Novinka ve Shift Scheduleru: e-mailová upozornění, která počkají, až se rozpis ustálí

Než je rozpis opravdu hotový, může se jedna směna změnit i několikrát. Někdo je přiřazen, opraví se čas, přibude poznámka nebo se přiřazení po pár minutách zase zruší.

Shift Scheduler proto nově nabízí e-mailová upozornění, která vás udrží v obraze, ale neposílají zprávu po každém kliknutí.

Vyberte si upozornění, která jsou pro vás důležitá

Upozornění se nastavují zvlášť pro každý pracovní prostor. Ve výchozím nastavení jsou všechna vypnutá, takže je jen na vás, co chcete dostávat.

Zapnout si můžete:

• Vaše směna byla aktualizována. E-mail dostanete, když vás někdo přiřadí na směnu, odebere ze směny, upraví její konečné údaje nebo přidá či změní poznámku. E-mail pouze oznámí, že se poznámka změnila; její obsah neodesíláme.
• Vaše směna začíná za 24 hodin. Před blížící se směnou dostanete připomínku s datem, časem a pracovištěm.
• Někdo byl přiřazen na vaši partnerskou směnu. Dozvíte se, když ke stejnému typu směny ve stejný den přibude nový kolega a vy na ní zůstáváte přiřazeni.
• Neobsazené směny na nadcházející týden. Manažeři a admini mohou v neděli dostat přehled volné kapacity na období od následujícího pondělí do neděle. Pokud jsou všechny směny obsazené, žádný e-mail nepřijde.

Pokud je současně připraveno více upozornění, Shift Scheduler je pro daný pracovní prostor spojí do jednoho e-mailu.

Proč upozornění na změnu rozpisu dorazí za 1 až 2 hodiny

Upozornění na úpravy rozpisu záměrně neposíláme okamžitě.

Po poslední úpravě Shift Scheduler počká, dokud se směna alespoň 60 minut nezmění. Upozornění se pak zpracovávají jednou za hodinu. E-mail proto obvykle dorazí jednu až dvě hodiny po poslední úpravě.

Každá další změna spustí 60minutové čekání znovu. Systém tak může porovnat původní a konečný stav a oznámit vám jen výsledek, který je stále aktuální.

Například:

• Když vás během této čekací doby přiřadí na směnu a poté z ní zase odeberou, upozornění se neodešle.
• Pokud se upraví několik údajů, dostanete jedno upozornění s konečnými informacemi.
• Když někdo přidá poznámku a před ustálením směny ji odstraní, upozornění na poznámku nepřijde.

Připomínka 24 hodin před směnou a nedělní přehled obsazenosti mají vlastní harmonogram. Čekání na ustálení se týká změn v rozpisu.

O vlastních úpravách vás upozorňovat nebudeme

Když změnu provedete přímo vy ve Shift Scheduleru, nepošleme vám e-mail o stejné akci. O tom, co jste právě upravili, už víte.

Změny od jiného člověka, AI plánovače nebo automatizovaného procesu upozornění vyvolat mohou, pokud máte příslušnou možnost zapnutou. Do schránky se tak dostanou hlavně informace, které jste sami nemuseli vidět.

Jak upozornění zapnout

Otevřete Nastavení → Upozornění a zapněte kategorie, které chcete dostávat v aktuálním pracovním prostoru. Týdenní přehled neobsazených směn se zobrazuje pouze manažerům a adminům.

Své nastavení můžete na této stránce kdykoli změnit.