Horas objetivo por empleado: turnos abiertos, un rango de horas o un número mensual exacto

Cuando le pide un horario al asistente de IA de Shift Scheduler, ahora hace una pregunta antes de cualquier otra cosa: ¿cuántas horas debe sumar cada empleado? Usted responde con uno de cuatro modos: cubrir solo los turnos abiertos y nada más, mantener a todo el mundo dentro de un rango de horas, alcanzar un número mensual exacto o describir el objetivo con sus propias palabras.

Lo que elija se convierte en aquello que el solver optimiza. Y hasta que no responda, no se escribe nada en su calendario.

El asistente pregunta antes de planificar

La pregunta sobre las horas objetivo no es un ajuste que se active. Toda solicitud para crear o modificar un horario empieza por ella.

La tarjeta aparece en el idioma en el que esté conversando, con un resumen del periodo solicitado, cuatro opciones y un botón Continuar. Hasta que lo pulse, el asistente solo lee: no actualiza reglas, no aplica acciones de calendario, no elimina turnos y no ejecuta el planificador.

También aparece cuando su mensaje original ya mencionaba un número. Si escribe «planifica agosto, todos a 165 horas», la tarjeta sale igualmente: un número mencionado de pasada no es lo mismo que un número confirmado. Nada viene preseleccionado y ningún campo viene relleno.

Una solicitud abarca como máximo 31 días, así que un horario mensual son una tarjeta y una respuesta.

Los cuatro modos de un vistazo

De dónde sale el número sugerido

Sobre las opciones aparece una línea del tipo El periodo solicitado tiene 21 días laborables. Quizá quiera fijar un objetivo de 157,5 horas.

Ese número procede de su propio espacio de trabajo, no de un valor por defecto. Cuenta los días de lunes a viernes del periodo solicitado, incluidos ambos extremos, y los multiplica por la duración de la plantilla de turno que su cobertura semanal usa con más frecuencia. Veintiún días laborables de 7,5 horas son 157,5.

Dos cosas que conviene saber:

• No se descuentan los festivos ni las ausencias aprobadas. La sugerencia describe un mes sin interrupciones, así que es deliberadamente optimista.
• Nunca pasa de ser una pista. Aparece como texto de ayuda en el campo de horas exactas, jamás se rellena por usted y ninguna opción viene marcada.

Si su espacio de trabajo todavía no tiene plantillas de turno utilizables, la línea se limita a indicar el número de días laborables, sin sugerencia.

Modo 1: cubrir simplemente todos los turnos abiertos

Este es el comportamiento de siempre y la elección correcta para operaciones guiadas por la cobertura: una tienda que necesita dos personas en sala durante todo el horario de apertura, o una planta con una dotación fija por turno.

El planificador maximiza primero el número de turnos abiertos cubiertos y después, con esa cobertura fijada, minimiza la penalización total de sus reglas blandas y preferencias. No se aplica ningún objetivo de horas ni se fabrican turnos adicionales. La equidad sigue manteniendo los totales razonablemente equilibrados entre las personas disponibles para el mismo trabajo.

Modo 2: un rango de horas

Introduzca un mínimo, un máximo o solo uno de los dos.

Un mínimo de 80 y un máximo de 120 significan que cualquier valor intermedio cuenta como objetivo cumplido: quien termine en 95 horas no aporta absolutamente nada a la desviación que el solver intenta eliminar. Un mínimo solo es un suelo sin techo. Un máximo solo es un techo sin suelo.

El rango es la respuesta honesta siempre que el contrato deja margen. «Al menos 80, nunca más de 120» se cumple con más facilidad que un número único, y el planificador conserva libertad para respetar sus preferencias dentro de la banda en lugar de forzar turnos para cuadrar una cifra.

Un rango se aplica a todas las personas de la ejecución. Si su equipo mezcla jornada completa y parcial, planifique los grupos por separado o use el objetivo exacto con excepciones por persona.

Modo 3: un objetivo exacto

Introduzca un número y todas las personas de la ejecución apuntarán a él. Puede reservar excepciones nombrándolas en la conversación: Todos deberían llegar a 165 horas este mes, salvo María, que debería llegar a 100. El asistente asocia los nombres a las personas y transmite las excepciones.

Internamente, un objetivo exacto es un rango cuyo mínimo y máximo son el mismo número, así que quedarse cinco horas por encima pesa exactamente igual que quedarse cinco por debajo.

Modo 4: otra cosa

Elija esta opción y escriba el objetivo con sus palabras: «que nadie pase de su máximo contractual, pero dad a Pedro todas las horas posibles», o «lo mismo que el mes pasado».

El asistente lee la frase y la traduce a uno de los tres modos anteriores, porque son los únicos que el planificador entiende. Si su frase es realmente ambigua, pregunta en lugar de adivinar.

Qué cuenta para las horas

Antes de decidir si alguien necesita más trabajo, el planificador acredita lo que esa persona ya tiene en el periodo:

• Turnos que ya están en el calendario, incluidos los creados fuera de esta ejecución
• Ausencias retribuidas aprobadas
• Los turnos que esta ejecución le asigna

Las ausencias solicitadas pero aún no aprobadas se comportan de otra manera: impiden planificar a la persona y alimentan el cálculo de equidad, pero no acreditan horas. Una vez aprobadas, sí cuentan.

Una consecuencia merece decirse con claridad: los turnos existentes nunca se eliminan para devolver a alguien por debajo de un máximo. Si una persona ya está en 130 horas por el calendario y usted fija un máximo de 120, se quedará en 130 en esa ejecución. Los límites de horas deciden lo que se añade, no lo que se quita.

De dónde salen los turnos adicionales

Cuando fija un mínimo o un objetivo exacto, el planificador a menudo tiene que crear trabajo que su cobertura no exige. Construye esos turnos adicionales a partir de las plantillas de turno habituales de su espacio de trabajo, y puede colocarlos en cualquier fecha y en cualquier ubicación dentro de la ejecución: fines de semana incluidos, y también días en los que su cobertura recurrente no tiene ningún turno abierto.

Esto es más amplio que antes. Las versiones anteriores solo podían reutilizar una plantilla que ya apareciera como cobertura en esa fecha y ubicación exactas, lo que dejaba cualquier objetivo fuera de alcance en cuanto el calendario era escaso. Ahora el planificador trabaja con todo el catálogo de plantillas. Las duraciones de los turnos siguen sin alargarse ni acortarse para que una cifra cuadre.

El conjunto de turnos adicionales candidatos está acotado y se dimensiona a partir de una estimación de cuántas horas extra necesita el objetivo, para que la generación no se ralentice explorando turnos que nadie quiere. Si tras el primer cálculo alguien sigue por debajo, el conjunto se reconstruye a plena capacidad y el problema se resuelve por segunda vez, todo ello antes de escribir nada. Por eso un objetivo exigente puede tardar bastante más que la simple cobertura.

Qué optimiza primero el planificador

Con un objetivo de horas, el solver recorre este orden. Cada nivel se cierra antes de considerar el siguiente.

1. Reglas Must, disponibilidad, turnos bloqueados y sus topes de horas diarios y semanales. Son duros: ningún objetivo de horas los rompe.
2. La distancia total entre las horas acreditadas de cada persona y las horas que usted ha pedido.
3. La mayor desviación individual, para que nadie se quede muy lejos mientras el total parece aceptable.
4. La cobertura requerida de turnos abiertos: cubrir tantos como sea posible.
5. El número de turnos adicionales creados, mantenido lo más bajo posible.
6. Las reglas blandas habituales, las preferencias y las aversiones.
7. Distribución, mezcla de turnos y desempates finales.

Lea ese orden con atención, porque ha cambiado. La desviación de horas está ahora por delante de la cobertura de turnos abiertos. Si cubrir un turno requerido sacaría a alguien de las horas que usted ha pedido, el planificador deja el turno abierto. Es el equilibrio correcto cuando las horas son una obligación contractual y la cifra de cobertura es un objetivo, y el equivocado cuando la cobertura no es negociable. Si un turno debe estar cubierto pase lo que pase, elija «No — cubrir simplemente todos los turnos abiertos»: allí la cobertura se optimiza primero y las horas no se restringen en absoluto.

Las reglas Must no ceden en ninguna dirección. Un descanso obligatorio, una indisponibilidad o un tope semanal bloquean un turno adicional incluso si eso deja el objetivo sin cumplir.

Cuándo no se pueden alcanzar las horas

Los límites de horas son objetivos, no restricciones duras, así que el planificador nunca falla solo porque una cifra quede fuera de alcance. Devuelve el horario más cercano que sabe construir e informa de la diferencia.

El resumen indica, por persona, el total acreditado, el déficit o el exceso y si ha terminado dentro del objetivo. También distingue dos causas muy distintas: al planificador se le acabaron los turnos que podía crear, o sus reglas bloquearon precisamente los que habrían cerrado el hueco. Lo primero suele resolverse añadiendo plantillas de turno o ampliando el periodo; lo segundo, revisando una regla, una disponibilidad o el tamaño del equipo.

Un resultado limitado por tiempo es el mejor horario encontrado dentro del presupuesto del solver, no una prueba de que no exista otro mejor. En un mes grande o muy restringido, volver a ejecutarlo puede dar una respuesta algo mejor.

Un ejemplo con números

Un punto de venta tiene 6 empleados a tiempo parcial, cada uno con un contrato de 7,5 horas por día laborable. Agosto tiene 22 días laborables, así que cada persona apunta a unas 165 horas.

La cobertura de turnos abiertos del local para agosto suma solo unas 120 horas por persona. Se configuró para mantener la tienda atendida, no para garantizar a nadie sus horas contratadas.

Si elige «No — cubrir simplemente todos los turnos abiertos», el horario cubre esa cobertura y se detiene, dejando a cada persona unas 45 horas por debajo. Si elige el objetivo exacto e introduce 165, el planificador cubre primero los turnos abiertos y después añade turnos adicionales de sus plantillas repartidos por el mes, respetando las reglas de descanso y la disponibilidad, hasta que cada persona está en 165 horas o tan cerca como las reglas permitan.

Ahora cambie la pregunta. El mismo equipo tiene contratos flexibles con un mínimo garantizado de 80 horas y un techo de nómina de 120. Elija el rango, introduzca 80 y 120, y el resultado es completamente distinto: a nadie se le empuja hacia 165, todos aterrizan en algún punto de la banda y el planificador dedica la libertad que le queda a sus preferencias blandas en lugar de a perseguir una cifra.

Cómo usar esta función

1. Abra una conversación con el asistente de IA.
2. Pídale que cree o modifique el horario del periodo que necesite, hasta 31 días.
3. Espere a la tarjeta de horas objetivo y lea en su resumen el número de días laborables y la sugerencia.
4. Elija un modo, rellene los campos que aparezcan y pulse Continuar.
5. Al terminar, revise el resumen: cuántos turnos eran obligatorios y cuántos adicionales, las horas acreditadas del grupo y los déficits o excesos por persona.

No necesita hacer cuentas de antemano. Si conoce las horas diarias y el número de días laborables, indique ambos y deje que el asistente calcule, o tome el número sugerido si encaja con sus contratos.

Preguntas frecuentes

¿Puedo fijar un número exacto de horas por persona y mes?

Sí. Elija la opción de objetivo exacto en la tarjeta de horas objetivo e introduzca el número. Se aplica a todas las personas de la ejecución, y las excepciones para quienes deban llegar a otra cifra se nombran en la propia conversación.

¿Cuáles son las cuatro opciones de horas objetivo?

Cubrir todos los turnos abiertos y nada más; mantener a todo el mundo dentro de un rango de horas; alcanzar un número exacto de horas; o describir el objetivo con sus palabras y dejar que el asistente lo traduzca a una de las otras tres.

¿Puedo saltarme la pregunta y planificar directamente?

Del todo no, pero responder es un clic. Elegir «No — cubrir simplemente todos los turnos abiertos» equivale a planificar sin ningún objetivo de horas, que es exactamente como funcionaba Shift Scheduler antes de que existiera este paso.

¿De dónde sale el número de horas sugerido?

Es el número de días de lunes a viernes del periodo solicitado, multiplicado por la duración de la plantilla de turno que su cobertura semanal usa con más frecuencia. Los festivos y las ausencias aprobadas no se descuentan, así que tómelo como punto de partida y no como respuesta.

¿Puedo fijar solo un máximo, sin mínimo?

Sí. En el modo de rango puede rellenar cualquiera de los dos campos por separado. Un máximo solo es un techo sin suelo; un mínimo solo es un suelo sin techo.

¿Pueden distintas personas tener objetivos de horas distintos?

Sí, en el modo exacto: indique un número para todos y nombre las excepciones en la conversación. Un rango se aplica como una única banda a todas las personas de la ejecución, así que los contratos mixtos se gestionan mejor planificando los grupos por separado.

¿El planificador dejará turnos abiertos sin cubrir para alcanzar un objetivo de horas?

Puede ocurrir. Con un rango o un objetivo exacto, la desviación de horas se optimiza antes que la cobertura de turnos abiertos, así que un turno requerido se queda abierto antes que empujar a alguien fuera de las horas pedidas. Si la cobertura debe ganar, elija la opción de turnos abiertos.

¿Puede crear turnos adicionales en fin de semana o en días sin turnos abiertos?

Sí. Cuando un mínimo o un objetivo exacto exige más trabajo, el planificador puede colocar turnos adicionales en cualquier fecha y ubicación de la ejecución, incluidos fines de semana y días que su cobertura recurrente no atiende. Los construye con sus plantillas de turno existentes y nunca cambia su duración.

¿Las ausencias aprobadas cuentan para las horas?

Sí. Las ausencias retribuidas aprobadas se acreditan antes de que el planificador decida si alguien necesita turnos adicionales. Las ausencias solicitadas pero aún no aprobadas impiden planificar, pero no acreditan horas.

¿Eliminará turnos existentes para dejar a alguien por debajo de un máximo?

No. Los límites de horas deciden lo que se añade, nunca lo que se quita. Quien ya esté por encima de su máximo por turnos del calendario seguirá estándolo en esa ejecución.

¿Qué pasa si no se pueden alcanzar las horas?

Obtiene el horario más cercano que las reglas permiten, además de un informe por persona del déficit o el exceso y de si ha terminado dentro del objetivo. El resumen también indica si al planificador se le acabaron los turnos que podía crear o si una regla los bloqueó.

¿Es distinto del equilibrado automático de horas que Shift Scheduler ya hace?

Sí. El equilibrado automático es relativo: mantiene las horas de las personas parecidas entre sí cuando están disponibles para el mismo trabajo. Un rango o un objetivo exacto es absoluto: usted indica la cifra y el solver optimiza directamente hacia ella en lugar de hacia un reparto justo calculado por él mismo.

Reflexión final

La cobertura de turnos abiertos responde a una pregunta: ¿está cubierto este turno? Un objetivo de horas responde a otra: ¿ha trabajado esta persona las horas que debía trabajar? La tarjeta de horas objetivo existe para que usted diga una sola vez, antes de construir el horario, cuál de las dos le importa más, en lugar de descubrir la respuesta después.

Cuatro opciones, un clic. Turnos abiertos cuando la cobertura es el objetivo. Un rango cuando el contrato deja margen. Un número exacto cuando no lo deja. Y sus propias palabras cuando el objetivo es más complicado que una cifra.

Si aún no lo ha leído, cómo funcionan las reglas de planificación es un buen siguiente paso, igual que el glosario de planificación de turnos y la planificación continua, que mantiene las reglas de descanso y la equidad coherentes de un mes a otro.