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Catálogo de reglas para planificar turnos con IA: ejemplos y usos
¿Qué instrucciones conviene dar a la IA para organizar los turnos de tu equipo? Aquí encontrarás las reglas disponibles, con ejemplos y una explicación de cuándo resultan útiles. Adapta los nombres, turnos y ubicaciones a tu organización y elige las que resuelvan tus necesidades.
Disponibilidad y asignaciones permitidas
| Regla | Explicación |
|---|---|
| Limitar las ubicaciones de trabajo. => Ana solo puede trabajar en Cocina. | Útil para personas adscritas a un departamento, centro o zona. Puedes permitir determinadas ubicaciones o excluir otras. Con importancia «Obligatoria», la restricción es estricta; con una importancia menor, el sistema intenta respetarla, pero puede apartarse de ella. Tener permiso para trabajar en Cocina no garantiza que Ana reciba un turno. |
| Excluir o evitar un tipo de turno. => No asignar turnos de Noche a Roberto. | Para una restricción recurrente sobre un tipo concreto. «Obligatoria» impide la asignación; un nivel inferior la convierte en una preferencia. Si alguien prefiere las Mañanas, también puedes usar reglas flexibles para evitar los demás tipos de turno. |
| Reservar ciertos días de la semana. => Marta no puede trabajar de Noche los lunes. | Para clases, cuidados familiares u otros compromisos habituales. El tipo y el día se aplican conjuntamente: otros turnos del lunes siguen siendo posibles. Para bloquear el día entero, escribe «Marta no puede trabajar los lunes». Los días permitidos no se convierten en jornadas de trabajo obligatorias. |
| Distinguir semanas pares e impares. => Álex no puede trabajar de Día los lunes de las semanas impares. | Para compromisos ligados al número de semana. Puedes restringir un tipo de turno, días concretos o semanas enteras. Se usan las semanas del calendario ISO, no una alternancia que empiece con la solicitud. La semana 53 y la semana 1 siguiente son ambas impares. |
| Reservar un turno a personal cualificado. => Solo las personas cuya nota indique «Profesional de enfermería» pueden cubrir el turno de Triaje. | Cuando todas las personas asignadas necesitan esa cualificación. También puedes indicar sus nombres directamente. Mantén los datos al día y revisa la interpretación cuando cambie el equipo. Si basta con una persona cualificada entre varias, utiliza una regla de cobertura mínima en lugar de excluir a las demás. |
| Excluir a alguien de la planificación automática. => No programar turnos automáticamente para Ana. | Usa una regla obligatoria si gestionas sus turnos manualmente, pero debe seguir en el espacio de trabajo. El asistente puede expresarlo mediante un límite de cero horas. Los turnos existentes permanecen en el calendario. Que cuenten o no para la dotación requerida se decide con otra regla, descrita más adelante. |
Límites de carga de trabajo
| Regla | Explicación |
|---|---|
| Limitar las horas diarias o semanales. => Pedro no debe superar las 20 horas de trabajo por semana. | Para jornadas parciales o límites individuales de carga. También admite topes diarios, por ejemplo 12 horas. Cada persona puede tener un límite distinto. «Obligatoria» establece un tope estricto; una regla flexible señala un exceso que se debe intentar evitar. |
| Limitar los turnos por día. => Asignar como máximo un turno por persona y día. | Cuando dos servicios cortos no son convenientes aunque su suma de horas sea aceptable. Cuenta turnos, independientemente de su duración. Un tope de horas y otro de turnos cubren necesidades distintas y pueden combinarse. |
| Limitar ciertos tipos por semana o mes. => Marta no debería tener más de dos turnos de Triaje o de Noche en total por semana. | Para limitar tareas exigentes o mantener una mezcla de funciones adecuada. Los tipos indicados comparten un único tope. La semana va de lunes a domingo y el mes es natural. Cuentan los turnos regulares correspondientes ya asignados en cualquier ubicación, incluso fuera de una solicitud más corta si pertenecen a la misma semana o mes. Las ausencias y los turnos personalizados no cuentan para este límite basado en plantillas. |
Descansos y secuencias de trabajo
| Regla | Explicación |
|---|---|
| Dar descanso después de un turno. => Después de un turno de Noche, dejar dos días libres. | Para proteger la recuperación. Se cuentan fechas posteriores a la fecha de inicio guardada: una Noche fechada el lunes bloquea asignaciones del martes y miércoles. No equivale exactamente a 48 horas desde el final del turno. Puedes añadir excepciones por día, como «Dos días libres después de una Noche, salvo si empieza el sábado». |
| Impedir una transición al día siguiente. => Un turno de Día no puede seguir a uno de Noche al día siguiente. | Cuando solo resulta inadecuado un turno concreto y otros siguen siendo posibles. Una regla de descanso bloquearía todo el trabajo en las fechas protegidas. Puedes indicar varios tipos de origen o destino y limitar el turno que activa la regla a determinados días. |
| Proteger el inicio o el final de unas vacaciones. => No debe haber un turno de Noche el día anterior al inicio de las Vacaciones. | Para evitar trabajar de noche justo antes de una ausencia. Las exclusiones entre días contiguos pueden combinar turnos regulares y tipos de ausencia, en ambas direcciones. Se usan las fechas guardadas; cuentan las ausencias solicitadas y aprobadas, pero no las rechazadas. Utiliza el nombre real del tipo de ausencia del espacio. |
| Limitar los días consecutivos de trabajo. => Nadie debería trabajar más de cinco días seguidos. | Para evitar rachas demasiado largas. Puedes contar todo el trabajo regular o solo ciertos tipos, como las Noches. Un máximo permite rachas más cortas: «No más de cinco» no exige crear bloques de cinco días. |
| Formar bloques con descanso entre ellos. => Planificar dos días consecutivos de trabajo y después al menos dos días libres. | Cuando prefieres bloques completos a turnos aislados. Puedes fijar una duración exacta o un mínimo y un máximo. El bloque puede empezar cualquier día. Aunque solo ciertos turnos cuenten para el bloque, el descanso debe estar libre de cualquier trabajo. Una regla obligatoria puede dejar necesidades sin cubrir antes que asignar un bloque incompleto. |
| Seguir una rotación ordenada. => Rotar Mañana, después Noche y después dos días libres. | Cuando importa el orden entre tipos distintos. El descanso puede ser exacto o ampliable si lo indicas: «Al menos dos días libres; se permiten días libres adicionales o vacaciones». Las repeticiones del mismo tipo pertenecen a una regla de bloques. Una rotación guía las asignaciones compatibles, pero no garantiza cubrir cada paso ni crear trabajo en todos los días posibles. |
| Alternar semanas largas y cortas. => Alternar una semana trabajando lunes, martes, sábado y domingo con otra trabajando miércoles, jueves y viernes. Empezar por la semana larga. | Para un patrón real de dos semanas. Indica claramente cuál va primero. Puedes hacer que los grupos empiecen en semanas opuestas para facilitar la cobertura o que un grupo comparta la misma semana inicial. Las restricciones que se repiten igual cada semana corresponden a disponibilidad por días. |
| Evitar una secuencia de varios días. => Evitar Noche, un día libre y otra Noche. | Para patrones indeseados que una prohibición del día siguiente no puede describir. Las secuencias admiten entre 2 y 14 días y combinan turnos concretos, días con cualquier trabajo y días sin trabajo. Ayudan a evitar descansos fragmentados o combinaciones repetitivas. |
| Limitar las rachas sin trabajo. => Evitar cinco días libres seguidos. | Cuando el trabajo se concentra demasiado en una parte del cuadrante. Es una secuencia formada solo por días sin trabajo. Las vacaciones también cuentan como tales, por lo que conviene una importancia flexible si hay ausencias largas justificadas. Es una preferencia de reparto, no un sustituto de un objetivo de horas. |
Fines de semana
| Regla | Explicación |
|---|---|
| Limitar fines de semana consecutivos trabajados. => Nadie debería trabajar más de tres fines de semana seguidos. | Para que no recaigan siempre en las mismas personas. Un turno regular fechado en sábado o domingo hace que el fin de semana cuente una vez, aunque se trabajen ambos días. Una ausencia no cuenta como trabajo. Se consideran los fines de semana anteriores ya planificados, pero no los posteriores fuera del periodo solicitado. |
| Reservar fines de semana libres cada mes. => Dar a todos al menos dos fines de semana libres al mes. | Por defecto, no puede haber trabajo regular que se solape con el intervalo entre el sábado a las 00:00 y el lunes a las 00:00. Una noche del viernes o del domingo puede impedir que cuente como libre. Se atribuye al mes de su sábado. Puedes ampliar el intervalo: «Al menos un fin de semana libre al mes desde el viernes a las 18:00 hasta el lunes a las 06:00». Esta protección por intervalo es distinta de contar fines de semana trabajados según la fecha del turno. |
Relaciones entre compañeros
| Regla | Explicación |
|---|---|
| Evitar turnos simultáneos de dos personas. => Sara y Juana no deben trabajar en turnos que se solapen. | Para una incompatibilidad práctica entre sus horarios. Se aplica también entre ubicaciones distintas. No impide que trabajen el mismo día en turnos separados sin solapamiento; comprueba que eso responde a tu necesidad. |
| Exigir un compañero el mismo día. => Siempre que Miguel trabaje, Ana o David también debe trabajar ese día. | Para que la jornada coincida con la de al menos una persona indicada. Puedes nombrar a una o varias alternativas. La relación es unidireccional: si Ana trabaja, no exige que Miguel lo haga. Coincidir en la fecha no garantiza la misma ubicación ni horas simultáneas y no asegura supervisión continua. Para presencia cualificada durante toda una franja, usa la regla específica de abajo. |
Personal y cobertura
| Regla | Explicación |
|---|---|
| Exigir un mínimo de personas cualificadas. => Cuando se cubran turnos de Día en la Unidad A, debe haber al menos un profesional de enfermería entre las personas asignadas. | Para equipos mixtos donde no todos necesitan la misma cualificación. Cuenta personas cualificadas distintas en los turnos requeridos correspondientes, por ubicación y fecha. Admite días, ubicaciones y varios tipos que compartan el mínimo. Indica si se aplica cuando hay turnos cubiertos o en cada fecha correspondiente. Una regla obligatoria condicional puede dejar todo el grupo sin cubrir si falta la cualificación. Comprueba la composición del equipo, no la presencia continua. |
| Exigir presencia cualificada continua. => En la Unidad A debe haber al menos un profesional de enfermería de forma continua de 07:00 a 19:00 todos los días. | Para cubrir toda una franja. Varias personas pueden relevarse si sus intervalos de trabajo registrados enlazan sin huecos; un relevo exacto basta. No sirve simplemente tener a alguien asignado en algún momento del día. La franja debe empezar y terminar el mismo día. Pueden contribuir turnos nocturnos iniciados antes y horarios personalizados registrados. Una duración de pausa sin horario no define una ausencia concreta. Con «Obligatoria», una cobertura incompleta puede bloquear nuevas asignaciones en la franja; las existentes permanecen. |
| Limitar la dotación de un tipo de turno. => Planificar como máximo dos turnos de Triaje en la Unidad A los viernes. | Para evitar exceso de personal. Cuenta asignaciones existentes y nuevas, incluidas las adicionales opcionales. El máximo se aplica por separado a cada ubicación, fecha y tipo indicado. Si nombras varios tipos, cada uno recibe su propio máximo, no un total compartido. |
| Limitar las personas de un grupo. => Asignar como máximo dos personas con la nota «En prácticas» entre los turnos de Día de la Unidad A cada día. | Para configurar el equipo dejando espacio a otros perfiles. Cuenta personas distintas del grupo entre todos los tipos correspondientes por ubicación y fecha. Quienes no pertenecen al grupo no consumen el cupo, y una persona solo cuenta una vez aunque tenga varias asignaciones. |
| Priorizar la cobertura de un tipo. => Priorizar la cobertura de los turnos de Noche. | Alta, Media y Baja deciden qué puestos quedan abiertos entre cuadrantes con la misma mejor cobertura total; no sacrifican cobertura global para favorecer un tipo. «Obligatoria» exige cubrir todas las plazas requeridas de ese tipo. Un conflicto con otras restricciones estrictas puede producir un resultado sin nuevas asignaciones y conservar el cuadrante existente. Se aplica a los tipos indicados en toda la planificación, sin filtros de persona, ubicación o día. No incluye turnos adicionales opcionales. |
| Considerar turnos existentes como refuerzo. => Los turnos existentes de Ana son de refuerzo y no deben contar para la dotación requerida. | Cuando una presencia ya prevista debe añadirse al personal necesario. Exige «Obligatoria» y afecta a los turnos presentes al empezar la operación, sin filtros de ubicación, fecha o tipo. Siguen contando para horas, descansos, equidad, relaciones y máximos de personal, pero no para plazas requeridas ni mínimos de dotación. No impide nuevas asignaciones automáticas a Ana ni cambia los indicadores del calendario. Añade una exclusión aparte si también la necesitas. |
Reparto equitativo y frecuencias
| Regla | Explicación |
|---|---|
| Repartir ciertas tareas de forma equitativa. => Distribuir equitativamente los turnos de Noche de los viernes entre el equipo. | Si el total de horas está equilibrado, pero ciertas tareas no. Puedes seleccionar fines de semana, grupos de días, tipos de turno o combinarlos. «Noche del viernes» debe cumplir ambas condiciones. Se equilibran horas, no necesariamente el número de turnos. «Obligatoria» exige igualdad exacta, que puede ser demasiado restrictiva si cambian las duraciones o disponibilidades. Para un reparto deseable suele convenir una regla flexible. |
| Fijar una frecuencia semanal o mensual. => Planificar para Marta exactamente un turno de Día en sábado al mes. | Para un objetivo positivo de asignación, incluso en un día concreto. Puedes pedir al menos, como máximo o exactamente un número de fechas coincidentes por semana o mes natural. Define cuántas veces debe ocurrir, no solo el permiso para trabajar los sábados. |
| Contar una combinación de días consecutivos. => Planificar para Marta turnos de Día el viernes, sábado y domingo juntos exactamente una vez al mes. | Cuando toda una combinación debe repetirse un número de veces. Las secuencias pueden abarcar hasta 14 días consecutivos y deben caber dentro de la semana o mes que se cuenta. Admiten mínimos, máximos y cantidades exactas. Las alternativas relacionadas pueden agruparse sin contabilizar dos veces la misma fecha de inicio dentro de una misma cuota. |
Excepción de las cuotas: las cuotas de turnos individuales y secuencias siguen siendo objetivos que se intentan cumplir lo mejor posible, incluso con «Obligatoria». Sus faltas o excesos se optimizan antes que la cobertura, los objetivos de horas, la equidad y las reglas flexibles, siempre respetando las restricciones estrictas. Las desviaciones restantes se comunican, en lugar de hacer imposible el cuadrante solo por ese motivo. Revisa el informe si la cifra es importante.
Usa estos controles en lugar de guardar una regla
Los ejemplos de esta sección no son reglas de planificación reutilizables. Usa el control de la derecha para definir necesidades, elegir el objetivo de una planificación o modificar el calendario. No copies estas peticiones en la lista de reglas guardadas.
| Lo que necesitas | Control que debes usar |
|---|---|
| Necesitamos tres turnos de Día en la Unidad A cada lunes. | Ubicaciones: turnos abiertos recurrentes. Su cantidad define el trabajo que hay que cubrir. Las reglas pueden precisar, limitar o priorizar esa demanda, pero no sustituyen la configuración básica. Revisa plantillas, horarios, ubicaciones y cantidades antes de planificar. |
| Buscar 160 horas por persona este mes, salvo Marta, que debe llegar a 100. | Objetivo de horas de esta planificación. Elige un total exacto, un rango con mínimo y/o máximo, o la planificación equilibrada de turnos abiertos. El objetivo exacto admite excepciones individuales; el rango se aplica a todos en esa planificación. Son objetivos, no garantías: pueden crear turnos adicionales a partir de plantillas, y la desviación de horas se optimiza antes que la cobertura requerida. No se borran turnos existentes para alcanzarlos. Consulta la guía de objetivos de horas. |
| Cubrir los turnos abiertos y equilibrar la carga. | Planificación equilibrada. Ya considera las horas acreditadas y la mezcla de turnos de personas comparables, el mes actual y el historial. El trabajo existente y las ausencias incluidas no rechazadas aportan crédito horario; los turnos trabajados se cuentan aparte. Para una carga específica, como las Noches del viernes, añade una regla de reparto. El historial de planificación también mantiene descansos y patrones entre periodos. |
| Repartir el trabajo en festivos a lo largo del tiempo. | Configuración: Días festivos. Mantén actualizado el calendario del espacio de trabajo. El reparto automático considera también el trabajo en festivos de los últimos 365 días. Marcar un festivo no concede vacaciones ni elimina demanda de personal. Consulta el calendario de festivos. |
| Marta no puede trabajar el 12 de octubre de 2026. | Calendario: preferencias, bloqueos y ausencias. Registra una indisponibilidad puntual como bloqueo. Usa preferencias positivas o negativas para peticiones flexibles, opcionalmente por tipo de turno, y « Ausencia » para ausencias. Las solicitudes pendientes y aprobadas afectan a la disponibilidad; las rechazadas no. Las fechas concretas pertenecen al calendario, no a una regla que continúe activa el mes siguiente. Consulta cómo recoger preferencias. |
| Asignar a Ana el turno de Día en la Unidad A el 15 de octubre de 2026. | Calendario: asignar un turno. Si persona, fecha, turno y ubicación están decididos, crea una asignación fija. El planificador la tendrá en cuenta como trabajo existente. Es más vinculante que una preferencia. Revisa conflictos con turnos o ausencias ya registrados. |
Empieza con unas pocas reglas útiles
- Comprueba la demanda recurrente, las plantillas y los datos del personal.
- Añade las restricciones de asignación y carga realmente necesarias.
- Protege los descansos y define los patrones de trabajo.
- Incorpora algunas preferencias flexibles para mejorar el reparto.
- Revisa las interpretaciones, genera el cuadrante y examina huecos y objetivos incumplidos antes de añadir más reglas.
Empieza por un problema concreto del equipo. Especifica quién, qué turnos, cuándo y con qué importancia. El glosario de planificación de turnos aclara los términos habituales.
Cómo redactar las reglas y elegir su importancia
Escribe con lenguaje cotidiano y usa los nombres, turnos y ubicaciones del espacio. Los grupos, como el personal de enfermería, deben poder identificarse claramente en la información de cada persona.
Guarda por separado las condiciones que puedas querer modificar de forma independiente. Un límite semanal y un descanso tras una Noche merecen entradas distintas. Comprueba que la interpretación del asistente coincide con lo que querías decir.
| Importancia | Cuándo elegirla |
|---|---|
| Obligatoria | Para requisitos estrictos, con la excepción de las cuotas explicada anteriormente. |
| Alta | Para preferencias fuertes que puedan ceder si hace falta. |
| Media | Para preferencias que deben influir de forma apreciable. |
| Baja | Para preferencias flexibles y primeras mejoras opcionales. |
| Desactivada | Para conservar una regla sin aplicarla. |
Alta, Media y Baja indican fuerza relativa. Subir una regla en la lista no aumenta su importancia. Las restricciones estrictas pueden dejar turnos abiertos; exigir cobertura completa puede impedir un resultado si hay conflictos. Elige «Obligatoria» con criterio.
Estos ejemplos describen el funcionamiento del planificador, no obligaciones legales. Consulta cómo usar las reglas de planificación para editar las reglas y su importancia.