Neu in Shift Scheduler: wichtige Dienstplanänderungen direkt per E-Mail

Bis ein Dienstplan wirklich steht, kann sich eine Schicht mehrmals ändern. Jemand wird eingeteilt, eine Uhrzeit wird korrigiert, eine Notiz ergänzt oder eine Zuweisung wenige Minuten später wieder zurückgenommen.

Deshalb gibt es in Shift Scheduler jetzt E-Mail-Benachrichtigungen, die Sie auf dem Laufenden halten, ohne jeden Klick in eine neue Nachricht zu verwandeln.

Entscheiden Sie selbst, was für Sie wichtig ist

Die Benachrichtigungen werden für jeden Arbeitsbereich separat eingestellt. Standardmäßig sind alle Optionen deaktiviert. Sie bestimmen also selbst, welche E-Mails Sie erhalten möchten.

Folgende Benachrichtigungen stehen zur Auswahl:

• Ihre Schicht wurde aktualisiert. Sie erhalten eine E-Mail, wenn eine andere Person Sie einer Schicht zuweist, daraus entfernt, die endgültigen Schichtdaten ändert oder eine Notiz hinzufügt beziehungsweise bearbeitet. Die E-Mail weist lediglich auf die geänderte Notiz hin; ihr Inhalt wird nicht mitgesendet.
• Ihre Schicht beginnt in 24 Stunden. Sie erhalten rechtzeitig eine Erinnerung mit Datum, Uhrzeit und Einsatzort.
• Jemand wurde Ihrer Partnerschicht zugewiesen. Sie erfahren, wenn am selben Tag eine weitere Person zur gleichen Schichtart hinzukommt und Sie weiterhin dafür eingeteilt sind.
• Unbesetzte Schichten in der kommenden Woche. Manager und Admins können sonntags eine Übersicht über offene Kapazitäten von Montag bis Sonntag erhalten. Sind alle Schichten besetzt, wird keine E-Mail versendet.

Sind mehrere Benachrichtigungen gleichzeitig bereit, fasst Shift Scheduler sie pro Arbeitsbereich in einer E-Mail zusammen.

Warum Änderungen erst nach ein bis zwei Stunden gemeldet werden

Benachrichtigungen über Dienstplanänderungen werden bewusst nicht sofort verschickt.

Nach der letzten Änderung wartet Shift Scheduler, bis die Schicht mindestens 60 Minuten lang unverändert geblieben ist. Anschließend werden die Benachrichtigungen einmal pro Stunde verarbeitet. Daher trifft die E-Mail normalerweise ein bis zwei Stunden nach der letzten Änderung ein.

Jede weitere Bearbeitung startet diese 60-minütige Wartezeit erneut. So kann das System den ursprünglichen mit dem endgültigen Stand vergleichen und nur das melden, was weiterhin relevant ist.

Zum Beispiel:

• Werden Sie innerhalb der Wartezeit einer Schicht zugewiesen und anschließend wieder daraus entfernt, wird keine Benachrichtigung versendet.
• Werden mehrere Angaben geändert, erhalten Sie eine einzige Nachricht mit den endgültigen Schichtdaten.
• Wird eine Notiz hinzugefügt und vor Ablauf der Wartezeit wieder entfernt, gibt es keine Benachrichtigung dazu.

Die Erinnerung 24 Stunden vor Schichtbeginn und die Sonntagsübersicht folgen ihrem eigenen Zeitplan. Die Wartezeit gilt für Änderungen am Dienstplan.

Keine Benachrichtigung über eigene Aktionen

Wenn Sie selbst eine direkte Änderung in Shift Scheduler vornehmen, erhalten Sie keine E-Mail über genau diese Aktion. Schließlich wissen Sie bereits, was Sie geändert haben.

Änderungen durch andere Personen, den KI-Planer oder einen automatisierten Prozess können weiterhin eine Benachrichtigung auslösen, sofern Sie die entsprechende Option aktiviert haben. So landen vor allem Informationen in Ihrem Postfach, die Sie möglicherweise noch nicht gesehen haben.

Benachrichtigungen aktivieren

Öffnen Sie Einstellungen → Benachrichtigungen und aktivieren Sie die gewünschten Kategorien für den aktuellen Arbeitsbereich. Die Wochenübersicht für unbesetzte Schichten wird nur Managern und Admins angezeigt.

Ihre Auswahl können Sie dort jederzeit wieder ändern.