Préférences et jours bloqués : laissez l’équipe demander, gardez le dernier mot

Tout planning est une négociation. L’un a besoin du vendredi pour un mariage, l’autre voudrait travailler tous les samedis parce qu’ils sont mieux payés, et un troisième ne peut tout simplement pas être dans le service ce mardi-là : il est en formation.

Shift Scheduler propose deux outils pour cela, et le plus important à comprendre, c’est à quel point ils se comportent différemment. Une préférence est une demande. Un jour bloqué est une règle. Dans le calendrier, ce sont trois petites icônes côte à côte ; pour le planificateur, ce sont deux instructions de nature totalement différente.

Une préférence n’est pas un jour bloqué

Disons-le franchement : une préférence n’est jamais une promesse. Si quelqu’un demande un jour et que la couverture est tendue, le planificateur peut très bien l’y affecter quand même : un pouce levé n’est qu’un terme parmi d’autres dans une fonction de score qui contient aussi les règles de repos, les heures contractuelles et l’équité. Si un jour doit vraiment rester libre, la préférence est le mauvais outil. Bloquez-le.

Activer la collecte des préférences

Tout se trouve dans Paramètres → Préférences, et la première carte contient deux interrupteurs.

Collecte des préférences détermine si les personnes peuvent marquer des jours. Désactivez-la et les boutons pouce levé et pouce baissé disparaissent du calendrier dans toute l’application.

Jours bloqués est un interrupteur distinct. Certaines équipes veulent recueillir des souhaits sans jamais bloquer ; ailleurs, c’est exactement l’inverse. Le désactiver masque l’icône 🚫 sans toucher à ce qui est déjà marqué.

Les deux sont actifs par défaut : un espace de travail existant se comporte donc exactement comme avant.

Choisir quand les gens peuvent demander

Sous les interrupteurs se trouvent les deux bornes qui décident quand les préférences peuvent être saisies. Elles fonctionnent différemment, et c’est voulu.

Jusqu’à quelle échéance est un horizon glissant, compté en jours à partir d’aujourd’hui. Réglez-le sur 90 et chacun peut marquer n’importe quel jour des trois prochains mois, et rien au-delà. Il avance avec le calendrier au lieu de se réinitialiser à une date fixe.

Date limite est au contraire un moment fixe, rapporté au mois précédant celui que vous planifiez. Fixez-la au 10 à 23:59 et les préférences pour octobre se verrouillent le 10 septembre à 23:59. La page de paramètres écrit cet exemple à mesure que vous saisissez, avec le vrai nom du mois suivant.

Les deux peuvent être désactivées. Sans limite sur l’horizon laisse marquer n’importe quel jour affiché au calendrier ; Sans date limite supprime le verrou, chacun peut donc changer d’avis tout au long du mois.

Une règle pour l’horizon : gardez-le au-dessus de 60 jours. Une date limite placée tôt dans le mois précédent peut se situer jusqu’à environ 61 jours avant le dernier jour du mois qu’elle régit. Un horizon plus court laisserait la fin de ce mois hors de portée au moment où sa date limite tombe — ces jours-là ne pourraient jamais être marqués. La page de paramètres vous avertit si vous descendez assez bas pour que cela arrive.

La date limite ne s’applique qu’aux membres. Les administrateurs et les managers peuvent toujours ajouter ou modifier une préférence, y compris pour un mois clos depuis des semaines — sans quoi une date limite un peu stricte vous enfermerait dehors de votre propre planning.

Deux limites pour préserver l’équité

La seconde carte contient les limites. Les deux sont illimitées par défaut.

Préférences par personne fixe le nombre de jours qu’une même personne peut marquer par mois calendaire. Les « j’aime » et les « je n’aime pas » comptent dans le même total : trois signifie trois jours marqués en tout, dans la proportion qu’elle veut. C’est le réglage qui empêche un enthousiaste de marquer vingt jours et de couvrir la voix de tous les autres.

Préférences sur une journée fixe le nombre de personnes pouvant revendiquer la même date. Une fois pleine, la journée se verrouille pour les autres. Premier arrivé, premier servi — et c’est précisément à cela que servent les petits numéros.

Les jours bloqués échappent aux deux limites. Ce sont des décisions administratives, pas des demandes : ils n’entament jamais le quota mensuel de personne et n’occupent jamais une place dans une journée.

Les numéros à côté des icônes

Quand quelqu’un marque un jour, un petit numéro apparaît à côté de son pouce : 1., 2., 3.

C’est sa position dans la file pour cette date précise, dans l’ordre d’arrivée des demandes. La première personne à revendiquer le 5 octobre affiche 1., la suivante 2., et la numérotation repart de 1. le 6 octobre. Les jours bloqués n’ont jamais de numéro : ils ne font la queue pour rien.

La file reflète votre demande actuelle, pas la première. Toute modification — passer de « j’aime » à « je n’aime pas », restreindre à certains créneaux, supprimer puis remettre — vous renvoie en fin de file, et quiconque a réclamé la journée entre-temps passe devant vous. Réenregistrer une préférence sans rien y changer ne fait rien : ouvrir la fenêtre et cliquer ne coûte sa place à personne.

Ces numéros ne sont pas décoratifs. Ils constituent la trace de qui a demandé en premier, et c’est ce qui rend la section suivante possible.

Comment chacun marque ses jours

Les membres passent par Mon planning. Chaque jour est une carte avec un bouton pouce levé et un bouton pouce baissé, et ils ne peuvent marquer que leurs propres jours. Si la période est fermée ou la limite épuisée, les boutons sont grisés et affichent la raison au survol : personne ne perd de temps à cliquer sur ce qui sera refusé.

Les administrateurs et les managers travaillent dans la grille Personnes, où chaque personne a sa ligne et chaque jour ses trois petits boutons dans le coin de la cellule. On peut y marquer pour le compte d’autrui — pratique quand la demande arrive par téléphone ou dans le couloir.

Dans les deux cas, un clic ouvre une courte fenêtre avec une seule question : s’agit-il de la journée entière ou de créneaux précis ? La journée entière signifie « j’aimerais travailler ce samedi ». Choisir le modèle Nuit signifie « ce jour-là je travaille volontiers, mais pas de nuit ». La seconde formulation est bien plus utile au planificateur : elle lui laisse un endroit où vous placer.

Jours bloqués : garantir qu’un créneau ne sera pas planifié

Le jour bloqué est l’outil de tout ce qui ne se négocie pas.

Une fois posé, la personne ne peut pas être planifiée ce jour-là. Point. En interne, il atterrit exactement au même endroit qu’un congé approuvé : l’affectation est interdite au solveur, pas seulement découragée. Aucun poids à surpasser, aucune urgence de couverture ne le contournera.

Il est également exclu de l’équité. Un jour bloqué ne compte pas comme un jour où la personne était disponible sans obtenir de travail : bloquer quelqu’un pour une formation de quinze jours ne fera donc pas croire au solveur qu’il lui doit des créneaux supplémentaires ensuite.

Comme une préférence, un blocage peut couvrir la journée entière ou des modèles de créneaux précis. C’est cette seconde forme qu’il faut retenir, car elle exprime exactement les règles les plus courantes :

• Journée entière — formation, détachement, renfort sur un autre site, ou simplement « ne pas le planifier ce jour-là ».
• Créneaux précis — une personne pas encore habilitée aux nuits, un nouvel arrivant qui ne doit pas assurer seul la fermeture, un apprenti qui ne peut pas tenir la caisse sans encadrement.

Seuls les administrateurs et les managers posent des blocages, pas les membres — et c’est tout l’intérêt : un blocage est une décision d’exploitation, pas une demande. Il n’est pas non plus soumis à la date limite : vous pouvez l’ajouter le matin même.

La marche à suivre : les demandes les plus anciennes à la main, le reste par l’IA

C’est cette partie qui décide si l’exercice paraîtra équitable à votre équipe. Et l’ordre compte.

1. Laissez passer la date limite. Ouvrez la grille Personnes pour le mois à planifier. Chaque jour marqué porte désormais son numéro de file.

2. Lisez les préférences avant de planifier quoi que ce soit. Jour après jour. Les numéros vous disent qui a demandé en premier à chaque date : c’est le seul ordre que tout le monde accepte comme équitable sans discussion.

3. Placez à la main les créneaux que vous pouvez honorer, en commençant par le 1. Créez le créneau pour la personne marquée 1. ce jour-là, puis pour la 2., et continuez tant que la couverture le permet. C’est l’étape décisive. Un créneau créé manuellement est un fait : le solveur considère les créneaux existants comme acquis et planifie autour. Une préférence n’est qu’une incitation qu’il peut écarter. Si une demande doit être honorée, placez-la vous-même ; ne comptez pas sur l’IA pour le faire.

4. Ajoutez les blocages pour tout ce qui ne doit pas arriver. Journées de formation, personnes non habilitées à un type de créneau, quiconque ne doit pas tenir un poste donné cette semaine-là.

5. Lancez maintenant la planification IA et laissez-la remplir tout ce qui reste ouvert. Elle conserve chacun de vos créneaux et les compte dans les heures contractuelles et l’équité, elle ne touche pas à un jour bloqué, et elle continue de lire comme signaux souples les préférences que vous n’avez pas pu placer — une demande non honorée manuellement peut donc l’être malgré tout, si cela coûte peu au solveur.

La raison de cet ordre est simple. Les étapes 3 et 4 sont des garanties. L’étape 5 est une optimisation. Posez d’abord les garanties, puis laissez le solveur faire le calcul sur ce qui reste : c’est précisément là qu’il est meilleur que vous.

Cela vous permet aussi d’être honnête avec votre équipe sur la valeur d’une préférence. « Les deux premiers à demander un jour l’obtiennent en général, et ceux-là je les place à la main avant de lancer le planificateur » est une promesse que vous pouvez tenir.

Réglages conseillés selon les situations

Si vous débutez, la ligne du milieu est un bon point de départ. Quatre-vingt-dix jours passent largement au-dessus du plancher de 60, une date limite au 10 laisse une semaine et demie de réflexion, et trois préférences par personne suffisent à couvrir les jours qui comptent vraiment sans transformer le calendrier en liste de souhaits.

Questions fréquentes

Qui peut bloquer un jour ?

Les administrateurs et les managers. Les membres peuvent poser des pouces levés et baissés sur leurs propres jours, mais pas se bloquer un jour : un blocage est une décision d’exploitation sur la disponibilité, pas une demande.

Les jours bloqués comptent-ils dans la limite mensuelle de préférences ?

Non. Les jours bloqués échappent aux deux limites. Ils n’entament jamais le quota mensuel et ne prennent jamais de place dans une journée à capacité limitée : vous pouvez donc en poser autant que la situation l’exige.

Que signifient les petits numéros à côté des pouces ?

Ils indiquent la position de la personne dans la file pour cette date précise, dans l’ordre de saisie des demandes. La première à marquer le 5 octobre affiche 1., la deuxième 2., et le décompte repart le lendemain. Le numéro suit la dernière version d’une demande : qui modifie sa préférence après coup repart en fin de file pour ce jour-là. Servez-vous-en pour décider qui satisfaire en priorité.

Peut-on encore modifier ses préférences après la date limite ?

Les membres non, les administrateurs et les managers oui. La date limite sert à vous donner un jeu de demandes stable sur lequel travailler ; elle n’est pas là pour vous enfermer dehors de votre propre planning, donc quiconque gère le planning peut continuer à modifier.

Que se passe-t-il si deux personnes veulent le même jour et qu’il ne reste qu’une place ?

La demande la plus ancienne emporte la place, puis la journée se verrouille pour les autres : leur bouton pouce levé est grisé et affiche l’explication. Si quelqu’un se retire, la place se libère et les numéros restants avancent.

Le planificateur IA est-il obligé de suivre une préférence ?

Non. Une préférence est un signal souple, mis en balance avec la couverture, les règles de repos, les heures contractuelles et l’équité. Le solveur l’honore quand il le peut et l’écarte quand le planning l’exige. Si un jour doit être garanti, créez le créneau à la main avant de lancer le planificateur — ou, dans le cas inverse, posez un jour bloqué.

La planification IA va-t-elle écraser les créneaux que j’ai placés à la main ?

Non. Les créneaux déjà présents au calendrier sont traités comme des faits acquis. Le planificateur remplit uniquement ce qui reste ouvert autour d’eux, et compte vos créneaux manuels dans les heures et l’équité de chacun.

Peut-on marquer une préférence sur un seul créneau plutôt que sur toute la journée ?

Oui. Après un clic sur un pouce, la fenêtre demande si la préférence porte sur n’importe quel créneau de la journée ou sur des modèles précis. Les préférences par créneau sont généralement plus utiles : « pas la nuit » laisse encore au planificateur un endroit où placer la personne.

Qu’arrive-t-il aux préférences existantes si je désactive la collecte ?

Rien n’est supprimé. Les boutons disparaissent du calendrier et plus aucune préférence ne peut être saisie, mais tout ce qui est déjà marqué reste enregistré et réapparaît dès que vous réactivez l’interrupteur.