Shift Scheduler Blog
Intercambio y cesión de turnos con aprobación en el cuadrante
Que un cuadrante esté publicado no significa que la vida deje de cambiar. A una persona le surge un imprevisto, dos compañeros prefieren intercambiar sus jornadas o alguien necesita que otro miembro del equipo cubra su turno. Cuando todo se acuerda por mensajes, el responsable acaba reconstruyendo la conversación y comprobando el horario a mano.
Shift Scheduler incorpora un proceso controlado de intercambio y cesión de turnos. El compañero elegido dispone de 24 horas para responder y, si acepta, la solicitud pasa a un responsable. El cuadrante oficial solo cambia después de esa aprobación final.
Qué es un intercambio de turnos
En un intercambio, dos personas permutan turnos que ya tienen asignados. Ambas continúan dentro del cuadrante, pero cada una trabaja el servicio que antes correspondía a la otra.
El flujo separa el acuerdo entre compañeros de la autorización operativa:
- La persona solicitante elige uno de sus próximos turnos, un compañero y el turno que quiere recibir.
- El compañero acepta o rechaza en un plazo de 24 horas.
- Si acepta, la solicitud queda pendiente de aprobación; todavía no cambia ninguna asignación.
- Un manager o administrador revisa cobertura y conflictos.
- Al aprobar, las dos asignaciones se intercambian de forma atómica.
Ceder un turno sin recibir otro
La cesión —también llamada entrega o traspaso de turno— mueve una sola asignación al compañero seleccionado. No existe un turno de vuelta. Es útil cuando alguien no puede acudir y otra persona está disponible para cubrir el servicio.
El receptor debe confirmar primero que quiere asumirlo. Después decide el responsable. Nadie recibe así un turno adicional por una petición unilateral.
| Tipo | Resultado tras aprobar | Quién debe decidir |
|---|---|---|
| Intercambio | Dos empleados permutan sus turnos | Compañero y después manager/admin |
| Cesión | Un turno pasa al compañero | Compañero y después manager/admin |
Cómo solicitar el cambio desde Mi horario
La solicitud se inicia en Mi horario o desde la acción del propio turno publicado. Solo se pueden elegir servicios cuyo inicio aún esté en el futuro.
El formulario muestra el turno original, los miembros activos del espacio de trabajo y las dos modalidades. En un intercambio aparecen los próximos turnos disponibles del compañero. En una cesión no se pide nada a cambio. También se puede añadir una nota breve.
Mientras la petición siga abierta, sus turnos quedan reservados. La misma asignación no puede utilizarse en varias negociaciones pendientes.
Un plazo de 24 horas para contestar
El destinatario tiene exactamente 24 horas para aceptar o rechazar. Si no responde, la solicitud se rechaza automáticamente y libera los turnos. Así se evita que una propuesta antigua siga abierta cuando ya se acerca el comienzo del servicio.
La aprobación del responsable no tiene fecha límite. Hasta que llegue, continúa vigente el cuadrante original. La persona solicitante puede cancelar en cualquier momento anterior a la aprobación final.
Solicitudes visibles dentro del cuadrante
Una barra ámbar compacta reúne las solicitudes pendientes en la parte inferior de la aplicación. Si hay varias, las flechas permiten recorrerlas. Primero aparecen aquellas en las que el usuario actual puede actuar y, después, las más antiguas.
En la vista Personas, una previsualización señala los turnos de origen con un icono naranja y dibuja en estilo fantasma las nuevas posiciones propuestas. Un intercambio muestra dos destinos; una cesión, solo uno.
La previsualización no altera horas ni asignaciones. El cambio solo existe cuando se aprueba.
Comprobaciones antes de aprobar
Shift Scheduler vuelve a validar los datos justo antes de escribir en el cuadrante. La aprobación se bloquea cuando:
- alguno de los turnos ya ha empezado;
- un turno se eliminó, se reasignó o cambió de forma relevante;
- un participante ya no es miembro activo;
- existe un cambio pendiente en el borrador para uno de los turnos;
- la nueva asignación se solapa con otro servicio publicado o de trabajo;
- un turno nocturno entra en conflicto después de medianoche.
El cambio de asignaciones y el cierre de la solicitud se guardan en una sola transacción. O se completa todo o el cuadrante permanece igual. Un único registro del historial reúne las actualizaciones y los webhooks se emiten después de confirmar la transacción.
Intercambios y borrador del cuadrante
La función convive con el borrador y la aprobación del cuadrante. Un intercambio aprobado actualiza directamente los turnos publicados; no se convierte en otra edición del borrador. Por eso no puede aprobarse si alguno de los servicios afectados ya tiene un cambio pendiente de publicar.
Los administradores siempre pueden aprobar. Con el modo borrador activo, un manager necesita además permiso para publicar el cuadrante. Si esa capacidad está reservada a administradores, ellos serán también quienes autoricen el intercambio.
Las dos barras pueden mostrarse a la vez: los cambios del borrador arriba y las solicitudes de intercambio junto al pie de página.
Por qué es mejor que acordarlo solo por chat
Un chat ayuda a localizar a alguien disponible, pero no conoce la planificación real. Un sistema de intercambio integrado aporta:
- turnos de origen y destino inequívocos;
- aceptación del compañero separada de la aprobación del responsable;
- cierre automático de solicitudes caducadas o desactualizadas;
- control de solapamientos con horas reales;
- una única versión de la información para todo el equipo;
- historial del cambio finalmente aplicado.
El proceso resulta especialmente útil en sanidad, residencias, hostelería, comercio, seguridad, industria y cualquier operación con rotación o cobertura continua.
Activar o desactivar los intercambios
La función está activada por defecto. Administradores y managers pueden gestionarla en Ajustes → General. Al desactivarla, se pide confirmación y todas las solicitudes abiertas se rechazan automáticamente. Volver a activarla permite crear propuestas nuevas.
Resumen práctico
- Un intercambio permuta dos turnos publicados y futuros.
- Una cesión transfiere un turno sin contrapartida.
- El compañero dispone de 24 horas para responder.
- Aceptar no modifica todavía el cuadrante.
- La decisión final corresponde a un manager o administrador autorizado.
- Los turnos de una solicitud activa quedan reservados.
- Se comprueban cambios, membresías, borradores y solapamientos.
- Los turnos nocturnos se revisan como intervalos que cruzan medianoche.
Preguntas frecuentes
¿Pueden los empleados intercambiar turnos sin un responsable?
Pueden proponer y aceptar el intercambio, pero solo la aprobación de un manager o administrador cambia el cuadrante publicado.
¿Cuándo se aplica realmente el intercambio?
Después de la aprobación final. La aceptación del compañero solo mueve la petición a la cola del responsable.
¿Cuánto tiempo hay para aceptar?
Exactamente 24 horas desde la creación. Sin respuesta, la solicitud se rechaza automáticamente.
¿Se puede ceder un turno sin recibir otro?
Sí. En una cesión se transfiere un único turno después del consentimiento del receptor y la aprobación del responsable.
¿Puede un turno aparecer en varias solicitudes?
No. Los turnos incluidos en una petición activa quedan reservados.
¿Qué ocurre si alguien modifica el turno mientras espera?
Un cambio relevante, una reasignación, una eliminación o el comienzo del servicio invalida la solicitud. Cambiar únicamente la nota no lo hace.
¿Se detectan los solapamientos de turnos nocturnos?
Sí. El control compara intervalos completos y tiene en cuenta las horas posteriores a medianoche.