Turni in una struttura assistenziale: come conciliare regole complesse

«Scusate, abbiamo troppe eccezioni e troppe regole particolari». Durante la collaborazione con una struttura residenziale assistenziale, ci siamo sentiti rivolgere queste scuse più volte. Ma non ce n’era alcun bisogno. ShiftScheduler.ai serve proprio a pianificare i turni tenendo conto di esigenze come queste.

Questo caso di studio anonimizzato nasce dal lavoro con un cliente reale. Mostra come far convivere diversi regimi di lavoro, requisiti di copertura ed eccezioni individuali in un unico piano turni.

Il team e le esigenze di copertura

Il team comprendeva infermiere con orario diurno, infermiere su turni diurni e notturni e addette all’assistenza. I punti principali da considerare erano quattro:

• Ogni giorno, dalle 7:00 alle 19:00, deve essere disponibile un’infermiera diurna o turnista. Sono ammesse brevi interruzioni della copertura quando gli orari non coincidono perfettamente; le regole riportate sotto definiscono le fasce di presenza obbligatoria.
• Una delle infermiere diurne ha un orario di lavoro particolare.
• Dovrebbero essere presenti almeno due persone in ogni momento, di giorno e di notte, anche se lavorano su turni diversi.
• Una delle infermiere turniste è assente per malattia di lunga durata.

L’obiettivo era semplificare la pianificazione periodica e rendere più equa la distribuzione dei turni.

La configurazione iniziale

Per prima cosa abbiamo impostato i modelli di turno e i posti da coprire nelle singole giornate. La prima schermata mostra questa configurazione. Sono presenti anche GO e GO2, due turni alternativi tra cui scegliere in fase di pianificazione.

La configurazione iniziale comprende turni diurni, pomeridiani e notturni, oltre alle alternative GO e GO2.

Le 19 regole di pianificazione

Infermiera 1 e Infermiera 2 corrispondono a Nurse1 e Nurse2 nelle schermate. I codici dei turni restano invariati. Le note associate alle persone distinguono i tre gruppi: infermiere diurne, infermiere turniste e addette all’assistenza.

1. Le infermiere turniste e le addette all’assistenza possono lavorare al massimo 35 ore a settimana.
2. Questi due gruppi possono svolgere soltanto i turni C (7:00–19:00), N (19:00–7:00) e O (13:00–19:00).
3. Le infermiere diurne possono lavorare al massimo 37,5 ore a settimana.
4. L’Infermiera 1 può svolgere soltanto D (06:30–14:30) e O (13:00–19:00).
5. Ogni persona può avere un solo turno al giorno, ad eccezione dell’Infermiera 2.
6. L’Infermiera 2 può svolgere soltanto S21, S22, S23, G24, S15, GO, GO2 e O (13:00–19:00).
7. L’Infermiera 2 può svolgere il turno pomeridiano O (13:00–19:00) soltanto il mercoledì e il venerdì.
8. Evitare di assegnare alle infermiere diurne il turno dalle 13:00 alle 19:00, salvo necessità.
9. Dopo un turno di notte dovrebbe esserci un giorno di riposo.
10. Non assegnare il turno notturno N il giorno prima dell’inizio delle ferie.
11. Non pianificare mai due o più turni C in giorni consecutivi. Dopo un C deve esserci un giorno di riposo oppure un turno diverso.
12. Non pianificare C il giorno immediatamente successivo a un turno O.
13. Ogni giorno deve essere disponibile un’infermiera diurna o turnista dalle 7:00 alle 12:00.
14. Ogni giorno deve essere disponibile un’infermiera diurna o turnista dalle 13:00 alle 14:30.
15. Ogni giorno deve essere disponibile un’infermiera diurna o turnista dalle 15:00 alle 19:00.
16. Evitare di assegnare GO2 all’Infermiera 2, salvo necessità.
17. Non pianificare una notte N il giorno prima di ŠK (formazione).
18. Il giorno successivo a una notte non sono ammessi né O né C.
19. Quando possibile, seguire la sequenza C – N – almeno un giorno di riposo.

Alcune regole fissano limiti obbligatori, altre esprimono preferenze: per esempio evitare GO2 se non serve o privilegiare la sequenza C – N – riposo. La distinzione è importante per costruire il piano turni.

Perché l’IA ha scelto GO2 il giovedì

Abbiamo chiesto all’agente IA di coprire i turni non assegnati. Una scelta particolarmente interessante riguardava l’Infermiera 2 il martedì e il giovedì: l’algoritmo doveva decidere tra GO (15:00–17:00) e GO2 (15:00–19:00). L’altra alternativa restava volutamente non assegnata.

Nella seconda schermata, osservate giovedì 15. Con GO, l’Infermiera 2 avrebbe finito alle 17:00. Dalle 17:00 alle 19:00 sarebbero rimaste le addette all’assistenza, ma non ci sarebbe stata un’infermiera. La scelta di GO2 ha garantito la presenza infermieristica fino alle 19:00, come richiesto dal cliente.

Ecco perché «evitare GO2 salvo necessità» è una preferenza. Quel giorno il turno più lungo era necessario per coprire l’intera fascia richiesta. Il posto GO vuoto indica quindi un’alternativa non scelta, non un turno dimenticato.

Giovedì 15 l’Infermiera 2 svolge GO2 fino alle 19:00. L’alternativa più breve, GO, rimane non assegnata.