Suivre les heures supplémentaires : solde initial, contrat et paiements

L’onglet Heures supplémentaires de Shift Scheduler réunit le solde initial, la durée hebdomadaire contractuelle et les paiements d’heures supplémentaires de chaque personne. La durée contractuelle sert à calculer les heures attendues. Les heures créditées proviennent du planning, puis le solde est reporté au mois suivant après déduction des heures payées.

Dans Personnes, ouvrez la fiche d’une personne en modification, puis Heures supplémentaires. Pour une nouvelle personne, enregistrez d’abord sa fiche et rouvrez-la.

Définir le solde initial

Le Solde initial reprend les heures en plus ou en moins issues de votre suivi précédent. Saisissez 10 pour dix heures d’avance, -5 pour un déficit de cinq heures, ou 0 si vous partez de zéro.

1. Dans Durée hebdomadaire contractuelle, cliquez sur Définir la durée hebdomadaire, renseignez la première date d’effet et les heures par semaine, puis enregistrez.
2. Cliquez sur Modifier à côté du solde initial ou développez Configuration, en bas de l’onglet.
3. Renseignez le Solde initial et validez avec le bouton principal Enregistrer de la fiche.

Ce solde s’applique à compter de la date d’effet de la première durée hebdomadaire. Il n’y a pas d’autre date de départ à saisir. Choisissez une date à partir de laquelle votre planning est complet. Si le suivi commence en cours de mois, seules les heures à partir de cette date entrent dans le solde cumulé, même si les colonnes quotidiennes de l’export affichent aussi des heures antérieures.

Le solde initial se renseigne au démarrage, pas chaque mois : le report est automatique. Une correction ultérieure du solde initial entraîne le recalcul des soldes suivants.

À quoi sert la durée hebdomadaire dans la planification par IA ?

Indiquez la durée convenue avec la personne, par exemple 37,5 heures par semaine. Avec Définir la durée hebdomadaire, remplissez Nouvelle durée à partir du et Heures par semaine. Si le contrat change, ajoutez une nouvelle ligne datée. L’ancienne durée reste valable jusqu’à la veille et demeure disponible pour les rapports historiques. Le crayon permet de corriger une ligne existante.

Le calcul est le suivant : durée hebdomadaire ÷ 5 pour chaque jour du lundi au vendredi couvert par cette durée. Avec 37,5 heures, cela représente 7,5 heures par jour, soit 165 heures attendues pour un mois comptant 22 de ces jours. Les jours fériés ne sont pas automatiquement déduits. Les vacations du week-end contribuent bien aux heures créditées.

En planification équilibrée, l’IA utilise ces durées comme objectifs de charge de travail. Elle peut ainsi tenir compte de contrats différents, par exemple 20 heures et 37,5 heures, ainsi que des changements en cours de mois. La couverture des besoins et les règles impératives restent prioritaires. Cette durée n’est donc ni un plafond hebdomadaire strict ni la garantie d’un total exact.

Pour fixer des limites impératives, utilisez les règles de planification. Pour demander un total mensuel précis, utilisez les objectifs d’heures. Le solde initial et les paiements alimentent le suivi des heures ; ils ne conduisent pas automatiquement l’IA à attribuer moins de vacations pour résorber un solde positif.

Enregistrer des heures supplémentaires payées

Dans Paiements d’heures supplémentaires, cliquez sur Enregistrer un paiement. Saisissez la Date de paiement, un nombre positif d’Heures payées et, si nécessaire, une note comme « Paie de novembre ». Vérifiez le solde prévisionnel de fin de mois, puis cliquez sur Enregistrer le paiement.

Un paiement de dix heures réduit le solde de dix heures dans le mois du paiement. Il ne supprime aucune vacation et ne réduit pas le total des heures créditées. Vous enregistrez des heures réglées ; le montant, le taux horaire et le versement sont gérés ailleurs.

Les durées et les paiements ont leurs propres boutons d’enregistrement. Enregistrez ou annulez une saisie en cours avant de sauvegarder la fiche. Vous pouvez modifier ou supprimer un paiement enregistré : les soldes concernés seront recalculés. Un paiement à une date future porte la mention Prévu et affecte le mois correspondant, sans modifier le solde d’un mois antérieur.

Lire le relevé d’heures mensuel

Choisissez Exporter → Exporter le relevé d’heures, sélectionnez un mois et téléchargez le fichier Excel. C’est ce relevé qui contient le suivi des soldes. Les exports des plannings de personnes et de sites servent à afficher les vacations.

Chaque ligne comprend Norme hebdomadaire (h), Report entrant, les heures quotidiennes, Total des heures créditées, Écart à la norme, Heures supplémentaires payées (h) et Report au mois suivant.

Heures créditées = heures des vacations planifiées, pauses déduites + heures d’absence approuvées. Les demandes d’absence en attente ou refusées ne comptent pas dans le relevé. Pour préparer le planning, l’IA réserve et crédite également les absences en attente. Ses totaux peuvent donc différer du relevé tant que ces demandes ne sont pas approuvées.

Pour un mois complet après le début du suivi :

Report au mois suivant = report entrant + heures créditées − heures attendues − heures payées.

Exemple sur trois mois : octobre à décembre 2026

Anna commence le 1er octobre 2026 avec +10 heures et une durée de 37,5 heures par semaine. Octobre, novembre et décembre comptent respectivement 22, 21 et 23 jours du lundi au vendredi. Les heures attendues sont donc 165, 157,5 et 172,5. Supposons que ses vacations et absences approuvées donnent les totaux ci-dessous et que dix heures soient payées le 20 novembre. Toutes les valeurs sont en heures.

Octobre se termine à 10 + 180 − 165 = +25. En novembre, le calcul donne 25 + 150 − 157,5 − 10 = +7,5. Un écart mensuel négatif et un paiement peuvent donc réduire un crédit sans rendre le solde négatif. Décembre ajoute encore 7,5 heures.

Que verrez-vous trois mois plus tard ? En janvier 2027, l’onglet affichera +15 heures au 31 décembre 2026, tandis que le solde initial restera à +10 heures. Le relevé de janvier commencera par un report entrant de +15 heures. Le paiement de novembre restera dans l’historique et dans le relevé de novembre ; il ne sera pas déduit une seconde fois en décembre ou en janvier.

Il s’agit d’un exemple, pas d’une prévision. Les résultats dépendent des vacations, des absences approuvées et des paiements enregistrés. Un nouvel export d’un ancien mois utilise les données actuellement sauvegardées. Corriger une vacation, une durée contractuelle ou un paiement passé peut donc modifier tous les reports suivants. Les fichiers déjà téléchargés ne changent pas.

Questions fréquentes

Pourquoi le solde affiché correspond-il à la fin du mois précédent ?

Le récapitulatif présente normalement le solde au dernier jour du mois précédent. Si la première durée hebdomadaire prend effet dans le mois en cours ou un mois futur, il affiche le solde initial à cette date de départ. L’aperçu d’un paiement calcule le solde à la fin du mois de paiement.

Pourquoi un tiret apparaît-il à la place du solde ?

Une durée hebdomadaire doit prendre effet au plus tard pendant la période calculée. La première ligne définit le début du suivi. Sans elle, les heures attendues et le solde cumulé ne peuvent pas être calculés.

Que se passe-t-il si la durée du contrat change en cours de mois ?

Ajoutez une ligne avec la nouvelle date d’effet. Chaque jour du lundi au vendredi utilise la durée valable ce jour-là. Le champ de durée hebdomadaire de l’export affiche les différentes périodes du mois.

Enregistrer un paiement déclenche-t-il un versement ?

Non. L’action enregistre un nombre d’heures payées et les déduit du solde. Le montant et le versement se traitent en dehors de cet onglet.

Faut-il remettre le solde à zéro en fin d’année ?

Non. Le report continue d’une année à l’autre. Dans l’exemple, les +15 heures de décembre deviennent le report de janvier sans nouvelle saisie du solde initial.