Shift Scheduler Blog
Pianificare i turni con l’IA: un catalogo di regole ed esempi
Quali istruzioni dare all’IA per organizzare i turni del tuo team? Qui trovi le regole supportate, con esempi e indicazioni su quando sono utili. Adatta nomi, turni e sedi alla tua organizzazione e scegli le regole che rispondono a un’esigenza concreta.
Disponibilità e assegnazioni consentite
| Regola | Spiegazione |
|---|---|
| Limitare le sedi di lavoro. => Anna può lavorare soltanto in Cucina. | Utile per chi è assegnato a un reparto, una sede o un’area specifica. Puoi consentire alcune sedi oppure escluderne altre. Con importanza «Obbligatoria» il limite è vincolante; con un livello inferiore, il sistema cerca di rispettarlo ma può discostarsene. L’autorizzazione a lavorare in Cucina non garantisce ad Anna un turno. |
| Escludere o evitare un tipo di turno. => Non assegnare turni di Notte a Roberto. | Per una restrizione ricorrente su un tipo preciso. «Obbligatoria» impedisce l’assegnazione; un livello inferiore esprime una preferenza. Per favorire i Mattini puoi anche usare regole flessibili che chiedano di evitare gli altri tipi di turno. |
| Tutelare alcuni giorni della settimana. => Marta non può lavorare di Notte il lunedì. | Per corsi, impegni familiari o altre necessità ricorrenti. Giorno e tipo si applicano insieme: gli altri turni del lunedì restano possibili. Per bloccare tutta la giornata, scrivi «Marta non può lavorare il lunedì». I giorni consentiti non diventano giornate di lavoro obbligatorie. |
| Distinguere settimane pari e dispari. => Alessio non può lavorare di Giorno il lunedì delle settimane dispari. | Per impegni legati alla numerazione delle settimane. Puoi limitare tipi di turno, singoli giorni o intere settimane. Si usano le settimane del calendario ISO, non un’alternanza calcolata dall’inizio della richiesta. La settimana 53 e la successiva settimana 1 sono entrambe dispari. |
| Riservare un turno a persone qualificate. => Solo le persone con la dicitura «Infermiere» nelle note possono coprire il turno di Triage. | Quando ogni persona assegnata deve avere la qualifica. In alternativa puoi indicare direttamente i nomi. Tieni aggiornate le informazioni e verifica l’interpretazione quando cambia il team. Se basta una persona qualificata in un gruppo misto, usa invece una regola di copertura minima. |
| Escludere una persona dalla pianificazione automatica. => Non pianificare automaticamente i turni di Anna. | Usa una regola obbligatoria se gestisci i suoi turni a mano, ma la persona deve rimanere nello spazio di lavoro. L’assistente può rappresentarla con un limite di zero ore. I turni esistenti restano nel calendario. Il loro contributo all’organico richiesto si gestisce con una regola separata, descritta più avanti. |
Limiti al carico di lavoro
| Regola | Spiegazione |
|---|---|
| Limitare le ore giornaliere o settimanali. => Non assegnare a Pietro più di 20 ore di lavoro a settimana. | Per il part-time o altri limiti individuali. Sono disponibili anche tetti giornalieri, per esempio 12 ore. Persone diverse possono avere limiti diversi. «Obbligatoria» impone il tetto; una regola flessibile indica uno sforamento da evitare, se possibile. |
| Limitare i turni al giorno. => Assegnare al massimo un turno al giorno per persona. | Quando due servizi brevi sarebbero scomodi anche con un totale di ore accettabile. Conta i turni indipendentemente dalla loro durata. Un limite di ore e uno di turni rispondono a esigenze diverse e possono essere usati insieme. |
| Limitare determinati tipi per settimana o mese. => Marta non dovrebbe avere più di due turni di Triage o di Notte complessivi a settimana. | Per contenere le attività più impegnative o mantenere un buon equilibrio tra mansioni. I tipi nominati condividono un unico tetto. La settimana va da lunedì a domenica; il mese è quello di calendario. Contano anche i turni regolari corrispondenti già assegnati in tutte le sedi, compresi quelli fuori da una richiesta più breve ma nella stessa settimana o nello stesso mese. Assenze e turni personalizzati non rientrano in questo limite basato sui modelli. |
Riposi e sequenze di lavoro
| Regola | Spiegazione |
|---|---|
| Prevedere riposo dopo un turno. => Dopo un turno di Notte, lasciare due giorni liberi. | Per favorire il recupero. Si contano le date successive alla data di inizio registrata: una Notte datata lunedì blocca assegnazioni di martedì e mercoledì. Non significa esattamente 48 ore dalla fine del turno. Puoi prevedere eccezioni, come «Due giorni liberi dopo la Notte, tranne quando inizia di sabato». |
| Impedire un passaggio al giorno successivo. => Un turno di Giorno non deve seguire una Notte il giorno dopo. | Quando è inopportuno un determinato turno successivo, ma altri restano ammessi. Una regola di riposo bloccherebbe invece tutto il lavoro nelle date protette. Puoi indicare più tipi di partenza o di arrivo e limitare il turno che attiva la regola a certi giorni della settimana. |
| Proteggere l’inizio o la fine delle ferie. => Non assegnare una Notte il giorno prima dell’inizio delle Ferie. | Per evitare un servizio notturno subito prima dell’assenza. Le esclusioni tra giorni adiacenti possono collegare turni regolari e tipi di assenza, in entrambe le direzioni. Usano le date registrate; contano ferie richieste e approvate, non quelle rifiutate. Indica il nome del tipo di assenza effettivamente usato nello spazio. |
| Limitare i giorni lavorati consecutivi. => Nessuno dovrebbe lavorare più di cinque giorni di fila. | Per evitare serie troppo lunghe. Puoi contare tutto il lavoro regolare o solo alcuni tipi, come le Notti. Un massimo permette anche serie più brevi: «Non più di cinque» non richiede blocchi da cinque giorni. |
| Creare blocchi di lavoro con riposo tra uno e l’altro. => Pianificare due giorni consecutivi di lavoro, poi almeno due giorni liberi. | Quando preferisci blocchi completi a turni isolati. Sono possibili una lunghezza esatta oppure una minima e una massima. Il blocco può iniziare in qualunque giorno. Anche se conti soltanto alcuni tipi di turno, la pausa deve essere libera da qualsiasi lavoro. Con una regola obbligatoria, il sistema può lasciare scoperta una necessità anziché creare un blocco incompleto. |
| Seguire una rotazione ordinata. => Alternare Mattino, poi Notte, poi due giorni liberi. | Quando conta l’ordine dei tipi di turno. Il riposo può essere esatto oppure più lungo, se specifichi «Almeno due giorni liberi; sono ammessi altri giorni liberi o ferie». Ripetere lo stesso tipo su più giorni richiede invece una regola sui blocchi. La rotazione guida le assegnazioni compatibili, ma non garantisce di coprire ogni passaggio né di creare lavoro in ogni giornata potenziale. |
| Alternare settimane lunghe e corte. => Alternare una settimana lavorando lunedì, martedì, sabato e domenica con una lavorando mercoledì, giovedì e venerdì. Iniziare dalla settimana lunga. | Per una vera organizzazione su due settimane. Indica chiaramente quale viene prima. Puoi far partire i gruppi da settimane opposte per agevolare la copertura oppure mantenere un gruppo sulla stessa settimana iniziale. Le restrizioni identiche ogni settimana vanno espresse come disponibilità per giorno. |
| Evitare una sequenza di più giorni. => Evitare Notte, un giorno libero e poi un’altra Notte. | Per combinazioni indesiderate che un semplice divieto sul giorno successivo non descrive. Una sequenza può durare da 2 a 14 giorni e combinare turni specifici, giornate con qualunque lavoro e giornate libere. Utile contro riposi frammentati o cicli lavoro-riposo ripetuti. |
| Evitare lunghe serie di giorni senza lavoro. => Evitare cinque giorni liberi consecutivi. | Quando il lavoro si concentra troppo in una parte del calendario. La sequenza da evitare contiene solo giorni senza lavoro. Anche le ferie contano come tali: considera quindi un’importanza flessibile se le assenze lunghe sono legittime. È una preferenza di distribuzione, non un sostituto dell’obiettivo di ore. |
Fine settimana
| Regola | Spiegazione |
|---|---|
| Limitare i weekend lavorati di seguito. => Nessuno dovrebbe lavorare più di tre weekend consecutivi. | Per non chiedere sempre alle stesse persone di rinunciare al weekend. Un turno regolare datato sabato o domenica fa contare il weekend una volta, anche se si lavora in entrambi i giorni. Le assenze non contano come lavoro. I weekend precedenti già pianificati prolungano la serie; quelli successivi fuori dal periodo richiesto non vengono esaminati. |
| Prevedere weekend liberi ogni mese. => Dare a tutti almeno due weekend liberi al mese. | Di norma nessun lavoro regolare deve sovrapporsi all’intervallo da sabato 00:00 a lunedì 00:00. Anche una Notte del venerdì o della domenica può impedire di contarlo come libero. Il weekend appartiene al mese del suo sabato. Puoi ampliare la protezione: «Almeno un weekend libero al mese da venerdì 18:00 a lunedì 06:00». Questo controllo per intervallo è diverso dal conteggio dei weekend lavorati basato sulla data del turno. |
Rapporti tra colleghi
| Regola | Spiegazione |
|---|---|
| Evitare sovrapposizioni tra due persone. => Sara e Giovanna non devono lavorare in turni che si sovrappongono. | Per un’incompatibilità pratica tra i loro orari. Vale anche tra sedi diverse. Restano possibili turni separati, senza sovrapposizione, nella stessa data: verifica che sia ciò che ti serve. |
| Richiedere un collega nella stessa giornata. => Quando Michele lavora, anche Anna o Davide deve lavorare quel giorno. | Per far coincidere la giornata con quella di almeno un collega nominato. Puoi indicare una persona o più alternative. Il vincolo è a senso unico: un turno di Anna non richiede un turno di Michele. Lo stesso giorno non garantisce la stessa sede né orari sovrapposti e non equivale a supervisione continua. Per una presenza qualificata durante tutta una fascia, usa la regola dedicata qui sotto. |
Organico e copertura
| Regola | Spiegazione |
|---|---|
| Richiedere un minimo di persone qualificate. => Quando si coprono turni di Giorno nel Reparto A, deve esserci almeno un infermiere tra le persone assegnate. | Per gruppi misti in cui non tutti devono avere la stessa qualifica. Conta persone qualificate distinte nei turni richiesti corrispondenti, per sede e data. Puoi scegliere giorni, sedi e più tipi che condividono il minimo. Specifica se il requisito vale quando ci sono assegnazioni o in ogni ricorrenza di calendario. Una regola obbligatoria condizionata può lasciare scoperto tutto il gruppo se manca la qualifica. Verifica la composizione del team, non la continuità della presenza. |
| Garantire presenza qualificata continua. => Nel Reparto A deve essere presente almeno un infermiere senza interruzioni ogni giorno dalle 07:00 alle 19:00. | Per coprire un’intera fascia. Più persone possono darsi il cambio se gli intervalli di lavoro registrati si raccordano senza vuoti. Un passaggio esatto basta; una semplice assegnazione in qualche momento della giornata no. La fascia deve iniziare e terminare nello stesso giorno. Possono contribuire turni notturni iniziati prima e orari personalizzati registrati. La sola durata di una pausa, senza orario, non identifica un’assenza precisa. Con «Obbligatoria», la copertura incompleta può bloccare nuovi turni nella fascia; quelli esistenti restano invariati. |
| Limitare l’organico su un tipo di turno. => Pianificare al massimo due turni di Triage nel Reparto A il venerdì. | Per evitare personale in eccesso. Conta assegnazioni esistenti e nuove, comprese quelle aggiuntive facoltative. Il massimo si applica separatamente a ogni sede, data e tipo indicato. Più tipi ricevono ciascuno il proprio limite, non un tetto complessivo condiviso. |
| Limitare i membri di un gruppo. => Assegnare al massimo due persone con la nota «Tirocinante» ai turni di Giorno del Reparto A ogni giorno. | Per comporre il team lasciando spazio ad altri profili. Si contano persone distinte del gruppo tra tutti i tipi corrispondenti, per sede e data. Gli altri non consumano il limite e una persona conta una sola volta anche se ha più assegnazioni. |
| Dare priorità a un tipo di turno. => Dare priorità alla copertura delle Notti. | Alta, Media e Bassa decidono quali posti lasciare scoperti tra piani con la stessa migliore copertura complessiva: non sacrificano la copertura totale per favorire un tipo. «Obbligatoria» richiede di coprire tutti i posti necessari del tipo indicato. In conflitto con altri vincoli rigidi, la pianificazione può terminare senza nuove assegnazioni, conservando quelle esistenti. Vale per i tipi nominati nell’intera pianificazione, senza filtri per persona, sede o giorno. Sono esclusi i turni aggiuntivi facoltativi. |
| Considerare turni esistenti come rinforzo. => I turni esistenti di Anna sono aggiuntivi e non devono contare nell’organico richiesto. | Quando una presenza già prevista deve aggiungersi al fabbisogno di base. Richiede «Obbligatoria» e riguarda i turni presenti all’inizio dell’operazione, senza filtri per sede, data o tipo. Restano lavoro effettivo per ore, riposo, equità, rapporti tra colleghi e massimi di organico, ma non coprono posti richiesti né minimi. Non impedisce nuove assegnazioni automatiche ad Anna e non modifica gli indicatori del calendario. Se serve anche un’esclusione dalla pianificazione, aggiungi una regola distinta. |
Distribuzione equa e frequenze
| Regola | Spiegazione |
|---|---|
| Ripartire equamente alcuni servizi. => Distribuire equamente le Notti del venerdì nel team. | Quando il totale delle ore è equilibrato ma certe attività non lo sono. Puoi scegliere weekend, gruppi di giorni, tipi di turno o combinazioni. «Notte del venerdì» richiede entrambe le condizioni. Si bilanciano le ore, non necessariamente il numero dei turni. «Obbligatoria» richiede uguaglianza esatta, a volte troppo restrittiva con durate o disponibilità diverse. Una preferenza flessibile è spesso più adatta. |
| Fissare una frequenza settimanale o mensile. => Pianificare per Marta esattamente un turno di Giorno di sabato al mese. | Per un obiettivo di assegnazione, anche in un giorno preciso. Puoi chiedere almeno, al massimo o esattamente un numero di date corrispondenti per settimana o mese di calendario. Definisce quanto spesso assegnare quel lavoro, non solo il permesso di lavorare il sabato. |
| Contare una combinazione di giorni consecutivi. => Pianificare per Marta turni di Giorno il venerdì, sabato e domenica insieme, esattamente una volta al mese. | Per una frequenza riferita a tutta una combinazione. Le sequenze possono comprendere fino a 14 giorni consecutivi e devono rientrare nella settimana o nel mese conteggiato. Sono disponibili minimi, massimi e conteggi esatti. Alternative collegate possono essere raggruppate senza attribuire due volte la stessa data iniziale all’interno di un’unica quota. |
Eccezione per le quote: le quote di turni singoli o sequenze restano obiettivi da soddisfare per quanto possibile, anche con «Obbligatoria». Occorrenze mancanti o in eccesso vengono ottimizzate prima di copertura, obiettivi di ore, equità e regole flessibili, rispettando comunque i vincoli rigidi. Gli scostamenti residui vengono segnalati, senza rendere impossibile il piano per questo solo motivo. Controlla il riepilogo quando il numero è importante.
Usa queste funzioni invece di salvare una regola
Gli esempi di questa sezione non sono regole di pianificazione riutilizzabili. Usa la funzione a destra per impostare il fabbisogno, scegliere l’obiettivo della pianificazione o aggiornare il calendario. Non copiare queste richieste nell’elenco delle regole salvate.
| Cosa vuoi ottenere | Funzione da usare |
|---|---|
| Servono tre turni di Giorno nel Reparto A ogni lunedì. | Sedi: turni aperti ricorrenti. Le quantità definiscono il lavoro da coprire. Una regola può precisarlo, limitarlo o dargli priorità, ma non sostituisce la configurazione di base. Verifica modelli, orari, sedi e quantità prima di pianificare. |
| Puntare a 160 ore per persona questo mese, tranne Marta che deve arrivare a 100. | Obiettivo di ore della pianificazione. Scegli un totale esatto, un intervallo con minimo e/o massimo, oppure la pianificazione equilibrata dei turni aperti. Il totale esatto ammette eccezioni individuali; l’intervallo è comune a tutti nella pianificazione. Sono obiettivi, non garanzie: possono creare turni aggiuntivi dai modelli esistenti e lo scostamento orario viene ottimizzato prima della copertura richiesta. Non vengono eliminati turni esistenti per raggiungerli. Consulta la guida agli obiettivi di ore. |
| Coprire i turni aperti mantenendo equilibrato il carico. | Pianificazione equilibrata. Considera già ore accreditate e mix di turni tra persone comparabili, il mese corrente e lo storico. Il lavoro esistente e le assenze incluse non rifiutate contribuiscono al credito di ore; il conteggio dei turni lavorati rimane distinto. Per un carico specifico, come le Notti del venerdì, aggiungi una regola di distribuzione. Lo storico della pianificazione aiuta anche a mantenere riposi e schemi tra periodi. |
| Distribuire il lavoro festivo nel tempo. | Impostazioni: Festività pubbliche. Mantieni aggiornato il calendario dello spazio. Il bilanciamento automatico considera anche il lavoro festivo dei 365 giorni precedenti. Una festività segnata non concede ferie e non rimuove il fabbisogno di personale. Vedi il calendario delle festività. |
| Marta non può lavorare il 12 ottobre 2026. | Calendario: preferenze, blocchi e assenze. Registra l’indisponibilità occasionale come blocco. Le preferenze positive o negative sono più flessibili e possono riguardare tipi specifici; usa «Assenza» per le assenze. Le richieste in attesa e approvate incidono sulla disponibilità, quelle rifiutate no. Una data precisa appartiene al calendario, non a una regola che resta attiva il mese dopo. Vedi come raccogliere le preferenze. |
| Assegnare ad Anna il turno di Giorno nel Reparto A il 15 ottobre 2026. | Calendario: assegnazione di un turno. Se persona, data, turno e sede sono già decisi, crea un’assegnazione fissa. Il sistema la considera lavoro esistente. È più vincolante di una preferenza. Controlla possibili conflitti con turni o assenze già registrati. |
Inizia con poche regole utili
- Controlla fabbisogno ricorrente, modelli e informazioni sulle persone.
- Aggiungi i limiti di assegnazione e di carico necessari.
- Proteggi il riposo e definisci eventuali schemi ricorrenti.
- Inserisci qualche preferenza flessibile per migliorare la distribuzione.
- Verifica le interpretazioni, genera il piano e controlla turni scoperti e obiettivi mancati prima di aggiungere altre regole.
Parti da un problema concreto del team. Specifica chi, quali turni, quando e con quale importanza. Per i termini meno familiari consulta il glossario della pianificazione dei turni.
Scrivere le regole e scegliere la loro importanza
Usa parole comuni e i nomi di persone, turni e sedi del tuo spazio. I gruppi, come gli infermieri, devono essere identificabili chiaramente nelle informazioni sulle persone.
Salva separatamente i requisiti che vuoi poter modificare in modo indipendente. Un limite settimanale e un riposo dopo la Notte meritano due voci. Verifica che l’interpretazione dell’assistente corrisponda alla tua intenzione.
| Importanza | Quando sceglierla |
|---|---|
| Obbligatoria | Per requisiti vincolanti, con l’eccezione delle quote spiegata sopra. |
| Alta | Per preferenze forti che possono cedere quando necessario. |
| Media | Per preferenze che devono incidere in modo significativo. |
| Bassa | Per preferenze flessibili e prime migliorie facoltative. |
| Disattivata | Per conservare una regola senza applicarla. |
Alta, Media e Bassa indicano un peso relativo. Spostare una regola in cima non la rende più importante. I vincoli rigidi possono lasciare turni scoperti; richiedere copertura completa può impedire un risultato in caso di conflitto. Scegli «Obbligatoria» con attenzione.
Gli esempi descrivono il comportamento del pianificatore, non obblighi di legge. Per l’editor e le impostazioni consulta come usare le regole di pianificazione.