Rozpis služeb lékařů: pevné schéma a spravedlivě rozdělené pátky

Tato anonymizovaná případová studie vychází ze spolupráce se skutečným zákazníkem, který měl na plánování služeb velmi konkrétní požadavky. Chceme vám na ní ukázat, jak přemýšlet o nastavení pravidel ve vlastním pracovním prostoru.

Požadavky byly následující:

• V týmu je celkem 6 lékařů.
• Pracují ve 2 směnách: M — ranní (8:00–16:00) a A — odpolední (11:00–19:00).
• Každý lékař má od pondělí do čtvrtka své pravidelné schéma:

• Pátky se plánují samostatně: odpoledne pracují 2 lékaři a tyto služby se mezi všechny postupně spravedlivě rozdělují. Ostatní dostupní lékaři pracují v pátek ráno.
• U většiny lékařů se má páteční odpolední vyrovnat změnou jedné odpolední směny od pondělí do čtvrtka na ranní. Poměr ranních a odpoledních tak zůstane přibližně vyvážený. Výjimkou je lékařka 1: její pevné schéma od pondělí do čtvrtka se kvůli páteční službě nemění, přestože se na pátečních odpoledních také střídá.
• Kvůli bezpečnému zajištění péče musí každý pracovní den sloužit alespoň 2 lékaři na ranní a 2 na odpolední směně.
• Za běžných okolností všichni pracují každý den od pondělí do pátku. Páteční odpolední nechce nikdo :)

Cíl: zachovat stabilní, opakující se základní rozpis a automaticky řešit pátky, absence a výjimky s co nejmenším počtem změn. Když někdo čerpá dovolenou nebo jinak chybí, je potřeba zajistit obsazení a co nejméně přitom narušit zavedené schéma ostatních lékařů.

Z pohledu plánování pomocí AI to vyžadovalo poměrně přesné nastavení pravidel a trochu algoritmického uvažování. Pokud potřebujete s nastavením pomoct, napište nám na adam@shiftscheduler.ai. Rádi vám s tím pomůžeme. V tomto případě jsme postupovali takto:

• V /locations jsme pro každý den od pondělí do pátku vytvořili 2 volná místa pro ranní směnu M a 2 volná místa pro odpolední směnu A.

Pravidla pro AI s úrovní důležitosti v závorce:

• Každý může mít nejvýše jednu směnu denně (Povinné).
• Každý pátek mohou být v celém týmu naplánovány nejvýše 2 směny A (Povinné).
• Rozdělovat páteční směny A spravedlivě, aby jich měl každý v dlouhodobějším horizontu co nejpodobnější počet (Vysoká).
• Lékaři 2, 3, 4, 5 a 6 by měli mít každý nejvýše 2 směny A týdně (Vysoká).
• Lékařka 1 nesmí mít směnu A ve středu ani ve čtvrtek (Povinné).
• Lékařka 1 nesmí mít směnu M v pondělí ani v úterý (Povinné).
• Lékař 2 by neměl mít směnu A v pondělí ani ve čtvrtek (Střední).
• Lékař 2 by neměl mít směnu M v úterý ani ve středu (Nízká).
• Lékař 3 by neměl mít směnu A v úterý ani ve čtvrtek (Střední).
• Lékař 3 by neměl mít směnu M v pondělí ani ve středu (Nízká).
• Lékař 4 by neměl mít směnu A v úterý ani ve středu (Střední).
• Lékař 4 by neměl mít směnu M v pondělí ani ve čtvrtek (Nízká).
• Lékař 5 by neměl mít směnu A v pondělí ani v úterý (Střední).
• Lékař 5 by neměl mít směnu M ve středu ani ve čtvrtek (Střední).
• Lékař 6 by neměl mít směnu A v pondělí ani ve středu (Střední).
• Lékař 6 by neměl mít směnu M v úterý ani ve čtvrtek (Nízká).
• O víkendu nesmí pracovat nikdo (Povinné).

Jak vidíte, jde hlavně o vymezení hranic. Místo toho, abychom pouze určovali, kdy má kdo pracovat, říkáme, kterým směnám by se měl vyhnout. Za porušení pravidla s vysokou, střední nebo nízkou důležitostí dostane algoritmus penalizaci. Pravidla označená jako Povinné jsou pevná omezení, která porušit nelze.

Týdenní limit odpoledních směn podporuje vyrovnání pátečních služeb a preference pro jednotlivé dny pomáhají udržet rozpis co nejblíže základnímu schématu. V něm jsou od pondělí do čtvrtka každý den 3 lékaři ráno a 3 odpoledne. Když se jedna odpolední změní na ranní, zůstanou odpoledne potřební 2 lékaři. Pokud potřebují změnu během týdne oba lékaři s páteční odpolední, měly by tyto změny připadnout na různé dny, aby zůstalo zachováno obsazení. V rámci jednoho měsíce nelze pátky vždy rozdělit úplně stejně. Spravedlivé rozdělení proto posuzujeme v delším období.

Požádali jsme AI agenta, aby spustil plánování. Když se zeptal na měsíční počet hodin, bylo důležité uvést, kolik má každý odpracovat. Plánování pak nejen obsadí všechna volná místa, ale vytvoří i další směny, aby všichni pracovali od pondělí do pátku, s výjimkou absencí a svátků. U těchto osmihodinových směn to znamená 8 hodin na pracovní den; cílové hodiny je potřeba upravit podle volna a případných neplacených přestávek.

Výsledek vidíte na snímcích níže. V měsíci bez dovolených a zvláštních požadavků se všichni mohou držet běžného střídání, pouze s úpravami během týdne potřebnými k vyrovnání pátečních odpoledních a k jejich spravedlivému rozdělení. Druhý snímek ukazuje rozpis s dovolenými a individuálními požadavky. Systém automaticky hledá vyvážené rozdělení a rozpis můžete každý měsíc vygenerovat jedním kliknutím s ohledem na požadavky týmu. Pokud kvůli absencím nezůstane dost lékařů na potřebné obsazení, některá místa zůstanou neobsazená a rozpis je nutné zkontrolovat.