Shift Scheduler Blog
Katalog pravidel pro plánování směn s AI: příklady a jejich využití
Jaké pokyny můžete dát AI při sestavování rozpisu? Tento katalog ukazuje podporovaná pravidla, konkrétní příklady a situace, ve kterých pomáhají. Nahraďte jména, směny a pracoviště vlastními údaji a vyberte si pravidla, která váš tým opravdu potřebuje.
Dostupnost a povolené zařazení
| Pravidlo | Vysvětlení |
|---|---|
| Omezit pracoviště. => Anna může pracovat pouze v Kuchyni. | Hodí se pro pevné zařazení na oddělení, pobočku nebo pracovní úsek. Některá pracoviště můžete povolit, jiná vyloučit. S důležitostí „Povinné“ je omezení závazné; při nižší důležitosti se ho plánovač snaží dodržet, ale může se od něj odchýlit. Povolení pracovat v Kuchyni samo o sobě Anně směnu nezaručuje. |
| Zakázat nebo omezit určitý typ směny. => Robertovi nepřidělovat Noční směny. | Pro opakované omezení konkrétního typu. Povinné pravidlo přidělení zabrání, nižší důležitost z něj udělá preferenci. Pokud někdo upřednostňuje Ranní, můžete pomocí měkkých pravidel požádat o vyhýbání se ostatním pojmenovaným typům. |
| Vyhradit pravidelné dny v týdnu. => Marta nemůže mít v pondělí Noční směnu. | Pro pravidelné kurzy, péči o děti či jiné závazky. Den a typ směny platí současně: jiné pondělní směny zůstávají možné. Celý den zablokujete větou „Marta nemůže v pondělí pracovat“. Povolené dny neznamenají povinnost v těchto dnech pracovat. |
| Rozlišit sudé a liché týdny. => Alex nemůže mít v pondělí v lichém týdnu Denní směnu. | Pro závazky navázané na číslo týdne. Omezení může mířit na typ směny, jednotlivé dny i celý sudý či lichý týden. Používají se kalendářní týdny ISO, nikoli střídání od začátku požadovaného období. Týden 53 a následující týden 1 jsou oba liché. |
| Vyhradit směnu kvalifikovaným lidem. => Směnu Triáž mohou obsadit pouze lidé s označením „Zdravotní sestra“ v poznámce. | Když kvalifikaci potřebuje každý přidělený člověk. Můžete také přímo uvést jména. Údaje udržujte aktuální a při změně týmu zkontrolujte interpretaci. Pokud ve smíšeném týmu stačí jedna kvalifikovaná osoba, použijte místo toho pravidlo minimálního obsazení. |
| Vyřadit člověka z automatického plánování. => Annu automaticky neplánovat. | Povinné pravidlo se hodí, když někomu přidělujete směny ručně, ale má zůstat v pracovním prostoru. Asistent to může vyjádřit nulovým limitem hodin. Již existující směny zůstanou v kalendáři. Zda se započítávají do požadovaného obsazení, řeší samostatné pravidlo níže. |
Limity pracovní zátěže
| Pravidlo | Vysvětlení |
|---|---|
| Omezit denní nebo týdenní hodiny. => Petrovi přidělit nejvýše 20 hodin práce týdně. | Pro částečné úvazky nebo individuální limity zátěže. Lze nastavit i denní strop, například 12 hodin. Každý může mít jiný limit. Povinné pravidlo stanoví pevný strop; měkké pravidlo vyjadřuje překročení, kterému se má plánovač pokud možno vyhnout. |
| Omezit počet směn za den. => Každému přidělit nejvýše jednu směnu denně. | Když jsou dvě krátké směny nevhodné, i když by součet hodin ještě vyhovoval. Počítají se přímo směny bez ohledu na jejich délku. Hodinový limit a limit počtu směn řeší odlišné věci a lze je kombinovat. |
| Omezit vybrané typy za týden nebo měsíc. => Marta by neměla mít více než dvě směny Triáž nebo Noční dohromady za týden. | Pro omezení náročných služeb nebo vhodnou skladbu práce. Uvedené typy sdílejí jeden společný strop. Týden běží od pondělí do neděle, měsíc je kalendářní. Počítají se i odpovídající běžné směny už naplánované na všech pracovištích, včetně směn mimo kratší požadované období, pokud spadají do stejného týdne či měsíce. Nepřítomnosti a vlastní směny se do tohoto limitu podle šablon nepočítají. |
Odpočinek a pracovní vzorce
| Pravidlo | Vysvětlení |
|---|---|
| Dopřát volno po směně. => Po Noční směně dát dva dny volna. | Pro zotavení po konkrétní službě. Počítají se data po uloženém datu začátku směny: Noční s pondělním datem blokuje přidělení směn na úterý a středu. Nejde o přesně 48 hodin od jejího konce. Lze přidat výjimku podle dne, například „Dva dny volna po Noční, kromě směn začínajících v sobotu“. |
| Zakázat návaznost další den. => Po Noční nesmí následující den přijít Denní směna. | Když je nevhodná konkrétní následující směna, ale jiné mohou zůstat povolené. Pravidlo volna by naproti tomu blokovalo veškerou práci v chráněných dnech. Lze uvést více výchozích i navazujících typů a omezit výchozí směnu na určité dny v týdnu. |
| Ošetřit přechod před dovolenou nebo po ní. => Den před začátkem Dovolené nesmí být Noční směna. | Abyste předešli noční práci těsně před dovolenou. Zákazy mezi sousedními dny mohou kombinovat běžné směny a pojmenované typy nepřítomnosti v obou směrech. Používají uložená data. Počítají se požadované i schválené nepřítomnosti, zamítnuté ne. Uveďte skutečný název typu nepřítomnosti ve svém prostoru. |
| Omezit pracovní dny za sebou. => Nikdo by neměl pracovat více než pět dní v řadě. | Proti příliš dlouhým pracovním sériím. Můžete počítat všechnu běžnou práci nebo jen vybrané typy, například Noční. Maximum dovoluje i kratší série: „Nejvýše pět“ nevyžaduje pětidenní blok. |
| Vytvářet pracovní bloky s odpočinkem. => Naplánovat dva pracovní dny za sebou a potom alespoň dva dny volna. | Když chcete celé bloky místo osamocených směn. Podporována je přesná délka i minimum a maximum. Blok může začít libovolný den. I když se do něj počítají jen vybrané směny, mezera na odpočinek musí být bez jakékoli práce. Povinné pravidlo může nechat poptávku neobsazenou, místo aby vytvořilo neúplný blok. |
| Dodržovat pořadí střídání směn. => Střídat Ranní, potom Noční a potom dva dny volna. | Když záleží na pořadí různých typů. Volno může být přesně dlouhé, nebo můžete výslovně dovolit prodloužení: „Alespoň dva dny volna; další volno nebo dovolená nevadí“. Opakování stejného typu patří do pravidla pracovních bloků. Rotace určuje slučitelné směny, ale nezaručuje obsazení každého kroku ani práci v každém možném pracovním dni. |
| Střídat dlouhý a krátký týden. => Střídat dlouhý týden s prací v pondělí, úterý, sobotu a neděli s krátkým týdnem ve středu, čtvrtek a pátek. Začít dlouhým týdnem. | Pro skutečný dvoutýdenní režim práce a volna. Jasně určete výchozí týden. Skupiny mohou začínat opačně kvůli pokrytí provozu, nebo můžete požadovat společný začátek celé skupiny. Stejné omezení opakované každý týden patří mezi pravidla dostupnosti podle dnů. |
| Vyhnout se vícedenní posloupnosti. => Vyhnout se kombinaci Noční, den volna a znovu Noční. | Pro nežádoucí vzorec, který nelze popsat pouze zákazem směny další den. Posloupnost může mít 2–14 dní a kombinovat konkrétní směny, dny s libovolnou prací a dny bez práce. Hodí se pro roztříštěný odpočinek i opakované kombinace práce a volna. |
| Omezit dlouhé série volna. => Vyhnout se pěti dnům volna za sebou. | Když je práce příliš soustředěná do jedné části rozpisu. Jde o nežádoucí posloupnost složenou jen ze dnů bez práce. I dovolená se počítá jako nepracovní den, proto zvažte měkkou důležitost, pokud jsou delší absence oprávněné. Je to preference rozložení práce, nikoli náhrada cílových hodin. |
Víkendy
| Pravidlo | Vysvětlení |
|---|---|
| Omezit odpracované víkendy v řadě. => Nikdo by neměl pracovat více než tři víkendy za sebou. | Aby o víkendy nepřicházeli stále stejní lidé. Běžná směna se sobotním nebo nedělním datem započítá víkend jednou, i když člověk pracuje oba dny. Nepřítomnost není práce. Předchozí již naplánované víkendy se do série započítají; pozdější víkendy mimo požadované období se nezkoumají. |
| Zajistit volné víkendy každý měsíc. => Každému dát alespoň dva volné víkendy měsíčně. | Ve výchozím nastavení nesmí žádná běžná práce zasahovat do intervalu od soboty 00:00 do pondělí 00:00. Volný víkend tedy může narušit i páteční nebo nedělní noční směna. Víkend patří do měsíce své soboty. Můžete stanovit širší ochranu, například „Alespoň jeden volný víkend měsíčně od pátku 18:00 do pondělí 06:00“. Ochrana celého intervalu se liší od počítání pracovních víkendů podle data směny. |
Vztahy mezi kolegy
| Pravidlo | Vysvětlení |
|---|---|
| Zabránit souběhu práce dvou lidí. => Sára a Jana nesmějí mít časově se překrývající směny. | Pro praktickou neslučitelnost jejich rozpisů. Platí i mezi různými pracovišti. Oddělené směny bez překryvu ve stejný den zůstávají možné, proto si ověřte, že to odpovídá vašemu záměru. |
| Vyžadovat kolegu ve stejný den. => Když pracuje Michal, musí ten den pracovat také Anna nebo David. | Když má pracovní den člověka připadnout na den alespoň jednoho jmenovaného kolegy. Můžete uvést jedno jméno nebo více alternativ. Vztah je jednosměrný: Annina směna nevyžaduje Michalovu. Stejný den nezaručuje stejné pracoviště ani překryv hodin, tedy ani nepřetržitý dohled. Pro souvislou kvalifikovanou přítomnost použijte pravidlo níže. |
Obsazení a kvalifikace
| Pravidlo | Vysvětlení |
|---|---|
| Vyžadovat minimum kvalifikovaných lidí. => Když se na Oddělení A obsazují Denní směny, musí mezi přidělenými lidmi být alespoň jedna zdravotní sestra. | Pro smíšené týmy, kde kvalifikaci nepotřebuje každý. Minimum počítá různé kvalifikované osoby v odpovídajících požadovaných směnách pro dané pracoviště a datum. Lze zvolit dny, pracoviště a více typů se společným minimem. Upřesněte, zda podmínka platí jen při obsazení, nebo při každém odpovídajícím kalendářním výskytu. Podmíněné povinné pravidlo může nechat celou skupinu neobsazenou, pokud kvalifikace chybí. Kontroluje složení týmu, ne nepřetržitou přítomnost. |
| Zajistit nepřetržitou kvalifikovanou přítomnost. => Na Oddělení A musí být každý den od 07:00 do 19:00 nepřetržitě alespoň jedna zdravotní sestra. | Pro pokrytí celého časového okna. Lidé se mohou vystřídat, pokud jejich zaznamenané pracovní intervaly navazují bez mezery. Přesné předání stačí, pouhá směna někdy během dne ne. Okno musí začínat i končit ve stejný den. Mohou přispívat i noční směny z předchozího dne a vlastní zadané časy směn. Samotná délka přestávky bez času neurčuje konkrétní nepřítomnost. Povinné pravidlo může při neúplném pokrytí zabránit novým směnám v okně; stávající se nemění. |
| Omezit obsazení určitého typu. => V pátek naplánovat na Oddělení A nejvýše dvě směny Triáž. | Proti nadbytečnému obsazení. Počítají se existující i nové směny včetně volitelných dodatečných. Strop platí samostatně pro každé pracoviště, datum a uvedený typ. U více typů dostane každý svůj vlastní maximální počet, nesdílejí jeden součet. |
| Omezit počet lidí z určité skupiny. => Na Denní směny na Oddělení A přidělit každý den nejvýše dva lidi s poznámkou „V zácviku“. | Pro vhodné složení týmu. Počítají se různí členové skupiny napříč odpovídajícími typy pro dané pracoviště a datum. Ostatní lidé limit nečerpají a jeden člen skupiny se počítá jen jednou, i když má více odpovídajících směn. |
| Upřednostnit obsazení určitého typu. => Přednostně obsazovat Noční směny. | Vysoká, Střední a Nízká důležitost rozhodují, co zůstane volné mezi rozpisy se stejným nejlepším celkovým pokrytím. Neobětují kvůli jednomu typu celkový počet obsazených míst. „Povinné“ vyžaduje obsazení všech požadovaných míst daného typu. Při konfliktu s jinými pevnými omezeními nemusí vzniknout žádná nová přidělení a stávající rozpis zůstane zachován. Platí pro uvedené typy v celém plánování bez filtrů lidí, pracovišť či dnů. Volitelné dodatečné směny sem nepatří. |
| Považovat existující směny za posilu navíc. => Anniny existující směny jsou navíc a nesmějí se započítávat do požadovaného obsazení. | Když již naplánovaná přítomnost má být nad rámec základní potřeby. Vyžaduje „Povinné“ a týká se směn existujících na začátku operace bez filtrů pracoviště, data nebo typu. Nadále se počítají jako práce pro hodiny, odpočinek, spravedlnost, vztahy i maximální obsazení, ale neplní požadovaná místa ani minima. Pravidlo nebrání novým automatickým směnám pro Annu a nemění ukazatele obsazení v kalendáři. Pokud potřebujete i zákaz plánování, přidejte samostatné pravidlo. |
Spravedlivé rozdělení a četnost směn
| Pravidlo | Vysvětlení |
|---|---|
| Spravedlivě rozdělit vybrané služby. => Páteční Noční směny rozdělovat v týmu spravedlivě. | Když celkové hodiny vycházejí dobře, ale některé služby ne. Můžete vybrat víkendy, skupiny dnů, typy směn nebo jejich kombinace. „Páteční Noční“ musí splnit obě podmínky. Vyrovnávají se hodiny, ne nutně počty směn. „Povinné“ vyžaduje přesnou rovnost, což může být při různých délkách a dostupnosti příliš přísné. Pro přání rovnoměrnějšího rozdělení bývá vhodnější měkká důležitost. |
| Určit počet za týden nebo měsíc. => Martě naplánovat přesně jednu sobotní Denní směnu za měsíc. | Pro konkrétní cíl přidělení, případně v určený den. Lze požadovat alespoň, nejvýše nebo přesně určitý počet odpovídajících dat za kalendářní týden či měsíc. Vyjadřuje četnost, ne jen povolení pracovat v sobotu. |
| Počítat kombinaci po sobě jdoucích dnů. => Martě naplánovat Denní směny v pátek, sobotu a neděli společně přesně jednou za měsíc. | Když má určitou četnost mít celá kombinace. Posloupnosti mohou trvat až 14 po sobě jdoucích dnů a musí se vejít do počítaného týdne či měsíce. Podporováno je minimum, maximum i přesný počet. Související alternativy lze sdružit tak, aby se v rámci jedné kvóty nezapočítalo stejné počáteční datum dvakrát. |
Výjimka u kvót: počty jednotlivých směn i posloupností zůstávají cílem, který se plánovač snaží splnit co nejlépe, i s důležitostí „Povinné“. Chybějící nebo nadbytečné výskyty optimalizuje před pokrytím, cílovými hodinami, spravedlností a měkkými pravidly, přičemž pevná omezení dál platí. Zbývající odchylky nahlásí, místo aby kvůli nim samotným nebylo možné rozpis vytvořit. Pokud na počtu záleží, zkontrolujte výsledek.
Místo uloženého pravidla použijte tyto funkce
Příklady v této části nejsou opakovaně použitelná plánovací pravidla. Nastavte potřebu personálu, cíl konkrétního plánování nebo údaj v kalendáři pomocí funkce vpravo. Tyto požadavky nekopírujte do seznamu uložených pravidel.
| Co potřebujete | Kde to nastavit |
|---|---|
| Každé pondělí potřebujeme na Oddělení A tři Denní směny. | Lokace: opakované otevřené směny. Jejich počet určuje práci, kterou je třeba obsadit. Pravidla ji mohou upřesnit, omezit nebo zvýhodnit, nenahrazují však základní nastavení. Před plánováním zkontrolujte šablony, časy, pracoviště a počty. |
| Tento měsíc cílit na 160 hodin na osobu, u Marty na 100. | Cílové hodiny konkrétního plánování. Zvolte přesný počet, rozsah s minimem a/nebo maximem, nebo vyvážené obsazení otevřených směn. Přesný cíl umožňuje individuální výjimky, rozsah je společný pro dané plánování. Jde o cíle, ne záruky: mohou vzniknout dodatečné směny z existujících šablon a odchylka hodin má přednost před požadovaným pokrytím. Existující směny se kvůli dosažení cíle nemažou. Více v průvodci cílovými hodinami. |
| Obsazovat otevřené směny a vyrovnávat zátěž. | Vyvážené plánování. Už zohledňuje započítané hodiny a skladbu směn u srovnatelných lidí, aktuální měsíc i historii. Existující práce a zahrnuté nezamítnuté nepřítomnosti přispívají do hodin; počty odpracovaných směn jsou oddělené. Pro konkrétní zátěž, například páteční Noční, přidejte pravidlo spravedlivého rozdělení. Historie plánování pomáhá zachovat odpočinek a vzorce i přes hranice období. |
| Dlouhodobě spravedlivě rozdělovat práci o svátcích. | Nastavení: státní svátky. Udržujte kalendář svátků pracovního prostoru aktuální. Automatické vyrovnávání využívá i práci o svátcích za předchozích 365 dní. Označení svátku samo nevytváří volno ani neruší potřebu personálu. Viz kalendář svátků. |
| Marta nemůže pracovat 12. října 2026. | Kalendář: preference, blokace a nepřítomnosti. Jednorázovou nedostupnost zadejte jako blokaci. Kladné či záporné preference jsou měkčí a mohou se týkat konkrétních typů; pro skutečnou absenci použijte „Volno“. Požadované a schválené absence ovlivňují dostupnost, zamítnuté ne. Konkrétní datum patří do kalendáře, ne do pravidla platného i příští měsíc. Viz sběr preferencí směn. |
| Přidělit Anně Denní na Oddělení A na 15. října 2026. | Kalendář: přidělení směny. Pokud jsou člověk, datum, směna i pracoviště rozhodnuté, vytvořte pevné přidělení. Plánovač ho zohlední jako existující práci. Je závaznější než preference. Zkontrolujte kolize s již zapsanými směnami či nepřítomností. |
Začněte několika užitečnými pravidly
- Zkontrolujte opakovanou potřebu, šablony směn a údaje o lidech.
- Přidejte omezení zařazení a zátěže, která skutečně potřebujete.
- Zajistěte odpočinek a zvolte případné pracovní vzorce.
- Doplňte několik měkkých preferencí pro lepší rozdělení.
- Ověřte interpretace, vytvořte rozpis a prohlédněte neobsazené směny či nesplněné cíle, než přidáte další pravidla.
Vycházejte z konkrétního problému týmu. Uveďte koho, jakých směn a kdy se pravidlo týká a jak silně má platit. Neznámé pojmy vysvětluje slovník plánování směn.
Jak pravidla napsat a zvolit důležitost
Pište běžným jazykem a používejte skutečná jména, směny a pracoviště ze svého prostoru. Skupiny, například zdravotní sestry, musí být jednoznačně rozpoznatelné z údajů o lidech.
Samostatně ukládejte požadavky, které budete chtít upravovat nezávisle. Týdenní limit hodin a odpočinek po Noční si zaslouží dva záznamy. Ověřte, že interpretace asistenta odpovídá vašemu záměru.
| Důležitost | Kdy ji zvolit |
|---|---|
| Povinné | Pro závazné požadavky s výjimkou kvót vysvětlenou výše. |
| Vysoká | Pro silné preference, které mohou v nutném případě ustoupit. |
| Střední | Pro preference, které mají rozpis citelně ovlivnit. |
| Nízká | Pro flexibilní přání a první volitelná zlepšení. |
| Vypnuto | Pro uchování pravidla bez jeho použití. |
Vysoká, Střední a Nízká určují relativní sílu. Posunutí pravidla výše v seznamu důležitost nezvýší. Pevná omezení mohou nechat směny neobsazené; požadavek na úplné pokrytí může při rozporu zabránit vytvoření výsledku. „Povinné“ proto volte uvážlivě.
Příklady popisují chování plánovače, nikoli zákonné požadavky. Nastavení a editor přibližuje průvodce používáním pravidel plánování.