Shift Scheduler Blog
Borrador de cuadrante: planificación de turnos con revisión y aprobación
Un cuadrante de trabajo casi nunca queda listo a la primera. Antes de comunicarlo, el responsable de personal suele mover turnos, comprobar la cobertura, comparar horas, pedir una segunda revisión y, en algunos casos, generar una propuesta con inteligencia artificial.
Si cada cambio se muestra de inmediato, la plantilla puede interpretar un horario provisional como definitivo. Además, los correos sobre ajustes que todavía no están aprobados generan ruido y confusión.
El borrador de cuadrante añade una fase clara de revisión y aprobación. Administradores y managers preparan juntos una versión interna, mientras el resto del equipo sigue viendo el último horario publicado. Cuando todo está listo, una persona autorizada publica todos los cambios pendientes a la vez.
¿Qué es un borrador de cuadrante?
Es una versión de trabajo del calendario de turnos que todavía no se ha publicado.
Cada espacio de trabajo de Shift Scheduler tiene un único borrador compartido. Todos los administradores y managers trabajan sobre la misma versión, sin copias personales ni archivos paralelos. Los turnos creados o modificados en el borrador muestran un punto naranja y una barra fija indica cuántos cambios quedan por publicar.
Hasta que se aprueba el borrador, los miembros del equipo continúan viendo el último cuadrante publicado.
Por qué es importante aprobar el cuadrante
La planificación de turnos suele repartir responsabilidades. Un jefe de equipo prepara la cobertura, el responsable de personal revisa las horas y un administrador da la aprobación final al horario.
Sin un proceso de borrador, muchas empresas acaban recurriendo a soluciones poco prácticas:
- crear primero el cuadrante en una hoja de cálculo y copiarlo después;
- pedir a la plantilla que ignore temporalmente lo que aparece en la aplicación;
- hacer los cambios cuando hay menos personas conectadas;
- explicar manualmente qué versión del horario es la válida.
Un borrador privado elimina estos pasos. La revisión se realiza directamente en la herramienta definitiva, con las mismas personas, ubicaciones, horas totales, exportaciones, plazas abiertas y reglas de planificación mediante IA.
Cómo funciona el proceso de revisión y publicación
Un administrador activa la función en Ajustes → General.
A partir de ese momento:
- Administradores y managers crean, mueven, modifican o eliminan turnos asignados.
- Esos cambios se guardan en el borrador compartido.
- Quienes planifican ven el horario publicado con los cambios provisionales superpuestos.
- Los miembros siguen viendo únicamente el horario publicado.
- El equipo revisa la cobertura, las horas, la dotación y los posibles conflictos.
- Una persona autorizada selecciona Publicar.
- Todos los cambios pendientes pasan a formar parte del nuevo cuadrante oficial en una sola operación.
Cualquier administrador o manager puede descartar el borrador completo después de confirmar la acción.
¿Quién puede publicar el horario?
Los administradores deciden quién tiene permiso para publicar.
| Política de publicación | Resultado |
|---|---|
| Solo administradores | Los managers preparan y revisan el borrador, pero un administrador debe aprobarlo y publicarlo. |
| Administradores y managers | Ambos perfiles pueden publicar el borrador compartido cuando el cuadrante esté listo. |
Los administradores siempre pueden publicar. El permiso para managers está desactivado de forma predeterminada, algo útil cuando la organización necesita separar la planificación diaria de la aprobación formal.
Esta opción complementa los roles y permisos de Shift Scheduler y permite que un responsable de personal planifique sin recibir automáticamente la autoridad final de publicación.
Qué ve la plantilla durante la planificación
Los miembros ven el último horario publicado, no la versión de trabajo.
Pueden seguir enviando sus preferencias de disponibilidad y solicitudes de vacaciones. Estos procesos son inmediatos porque aportan información para planificar, pero no modifican por sí mismos los turnos asignados.
Mientras el modo borrador está activo, los miembros no pueden reservar plazas abiertas ni gestionar sus propios turnos asignados. Así se evita que alguien ocupe una capacidad que un manager ya ha reservado en el borrador privado.
Historial, correos y webhooks
Los cambios del borrador no crean entradas en el historial, correos electrónicos ni webhooks de turnos.
Solo la publicación genera el evento oficial schedule.published. Shift Scheduler registra en una única entrada los cambios netos —altas, modificaciones y eliminaciones— junto con la información de las personas que participaron. Los correos y webhooks se ponen en cola únicamente después de que la transacción se haya completado correctamente.
La plantilla recibe así información sobre el resultado aprobado, no sobre cada decisión provisional. En la guía de notificaciones por correo de Shift Scheduler se explica cómo se agrupan y configuran los avisos.
Borradores y planificación de turnos con IA
La inteligencia artificial trabaja sobre el mismo borrador compartido.
Cuando un administrador o manager pide al agente de IA que cree el cuadrante, las nuevas asignaciones quedan primero sin publicar. La IA también tiene en cuenta los cambios provisionales existentes al calcular la cobertura, la capacidad de las plazas abiertas, los descansos, la equidad y la calidad general del horario.
El proceso mantiene siempre el control humano:
- la IA propone o crea una primera asignación;
- el responsable de personal revisa el resultado;
- los managers ajustan los turnos necesarios;
- una persona autorizada aprueba y publica el cuadrante completo.
Los cambios manuales, la API REST, MCP, ChatKit y la IA utilizan la misma versión de trabajo.
Un único borrador compartido
Shift Scheduler utiliza deliberadamente un solo borrador para todo el espacio de trabajo, no un borrador privado por persona.
Si un manager mueve un turno, los demás responsables ven ese cambio al recargar o navegar a otra pantalla. No hay que fusionar versiones ni decidir qué archivo es el correcto.
La publicación y el descarte se aplican siempre al borrador completo, no a un intervalo de fechas. La barra de cambios pendientes funciona como la cola de revisión para la próxima publicación del cuadrante.
Qué cambios entran en el borrador
El borrador cubre los turnos ordinarios asignados a una persona.
| Se guarda hasta la publicación | Se aplica de inmediato |
|---|---|
| Crear un turno asignado | Solicitudes de vacaciones y ausencias |
| Modificar o mover un turno asignado | Disponibilidad y preferencias de turno |
| Eliminar un turno asignado | Configuración de plazas abiertas |
| Asignaciones creadas por la IA | Plantillas de turnos |
| Cambios desde la web, API, MCP y ChatKit | Gestión de personas y ubicaciones |
Los cambios de configuración se mantienen fuera del borrador para que este sea una copia de trabajo del cuadrante, no de todo el espacio de trabajo.
Cuándo conviene utilizar un borrador de cuadrante
Esta función resulta especialmente útil cuando:
- el cuadrante mensual necesita aprobación antes de comunicarse;
- varios managers colaboran en la planificación de personal;
- un administrador debe revisar el trabajo de otro responsable;
- la IA genera una primera propuesta que requiere revisión humana;
- los ajustes frecuentes provocarían demasiadas notificaciones;
- sectores como sanidad, hostelería, comercio, seguridad o producción necesitan un momento de publicación bien definido.
Para un equipo pequeño que quiere mostrar cada cambio al instante, la función sigue siendo opcional. Los espacios de trabajo existentes conservan la publicación inmediata hasta que un administrador activa el borrador.
Resumen para responsables de personal
- El borrador es una versión privada del cuadrante de turnos.
- Cada espacio de trabajo tiene un único borrador compartido.
- Los miembros solo ven los turnos publicados.
- Los administradores deciden si los managers pueden publicar.
- Los cambios provisionales no generan historial, correos ni webhooks.
- La publicación aplica todos los cambios netos de forma atómica.
- La IA y las integraciones utilizan el mismo borrador.
- Un punto naranja identifica los turnos creados o modificados sin publicar.
- Las vacaciones y preferencias siguen aplicándose de inmediato.
- No se puede desactivar el modo borrador mientras haya cambios pendientes.
Preguntas frecuentes
¿Qué significa aprobar un cuadrante de turnos?
Es el paso entre preparar el horario de trabajo y comunicarlo oficialmente a la plantilla. Los responsables revisan la versión provisional y una persona autorizada publica el resultado aprobado.
¿Puede la plantilla ver un cuadrante en borrador?
No. Los miembros continúan viendo el último horario publicado hasta que se publica el borrador compartido.
¿Pueden varios managers editar el mismo borrador?
Sí. Todos los managers y administradores del espacio de trabajo colaboran sobre una única versión.
¿Puede un manager publicar el cuadrante?
Solo si un administrador habilita ese permiso. De lo contrario, el manager prepara el horario y espera la aprobación de un administrador.
¿La IA publica los turnos automáticamente?
No. Con el modo borrador activo, las asignaciones creadas por la IA también quedan pendientes de revisión y publicación.
¿Se envía un correo por cada cambio provisional?
No. Los correos se ponen en cola únicamente después de publicar el borrador completo.
¿Se puede publicar solo una parte del borrador?
No. El borrador pertenece a todo el espacio de trabajo y se publica o se descarta como una sola unidad.