Plánování směn v domově sociálních služeb: i složitá pravidla mají řešení

„Omlouváme se, máme příliš mnoho výjimek a zvláštních pravidel.“ Při spolupráci s jedním domovem sociálních služeb jsme podobnou omluvu slyšeli opakovaně. Nebyla ale vůbec potřeba. Právě pro plánování s takovými požadavky je tu ShiftScheduler.ai.

Tato anonymizovaná případová studie vychází ze zadání skutečného zákazníka. Ukazuje, jak lze v jednom rozpisu skloubit různé pracovní režimy, požadavky na obsazení a individuální výjimky.

Tým a požadavky na obsazení

V domově pracovaly denní sestry, směnové sestry a pečovatelky. Zákazník potřeboval zohlednit především následující požadavky:

• Každý den od 7:00 do 19:00 má být k dispozici denní nebo směnová sestra. Pokud na sebe směny přesně nenavazují, jsou povoleny krátké mezery v pokrytí; konkrétní časové úseky stanovují pravidla níže.
• Jedna z denních sester má individuální pracovní režim.
• Po celý den i noc by měly být ve službě alespoň dvě osoby, přestože pracují v různých směnách.
• Jedna ze směnových sester je dlouhodobě v pracovní neschopnosti.

Cílem bylo zjednodušit pravidelné plánování a dosáhnout spravedlivějšího rozpisu.

Základní nastavení směn

Nejprve jsme nastavili šablony směn a volná místa pro jednotlivé dny. Výchozí nastavení je na prvním obrázku. Obsahuje také alternativní směny GO a GO2, z nichž se při plánování vybírá jedna.

Výchozí nastavení denních, odpoledních a nočních směn včetně alternativ GO a GO2.

Devatenáct pravidel pro plánování

Označení Sestra1 a Sestra2 v textu odpovídají jménům Nurse1 a Nurse2 na obrázcích. Kódy směn zůstávají stejné. Poznámky u osob rozlišují denní sestru, směnovou sestru a pečovatelku.

1. Osoby označené jako směnové sestry nebo pečovatelky mají týdenní pracovní úvazek nejvýše 35 hodin.
2. Směnové sestry a pečovatelky pracují pouze ve směnách C (7:00–19:00), N (19:00–7:00) a O (13:00–19:00).
3. Osoby označené jako denní sestry mají týdenní pracovní úvazek nejvýše 37,5 hodiny.
4. Sestra1 může pracovat pouze ve směně D (06:30–14:30) a ve směně O (13:00–19:00).
5. Každá osoba může mít jen jednu směnu denně. Výjimkou je Sestra2.
6. Sestra2 může pracovat pouze ve směnách S21, S22, S23, G24, S15, GO, GO2 a O (13:00–19:00).
7. Sestra2 může pracovat v odpolední směně O (13:00–19:00) pouze ve středu a v pátek.
8. Pokud to není nezbytné, nepřidělovat denním sestrám odpolední směnu od 13:00 do 19:00.
9. Po noční směně by měl následovat den volna.
10. Den před dovolenou nesmí být naplánována směna N, tedy noční.
11. Nikdy neplánovat dvě nebo více směn C za sebou. Po jedné směně C musí následovat den volna nebo jiná směna.
12. Neplánovat směnu C hned na další den po směně O.
13. Každý den musí být od 7:00 do 12:00 k dispozici směnová nebo denní sestra.
14. Každý den musí být od 13:00 do 14:30 k dispozici směnová nebo denní sestra.
15. Každý den musí být od 15:00 do 19:00 k dispozici směnová nebo denní sestra.
16. Pokud to není nezbytné, nepřidělovat Sestře2 směnu GO2.
17. Den před směnou ŠK (školení) neplánovat směnu N (noční).
18. Následující den po noční nesmí být směna O ani C.
19. Pokud je to možné, plánovat posloupnost C – N – alespoň jeden den volna.

Některá pravidla vymezují pevné hranice, jiná vyjadřují preference. Například vyhnout se GO2, pokud není potřeba, nebo upřednostnit posloupnost C – N – volno. Při sestavování rozpisu je tento rozdíl podstatný.

Proč AI ve čtvrtek vybrala GO2

AI agenta jsme požádali, aby obsadil všechny volné směny. Zajímavé bylo rozhodování u Sestry2 v úterý a ve čtvrtek: algoritmus vybíral mezi směnou GO (15:00–17:00) a GO2 (15:00–19:00). Druhá možnost zůstala záměrně neobsazená.

Na výsledném obrázku si všimněte čtvrtka 15. Kdyby Sestra2 dostala GO, skončila by v 17:00. Od 17:00 do 19:00 by tedy chyběla zdravotní sestra, přestože by na pracovišti byly pečovatelky. Volba GO2 zajistila přítomnost sestry až do 19:00 podle požadavku zákazníka.

Právě proto je pravidlo „pokud to není nezbytné, neplánovat GO2“ preferencí. V tento den byla delší směna potřeba pro pokrytí celého požadovaného úseku. Neobsazená GO zde znamená nevyužitou alternativu, nikoli zapomenutou službu.

Ve čtvrtek 15. pracuje Sestra2 ve směně GO2 do 19:00. Kratší alternativa GO zůstává neobsazená.