Shift Scheduler Blog
Rollen und Berechtigungen in Shift Scheduler: Mitglied, Manager und Admin
In Shift Scheduler gibt es drei Rollen pro Arbeitsbereich: Mitglied, Manager und Admin. Die Rolle legt fest, welche Informationen eine Person sehen und welche Bereiche sie bearbeiten darf.
Dieser Leitfaden zeigt die Unterschiede im Arbeitsalltag. Dabei gilt: Sichtbar heißt nicht automatisch bearbeitbar. Mitglieder sehen beispielsweise den Teamplan, können Schichten aber nicht verschieben. Auch manche Einstellungen sind sichtbar, obwohl die Bedienelemente schreibgeschützt bleiben.
Wovon der Zugriff außerdem abhängt
- Rollen gelten je Arbeitsbereich. Dasselbe Konto kann in einem Arbeitsbereich Admin und in einem anderen Mitglied sein.
- Persönliche Funktionen brauchen eine verknüpfte Person. Erst dann kann Shift Scheduler „Mein Plan“, Präferenzen, Abwesenheiten und den eigenen Anspruch eindeutig zuordnen.
- Admins schalten die Übersicht für Manager frei. Die Einstellung steuert zugleich die Stundenübersicht unter Personen. Mitglieder erhalten keinen Zugriff auf die Übersicht.
- Tarifgrenzen gelten unabhängig von der Rolle. Sitzplatzkapazität, Testphase und Planungslimits können auch eine grundsätzlich erlaubte Aktion blockieren.
Rollen- und Berechtigungsmatrix
Navigation und Sichtbarkeit
| Funktion oder Tätigkeit | Mitglied | Manager | Admin |
|---|---|---|---|
| Pläne unter Personen und Standorte | Sieht den Arbeitsbereichsplan und grundlegende Teamdaten, kann vollständige Datensätze aber weder öffnen noch bearbeiten. | Sieht und verwaltet den gesamten Plan sowie vollständige Datensätze. | Sieht und verwaltet alles. |
| Übersicht und Stundenübersichten | Kein Zugriff auf die Übersicht. Der eigene Abwesenheitsanspruch bleibt sichtbar. | Nur verfügbar, wenn ein Admin die Übersicht für Manager aktiviert. | Immer verfügbar. |
| Mein Plan | Zeigt nach der Personenverknüpfung die eigenen Schichten, Präferenzen und Abwesenheiten. | Persönliche Ansicht plus Verwaltungswerkzeuge für den Arbeitsbereich. | Persönliche Ansicht plus vollständige Kontrolle. |
| Weitere Arbeitsbereiche | Kann zu jedem Arbeitsbereich mit aktiver Mitgliedschaft wechseln. | Kann zu jedem Arbeitsbereich mit aktiver Mitgliedschaft wechseln. | Kann Arbeitsbereiche wechseln und weitere innerhalb der Organisation anlegen. |
Dienstplanung und Betrieb
| Funktion oder Tätigkeit | Mitglied | Manager | Admin |
|---|---|---|---|
| Schichten, offene Plätze und Wochenpläne | Standardmäßig nur ansehen. Mit „Kann sich nur offene Plätze zuweisen“ kann das Mitglied unter Standorte einen bestehenden offenen Platz übernehmen, ihn danach aber nicht bearbeiten oder entfernen. Mit „Kann eigene Schichten vollständig verwalten“ kann es zusätzlich Schichten in der eigenen Zeile unter Personen anlegen, verschieben, bearbeiten, kopieren, gesammelt zuweisen und löschen. Keine der beiden Stufen erlaubt das Anlegen oder Verwalten offener Plätze. | Kann Planeinträge im gesamten Arbeitsbereich anlegen, zuweisen, verschieben, ändern und löschen. | Vollständiger Planungszugriff. |
| Personen, Standorte und Schichtvorlagen | Sieht die für den Plan erforderlichen Informationen. | Kann Datensätze und Vorlagen anlegen, bearbeiten, sortieren und löschen. | Vollständige Verwaltung. |
| KI-Regeln und Planungsassistent | Kein Zugriff. | Kann Regeln konfigurieren und den KI-Assistenten verwenden. | Kann Regeln konfigurieren und den KI-Assistenten verwenden. |
| Verlauf und Rückgängig-Funktion | Kein Zugriff. | Kann den Verlauf einsehen und unterstützte Änderungen zurücksetzen. | Kann den Verlauf einsehen und unterstützte Änderungen zurücksetzen. |
Präferenzen und Abwesenheiten
| Funktion oder Tätigkeit | Mitglied | Manager | Admin |
|---|---|---|---|
| Eigene Schichtpräferenzen | Kann innerhalb des Erfassungszeitraums und der Limits passende oder unpassende Tage angeben. | Kann eigene Präferenzen und die aller Personen im Arbeitsbereich bearbeiten. | Kann die Präferenzen aller Personen bearbeiten. |
| Blockierte Tage | Kann blockierte Tage weder anlegen noch ändern oder löschen. Eigene positive und negative Präferenzen sind nur möglich, wenn die Präferenzerfassung sie zulässt. | Kann blockierte Tage für Personen im Arbeitsbereich anlegen und verwalten. | Kann blockierte Tage für alle Personen anlegen und verwalten. |
| Eigene Abwesenheit | Kann eigene Abwesenheiten beantragen, bearbeiten und löschen. Ob eine Freigabe nötig ist, hängt vom Abwesenheitstyp ab. | Kann eigene Abwesenheiten beantragen, bearbeiten und löschen, aber nicht selbst genehmigen. | Kann Abwesenheiten einschließlich der eigenen anlegen, bearbeiten, löschen und genehmigen. |
| Abwesenheit einer anderen Person | Nein. | Kann Abwesenheiten von Mitgliedern anlegen, bearbeiten, löschen, genehmigen oder ablehnen; nicht die eines anderen Managers oder Admins. | Kann alle Anträge verwalten und prüfen. |
| Abwesenheitsansprüche | Sieht den eigenen Saldo, kann ihn aber nicht ändern. | Sieht den eigenen Saldo und die Salden von Mitgliedern. Anpassen kann er nur die Ansprüche anderer Mitglieder. | Sieht und verwaltet alle Ansprüche. |
| Abwesenheitstypen und Freigaberegeln | Keine Verwaltung. | Kann Abwesenheitstypen, Freigabepflicht und Anspruchsregeln verwalten. | Vollständige Verwaltung. |
| Richtlinie für Präferenzen | Kann die aktuelle Regelung lesen. | Kann die aktuelle Regelung lesen. | Konfiguriert Erfassungszeiträume, Limits und blockierte Tage. |
Zugänge, Einstellungen und Integrationen
| Funktion oder Tätigkeit | Mitglied | Manager | Admin |
|---|---|---|---|
| Personen einladen und Zugänge verwalten | Nein. | Kann Mitglieder einladen und deren Zugang verwalten. Manager- oder Admin-Zugänge darf er weder vergeben noch verwalten. | Kann Personen einladen und sämtliche Rollen verwalten. |
| Eigenen Arbeitsbereichszugang ändern oder entfernen | Kann den eigenen Zugang nicht über die Teamverwaltung ändern oder entziehen. | Kann den eigenen Zugang nicht über die Teamverwaltung ändern oder entziehen. | Nur möglich, wenn ein weiterer aktiver Admin bestehen bleibt. |
| Name von Arbeitsbereich und Organisation | Nur ansehen. | Nur ansehen. | Kann Arbeitsbereich und Organisation umbenennen. |
| Übersicht für Manager | Nein. | Kann die Einstellung nicht ändern. | Kann die Übersicht für Manager ein- oder ausschalten. |
| Abrechnung und Abonnement | Kann das Abonnement nicht verwalten. | Kann das Abonnement nicht verwalten. | Verwaltet Sitzplätze, Abrechnung und Abonnement. |
| API-Schlüssel, MCP-Schlüssel und Webhooks | Kann keine Zugangsdaten verwalten. | Kann keine Zugangsdaten verwalten. | Kann Zugangsdaten anlegen, ersetzen und entfernen, sofern der Tarif dies unterstützt. |
| Eigenes Konto löschen | Ja. Die Schutzregeln für Mitgliedschaften und Arbeitsbereiche gelten weiterhin. | Ja. Die Schutzregeln für Mitgliedschaften und Arbeitsbereiche gelten weiterhin. | Ja, muss den Admin-Zugang aber zuerst übertragen, falls andere aktive Mitglieder sonst ohne Admin blieben. |
Bedingte Berechtigungen richtig einordnen
Sichtbarkeit ist kein Bearbeitungsrecht
Mitglieder können sich unter Personen und Standorte im veröffentlichten Plan orientieren und ihn standardmäßig nicht ändern. „Kann sich nur offene Plätze zuweisen“ ergänzt lediglich das Beanspruchen eines offenen Platzes unter Standorte. „Kann eigene Schichten vollständig verwalten“ schaltet zusätzlich die vollständige Kontrolle über die eigene Zeile unter Personen frei. Dasselbe Prinzip gilt in den Einstellungen: Eine sichtbare Seite ist nicht zwangsläufig editierbar.
Manager steuern den Alltag – mit klaren Grenzen
Manager übernehmen die operative Planung im gesamten Arbeitsbereich. Dazu gehören Schichten, Personen, Standorte, Vorlagen, Präferenzen, KI-Regeln und der Verlauf. Bei Zugängen und Abwesenheiten ist ihr Spielraum enger: Sie handeln für Mitglieder, vergeben keine höheren Rollen, genehmigen keine eigenen Anträge und verwalten weder Anträge noch Ansprüche anderer Manager oder Admins.
Die Übersicht ist eine eigene Freigabe
Ein Admin kann die Übersicht für Manager ausblenden, ohne ihnen die Planungswerkzeuge zu entziehen. Derselbe Schalter steuert die Stundenübersicht unter Personen. Der eigene Abwesenheitssaldo bleibt für Manager trotzdem sichtbar.
Persönliche Aktionen setzen eine Personenverknüpfung voraus
Shift Scheduler muss wissen, welcher Personendatensatz zum angemeldeten Konto gehört. Ohne diese Zuordnung lassen sich „Mein Plan“ und persönliche Aktionen wie Präferenzen oder Abwesenheitsanträge nicht zuverlässig bereitstellen.
Integrationsschlüssel besitzen Admin-Rechte
API- und MCP-Schlüssel eines Arbeitsbereichs werden nicht durch die Rolle der Person eingeschränkt, die sie verwendet. Für unterstützte Vorgänge gewähren sie Zugriff auf Admin-Niveau. Deshalb dürfen nur Admins diese Schlüssel erstellen, austauschen oder entfernen. Persönliche KI- und MCP-Sitzungen funktionieren anders: Sie erfordern eine aktive Manager- oder Admin-Mitgliedschaft, die beim Ausführen von Werkzeugen erneut geprüft wird.
Tariflimits bleiben wirksam
Berechtigungen bestimmen, wer etwas tun darf. Abonnement und Testphase bestimmen, ob der Arbeitsbereich die Aktion derzeit ausführen kann. Fehlende Sitzplätze oder erreichte Planungslimits können daher eine erlaubte Änderung verhindern, ohne die Rolle zu verändern.
Der letzte Admin schützt den Arbeitsbereich
Der letzte aktive Admin kann weder entfernt noch herabgestuft werden. Das eigene Konto darf jede Person löschen. Ein Admin muss seinen Zugang jedoch zuerst übertragen, wenn sonst aktive Mitglieder ohne Admin zurückbleiben würden. Ist die Person das letzte aktive Mitglied, werden beim Löschen des Kontos auch der Arbeitsbereich und seine Daten entfernt.