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Planification avec IA : un catalogue de règles pour vos équipes
Quelles consignes donner à l’IA pour construire le planning de votre équipe ? Ce catalogue présente les règles prises en charge, avec des exemples et leur utilité. Adaptez les noms, les horaires et les lieux à votre organisation, puis retenez les règles qui répondent à vos besoins.
Disponibilités et affectations autorisées
| Règle | Explication |
|---|---|
| Limiter les lieux de travail. => Anna ne peut travailler qu’en Cuisine. | Utile pour les personnes rattachées à un service, un établissement ou une zone de travail. Vous pouvez autoriser certains lieux ou en exclure. Avec l’importance « Obligatoire », cette limite est stricte ; à un niveau inférieur, le planning cherche à la respecter, mais peut s’en écarter. Être autorisée à travailler en Cuisine ne garantit pas une affectation à Anna. |
| Exclure ou éviter un type de créneau. => Ne pas attribuer de créneaux de Nuit à Benoît. | Pour une restriction récurrente sur un type précis. « Obligatoire » interdit l’affectation ; une importance moindre en fait une préférence. Pour favoriser les Matins, vous pouvez ainsi demander d’éviter les autres types de créneaux avec une règle souple. |
| Protéger certains jours de la semaine. => Marta ne peut pas travailler de Nuit le lundi. | Adapté à un cours régulier, à la garde d’un enfant ou à un autre engagement hebdomadaire. Le type de créneau et le jour se combinent : les autres créneaux du lundi restent possibles. Pour bloquer toute la journée, écrivez « Marta ne peut pas travailler le lundi ». Les jours autorisés ne deviennent pas des jours de travail obligatoires. |
| Tenir compte des semaines paires ou impaires. => Alex ne peut pas travailler de Jour le lundi des semaines impaires. | Pour les engagements liés au numéro de semaine. La restriction peut viser un type de créneau, certains jours ou toute une semaine paire ou impaire. Il s’agit des semaines du calendrier ISO, pas d’une alternance démarrant au début de votre demande. La semaine 53 et la semaine 1 qui la suit sont toutes deux impaires. |
| Réserver un créneau aux personnes qualifiées. => Seules les personnes dont la note indique « Infirmier diplômé » peuvent assurer le créneau de Triage. | Quand chaque personne affectée doit posséder la qualification. Vous pouvez aussi nommer directement les personnes autorisées. Tenez les informations à jour et vérifiez l’interprétation après un changement d’équipe. Si une seule personne qualifiée suffit au sein d’une équipe mixte, utilisez plutôt une règle d’effectif minimum. |
| Exclure une personne de la planification automatique. => Ne pas planifier Anna automatiquement. | Une règle obligatoire convient si vous organisez ses horaires à la main tout en la conservant dans l’espace de travail. L’assistant peut traduire cette exclusion par une limite de zéro heure. Les créneaux déjà inscrits restent au calendrier. Leur prise en compte dans l’effectif requis fait l’objet d’une règle distincte, présentée plus loin. |
Limites de charge de travail
| Règle | Explication |
|---|---|
| Plafonner les heures par jour ou par semaine. => Ne pas dépasser 20 heures de travail par semaine pour Pierre. | Pour le temps partiel ou une limite individuelle de charge. Les plafonds journaliers sont aussi possibles, par exemple 12 heures au maximum. Les limites peuvent varier selon les personnes. « Obligatoire » impose le plafond ; une règle souple exprime un dépassement à éviter autant que possible. |
| Limiter les créneaux par jour. => Ne pas attribuer plus d’un créneau par personne et par jour. | Utile lorsque deux interventions courtes seraient gênantes, même si le total d’heures reste acceptable. Le système compte les créneaux, quelle que soit leur durée. Cette limite peut compléter un plafond horaire, car les deux répondent à des besoins différents. |
| Plafonner certains types par semaine ou par mois. => Marta ne doit pas avoir plus de deux créneaux de Triage ou de Nuit au total par semaine. | Pour limiter les tâches éprouvantes ou préserver un équilibre entre activités. Les types cités partagent un même plafond. Une semaine va du lundi au dimanche ; les plafonds mensuels suivent le mois civil. Les créneaux réguliers correspondants déjà planifiés, tous lieux confondus, comptent aussi, y compris hors d’une demande plus courte mais dans la même semaine ou le même mois. Les absences et créneaux personnalisés ne comptent pas dans ce plafond fondé sur les modèles. |
Repos et enchaînements
| Règle | Explication |
|---|---|
| Prévoir du repos après un créneau. => Après un créneau de Nuit, accorder deux jours de repos. | Pour récupérer après un service particulier. Le décompte part de la date de début enregistrée : une Nuit datée du lundi bloque les affectations du mardi et du mercredi. Cela ne signifie pas exactement 48 heures après la fin du service. Des exceptions par jour sont possibles, par exemple « Deux jours de repos après une Nuit, sauf si elle commence le samedi ». |
| Interdire une succession immédiate. => Un créneau de Jour ne doit pas suivre un créneau de Nuit le lendemain. | Quand seul un service précis est inadapté le lendemain et que d’autres restent possibles. Une règle de repos interdirait, elle, tout travail aux dates protégées. Plusieurs types de départ ou d’arrivée peuvent être cités, et le créneau déclencheur peut être limité à certains jours de la semaine. |
| Protéger le départ ou le retour de congé. => Aucun créneau de Nuit ne doit être prévu la veille d’un congé annuel. | Pour éviter une nuit de travail juste avant les congés. Les exclusions entre jours consécutifs peuvent associer des créneaux réguliers et des types d’absence nommés, dans les deux sens. Elles utilisent les dates enregistrées. Les congés demandés ou approuvés comptent, les demandes refusées non. Employez le nom du type d’absence de votre espace. |
| Limiter les jours travaillés d’affilée. => Personne ne devrait travailler plus de cinq jours consécutifs. | Pour éviter les longues séries. Vous pouvez compter tout le travail régulier ou seulement certains types, comme les Nuits. Un maximum autorise les séries plus courtes : « Pas plus de cinq » ne demande pas de créer des blocs de cinq jours. |
| Regrouper le travail avec du repos entre les blocs. => Prévoir deux jours de travail consécutifs, puis au moins deux jours de repos. | Quand vous préférez des blocs complets à des journées isolées. Une longueur exacte, ou une longueur minimale et maximale, est possible. Le bloc peut commencer n’importe quel jour. Même si seuls certains créneaux comptent dans le bloc, le repos doit être exempt de tout travail. Avec « Obligatoire », des besoins peuvent rester non couverts plutôt que de créer un bloc incomplet. |
| Suivre un roulement ordonné. => Alterner Matin, puis Nuit, puis deux jours de repos. | Quand l’ordre des types de créneaux compte. Le repos peut durer exactement deux jours ou davantage si vous le précisez : « Au moins deux jours de repos ; des jours libres supplémentaires ou des congés sont possibles ». Les répétitions d’un même type relèvent des blocs de travail. Un roulement encadre les affectations compatibles sans garantir que chaque étape sera pourvue. |
| Alterner une semaine longue et une semaine courte. => Alterner une semaine travaillée lundi, mardi, samedi et dimanche avec une semaine travaillée mercredi, jeudi et vendredi. Commencer par la semaine longue. | Pour une véritable organisation sur deux semaines. Précisez clairement la semaine de départ. Vous pouvez décaler les groupes pour faciliter la couverture ou demander qu’un groupe commence ensemble. Les indisponibilités identiques chaque semaine relèvent plutôt des restrictions par jour. |
| Éviter une séquence sur plusieurs jours. => Éviter Nuit, un jour de repos, puis à nouveau Nuit. | Pour un enchaînement indésirable que la simple interdiction du lendemain ne décrit pas. Une séquence de 2 à 14 jours peut combiner des créneaux nommés, des journées de travail quelconques et des jours sans travail. Utile contre un repos fragmenté ou des répétitions trop rapprochées. |
| Éviter les longues périodes sans travail. => Éviter cinq jours de repos d’affilée. | Quand le travail se concentre trop sur une partie du planning. Ici, la séquence à éviter ne contient que des jours sans travail. Les congés en font partie : une importance souple est donc préférable si des absences longues sont légitimes. Cette préférence de répartition ne remplace pas un objectif d’heures. |
Week-ends
| Règle | Explication |
|---|---|
| Limiter les week-ends travaillés à la suite. => Personne ne devrait travailler plus de trois week-ends consécutifs. | Pour ne pas mobiliser toujours les mêmes personnes. Un créneau régulier daté du samedi ou du dimanche fait compter le week-end une fois, même si les deux jours sont travaillés. Une absence ne compte pas comme travail. Les week-ends précédents déjà planifiés prolongent la série ; les suivants situés hors de la période demandée ne sont pas examinés. |
| Prévoir des week-ends libres chaque mois. => Accorder à chacun au moins deux week-ends libres par mois. | Par défaut, aucun travail régulier ne doit chevaucher la période du samedi 00:00 au lundi 00:00. Une nuit du vendredi ou du dimanche peut donc empêcher de compter ce week-end comme libre. Il est rattaché au mois de son samedi. Vous pouvez élargir la période, par exemple « Au moins un week-end libre par mois du vendredi 18:00 au lundi 06:00 ». Cette protection par intervalle diffère du comptage des week-ends travaillés selon la date du créneau. |
Relations entre collègues
| Règle | Explication |
|---|---|
| Éviter le chevauchement de deux personnes. => Sarah et Jeanne ne doivent pas travailler sur des créneaux qui se chevauchent. | Pour une incompatibilité pratique entre leurs horaires. La règle vaut aussi sur des lieux différents. Elle permet encore deux créneaux sans chevauchement le même jour : vérifiez que cela correspond à votre besoin. |
| Prévoir un collègue le même jour. => Chaque fois que Michel travaille, Anna ou David doit aussi travailler ce jour-là. | Pour faire coïncider la journée de travail avec celle d’au moins un collègue nommé. Une ou plusieurs alternatives sont possibles. La relation est à sens unique : une affectation d’Anna n’impose pas la présence de Michel. Le même jour ne signifie ni le même lieu ni les mêmes horaires. Pour une présence qualifiée continue, utilisez la règle dédiée ci-dessous. |
Effectifs et couverture
| Règle | Explication |
|---|---|
| Prévoir un minimum de personnes qualifiées. => Lorsque des créneaux de Jour sont pourvus dans le Service A, prévoir au moins un infirmier diplômé parmi les personnes affectées. | Pour une équipe mixte où la qualification n’est pas exigée de tous. Le minimum compte les personnes qualifiées distinctes dans les créneaux requis correspondants, par lieu et date. Vous pouvez choisir les jours, lieux et plusieurs types partageant le minimum. Précisez si l’exigence s’applique seulement en cas d’activité ou à chaque occurrence du calendrier. Une règle obligatoire conditionnelle peut laisser tout le groupe non pourvu plutôt que de constituer une équipe non qualifiée. Elle mesure la composition de l’équipe, pas sa présence continue. |
| Assurer une présence qualifiée sans interruption. => Dans le Service A, au moins un infirmier diplômé doit être présent chaque jour sans interruption de 07:00 à 19:00. | Pour couvrir toute une plage de service. Plusieurs personnes peuvent se relayer, si les intervalles de travail enregistrés se rejoignent sans trou. Une relève exacte suffit ; une simple affectation quelque part dans la journée ne suffit pas. La plage doit commencer et finir le même jour. Les nuits commencées la veille et les horaires personnalisés enregistrés peuvent contribuer. Une durée de pause sans horaire ne définit pas un intervalle d’absence. Avec « Obligatoire », une couverture incomplète peut empêcher de nouvelles affectations dans la plage ; les créneaux existants restent inchangés. |
| Plafonner les effectifs sur un type de créneau. => Prévoir au maximum deux créneaux de Triage dans le Service A le vendredi. | Pour éviter un sureffectif. Le plafond compte les affectations existantes et nouvelles, y compris les ajouts facultatifs. Il s’applique séparément à chaque lieu, date et type nommé. Si vous citez plusieurs types, chacun dispose de son propre maximum : il ne s’agit pas d’un total commun. |
| Limiter le nombre de membres d’un groupe. => Affecter au maximum deux personnes portant la mention « Stagiaire » aux créneaux de Jour du Service A chaque jour. | Pour équilibrer la composition d’équipe. Les personnes distinctes du groupe sont comptées sur l’ensemble des types correspondants, par lieu et date. Les autres salariés ne consomment pas ce quota, et une personne du groupe ne compte qu’une fois même avec plusieurs affectations. |
| Donner la priorité à un type de créneau. => Pourvoir les créneaux de Nuit en priorité. | Les niveaux Élevée, Moyenne et Faible départagent les plannings offrant la même meilleure couverture totale ; ils ne réduisent pas cette couverture pour favoriser un type. « Obligatoire » impose de pourvoir chaque place requise du type nommé. Un conflit avec d’autres contraintes strictes peut empêcher toute nouvelle affectation et laisser le planning existant intact. La règle porte sur les types nommés dans tout le lancement, sans filtre de personne, de lieu ou de jour. Les ajouts facultatifs sont exclus. |
| Considérer des créneaux existants comme du renfort. => Les créneaux existants d’Anna sont du renfort et ne doivent pas compter dans l’effectif requis. | Quand une présence déjà prévue doit s’ajouter au besoin de base. Cette règle exige « Obligatoire » et vise les créneaux présents au début de l’opération, sans filtre de lieu, de date ou de type. Ils restent du travail pour les heures, le repos, l’équité, les relations entre collègues et les plafonds d’effectif, mais ne satisfont pas les places requises ni les minimums. De nouvelles affectations automatiques à Anna restent possibles. Les indicateurs du calendrier ne changent pas ; ajoutez une exclusion distincte si nécessaire. |
Répartition équitable et fréquences
| Règle | Explication |
|---|---|
| Partager certaines tâches équitablement. => Répartir équitablement les créneaux de Nuit du vendredi dans l’équipe. | Quand les heures totales sont équilibrées, mais pas certaines tâches. Vous pouvez cibler les week-ends, des jours, des types de créneaux ou leur combinaison. « Nuit du vendredi » doit remplir les deux conditions. L’équité porte sur les heures, pas nécessairement sur un nombre identique de créneaux. « Obligatoire » exige l’égalité exacte, parfois trop restrictive avec des durées ou disponibilités différentes. Une importance souple convient souvent mieux. |
| Fixer une fréquence hebdomadaire ou mensuelle. => Prévoir exactement un créneau de Jour le samedi par mois pour Marta. | Pour un objectif d’affectation, éventuellement sur un jour précis. Vous pouvez demander au moins, au plus ou exactement un nombre de dates correspondantes par semaine ou mois civil. Cela précise une fréquence, et pas simplement l’autorisation de travailler le samedi. |
| Compter une combinaison de jours consécutifs. => Prévoir pour Marta des créneaux de Jour le vendredi, le samedi et le dimanche ensemble, exactement une fois par mois. | Pour demander une fréquence portant sur toute une combinaison. Les séquences peuvent durer jusqu’à 14 jours consécutifs et doivent tenir dans la semaine ou le mois comptabilisé. Minimums, maximums et nombres exacts sont possibles. Des alternatives regroupées dans une même contrainte peuvent être comptées sans créditer deux fois la même date de départ. |
Exception pour les quotas : les quotas de créneaux ou de séquences restent des objectifs à satisfaire au mieux, même avec « Obligatoire ». Leurs occurrences manquantes ou excédentaires sont optimisées avant la couverture, les objectifs d’heures, l’équité et les règles souples, tout en respectant les contraintes strictes. Les écarts restants sont signalés au lieu de rendre le planning impossible pour ce seul motif. Consultez ce bilan lorsque le nombre est important.
Utilisez ces fonctions plutôt qu’une règle enregistrée
Les exemples suivants ne sont pas des règles de planification réutilisables. Utilisez la fonction indiquée à droite pour définir un besoin, choisir l’objectif d’une planification ou modifier le calendrier. Ne copiez pas ces demandes dans la liste des règles enregistrées.
| Votre besoin | Fonction à utiliser |
|---|---|
| Il faut trois créneaux de Jour dans le Service A chaque lundi. | Emplacements : créneaux ouverts récurrents. Leur quantité définit la demande à couvrir. Une règle peut la préciser, la plafonner ou la prioriser, mais ne remplace pas ce paramétrage. Vérifiez les modèles, horaires, lieux et quantités avant de planifier. |
| Viser 160 heures par personne ce mois-ci, sauf Marta qui doit atteindre 100 heures. | Objectif d’heures de cette planification. Choisissez un total exact, une plage avec minimum et/ou maximum, ou une planification équilibrée des créneaux ouverts. Les objectifs exacts acceptent des exceptions individuelles ; une plage s’applique à tous pour cette planification. Ces objectifs ne sont pas garantis : ils peuvent produire des créneaux supplémentaires issus des modèles existants, et l’écart horaire est optimisé avant la couverture requise. Aucun créneau existant n’est supprimé pour les atteindre. Voir le guide des objectifs d’heures. |
| Pourvoir les créneaux ouverts en équilibrant les charges. | Planification équilibrée. Elle tient déjà compte des heures créditées et de la répartition des types de créneaux entre personnes comparables, du mois actuel et de l’historique. Le travail existant et les absences incluses non refusées contribuent au crédit d’heures ; le nombre de créneaux travaillés reste distinct. Pour les Nuits du vendredi, par exemple, ajoutez une règle de répartition. L’historique de planification aide aussi à prolonger repos et motifs au-delà des limites de période. |
| Partager le travail des jours fériés dans la durée. | Paramètres : jours fériés. Tenez le calendrier de l’espace à jour. L’équilibrage automatique utilise aussi le travail des 365 jours précédents. Un jour férié signalé n’accorde pas de congé et ne supprime pas le besoin de personnel. Voir le calendrier des jours fériés. |
| Marta ne peut pas travailler le 12 octobre 2026. | Calendrier : préférences, blocages et absences. Inscrivez une indisponibilité ponctuelle comme blocage. Les souhaits favorables ou défavorables sont plus souples et peuvent cibler un type de créneau ; utilisez « Congés » pour un congé. Les demandes en attente et approuvées affectent la disponibilité, les refus non. Une date précise appartient au calendrier, pas à une règle qui restera active le mois suivant. Voir recueillir les préférences. |
| Affecter Anna au créneau de Jour du Service A le 15 octobre 2026. | Calendrier : attribuer un créneau. Lorsque la personne, la date, le lieu et le créneau sont décidés, créez une affectation fixe. La planification la considère comme du travail existant. Elle est plus contraignante qu’un souhait. Vérifiez les éventuels conflits avec les créneaux ou congés déjà inscrits. |
Commencer avec quelques règles utiles
- Vérifiez les besoins récurrents, les modèles et les informations sur les personnes.
- Ajoutez les limites d’affectation et de charge réellement nécessaires.
- Protégez le repos et précisez les roulements souhaités.
- Ajoutez quelques préférences souples pour améliorer la répartition.
- Contrôlez les interprétations, puis les créneaux non pourvus et objectifs non atteints avant de multiplier les règles.
Partez d’un problème concret de votre équipe. Précisez qui, quels créneaux, quand et avec quelle importance. Le glossaire de la planification explique les termes utiles.
Formuler les règles et choisir leur importance
Écrivez simplement, avec les noms, lieux et types utilisés dans votre espace. Les groupes, comme les infirmiers diplômés, doivent être identifiables sans ambiguïté dans les informations des personnes.
Séparez les exigences que vous voudrez modifier indépendamment : un plafond hebdomadaire et un repos après une Nuit méritent deux entrées. Vérifiez que l’interprétation de l’assistant correspond à votre intention.
| Importance | Quand la choisir |
|---|---|
| Obligatoire | Pour une exigence stricte, sous réserve de l’exception sur les quotas expliquée plus haut. |
| Élevée | Pour une préférence forte, qui peut céder si nécessaire. |
| Moyenne | Pour une préférence qui doit peser dans le planning. |
| Faible | Pour une préférence souple ou une première amélioration facultative. |
| Désactivée | Pour conserver une règle sans l’appliquer. |
Élevée, Moyenne et Faible définissent un poids relatif. Remonter une règle dans la liste ne la rend pas plus importante. Les contraintes strictes peuvent laisser des créneaux vacants ; l’obligation de tout pourvoir peut empêcher un résultat en cas de conflit. Choisissez « Obligatoire » en connaissance de cause.
Ces exemples expliquent le comportement du planificateur, pas des obligations légales. Consultez utiliser les règles de planification pour les réglages et leur modification.