Comment planifier un nombre exact d’heures par mois dans Shift Scheduler

Beaucoup d’équipes n’ont pas seulement besoin d’« assez de monde » sur le planning. Elles ont besoin que chaque personne termine le mois avec un nombre d’heures précis.

Un exemple courant : un contrat à temps partiel de 7,5 heures par jour ouvré. Sur un mois de 22 jours ouvrés, cela représente environ 165 heures. La couverture seule ne garantit pas ce chiffre. Un planning peut remplir chaque créneau ouvert et laisser malgré tout une personne à 130 heures et une autre à 190.

Shift Scheduler peut désormais combler cet écart directement. Vous indiquez l’objectif à l’assistant IA, et le planificateur ajoute des créneaux supplémentaires au-delà de votre couverture minimale pour l’atteindre, sans enfreindre vos règles.

Les créneaux ouverts sont un minimum, pas un objectif

Les créneaux ouverts correspondent à la couverture minimale exigée par votre modèle hebdomadaire et vos exceptions journalières : combien de personnes, sur quel créneau, quel jour. Ils répondent à une seule question : ce créneau est-il couvert ?

Ils ne répondent pas à une autre question : cette personne termine-t-elle le mois avec le bon nombre d’heures ?

Un planning peut satisfaire chaque créneau ouvert et rester déséquilibré. Le personnel à temps plein peut se retrouver au-dessus de l’objectif. Le personnel à temps partiel ou flexible se retrouve souvent bien en dessous, surtout s’il n’est planifié que sur les créneaux minimums.

La couverture n’est pas la même chose que les heures

Avant cette fonctionnalité, Shift Scheduler cherchait déjà à équilibrer les heures totales. Quand deux personnes étaient disponibles pour le même travail, le planificateur avait tendance à leur donner une part similaire.

C’est de l’équité, pas un objectif. L’équité équilibre les personnes entre elles. Elle ne sait pas qu’un contrat précis prévoit 7,5 heures par jour ouvré, ni qu’une personne donnée doit atteindre 100 heures ce mois-ci pendant qu’une collègue à temps plein en atteint 165.

Si vous aviez besoin d’un chiffre exact plutôt que d’un équilibre relatif, il n’existait aucun moyen direct de le demander. C’est exactement cet écart que la nouvelle fonctionnalité comble.

Nouveauté : heures cibles et créneaux supplémentaires

Quand vous demandez à l’assistant IA de créer ou de mettre à jour un planning, vous pouvez désormais indiquer un nombre d’heures idéal pour cette génération.

Vous pouvez donner un chiffre unique qui s’applique à tout le monde :

Planifiez le mois d’août pour que tout le monde travaille 7,5 heures par jour ouvré.

Ou donner un chiffre par défaut avec des exceptions précises :

Tout le monde doit atteindre 165 heures ce mois-ci, sauf Maria, qui doit atteindre 100 heures.

L’assistant transmet cet objectif au planificateur pour cette génération. Ce n’est pas une règle de planification enregistrée dans votre liste de règles. C’est plutôt une instruction que vous donnez chaque fois que vous créez ou ajustez un planning, un peu comme vous diriez à une collègue ce qu’elle doit viser avant de construire le planning.

Le planificateur regarde ensuite ce que chaque personne a déjà : les créneaux déjà planifiés, les congés payés approuvés, et les créneaux exigés par vos créneaux ouverts pour cette période. Si ce total est déjà inférieur à l’objectif, le planificateur essaie d’ajouter des créneaux supplémentaires pour combler l’écart.

Comment le solver choisit les créneaux supplémentaires à ajouter

Les créneaux supplémentaires ne sont pas inventés à partir de rien. Le planificateur réutilise uniquement des modèles de créneaux qui apparaissent déjà comme couverture ce jour-là, à cet endroit. Si la couverture minimale du mardi utilise un modèle de 08h00-16h00, un créneau supplémentaire ce mardi-là reprend exactement ce même modèle. Rien n’est allongé ni raccourci pour forcer une correspondance exacte.

Le nombre de créneaux supplémentaires possibles est limité. Le planificateur estime approximativement combien d’heures supplémentaires sont nécessaires pour atteindre les objectifs indiqués, et construit un ensemble de créneaux à cette échelle, pas un nombre illimité de créneaux « au cas où ». Cela garde la génération du planning rapide et garantit que les créneaux supplémentaires sont réellement liés à l’objectif, plutôt que dispersés sans raison.

Une fois l’objectif d’une personne atteint, aucun créneau supplémentaire n’est plus ajouté pour elle. Les préférences et les « j’aime » ne peuvent pas créer de travail supplémentaire inutile une fois l’objectif satisfait.

Les règles restent prioritaires

Les heures cibles ne prennent pas le pas sur votre configuration de planification. L’ordre de priorité est le suivant :

1. La couverture minimale exigée et les règles Must. Elles ne sont jamais enfreintes pour atteindre un objectif.
2. Les heures cibles. Le planificateur fait tout son possible pour amener chaque personne au chiffre indiqué.
3. Les règles de planification normales (souples) et les préférences, par exemple « préférer les matins » ou une règle de repos souple.

Comme l’atteinte de l’objectif est vérifiée avant les règles normales, le planificateur accepte d’enfreindre une préférence souple si c’est nécessaire pour atteindre les heures cibles d’une personne. Il n’enfreint en revanche jamais une règle Must pour cela. Les exigences de repos, la disponibilité, les créneaux bloqués et les autres contraintes strictes s’appliquent aux créneaux supplémentaires exactement comme aux créneaux obligatoires. Si une règle de repos Must signifie qu’un créneau supplémentaire ne peut légalement pas suivre un créneau précédent, ce créneau supplémentaire n’est pas planifié, même si l’objectif n’est alors pas pleinement atteint.

Cela signifie que les créneaux supplémentaires respectent les mêmes exigences que le reste de votre planning. Un objectif est un but fort, pas un moyen de contourner votre configuration.

Ce qui compte pour l’objectif

Avant d’ajouter le moindre créneau supplémentaire, le planificateur compte ce qu’une personne a déjà pour la période :

• Les créneaux déjà présents dans le planning, y compris ceux créés en dehors de cette génération
• Les congés payés approuvés
• Les créneaux que la couverture minimale exige pour elle sur cette période

Seul l’écart restant, s’il y en a un, est ce que le planificateur essaie de combler avec des créneaux supplémentaires. Une personne déjà proche de son objectif grâce à des créneaux existants et des congés approuvés reçoit peu ou pas de créneaux supplémentaires. Une personne loin en dessous de son objectif en reçoit davantage, dans la mesure où les règles et les modèles de créneaux disponibles le permettent.

Quand l’objectif ne peut pas être pleinement atteint

Parfois, un chiffre exact n’est pas atteignable. Une règle Must peut bloquer le dernier créneau qui aurait comblé l’écart. Les modèles de créneaux disponibles un jour donné peuvent ne pas se diviser exactement dans les heures restantes. L’ensemble limité de créneaux supplémentaires peut s’épuiser avant que chaque objectif soit atteint.

Dans ces cas-là, Shift Scheduler ne force pas une affectation dangereuse ou contraire aux règles. Il indique à la place l’écart en dessous ou au-dessus de l’objectif pour chaque personne, afin que vous voyiez exactement qui est en dessous ou au-dessus et de combien, et que vous puissiez ajuster les règles, la disponibilité ou les effectifs si besoin. Un planning qui atteint le meilleur résultat possible dans le temps disponible est un résultat réel, pas un échec, même s’il n’atteint pas chaque objectif exactement.

Exemple chiffré

Un magasin compte 6 employés à temps partiel, chacun avec un contrat de 7,5 heures par jour ouvré. Août compte 22 jours ouvrés, l’objectif mensuel de chaque personne est donc d’environ 165 heures.

La couverture minimale du site pour août ne totalise qu’environ 120 heures par personne : elle a été définie pour garantir que le magasin soit couvert, pas pour garantir les heures contractuelles complètes de qui que ce soit.

Sans objectif, le planning remplirait chaque créneau ouvert et s’arrêterait là, laissant chaque personne environ 45 heures en dessous. Avec l’instruction Planifiez le mois d’août pour que tout le monde atteigne 165 heures donnée à l’assistant, le planificateur remplit d’abord les créneaux ouverts requis, puis ajoute des créneaux supplémentaires, en utilisant les mêmes modèles déjà utilisés pour la couverture, répartis sur le mois, dans le respect des règles de repos et de la disponibilité, jusqu’à ce que chaque personne soit au plus proche possible de 165 heures.

Comment utiliser cette fonctionnalité

1. Ouvrez une conversation avec l’assistant IA.
2. Demandez-lui de créer ou de mettre à jour le planning pour la période souhaitée.
3. Indiquez votre objectif en langage simple : un chiffre unique pour tout le monde, ou un chiffre par défaut avec des exceptions nommées.
4. Consultez le résumé. Shift Scheduler indique combien de créneaux étaient obligatoires ou supplémentaires, la plage d’heures créditées pour le groupe, ainsi que les éventuels écarts en dessous ou au-dessus de l’objectif par personne.

Vous n’avez rien à calculer à l’avance. Si vous connaissez les heures journalières et le nombre de jours ouvrés, indiquez simplement les deux et laissez l’assistant faire le calcul, ou indiquez directement le chiffre mensuel si vous le connaissez déjà.

Questions fréquentes

Puis-je fixer un nombre d’heures exact pour chaque personne, par mois ?

Oui. Indiquez l’objectif quand vous demandez à l’assistant IA de créer ou de mettre à jour le planning, soit comme un chiffre unique pour tout le monde, soit comme un chiffre par défaut avec des exceptions nommées. Le planificateur ajoute des créneaux supplémentaires au-delà de votre couverture minimale pour l’atteindre, toujours dans le respect de vos règles.

Est-ce différent de l’équilibrage automatique des heures que Shift Scheduler fait déjà ?

Oui. L’équilibrage automatique est relatif : il maintient les heures des personnes similaires lorsqu’elles sont disponibles pour le même travail, en s’appuyant sur une part équitable calculée par le planificateur lui-même. Un objectif est exact : vous indiquez le chiffre que vous voulez qu’une personne atteigne, et le planificateur optimise vers ce chiffre précis plutôt que vers une part équitable calculée.

D’où viennent les heures supplémentaires ?

Les créneaux supplémentaires réutilisent un modèle de créneau réel qui apparaît déjà comme couverture minimale à cette date et cet endroit. Le planificateur n’invente pas de nouvelles formes de créneaux et n’allonge ni ne raccourcit leur durée pour forcer une correspondance exacte.

Est-ce que cela outrepasse mes règles de planification ou mes règles Must ?

Non. La couverture minimale exigée et les règles Must ne sont jamais enfreintes pour atteindre un objectif. L’atteinte de l’objectif est optimisée après la couverture, mais avant les règles de planification normales, souples, et les préférences.

Que se passe-t-il si l’objectif ne peut pas être pleinement atteint ?

Shift Scheduler indique l’écart en dessous ou au-dessus de l’objectif pour chaque personne, plutôt que de forcer une affectation dangereuse ou contraire aux règles. Un résultat aussi proche que possible de l’objectif dans le temps disponible est un résultat réel, pas un échec.

Les congés approuvés comptent-ils pour l’objectif ?

Oui. Les congés payés approuvés sont crédités à l’objectif d’une personne avant que le planificateur décide combien de créneaux supplémentaires, le cas échéant, sont nécessaires.

Des personnes différentes peuvent-elles avoir des objectifs différents ?

Oui. Indiquez un chiffre par défaut pour tout le monde, puis nommez des exceptions précises pour les personnes qui doivent atteindre un chiffre différent.

Pour conclure

La couverture minimale répond à la question « ce créneau est-il couvert ? ». Un objectif d’heures répond à une autre question : « cette personne a-t-elle travaillé les heures qu’elle devait travailler ce mois-ci ? »

Shift Scheduler répond désormais aux deux, dans la même génération, sans que vous ayez à ajouter des créneaux à la main ou à recalculer les heures vous-même. Indiquez votre objectif une seule fois, en langage simple, et laissez le planificateur gérer le calcul, les règles et les créneaux supplémentaires.

Si vous ne l’avez pas encore lu, comment fonctionnent les règles de planification est une bonne prochaine étape, tout comme la planification continue des horaires, qui maintient les règles de repos et l’équité cohérentes d’un mois à l’autre.