Cómo programar un número exacto de horas al mes en Shift Scheduler

Muchos equipos no solo necesitan «suficiente personal» en el horario. Necesitan que cada persona termine el mes con un número concreto de horas.

Un ejemplo habitual: un contrato a tiempo parcial de 7,5 horas por día laborable. En un mes de 22 días laborables, eso son unas 165 horas. La cobertura por sí sola no garantiza esa cifra. Un horario puede cubrir todos los turnos abiertos y aun así dejar a una persona en 130 horas y a otra en 190.

Shift Scheduler ahora puede cerrar esa brecha directamente. Usted le indica el objetivo al asistente de IA, y el planificador añade turnos adicionales por encima de su cobertura mínima para alcanzarlo, sin incumplir sus reglas.

Los turnos abiertos son un mínimo, no un objetivo

Los turnos abiertos son la cobertura mínima que exige su plantilla semanal y las excepciones diarias: cuántas personas, con qué turno, en qué día. Solo responden a una pregunta: ¿está cubierto este turno?

No responden a otra pregunta distinta: ¿termina esta persona el mes con el número de horas que le corresponde?

Un horario puede cumplir cada turno abierto y seguir estando desequilibrado. El personal a tiempo completo puede quedar por encima del objetivo. El personal a tiempo parcial o flexible suele quedar muy por debajo, sobre todo si solo se le asignan los turnos mínimos.

La cobertura no es lo mismo que las horas

Antes de esta función, Shift Scheduler ya intentaba mantener las horas totales equilibradas. Cuando dos personas estaban disponibles para el mismo trabajo, el planificador tendía a repartirles una parte similar.

Eso es equidad, no un objetivo. La equidad equilibra a las personas entre sí. No sabe que un contrato concreto establece 7,5 horas por día laborable, ni que una persona debe alcanzar 100 horas este mes mientras una compañera a tiempo completo llega a 165.

Si necesitaba una cifra exacta en lugar de un equilibrio relativo, hasta ahora no había una forma directa de pedirlo. Esa es precisamente la brecha que cierra la nueva función.

Novedad: horas objetivo y turnos adicionales

Cuando le pide al asistente de IA que cree o actualice un horario, ahora puede indicar un número de horas ideal para esa generación.

Puede dar una cifra única que se aplique a todas las personas:

Programa agosto para que todos trabajen 7,5 horas por día laborable.

O una cifra por defecto con excepciones concretas:

Todos deberían llegar a 165 horas este mes, excepto Maria, que debería llegar a 100.

El asistente traslada este objetivo al planificador para esa generación. No es una regla de planificación guardada en su lista de reglas. Es más bien una instrucción que da cada vez que crea o ajusta un horario, igual que le diría a una compañera qué debe buscar antes de montar el horario.

El planificador revisa entonces lo que cada persona ya tiene: turnos ya programados, ausencias pagadas aprobadas y los turnos que exige la cobertura mínima para ese periodo. Si ese total ya está por debajo del objetivo, el planificador intenta añadir turnos adicionales para cerrar la brecha.

Cómo decide el solver qué turnos adicionales añadir

Los turnos adicionales no se inventan de la nada. El planificador solo reutiliza plantillas de turno que ya aparecen como cobertura ese día, en ese lugar. Si la cobertura mínima del martes usa una plantilla de 08:00 a 16:00, un turno adicional ese martes reutiliza exactamente esa misma plantilla. Nada se alarga ni se acorta para forzar un ajuste exacto.

El conjunto de turnos adicionales posibles es limitado. El planificador calcula de forma aproximada cuántas horas adicionales hacen falta para alcanzar los objetivos indicados, y construye un conjunto de ese tamaño, no un número ilimitado de turnos «por si acaso». Esto mantiene rápida la generación del horario y garantiza que los turnos adicionales estén realmente ligados al objetivo, en lugar de repartirse sin motivo.

Una vez que se alcanza el objetivo de una persona, no se le añaden más turnos adicionales. Las preferencias y los «me gusta» no pueden generar trabajo adicional innecesario una vez satisfecho el objetivo.

Las reglas siguen teniendo prioridad

Las horas objetivo no invalidan su configuración de planificación. El orden de prioridad es:

1. La cobertura mínima requerida y las reglas Must. Nunca se incumplen para alcanzar un objetivo.
2. Las horas objetivo. El planificador se esfuerza al máximo por acercar a cada persona a la cifra indicada.
3. Las reglas de planificación normales (flexibles) y las preferencias, como «preferir mañanas» o una regla de descanso flexible.

Como la consecución del objetivo se comprueba antes que las reglas normales, el planificador acepta incumplir una preferencia flexible si eso es necesario para alcanzar las horas objetivo de una persona. En cambio, nunca incumple una regla Must para conseguirlo. Los requisitos de descanso, la disponibilidad, los turnos bloqueados y otras restricciones estrictas se aplican a los turnos adicionales exactamente igual que a los turnos obligatorios. Si una regla Must de descanso implica que un turno adicional no puede seguir legalmente a uno anterior, ese turno adicional no se programa, aunque el objetivo quede entonces sin alcanzarse por completo.

Esto significa que los turnos adicionales se someten al mismo criterio que el resto de su horario. Un objetivo es una meta firme, no una forma de saltarse su configuración.

Qué cuenta para el objetivo

Antes de añadir un solo turno adicional, el planificador contabiliza lo que cada persona ya tiene para el periodo:

• Los turnos que ya están en el horario, incluidos los creados fuera de esta generación
• Las ausencias pagadas aprobadas
• Los turnos que la cobertura mínima exige para ella en ese periodo

Solo la brecha restante, si la hay, es lo que el planificador intenta cerrar con turnos adicionales. Alguien que ya esté cerca de su objetivo gracias a turnos existentes y ausencias aprobadas recibe pocos o ningún turno adicional. Alguien muy por debajo del objetivo recibe más, en la medida en que lo permitan las reglas y las plantillas de turno disponibles.

Cuándo no se puede alcanzar el objetivo por completo

A veces una cifra exacta no es alcanzable. Una regla Must puede bloquear el último turno que habría cerrado la brecha. Las plantillas de turno disponibles un día concreto pueden no dividirse exactamente en las horas restantes. El conjunto limitado de turnos adicionales puede agotarse antes de que se alcance cada objetivo.

En esos casos, Shift Scheduler no fuerza una asignación insegura o contraria a las reglas. En su lugar, informa del déficit o del exceso de cada persona, para que pueda ver exactamente quién está por debajo o por encima del objetivo y en cuánto, y ajustar reglas, disponibilidad o plantilla de personal si hace falta. Un horario que alcanza el mejor resultado posible en el tiempo disponible es un resultado real, no un fracaso, aunque no acierte cada objetivo con exactitud.

Un ejemplo con números

Una tienda tiene 6 empleados a tiempo parcial, cada uno con un contrato de 7,5 horas por día laborable. Agosto tiene 22 días laborables, así que el objetivo mensual de cada persona es de unas 165 horas.

La cobertura mínima de la tienda para agosto solo suma unas 120 horas por persona: se definió para garantizar que la tienda estuviera cubierta, no para garantizar las horas contractuales completas de nadie.

Sin un objetivo, el horario cubriría cada turno abierto y se detendría ahí, dejando a cada persona unas 45 horas por debajo. Con la instrucción Programa agosto para que todos lleguen a 165 horas dada al asistente, el planificador primero cubre los turnos abiertos requeridos, después añade turnos adicionales, con las mismas plantillas ya usadas para la cobertura, repartidos a lo largo del mes, respetando las reglas de descanso y la disponibilidad, hasta que cada persona esté en 165 horas o lo más cerca posible.

Cómo usar esta función

1. Abra una conversación con el asistente de IA.
2. Pídale que cree o actualice el horario del periodo que necesita.
3. Indique su objetivo en lenguaje sencillo: una cifra única para todos, o una cifra por defecto con excepciones concretas.
4. Revise el resumen. Shift Scheduler informa de cuántos turnos fueron obligatorios frente a adicionales, el rango de horas acreditadas para el grupo, y cualquier déficit o exceso por persona.

No necesita calcular nada de antemano. Si conoce las horas diarias y el número de días laborables, indique ambos y deje que el asistente haga los cálculos, o indique directamente la cifra mensual si ya la conoce.

Preguntas frecuentes

¿Puedo fijar un número exacto de horas para cada persona al mes?

Sí. Indique el objetivo cuando pida al asistente de IA que cree o actualice el horario, ya sea como una cifra única para todos o como una cifra por defecto con excepciones concretas. El planificador añade turnos adicionales por encima de su cobertura mínima para alcanzarlo, siempre dentro de sus reglas.

¿Es distinto del equilibrado automático de horas que ya hace Shift Scheduler?

Sí. El equilibrado automático es relativo: mantiene las horas de las personas parecidas cuando están disponibles para el mismo trabajo, usando una parte equitativa que el propio planificador calcula. Un objetivo es exacto: usted indica la cifra que quiere que alcance una persona, y el planificador optimiza hacia esa cifra concreta en lugar de hacia una parte equitativa calculada.

¿De dónde salen las horas adicionales?

Los turnos adicionales reutilizan una plantilla de turno real que ya aparece como cobertura mínima en esa fecha y ese lugar. El planificador no inventa nuevas formas de turno ni alarga o acorta su duración para forzar un ajuste exacto.

¿Esto pasa por alto mis reglas de planificación o mis reglas Must?

No. La cobertura mínima requerida y las reglas Must nunca se incumplen para alcanzar un objetivo. La consecución del objetivo se optimiza después de la cobertura, pero antes de las reglas de planificación normales, flexibles, y las preferencias.

¿Qué pasa si el objetivo no se puede alcanzar por completo?

Shift Scheduler informa del déficit o del exceso de cada persona, en lugar de forzar una asignación insegura o contraria a las reglas. Un resultado lo más cercano posible al objetivo dentro del tiempo disponible es un resultado real, no un fracaso.

¿Las ausencias aprobadas cuentan para el objetivo?

Sí. Las ausencias pagadas aprobadas se acreditan al objetivo de una persona antes de que el planificador decida cuántos turnos adicionales, si es que hacen falta, son necesarios.

¿Pueden tener objetivos distintos personas distintas?

Sí. Indique una cifra por defecto para todos y después nombre excepciones concretas para las personas que deban alcanzar una cifra diferente.

Reflexión final

La cobertura mínima responde a la pregunta «¿está cubierto este turno?». Un objetivo de horas responde a otra pregunta: «¿ha trabajado esta persona las horas que le correspondían este mes?»

Shift Scheduler ahora responde a ambas, en la misma generación, sin que usted tenga que añadir turnos a mano ni recalcular las horas por su cuenta. Indique su objetivo una sola vez, en lenguaje sencillo, y deje que el planificador se ocupe del cálculo, las reglas y los turnos adicionales.

Si todavía no lo ha leído, cómo funcionan las reglas de planificación es un buen siguiente paso, igual que la planificación continua de turnos, que mantiene las reglas de descanso y la equidad coherentes de un mes a otro.