Shift Scheduler Blog
Roles y permisos en Shift Scheduler: miembro, gerente y admin
Shift Scheduler cuenta con tres roles por espacio de trabajo: Miembro, Gerente y Admin. El rol define qué información ve cada persona y qué partes del horario puede modificar.
Esta guía sirve como referencia al repartir responsabilidades dentro del equipo. Conviene separar visibilidad y control: un Miembro puede consultar el horario del equipo, pero no mover turnos. Del mismo modo, algunas páginas de Configuración se muestran aunque sus controles sean de solo lectura.
Qué más influye en el acceso
- Los roles se asignan por espacio de trabajo. Una misma cuenta puede ser Admin en un espacio y Miembro en otro.
- Las funciones personales necesitan una persona vinculada. Shift Scheduler necesita saber qué registro de persona pertenece al usuario conectado. Vincula la cuenta a una persona para gestionar tus preferencias y Ausencias en Personas, tanto en ordenador como en móvil.
- El Admin decide si los Gerentes ven Resumen. La misma opción controla el resumen de horas en Personas. Los Miembros nunca tienen acceso a Resumen.
- Los límites del plan se aplican por separado. La capacidad de asientos, el estado de la prueba o los límites de planificación pueden impedir una acción permitida por el rol.
Niveles de acceso del Gerente
Gerente sigue siendo un único rol del espacio de trabajo, pero un Admin puede elegir uno de estos dos niveles de acceso:
- Gestión completa es el acceso de Gerente existente que se describe en las tablas siguientes. Incluye la planificación de todo el espacio, la gestión de personas, los saldos de Ausencias y el asistente de planificación con IA.
- Solo gestión de turnos conserva la gestión de turnos y las demás herramientas habituales del Gerente, incluidas Ubicaciones, plantillas, preferencias, aprobación de solicitudes de Ausencia, configuración, horas de Resumen, notificaciones, exportaciones e Historial. No permite crear, editar, ordenar, invitar, revocar ni abrir la ficha detallada de una persona; ver o modificar ningún saldo de Ausencias, incluido el propio; ni utilizar la IA o el acceso MCP personal. Los nombres y las notas siguen visibles en modo de solo lectura en los horarios y el Historial. Los cambios relacionados con Personas no se pueden deshacer desde el Historial. Este nivel aparece con una insignia de Gerente azul claro.
- Solo los Admins pueden asignar o cambiar el acceso de un Gerente. Los Gerentes existentes sin un nivel guardado se consideran de Gestión completa.
Las columnas de Gerente de las tablas siguientes describen la Gestión completa, salvo que se indique lo contrario.
Matriz de roles y permisos
Navegación y visibilidad
| Función o actividad | Miembro | Gerente (gestión completa) | Admin |
|---|---|---|---|
| Horarios en Personas y Ubicaciones | Consulta el horario del espacio y la información básica del equipo, pero no abre ni edita las fichas completas. | Consulta y gestiona todo el horario y las fichas completas. | Consulta y gestiona todo. |
| Resumen y cómputos de horas | No tiene acceso a Resumen. Aun así, ve su propio saldo de Ausencias. | Solo están disponibles si un Admin activa Resumen para los Gerentes. | Siempre disponibles. |
| Otros espacios de trabajo | Puede cambiar a cualquier espacio donde tenga una membresía activa. | Puede cambiar a cualquier espacio donde tenga una membresía activa. | Puede cambiar de espacio y crear otros dentro de la organización. |
Planificación y operaciones
| Función o actividad | Miembro | Gerente (gestión completa) | Admin |
|---|---|---|---|
| Turnos, plazas abiertas y horarios semanales | Solo consulta de forma predeterminada. Con «Solo puede asignarse plazas abiertas», el Miembro puede ocupar una plaza abierta existente en Ubicaciones, pero no editarla ni eliminarla después. Con «Puede gestionar completamente sus propios turnos», también puede crear, mover, editar, copiar, asignar en bloque y eliminar turnos en su propia fila de Personas. Ningún nivel permite crear o gestionar plazas abiertas. | Puede crear, asignar, mover, editar y eliminar elementos del horario en todo el espacio. | Acceso completo a la planificación. |
| Personas, Ubicaciones y plantillas de turno | Ve la información necesaria para interpretar el horario. | Puede crear, editar, ordenar y eliminar fichas y plantillas. | Gestión completa. |
| Reglas de IA y asistente de planificación | Sin acceso. | Puede configurar reglas y utilizar el asistente de IA. | Puede configurar reglas y utilizar el asistente de IA. |
| Historial y deshacer | Sin acceso. | Puede consultar el Historial y revertir los cambios compatibles. | Puede consultar el Historial y revertir los cambios compatibles. |
Preferencias y Ausencias
| Función o actividad | Miembro | Gerente (gestión completa) | Admin |
|---|---|---|---|
| Preferencias de turno propias | Puede marcar los días que prefiere o quiere evitar durante el periodo de recogida y dentro de los límites. | Puede editar sus preferencias y las de cualquier persona del espacio. | Puede editar las preferencias de todo el equipo. |
| Días bloqueados | No puede crear, cambiar ni eliminar días bloqueados. Solo puede añadir sus propias preferencias positivas o negativas cuando la recogida de preferencias lo permite. | Puede añadir y gestionar días bloqueados para las personas del espacio. | Puede añadir y gestionar días bloqueados para cualquier persona. |
| Ausencias propias | Puede solicitar, editar y eliminar sus propias Ausencias. La aprobación depende del tipo elegido. | Puede solicitar, editar y eliminar sus Ausencias, pero no aprobarlas por su cuenta. | Puede crear, editar, eliminar y aprobar Ausencias, incluidas las propias. |
| Ausencias de otra persona | No. | Puede crear, editar, eliminar, aprobar o rechazar las Ausencias de Miembros, pero no las de otro Gerente o un Admin. | Puede gestionar y revisar todas las solicitudes. |
| Saldos de Ausencias | Ve su propio saldo, pero no puede modificarlo. | Ve su saldo y el de los Miembros. Puede ajustar los saldos de otros Miembros, no el suyo. | Ve y ajusta los saldos de todo el equipo. |
| Tipos de Ausencia y reglas de aprobación | Sin acceso de gestión. | Puede gestionar los tipos, la aprobación obligatoria y las reglas de saldo. | Gestión completa. |
| Política de preferencias | Consulta la configuración vigente. | Consulta la configuración vigente. | Configura los periodos de recogida, los límites y los días bloqueados. |
Acceso, configuración e integraciones
| Función o actividad | Miembro | Gerente (gestión completa) | Admin |
|---|---|---|---|
| Invitar personas y gestionar el acceso | No. | Puede invitar Miembros y administrar su acceso. No puede asignar ni gestionar accesos de Gerente o Admin. | Puede invitar personas y gestionar todos los roles. |
| Cambiar o retirar el acceso propio | No puede cambiar ni revocar su acceso desde la gestión del equipo. | No puede cambiar ni revocar su acceso desde la gestión del equipo. | Solo puede hacerlo si permanece otro Admin activo. |
| Nombre del espacio y de la organización | Solo lectura. | Solo lectura. | Puede cambiar el nombre del espacio y de la organización. |
| Opción Resumen para Gerentes | No. | No puede cambiarla. | Puede activar o desactivar Resumen para los Gerentes. |
| Facturación y suscripción | No puede gestionar la suscripción. | No puede gestionar la suscripción. | Gestiona los asientos, la facturación y la suscripción. |
| Claves de API, claves de MCP y webhooks | No puede gestionar credenciales. | No puede gestionar credenciales. | Puede crear, sustituir y eliminar credenciales cuando el plan lo permita. |
| Eliminar la cuenta propia | Sí, aunque siguen vigentes las protecciones de membresías y espacios. | Sí, aunque siguen vigentes las protecciones de membresías y espacios. | Sí, pero antes debe transferir el acceso de Admin si otros miembros activos se quedarían sin uno. |
Cómo interpretar los permisos condicionales
Ver no equivale a editar
Un Miembro puede consultar el horario publicado desde Personas y Ubicaciones y, de forma predeterminada, no puede modificarlo. «Solo puede asignarse plazas abiertas» añade únicamente la posibilidad de ocupar una plaza abierta en Ubicaciones. «Puede gestionar completamente sus propios turnos» habilita además la gestión completa de su propia fila en Personas. La misma regla se aplica en Configuración: entrar en una sección no significa poder cambiarla.
El Gerente con Gestión completa dirige la operativa con límites claros
El Gerente con Gestión completa se ocupa de la planificación diaria de todo el espacio: turnos, personas, ubicaciones, plantillas, preferencias, reglas de IA e Historial. En acceso y Ausencias, su alcance es más reducido. Puede actuar sobre Miembros, pero no asignar roles superiores, aprobar sus propias Ausencias ni gestionar solicitudes o saldos de otros Gerentes o Admins. Un Gerente con Solo gestión de turnos conserva las herramientas operativas de planificación, pero no las fichas de Personas, los saldos ni la IA.
Resumen se controla de forma independiente
Un Admin puede ocultar Resumen a los Gerentes sin quitarles las herramientas de planificación. Ese mismo ajuste controla el cómputo de horas en Personas. Un Gerente con Gestión completa sigue viendo su saldo personal de Ausencias incluso sin Resumen; un Gerente con Solo gestión de turnos no ve ningún dato de saldos.
Las acciones personales dependen del vínculo con Personas
Shift Scheduler necesita saber qué registro de persona pertenece al usuario conectado. Vincula la cuenta a una persona para gestionar tus preferencias y Ausencias en Personas, tanto en ordenador como en móvil.
Las credenciales de integración tienen permisos de Admin
Las claves de API y MCP del espacio no quedan limitadas por el rol de quien las utiliza. En las operaciones compatibles proporcionan acceso de nivel Admin, por lo que solo los Admins pueden crearlas, renovarlas o eliminarlas. Las sesiones personales de IA y MCP son distintas: exigen una membresía activa de Gerente con Gestión completa o de Admin y vuelven a comprobar el permiso al ejecutar cada herramienta.
Los límites del plan siguen contando
Los permisos establecen quién puede realizar una acción. La suscripción y la prueba determinan si el espacio puede ejecutarla en ese momento. Por eso, la falta de asientos o un límite de planificación alcanzado puede bloquear un cambio permitido sin modificar el rol de nadie.
El último Admin protege el espacio de trabajo
El último Admin activo no se puede eliminar ni bajar de rol. Cualquier persona puede borrar su propia cuenta, pero un Admin debe transferir primero su acceso si dejaría a otros miembros activos sin administración. Si es el último miembro activo, al eliminar la cuenta también se borran ese espacio de trabajo y sus datos.