Planning en établissement médico-social : faire coexister des règles complexes

« Désolés, nous avons beaucoup trop de cas particuliers et de règles spécifiques. » Lors de notre collaboration avec un établissement médico-social, cette remarque est revenue plusieurs fois. Il n’y avait pourtant aucune raison de s’excuser. ShiftScheduler.ai sert précisément à organiser les plannings avec ce type de contraintes.

Cette étude de cas anonymisée repose sur les besoins d’un véritable client. Elle montre comment réunir dans un même planning plusieurs régimes de travail, des exigences de présence et des exceptions individuelles.

L’équipe et les besoins de présence

L’équipe comprenait des infirmières de journée, des infirmières en roulement jour-nuit et des accompagnantes chargées de l’aide au quotidien. Quatre éléments devaient être pris en compte :

• Une infirmière de journée ou en roulement doit être disponible chaque jour entre 7:00 et 19:00. De courtes interruptions sont admises lorsque les horaires ne se rejoignent pas exactement ; les règles ci-dessous précisent les plages de présence obligatoire.
• Une infirmière de journée a des horaires particuliers.
• Au moins deux personnes devraient être présentes en permanence, de jour comme de nuit, même si leurs horaires diffèrent.
• Une infirmière en roulement est en arrêt maladie de longue durée.

L’objectif était de simplifier la préparation régulière des plannings et de mieux équilibrer la répartition des services.

Préparer les modèles de service

Nous avons d’abord configuré les modèles de service et les créneaux à pourvoir pour chaque journée. La première capture montre ce point de départ. Les services GO et GO2 y figurent comme deux possibilités entre lesquelles le planificateur doit choisir.

Le planning de départ comprend les services de journée, d’après-midi et de nuit, ainsi que les deux possibilités GO et GO2.

Les 19 règles de planification

Les infirmières 1 et 2 citées dans le texte correspondent à Nurse1 et Nurse2 sur les captures. Les codes des services restent identiques. Une note dans chaque fiche indique le groupe : infirmière de journée, infirmière en roulement ou accompagnante.

1. Les infirmières en roulement et les accompagnantes ne doivent pas dépasser 35 heures de travail par semaine.
2. Ces deux groupes peuvent uniquement effectuer les services C (7:00–19:00), N (19:00–7:00) et O (13:00–19:00).
3. Les infirmières de journée ne doivent pas dépasser 37,5 heures de travail par semaine.
4. L’infirmière 1 peut uniquement effectuer D (06:30–14:30) et O (13:00–19:00).
5. Chaque personne ne peut avoir qu’un service par jour, à l’exception de l’infirmière 2.
6. L’infirmière 2 peut uniquement effectuer S21, S22, S23, G24, S15, GO, GO2 et O (13:00–19:00).
7. L’infirmière 2 ne peut effectuer le service d’après-midi O (13:00–19:00) que le mercredi et le vendredi.
8. Éviter d’affecter les infirmières de journée au service de 13:00 à 19:00, sauf nécessité.
9. Un service de nuit devrait être suivi d’un jour de repos.
10. Ne pas programmer de service de nuit N la veille d’un congé.
11. Ne jamais programmer deux services C ou plus sur des jours consécutifs. Un C doit être suivi d’un jour de repos ou d’un autre type de service.
12. Ne pas programmer C le lendemain d’un service O.
13. Une infirmière de journée ou en roulement doit être disponible chaque jour de 7:00 à 12:00.
14. Une infirmière de journée ou en roulement doit être disponible chaque jour de 13:00 à 14:30.
15. Une infirmière de journée ou en roulement doit être disponible chaque jour de 15:00 à 19:00.
16. Éviter d’attribuer GO2 à l’infirmière 2, sauf nécessité.
17. Ne pas programmer de nuit N la veille de ŠK (formation).
18. Le lendemain d’un service de nuit, ni O ni C ne sont autorisés.
19. Si possible, privilégier la séquence C – N – au moins un jour de repos.

Certaines règles fixent des limites impératives ; d’autres expriment des préférences, comme éviter GO2 lorsqu’il n’est pas nécessaire ou privilégier la séquence C – N – repos. Cette distinction compte dans la construction du planning.

Pourquoi l’IA a choisi GO2 le jeudi

Nous avons demandé à l’agent IA de pourvoir les services non attribués. Le choix concernant l’infirmière 2, les mardis et jeudis, était particulièrement intéressant : l’algorithme devait retenir GO (15:00–17:00) ou GO2 (15:00–19:00). L’autre possibilité restait volontairement non attribuée.

Regardez le jeudi 15 dans le résultat ci-dessous. Avec GO, l’infirmière 2 aurait terminé à 17:00. Des accompagnantes auraient été présentes, mais aucune infirmière n’aurait assuré la plage de 17:00 à 19:00. GO2 permettait de maintenir la présence infirmière jusqu’à 19:00, comme le demandait le client.

C’est bien pour cela que « éviter GO2 sauf nécessité » est une préférence. Ce jour-là, le service le plus long était nécessaire pour couvrir toute la plage demandée. Le créneau GO laissé vide correspond donc à une option non retenue, pas à un service oublié.

Le jeudi 15, l’infirmière 2 assure GO2 jusqu’à 19:00. Le service plus court GO reste non attribué.