Gestire gli straordinari: saldo iniziale, orario settimanale e pagamenti

La scheda Straordinari di Shift Scheduler raccoglie il saldo iniziale, l’orario settimanale contrattuale e i pagamenti degli straordinari di ogni persona. L’orario contrattuale determina le ore previste; i turni e le assenze approvate forniscono le ore accreditate. Una volta sottratte le ore pagate, il saldo passa al mese successivo.

Apri Persone, entra nella modifica di una persona e seleziona Straordinari. Se stai creando una nuova persona, salva prima la scheda e poi riaprila.

Da dove partire: il saldo iniziale

Il Saldo iniziale è il credito o debito di ore che la persona porta dalla gestione precedente. Inserisci 10 per dieci ore a credito, -5 per cinque ore mancanti oppure 0 se inizi da zero.

1. In Orario settimanale contrattuale, scegli Imposta ore settimanali, indica la prima data di decorrenza e le ore settimanali, quindi salva la voce.
2. Premi Modifica accanto al saldo iniziale oppure espandi Configurazione in fondo alla scheda.
3. Compila Saldo iniziale e premi il pulsante principale Salva nella finestra della persona.

Il saldo si applica dalla data del primo orario settimanale registrato. Non occorre impostare una data di inizio separata. Scegli il giorno a partire dal quale hai dati completi sui turni. Se inizi a metà mese, solo le ore da quel giorno entrano nel saldo progressivo, anche se le colonne giornaliere dell’export possono mostrare ore precedenti.

Il saldo iniziale si inserisce all’avvio della gestione. Non va reinserito ogni mese: il riporto viene calcolato automaticamente. Correggerlo in seguito comporta il ricalcolo dei saldi successivi.

Come l’orario settimanale aiuta la pianificazione con IA

Inserisci l’orario concordato, per esempio 37,5 ore settimanali, tramite Imposta ore settimanali. Compila Nuovo orario dal e Ore settimanali. Quando cambia il contratto, aggiungi una nuova voce con la data di decorrenza. L’orario precedente resta valido fino al giorno prima e viene conservato per i rendiconti storici. La matita serve a correggere una voce esistente.

Le ore previste si calcolano come orario settimanale ÷ 5 per ogni giorno dal lunedì al venerdì coperto da quell’orario. Con 37,5 ore settimanali sono 7,5 ore al giorno, quindi 165 ore in un mese con 22 giorni dal lunedì al venerdì. Le festività non vengono sottratte automaticamente. I turni del fine settimana contribuiscono comunque alle ore accreditate.

Nella pianificazione bilanciata, l’IA usa questi valori come obiettivi flessibili di carico di lavoro. Può così distinguere tra una persona con un contratto da 20 ore e una da 37,5 ore, tenendo conto anche delle variazioni nel corso del mese. La copertura necessaria e le regole obbligatorie hanno la precedenza. L’orario contrattuale non costituisce quindi un tetto settimanale rigido né garantisce un risultato esatto.

Per i limiti vincolanti usa le regole di pianificazione. Per richiedere un totale mensile preciso, consulta gli obiettivi di ore. Saldo iniziale e pagamenti servono al conteggio delle ore: non inducono automaticamente l’IA ad assegnare meno turni per smaltire un saldo positivo.

Registrare gli straordinari pagati

In Pagamenti degli straordinari, scegli Registra pagamento. Inserisci la Data di pagamento, un numero positivo di Ore pagate e, se utile, una nota come «Busta paga di novembre». Controlla il saldo previsto a fine mese e premi Salva pagamento.

Il pagamento di dieci ore riduce il saldo di dieci ore nel mese del pagamento. Non elimina turni e non modifica il totale delle ore accreditate. Qui registri le ore liquidate; importo, tariffa oraria e versamento vengono gestiti altrove.

Orari e pagamenti hanno pulsanti di salvataggio dedicati. Salva o annulla una voce in compilazione prima di salvare la persona. Puoi modificare o eliminare un pagamento già registrato: i saldi interessati vengono ricalcolati. Un pagamento futuro compare come Programmato e incide sul proprio mese, non sul saldo di un mese precedente.

Leggere il rendiconto mensile delle ore

Scegli Esporta → Esporta rendiconto ore, seleziona il mese e scarica il file Excel. È questo il rendiconto che contiene i saldi degli straordinari. Gli export dei turni delle persone e delle sedi mostrano invece il piano dei turni.

Ogni riga comprende Norma settimanale (h), Riporto iniziale, ore giornaliere, Totale ore accreditate, Differenza dalla norma, Straordinari pagati (h) e Riporto al mese successivo.

Ore accreditate = ore dei turni pianificati al netto delle pause + ore delle assenze approvate. Le richieste in attesa o rifiutate non entrano nel rendiconto. Durante la pianificazione, l’IA riserva e accredita anche le assenze in attesa. Fino alla loro approvazione, i totali usati per pianificare possono quindi differire da quelli esportati.

Per un mese intero dopo l’inizio della gestione vale la formula:

Riporto al mese successivo = riporto iniziale + ore accreditate − ore previste − ore pagate.

Un esempio su tre mesi: da ottobre a dicembre 2026

Anna inizia il 1° ottobre 2026 con +10 ore e un orario di 37,5 ore settimanali. Ottobre, novembre e dicembre hanno rispettivamente 22, 21 e 23 giorni dal lunedì al venerdì. Le ore previste sono quindi 165, 157,5 e 172,5. Ipotizziamo i seguenti totali di turni e assenze approvate e il pagamento di dieci ore il 20 novembre. Tutti i valori sono espressi in ore.

Ottobre si chiude con 10 + 180 − 165 = +25. Novembre dà 25 + 150 − 157,5 − 10 = +7,5. Anche con una differenza mensile negativa e parte delle ore liquidate, Anna conserva un credito. Dicembre aggiunge altre 7,5 ore.

Cosa vedrai tre mesi dopo? Aprendo la scheda a gennaio 2027, troverai +15 ore al 31 dicembre 2026. Il saldo iniziale originario resterà +10 ore. Il rendiconto di gennaio partirà da un riporto di +15 ore. Il pagamento di novembre resterà nello storico e nel rendiconto di novembre, senza essere sottratto di nuovo a dicembre o a gennaio.

È un esempio, non una previsione. Il risultato dipende da turni, assenze approvate e pagamenti registrati. Esportando nuovamente un mese passato si usano i dati salvati al momento dell’export. Correggere un vecchio turno, un orario o un pagamento può quindi modificare anche tutti i riporti successivi. I file già scaricati restano invariati.

Domande frequenti

Perché il riepilogo mostra il saldo alla fine del mese precedente?

Di norma il riepilogo mostra il saldo all’ultimo giorno del mese precedente. Se il primo orario settimanale decorre dal mese in corso o da un mese futuro, mostra invece il saldo iniziale alla data di partenza. L’anteprima di un pagamento calcola il saldo alla fine del mese del pagamento.

Perché al posto del saldo compare un trattino?

Deve esserci un orario settimanale con decorrenza non successiva al periodo da calcolare. La prima voce stabilisce l’inizio della gestione. Senza di essa non è possibile calcolare ore previste e saldo progressivo.

Cosa succede se l’orario cambia a metà mese?

Aggiungi una voce con la nuova data di decorrenza. Ogni giorno dal lunedì al venerdì usa l’orario valido in quella data. Nel campo dell’orario settimanale, l’export mostra i diversi intervalli del mese.

Registrare un pagamento versa denaro al dipendente?

No. Registra le ore pagate e le sottrae dal saldo. L’importo e il versamento vengono gestiti fuori da questa scheda.

Devo azzerare il saldo a fine anno?

No. Il riporto prosegue anche tra un anno e l’altro. Nell’esempio, le +15 ore di dicembre diventano il riporto di gennaio senza inserire un nuovo saldo iniziale.