Heures cibles par salarié : créneaux ouverts, fourchette d’heures ou nombre mensuel exact

Demandez un planning à l’assistant IA de Shift Scheduler et il pose désormais une question avant toute chose : à combien d’heures chaque salarié doit-il arriver ? Vous répondez avec l’un des quatre modes : remplir uniquement les créneaux ouverts et rien de plus, garder tout le monde dans une fourchette d’heures, atteindre un nombre mensuel exact, ou décrire l’objectif avec vos propres mots.

Ce que vous choisissez devient ce que le solver optimise. Et tant que vous n’avez pas répondu, rien n’est écrit dans votre calendrier.

L’assistant demande avant de planifier

La question des heures cibles n’est pas une option à activer. Toute demande de création ou de modification de planning commence par elle.

La carte s’affiche dans la langue de votre conversation, avec un résumé de la période demandée, quatre options et un bouton Continuer. Tant que vous ne cliquez pas, l’assistant se contente de lire : il ne met pas à jour les règles, n’applique pas d’actions au calendrier, ne supprime pas de créneaux et ne lance pas le planificateur.

Elle apparaît aussi quand votre message initial contenait déjà un nombre. Écrivez « planifie août, tout le monde à 165 heures » et vous verrez quand même la carte : un nombre mentionné au passage n’est pas un nombre confirmé. Rien n’est présélectionné et aucun champ n’est prérempli.

Une demande couvre au maximum 31 jours : un planning mensuel, c’est une carte et une réponse.

Les quatre modes en un coup d’œil

D’où vient le nombre proposé

Au-dessus des options, une ligne indique par exemple La période demandée compte 21 jours ouvrés. Vous voulez peut-être viser 157,5 heures.

Ce nombre vient de votre propre espace de travail, pas d’une valeur par défaut. Il compte les jours du lundi au vendredi sur la période demandée, bornes incluses, puis les multiplie par la durée du modèle de shift que votre couverture hebdomadaire utilise le plus souvent. Vingt et un jours ouvrés à 7,5 heures font 157,5.

Deux choses à savoir :

• Ni les jours fériés ni les congés approuvés ne sont déduits. La proposition décrit un mois sans interruption : elle est volontairement optimiste.
• Ce n’est jamais qu’une indication. Elle apparaît en texte d’aide dans le champ des heures exactes, n’est jamais saisie à votre place, et aucune option n’est cochée par défaut.

Si votre espace de travail n’a pas encore de modèles de shift exploitables, la ligne se contente d’indiquer le nombre de jours ouvrés, sans proposition.

Mode 1 : remplir simplement tous les créneaux ouverts

C’est le comportement historique et le bon choix pour les activités pilotées par la couverture : un magasin où deux personnes doivent être en surface pendant les heures d’ouverture, un service où l’effectif par shift est fixe.

Le planificateur maximise d’abord le nombre de créneaux ouverts remplis puis, cette couverture verrouillée, minimise la pénalité totale issue de vos règles souples et de vos préférences. Aucun objectif d’heures n’est appliqué et aucun créneau supplémentaire n’est créé. L’équité continue de garder les totaux raisonnablement équilibrés entre les personnes disponibles pour le même travail.

Mode 2 : une fourchette d’heures

Renseignez un minimum, un maximum, ou seulement l’un des deux.

Un minimum de 80 et un maximum de 120 signifient que tout ce qui se situe entre les deux compte comme objectif atteint : une personne qui termine à 95 heures ne contribue en rien à l’écart que le solver cherche à réduire. Un minimum seul est un plancher sans plafond. Un maximum seul est un plafond sans plancher.

La fourchette est la réponse honnête chaque fois qu’un contrat laisse de la marge. « Au moins 80, jamais plus de 120 » se satisfait plus facilement qu’un nombre unique, et le planificateur garde la liberté de respecter vos préférences à l’intérieur de la plage au lieu de forcer des créneaux pour tomber juste.

Une fourchette s’applique à toutes les personnes de la génération. Si votre équipe mêle temps plein et temps partiel, planifiez les groupes séparément ou utilisez l’objectif exact avec des exceptions nominatives.

Mode 3 : un objectif exact

Saisissez un nombre et chaque personne de la génération le vise. Vous pouvez prévoir des exceptions directement dans la conversation : Tout le monde doit atteindre 165 heures ce mois-ci, sauf Marie, qui doit atteindre 100. L’assistant relie les prénoms aux personnes et transmet les exceptions.

En interne, un objectif exact est une fourchette dont le minimum et le maximum sont le même nombre : cinq heures au-dessus pèsent donc exactement autant que cinq heures en dessous.

Mode 4 : autre chose

Choisissez cette option et écrivez l’objectif avec vos mots : « que personne ne dépasse son maximum contractuel, mais donnez le plus d’heures possible à Pierre », ou « comme le mois dernier ».

L’assistant lit la phrase et la traduit dans l’un des trois modes ci-dessus, car ce sont les seuls que le planificateur comprend. Si votre phrase est réellement ambiguë, il pose une question plutôt que de deviner.

Ce qui compte dans les heures

Avant de décider si quelqu’un a besoin de travail supplémentaire, le planificateur crédite ce que la personne a déjà sur la période :

• Les créneaux déjà au calendrier, y compris ceux créés en dehors de cette génération
• Les congés payés approuvés
• Les créneaux que cette génération lui attribue

Les congés demandés mais non encore approuvés se comportent autrement : ils empêchent de planifier la personne et alimentent le calcul d’équité, mais ne créditent aucune heure. Une fois approuvés, ils comptent.

Une conséquence mérite d’être dite clairement. Les créneaux existants ne sont jamais supprimés pour ramener quelqu’un sous un maximum. Si une personne est déjà à 130 heures à cause du calendrier et que vous fixez un maximum de 120, elle restera à 130 pour cette génération. Les bornes d’heures décident de ce qui s’ajoute, pas de ce qui se retire.

D’où viennent les créneaux supplémentaires

Quand vous fixez un minimum ou un objectif exact, le planificateur doit souvent créer du travail que votre couverture n’exige pas. Il construit ces créneaux supplémentaires à partir des modèles de shift ordinaires de votre espace de travail, et il peut les placer à n’importe quelle date et sur n’importe quel site de la génération : week-ends compris, et y compris les jours où votre couverture récurrente n’a aucun créneau ouvert.

C’est plus large qu’avant. Les versions précédentes ne pouvaient réutiliser qu’un modèle déjà présent en couverture à cette date et sur ce site précis, ce qui rendait tout objectif inatteignable dès que le calendrier était clairsemé. Le planificateur travaille désormais avec l’ensemble du catalogue de modèles. Les durées de shift, elles, ne sont toujours ni allongées ni raccourcies pour faire tomber un chiffre juste.

Le vivier de créneaux supplémentaires candidats est borné, dimensionné à partir d’une estimation des heures additionnelles nécessaires, pour que la génération ne s’enlise pas à explorer des créneaux dont personne ne veut. Si, après le premier calcul, il manque encore des heures à quelqu’un, le vivier est reconstruit à pleine capacité et le problème est résolu une seconde fois, le tout avant la moindre écriture. Un objectif exigeant peut donc prendre nettement plus de temps qu’une simple couverture.

Ce que le planificateur optimise en premier

Avec un objectif d’heures, le solver suit cet ordre. Chaque niveau est réglé avant que le suivant soit examiné.

1. Les règles Must, les disponibilités, les créneaux bloqués et vos plafonds d’heures journaliers et hebdomadaires. Ce sont des contraintes dures : aucun objectif d’heures ne les brise.
2. L’écart total entre les heures créditées de chacun et les heures que vous avez demandées.
3. Le plus grand écart individuel, pour que personne ne reste très loin du compte pendant que le total paraît acceptable.
4. La couverture requise des créneaux ouverts : en remplir le plus possible.
5. Le nombre de créneaux supplémentaires créés, maintenu au plus bas.
6. Les règles souples habituelles, les préférences et les aversions.
7. La répartition, le mélange de shifts et les derniers départages.

Lisez cet ordre attentivement, car il a changé. L’écart d’heures passe désormais avant la couverture des créneaux ouverts. Si remplir un créneau requis faisait sortir quelqu’un des heures demandées, le planificateur laisse le créneau ouvert. C’est le bon arbitrage quand les heures sont une obligation contractuelle et que le chiffre de couverture est un objectif — et le mauvais quand la couverture est non négociable. Si un shift doit être couvert quoi qu’il arrive, choisissez « Non — remplir simplement tous les créneaux ouverts » : la couverture y est optimisée en premier et les heures ne sont pas contraintes du tout.

Les règles Must ne cèdent dans aucun sens. Un repos obligatoire, une indisponibilité ou un plafond hebdomadaire bloque un créneau supplémentaire même si l’objectif reste incomplet.

Quand les heures ne peuvent pas être atteintes

Les bornes d’heures sont des objectifs, pas des contraintes dures : le planificateur n’échoue donc jamais du seul fait qu’un nombre est hors de portée. Il renvoie le planning le plus proche qu’il sait construire et signale l’écart.

Le résumé indique, pour chaque personne, le total crédité, le déficit ou l’excédent, et si elle a terminé dans l’objectif. Il distingue aussi deux causes très différentes : le planificateur est à court de créneaux à créer, ou vos règles ont bloqué ceux qui auraient comblé le manque. Le premier cas se règle en général en ajoutant des modèles de shift ou en élargissant la période, le second en revoyant une règle, une disponibilité ou la taille de l’équipe.

Un résultat limité par le temps est le meilleur planning trouvé dans le budget du solver, pas une preuve qu’il n’en existe pas de meilleur. Sur un mois vaste ou très contraint, relancer peut donner une réponse un peu meilleure.

Exemple chiffré

Un point de vente compte 6 salariés à temps partiel, chacun avec un contrat de 7,5 heures par jour ouvré. Août compte 22 jours ouvrés : chacun vise donc environ 165 heures.

La couverture des créneaux ouverts du site pour août ne totalise qu’environ 120 heures par personne. Elle a été paramétrée pour que le magasin soit tenu, pas pour garantir à quiconque ses heures contractuelles.

Choisissez « Non — remplir simplement tous les créneaux ouverts » et le planning remplit cette couverture puis s’arrête, laissant chacun à environ 45 heures du compte. Choisissez l’objectif exact et saisissez 165 : le planificateur remplit d’abord les créneaux ouverts, puis ajoute des créneaux supplémentaires issus de vos modèles, répartis sur le mois, en respectant les règles de repos et les disponibilités, jusqu’à ce que chacun soit à 165 heures ou aussi près que les règles le permettent.

Changeons maintenant la question. La même équipe est en contrats flexibles, avec un minimum garanti de 80 heures et un plafond de paie de 120. Choisissez la fourchette, saisissez 80 et 120, et le résultat est tout autre : personne n’est poussé vers 165, chacun atterrit quelque part dans la plage, et le planificateur consacre sa liberté restante à vos préférences souples plutôt qu’à la poursuite d’un chiffre.

Comment utiliser cette fonctionnalité

1. Ouvrez une conversation avec l’assistant IA.
2. Demandez-lui de créer ou de modifier le planning pour la période voulue, jusqu’à 31 jours.
3. Attendez la carte des heures cibles et lisez, dans son résumé, le nombre de jours ouvrés et la proposition.
4. Choisissez un mode, renseignez les champs qui apparaissent, puis cliquez sur Continuer.
5. À la fin, parcourez le résumé : combien de créneaux étaient requis et combien supplémentaires, les heures créditées du groupe, et les déficits ou excédents par personne.

Vous n’avez aucun calcul à faire d’avance. Si vous connaissez les heures journalières et le nombre de jours ouvrés, donnez les deux et laissez l’assistant faire le calcul, ou reprenez la proposition si elle correspond à vos contrats.

Questions fréquentes

Puis-je fixer un nombre exact d’heures par personne et par mois ?

Oui. Choisissez l’option d’objectif exact sur la carte des heures cibles et saisissez le nombre. Il s’applique à toutes les personnes de la génération, et vous nommez dans la conversation les exceptions qui doivent atteindre un autre nombre.

Quelles sont les quatre options d’heures cibles ?

Remplir tous les créneaux ouverts et rien de plus ; garder tout le monde dans une fourchette d’heures ; atteindre un nombre d’heures exact ; ou décrire l’objectif avec vos mots et laisser l’assistant le traduire dans l’une des trois autres options.

Puis-je sauter la question et planifier directement ?

Pas tout à fait, mais répondre prend un clic. Choisir « Non — remplir simplement tous les créneaux ouverts » revient à planifier sans aucun objectif d’heures, c’est-à-dire exactement comme Shift Scheduler fonctionnait avant l’ajout de cette étape.

D’où vient le nombre d’heures proposé ?

C’est le nombre de jours du lundi au vendredi sur la période demandée, multiplié par la durée du modèle de shift que votre couverture hebdomadaire utilise le plus. Les jours fériés et les congés approuvés ne sont pas déduits : voyez-le comme un point de départ plutôt que comme une réponse.

Puis-je fixer seulement un maximum, sans minimum ?

Oui. En mode fourchette, vous pouvez remplir l’un ou l’autre champ seul. Un maximum seul est un plafond sans plancher, un minimum seul est un plancher sans plafond.

Des personnes différentes peuvent-elles avoir des objectifs différents ?

Oui, en mode exact : donnez un nombre pour tout le monde et nommez les exceptions dans la conversation. Une fourchette s’applique comme une plage unique à toutes les personnes de la génération, donc les contrats mixtes se traitent mieux en planifiant les groupes séparément.

Le planificateur peut-il laisser des créneaux ouverts non pourvus pour atteindre un objectif d’heures ?

Cela peut arriver. Avec une fourchette ou un objectif exact, l’écart d’heures est optimisé avant la couverture des créneaux ouverts : un créneau requis reste donc ouvert plutôt que de faire sortir quelqu’un des heures demandées. Si la couverture doit l’emporter, choisissez l’option des créneaux ouverts.

Peut-il créer des créneaux supplémentaires le week-end ou les jours sans créneau ouvert ?

Oui. Quand un minimum ou un objectif exact exige plus de travail, le planificateur peut placer des créneaux supplémentaires à n’importe quelle date et sur n’importe quel site de la génération, week-ends compris et jours non couverts par votre couverture récurrente inclus. Il les construit à partir de vos modèles de shift existants et n’en modifie jamais la durée.

Les congés approuvés comptent-ils dans les heures ?

Oui. Les congés payés approuvés sont crédités avant que le planificateur décide si quelqu’un a besoin de créneaux supplémentaires. Les congés demandés mais pas encore approuvés empêchent la planification sans créditer d’heures.

Va-t-il supprimer des créneaux existants pour ramener quelqu’un sous un maximum ?

Non. Les bornes d’heures décident de ce qui s’ajoute, jamais de ce qui se retire. Une personne déjà au-dessus de votre maximum à cause du calendrier y restera pour cette génération.

Que se passe-t-il si les heures ne peuvent pas être atteintes ?

Vous obtenez le planning le plus proche que les règles autorisent, plus un état par personne du déficit ou de l’excédent et de son atterrissage ou non dans l’objectif. Le résumé indique aussi si le planificateur est à court de créneaux à créer ou si une règle les a bloqués.

Est-ce différent de l’équilibrage automatique des heures que Shift Scheduler fait déjà ?

Oui. L’équilibrage automatique est relatif : il garde les heures des personnes proches les unes des autres quand elles sont disponibles pour le même travail. Une fourchette ou un objectif exact est absolu : vous donnez le nombre, et le solver optimise directement dessus au lieu d’une part équitable qu’il aurait calculée lui-même.

Pour conclure

La couverture des créneaux ouverts répond à une question : ce shift est-il pourvu ? Un objectif d’heures répond à une autre : cette personne a-t-elle travaillé les heures qu’elle devait travailler ? La carte des heures cibles existe pour que vous disiez une fois, avant la construction du planning, laquelle des deux compte le plus — au lieu de découvrir la réponse après coup.

Quatre options, un clic. Les créneaux ouverts quand la couverture est l’objectif. Une fourchette quand le contrat laisse de la marge. Un nombre exact quand il n’en laisse pas. Et vos propres mots quand l’objectif est plus compliqué qu’un chiffre.

Si vous ne l’avez pas encore lu, comment fonctionnent les règles de planification est une bonne suite, tout comme le glossaire de la planification des horaires et la planification continue, qui garde les règles de repos et l’équité cohérentes d’un mois à l’autre.