Nouveau dans Shift Scheduler : des notifications par e-mail qui laissent le planning se stabiliser

Avant d'être définitif, un planning peut changer plusieurs fois. Une personne est affectée, un horaire est corrigé, une note est ajoutée, puis une affectation est parfois annulée quelques minutes plus tard.

Shift Scheduler propose désormais des notifications par e-mail pour vous tenir au courant sans transformer chaque clic en nouveau message.

Choisissez les notifications qui vous concernent

Les préférences sont définies séparément pour chaque espace de travail. Toutes les options sont désactivées par défaut : vous choisissez donc librement les e-mails que vous souhaitez recevoir.

Vous pouvez activer les notifications suivantes :

• Votre shift a été mis à jour. Vous recevez un e-mail lorsqu'une autre personne vous affecte à un shift, vous en retire, en modifie les informations définitives ou ajoute ou modifie une note. L'e-mail indique qu'une note a changé, mais n'en reprend jamais le contenu.
• Votre shift commence dans 24 heures. Recevez un rappel avec la date, les horaires et le lieu de votre prochain shift.
• Une personne a été affectée à votre shift partenaire. Vous êtes prévenu lorsqu'un nouveau collègue rejoint le même type de shift le même jour et que vous y êtes toujours affecté.
• Shifts non pourvus pour la semaine à venir. Les managers et les admins peuvent recevoir le dimanche un récapitulatif des besoins non couverts du lundi au dimanche suivants. Si tout est pourvu, aucun e-mail n'est envoyé.

Lorsque plusieurs notifications sont prêtes en même temps, Shift Scheduler les regroupe dans un seul e-mail pour l'espace de travail concerné.

Pourquoi les changements sont signalés après une à deux heures

Les notifications liées aux modifications du planning ne sont volontairement pas immédiates.

Après la dernière modification, Shift Scheduler attend que le shift reste inchangé pendant au moins 60 minutes. Les notifications sont ensuite traitées une fois par heure. L'e-mail arrive donc généralement une à deux heures après la dernière modification.

Toute nouvelle modification relance ce délai de 60 minutes. Le système peut ainsi comparer l'état initial à l'état final et ne vous signaler que le résultat qui compte encore.

Par exemple :

• Si vous êtes affecté à un shift puis retiré pendant le délai d'attente, aucune notification n'est envoyée.
• Si plusieurs informations sont modifiées, vous recevez une seule notification avec les détails définitifs.
• Si une note est ajoutée puis supprimée avant que le shift ne se stabilise, vous ne recevez aucune notification à son sujet.

Le rappel 24 heures avant un shift et le bilan du dimanche suivent leur propre calendrier. Le délai de stabilisation concerne les modifications apportées au planning.

Pas de notification pour vos propres actions

Lorsque vous effectuez vous-même une modification directement dans Shift Scheduler, vous ne recevez pas d'e-mail pour cette même action. Vous savez déjà ce que vous venez de changer.

En revanche, les changements effectués par une autre personne, le planificateur IA ou un processus automatisé peuvent déclencher une notification si l'option correspondante est activée. Votre boîte de réception reste ainsi réservée aux informations que vous n'avez peut-être pas vues.

Activer les notifications

Ouvrez Paramètres → Notifications, puis activez les catégories souhaitées pour l'espace de travail actuel. Le bilan des shifts non pourvus est visible uniquement par les managers et les admins.

Vous pouvez modifier vos choix à tout moment depuis cette même page.