Planning médical : un roulement fixe et des vendredis répartis équitablement

Cette étude de cas anonymisée présente la situation d’un client qui avait des demandes très précises pour son planning. L’idée est de vous donner des pistes pour bien définir les règles de votre propre espace de travail.

Voici ses demandes :

• L’équipe compte 6 médecins.
• Il y a 2 types de postes : M — matin (8 h–16 h) et A — après-midi (11 h–19 h).
• Chaque médecin suit un roulement fixe du lundi au jeudi :

• Les vendredis sont planifiés séparément : 2 médecins travaillent l’après-midi, avec une répartition équitable dans la durée. Les autres médecins disponibles assurent le poste du matin.
• Pour la plupart des médecins, un vendredi après-midi doit être compensé par le remplacement d’un poste d’après-midi du lundi au jeudi par un poste du matin. Cela permet de garder un certain équilibre entre les deux types de postes. Le médecin 1 fait exception : son roulement du lundi au jeudi reste fixe, même lorsqu’elle travaille le vendredi après-midi.
• Pour assurer la prise en charge des patients en toute sécurité, il faut chaque jour ouvré au moins 2 médecins sur le poste du matin et 2 sur celui de l’après-midi.
• En temps normal, tout le monde travaille chaque jour du lundi au vendredi. Et personne n’a envie de travailler le vendredi après-midi :)

L’objectif : conserver un planning de base stable et récurrent, tout en automatisant les vendredis, les absences et les exceptions avec le moins de changements possible. En cas d’absence ou de congé, il faut réorganiser la couverture en perturbant le moins possible les habitudes des autres médecins.

Pour la planification par IA, cela demandait un paramétrage précis des règles et un peu de logique algorithmique. Si vous avez besoin d’aide pour configurer votre espace de travail, écrivez-nous à adam@shiftscheduler.ai. Nous serons ravis de vous accompagner. Dans ce cas précis, voici le paramétrage retenu :

• Dans /locations, nous avons créé, pour chaque jour du lundi au vendredi, 2 créneaux à pourvoir pour le poste M du matin et 2 pour le poste A de l’après-midi.

Règles de l’IA, avec leur niveau d’importance entre parenthèses :

• Chaque personne peut avoir au maximum un poste par jour (Obligatoire).
• Chaque vendredi, il faut planifier au maximum 2 postes A pour l’ensemble de l’équipe (Obligatoire).
• Répartir équitablement les postes A du vendredi, pour que chacun en assure un nombre aussi proche que possible de celui des autres dans la durée (Élevée).
• Les médecins 2, 3, 4, 5 et 6 ne devraient pas avoir plus de 2 postes A chacun par semaine (Élevée).
• Le médecin 1 ne doit pas avoir de poste A le mercredi ni le jeudi (Obligatoire).
• Le médecin 1 ne doit pas avoir de poste M le lundi ni le mardi (Obligatoire).
• Le médecin 2 devrait éviter les postes A le lundi et le jeudi (Moyenne).
• Le médecin 2 devrait éviter les postes M le mardi et le mercredi (Faible).
• Le médecin 3 devrait éviter les postes A le mardi et le jeudi (Moyenne).
• Le médecin 3 devrait éviter les postes M le lundi et le mercredi (Faible).
• Le médecin 4 devrait éviter les postes A le mardi et le mercredi (Moyenne).
• Le médecin 4 devrait éviter les postes M le lundi et le jeudi (Faible).
• Le médecin 5 devrait éviter les postes A le lundi et le mardi (Moyenne).
• Le médecin 5 devrait éviter les postes M le mercredi et le jeudi (Moyenne).
• Le médecin 6 devrait éviter les postes A le lundi et le mercredi (Moyenne).
• Le médecin 6 devrait éviter les postes M le mardi et le jeudi (Faible).
• Personne ne doit travailler le week-end (Obligatoire).

Vous le voyez, il s’agit surtout de fixer un cadre : plutôt que d’indiquer uniquement quand les personnes doivent travailler, on précise les postes qu’elles devraient éviter. L’algorithme reçoit ainsi une pénalité lorsqu’il enfreint une règle d’importance Élevée, Moyenne ou Faible. Les règles marquées Obligatoire sont, elles, des contraintes strictes qui ne peuvent pas être enfreintes.

Le plafond hebdomadaire de postes d’après-midi favorise la compensation des vendredis, tandis que les préférences par jour permettent de rester au plus près du roulement de base. Celui-ci prévoit chaque jour, du lundi au jeudi, 3 médecins le matin et 3 l’après-midi. Remplacer un poste d’après-midi par un poste du matin laisse donc les 2 médecins nécessaires l’après-midi. Si les deux médecins qui travaillent le vendredi après-midi ont besoin d’une compensation en semaine, ces changements doivent se faire sur des jours différents pour préserver la couverture. Une égalité parfaite sur les vendredis n’est pas toujours possible à l’échelle d’un seul mois : l’équité se construit dans la durée.

Nous avons demandé à l’agent IA de lancer la planification. Lorsqu’il nous l’a demandé, il était important de préciser le nombre d’heures que chaque personne devait effectuer dans le mois. Ainsi, le système ne se contente pas de pourvoir les créneaux prévus : il crée aussi des postes supplémentaires pour que tout le monde travaille du lundi au vendredi, hors absences et jours fériés. Avec ces postes de 8 heures, cela correspond à 8 heures par jour ouvré, en adaptant les objectifs horaires aux absences et aux éventuelles pauses non rémunérées.

Les captures ci-dessous montrent le résultat. Lorsqu’il n’y a ni congé ni demande particulière dans le mois, chacun peut suivre le roulement habituel, avec les ajustements nécessaires en semaine pour compenser les vendredis après-midi et les répartir équitablement. La deuxième capture montre un planning avec des congés et des demandes individuelles. Le système cherche automatiquement une répartition équitable et permet de générer le planning chaque mois en un clic, tout en tenant compte de ces demandes. Si les absences laissent trop peu de médecins disponibles pour assurer la couverture nécessaire, certains créneaux restent à pourvoir et le planning doit être revu.