:00 a 12:00.
14. Todos los días debe haber una enfermera de jornada diurna o de turnos rotatorios disponible de 13:00 a 14:30.
15. Todos los días debe haber una enfermera de jornada diurna o de turnos rotatorios disponible de 15:00 a 19:00.
16. Evitar asignar GO2 a la Enfermera 2, salvo que sea necesario.
17. No programar una noche N el día anterior a ŠK (formación).
18. El día después de una noche no se puede asignar O ni C.
19. Siempre que sea posible, seguir la secuencia C – N – al menos un día libre.

Algunas reglas establecen límites obligatorios; otras expresan preferencias, como evitar GO2 si no hace falta o favorecer la secuencia C – N – descanso. Esa diferencia es importante al elaborar el cuadrante.

Por qué la IA eligió GO2 el jueves

Pedimos al agente de IA que cubriera los turnos sin asignar. Una decisión especialmente interesante afectaba a la Enfermera 2 los martes y los jueves: el algoritmo tenía que elegir entre GO (15:00–17:00) y GO2 (15:00–19:00). La otra alternativa quedaba sin asignar de forma deliberada.

Fíjate en el jueves 15 de la segunda captura. Con GO, la Enfermera 2 habría terminado a las 17:00. Seguiría habiendo cuidadoras, pero no habría ninguna enfermera entre las 17:00 y las 19:00. Al elegir GO2, se mantenía la cobertura de enfermería hasta las 19:00, tal como había pedido el cliente.

Por eso «evitar GO2 salvo que sea necesario» es una preferencia. Ese día hacía falta el turno más largo para cubrir toda la franja exigida. La plaza GO vacía representa una alternativa descartada, no un turno olvidado.

El jueves 15, la Enfermera 2 trabaja en GO2 hasta las 19:00. La alternativa más corta, GO, queda sin asignar.