Jak jsme pomohli vrchní sestře ušetřit 3 dny při měsíčním rozpisu sester

Plánování služeb sester není jen doplňování jmen do kalendáře.

Na oddělení s nepřetržitým provozem musí každý rozpis vyvážit potřebné obsazení, kvalifikace, dovolené, osobní preference, férovost, odpočinek i změny na poslední chvíli.

V této anonymizované případové studii ukazujeme, jak Shift Scheduler pomohl vrchní sestře naplánovat měsíční rozpis pro 25 sester a ušetřit přibližně 3 dny práce.

Oddělení fungovalo nepřetržitě, s denními i nočními službami. V rozpisu bylo 8 míst na služby denně během 28denního plánovacího období. Některé služby zároveň vyžadovaly konkrétní kombinaci kvalifikací. Ve slovenském pracovním prostoru to bylo označené jako ARIP/VŠEO. V britském kontextu se to dá zhruba chápat jako kombinace způsobilosti pro intenzivní nebo kritickou péči a pokrytí registrovanou všeobecnou sestrou.

Kde se ztratily 3 dny

Největší problém nebyl samotný kalendář.

Problém bylo všechno, co se muselo stát ještě předtím, než vrchní sestra vůbec mohla začít rozpis stavět.

Žádosti o dovolenou a osobní preference přicházely různými cestami. Některé sestry posílaly e-maily. Některé to řekly osobně. Jiné přinesly lístek na papíře.

Tím vznikalo několik problémů.

Nejdřív bylo nutné všechny informace ručně posbírat. Potom je dostat na jedno místo. Potom zkontrolovat, jestli si dvě sestry nepožádaly o stejný den volna. A pokud ano, zjistit, která žádost přišla dřív.

Už to samo o sobě zabralo hodně času.

Nešlo jen o to, kdo chce který den volno. Důležitá byla i priorita. Když o stejné termíny požádalo víc lidí, vrchní sestra potřebovala férový způsob, jak rozhodnout, čí žádost přišla první.

Až potom se mohl začít tvořit samotný rozpis.

Jakmile byl první návrh hotový, přišla druhá vlna práce: připomínky, kontrola férovosti a úpravy.

Sestry se přirozeně ptaly, jestli je rozpis spravedlivý. Například:

• Proč mám víc nočních služeb než ostatní?
• Proč mám méně denních služeb?
• Proč zase pracuji o víkendu?
• Proč nebyla respektována moje žádost o volno?
• Proč jsem naplánovaná po náročné sérii služeb?
• Proč má někdo jiný lepší vzor služeb?

Každá připomínka znamenala znovu zkontrolovat rozpis, vysvětlit rozhodnutí, něco upravit a ověřit, že jedna oprava nevytvořila nový konflikt jinde.

Právě tam mizely ty 3 dny.

Ne v jedné velké úloze, ale v řetězci ruční práce: sběr požadavků, porovnávání priorit, příprava rozpisu, kontrola férovosti, komunikace změn a další přepisování rozpisu.

Rozsah problému

V tomto případě měla vrchní sestra před sebou:

• 25 sester
• 28 dní
• 8 míst na služby denně
• denní i noční pokrytí
• žádosti o dovolenou
• individuální preference
• kvalifikační požadavky
• pravidla odpočinku
• očekávání férovosti

To znamenalo obsadit:

• 8 míst na služby × 28 dní = 224 služeb

Když problém zjednodušíme a řekneme, že každé místo by teoreticky mohla dostat kterákoli z 25 sester, počet možných kombinací jde do milionů.

Důležité je toto: člověk, který rozpis plánuje, si nevybírá mezi 10 nebo 20 možnostmi. Prochází obrovské množství kombinací a zároveň se snaží dodržet pravidla, která se navzájem ovlivňují.

Proto plánování služeb není jen administrativní úkol. Je to optimalizační problém s omezeními.

Jak Shift Scheduler změnil postup

Největší zlepšení nebylo jen v automatickém vygenerování rozpisu.

Skutečná změna byla v tom, že celý proces plánování dostal jasnou strukturu.

Místo sbírání dovolených z e-mailů, papírků a rozhovorů mohla každá sestra zadat dovolenou nebo dostupnost přes vlastní účet, z telefonu nebo počítače.

Vrchní sestra pak měla všechny požadavky na jednom místě.

Viděla:

• kdo požádal o volno,
• kterých dat se žádost týká,
• kdy byla odeslána,
• které žádosti přišly dřív,
• které ještě čekají,
• které už byly schválené nebo zamítnuté.

Tím odpadla první velká ruční práce: sjednocování požadavků.

Zároveň zmizel častý zdroj sporů. Když záleží na pořadí, systém ukáže, v jakém pořadí byly žádosti odeslány. Vrchní sestra už nemusí hledat v e-mailech, papírech nebo ve vlastní paměti.

Pravidla, která jsme namodelovali

Druhé velké zlepšení bylo v tom, že se pravidla plánování oddělení zadala přímo do systému.

Některá pravidla byla tvrdá omezení, která se neměla porušit. Jiná byla preference, které měl systém dodržet všude, kde to bylo možné.

Níže je anonymizovaná verze pravidel použitých v pracovním prostoru. Skutečná jména jsme nahradili označením Sestra 1, Sestra 2, Sestra 3 a tak dále.

Obecná pravidla

• Každá osoba může mít nejvýše jednu službu denně.
• Nikdo by neměl mít více než dvě denní služby za sebou.
• Po noční službě musí následovat dva dny volna.
• Vybrané služby s požadavkem ARIP/VŠEO mohou dostat pouze sestry s příslušným kvalifikačním štítkem.
• V britském kontextu je to srovnatelné s požadavkem na správnou kombinaci registrované sestry a způsobilosti pro intenzivní nebo kritickou péči.

Individuální pravidla sester

• Sestra 1 může v lichých týdnech pracovat pouze noční služby a v sudých týdnech pouze denní služby.
• Sestra 2 nemůže pracovat v pondělí ani v pátek a nemůže mít noční služby ve čtvrtek ani v neděli.
• Sestra 3 může pracovat noční služby kdykoli, denní služby o víkendech, v lichých týdnech denní služby jen v pondělí a středu a v sudých týdnech jen v úterý a čtvrtek.
• Sestra 4 nemůže pracovat denní služby v pondělí ani ve čtvrtek.
• Sestra 5 nemůže mít noční služby v pondělí a v úterý nemůže pracovat denní ani noční službu.
• Pokud je to možné, preferovaný vzor je: denní služba, potom noční služba, potom alespoň dva dny bez služby.
• Plný úvazek představuje 38,75 hodiny týdně. U částečných úvazků se plánovaná zátěž snižuje poměrně.
• Sestra 6, Sestra 7, Sestra 8 a Sestra 9 by neměly pracovat spolu.

Takto vypadal pracovní prostor poté, co se od týmu sesbíraly všechny preference a dovolené, ještě před vygenerováním rozpisu.

Přesně takový soubor pravidel se v tabulce rychle stane bolestivým.

Jedno pravidlo se zvládnout dá. Dvanáct pravidel se dá zvládnout také, pokud jsou na sobě nezávislá. Když se ale tato pravidla začnou potkávat s 25 lidmi, 224 službami, dovolenými, kvalifikacemi a očekáváním férovosti, ruční plánování je křehké.

Změna jedné služby může porušit tři další pravidla.

Proč se férovost vysvětlovala snáz

Férovost byla v tomto případě jedna z nejdůležitějších věcí.

Před Shift Schedulerem vytvářely připomínky k férovosti spoustu další práce. Sestra mohla říct, že má příliš mnoho nočních, příliš málo denních, moc víkendů nebo horší vzor služeb než někdo jiný.

Vrchní sestra pak musela rozpis ručně zkontrolovat a rozhodnutí vysvětlit.

Když je proces strukturovaný, férovost se dá lépe měřit.

Místo dojmů může systém sledovat počet denních služeb, nočních služeb, víkendů, celkové hodiny i rozdělení zátěže.

Neznamená to, že každá sestra vždy dostane přesně to, co chce. V nepřetržitém provozu to není realistické.

Znamená to ale, že finální rozpis se dá lépe obhájit.

Diskuse se změní z:

"Mně se zdá, že tenhle rozpis není fér."

na:

"Tady je počet denních služeb, nočních služeb a celkových hodin. A tady jsou omezení, která k tomuto výsledku vedla."

Na tom záleží.

Rozpis nemusí být jen provozně správný. Musí být důvěryhodný i pro tým.

Co měla vrchní sestra stále pod kontrolou

AI vrchní sestru nenahradila.

Takhle se na podobnou automatizaci dívat nedá.

Vrchní sestra měla stále pod kontrolou důležitá rozhodnutí:

• která pravidla jsou přísná,
• která pravidla jsou preference,
• které žádosti o volno lze schválit,
• které výjimky jsou přijatelné,
• kdy má lidský úsudek převážit nad systémem,
• jestli je finální rozpis provozně bezpečný.

Shift Scheduler převzal výpočetní zátěž.

Kontroloval kombinace, uplatňoval omezení, respektoval dovolené, zohledňoval kvalifikace a pomohl rozdělit práci férověji.

Vrchní sestra se posunula od ručního skládání rozpisu od nuly k posuzování a dolaďování strukturovaného návrhu.

To je lepší využití jejího času.

Výsledek

Na tomto oddělení pomohl Shift Scheduler ušetřit přibližně 3 dny práce na jednom měsíčním rozpisu.

Vrchní sestra už nezačínala s prázdnou tabulkou. Měla strukturovaný pracovní prostor se sestrami, kvalifikacemi, dovolenými, preferencemi a pravidly na jednom místě.

Systém pak dokázal vygenerovat rozpis, který respektoval hlavní omezení a dal jí mnohem lepší výchozí bod.

Konečné rozhodnutí stále zůstalo na vrchní sestře. Nemusela ale trávit dny sběrem požadavků, kontrolou konfliktů a ručním obhajováním každé změny.

Proč je to důležité

Plánování služeb ve zdravotnictví se často bere jako administrativa v pozadí.

Není.

Špatný rozpis ovlivňuje únavu personálu, férovost, morálku, kvalifikační pokrytí i stabilitu provozu.

Pro oddělení s nepřetržitým provozem je rozpis součástí jeho fungování.

Když se plánuje ručně, příliš mnoho závisí na paměti, trpělivosti a schopnosti jedné osoby udržet v hlavě stovky omezení najednou.

Plánování směn pomocí AI neodstraňuje potřebu lidského úsudku. Dává člověku zodpovědnému za rozpis lepší nástroj.

V tomto případě to znamenalo, že vrchní sestra získala zpět přibližně 3 dny měsíčně.

Ne tím, že by se něco ošidilo.

Ale nahrazením roztříštěné, ruční a opakované práce strukturovaným, transparentním a algoritmicky kontrolovaným postupem.