Shift Scheduler Blog
Rôles et autorisations dans Shift Scheduler : membre, manager et admin
Chaque espace de travail Shift Scheduler propose trois rôles : Membre, Manager et Admin. Ce choix détermine les informations visibles et les actions disponibles dans le planning.
Ce guide permet d'attribuer le bon niveau d'accès à chacun. Une information visible n'est pas forcément modifiable : un Membre peut consulter le planning de l'équipe sans déplacer de shift. De même, certaines pages des Paramètres restent accessibles en lecture seule.
Les éléments qui font varier les accès
- Le rôle est propre à chaque espace de travail. Un même compte peut être Admin dans un espace et Membre dans un autre.
- Les fonctions personnelles nécessitent une personne associée. Shift Scheduler doit savoir quelle fiche Personne correspond au compte connecté. Associez le compte à une personne pour gérer vos préférences et vos Congés dans Personnes, sur ordinateur ou mobile.
- L'Admin décide si les Managers voient l'Aperçu. Ce réglage contrôle aussi le récapitulatif des heures dans Personnes. L'Aperçu reste toujours masqué pour les Membres.
- Les limites de l'offre s'appliquent séparément. Le nombre de sièges, la période d'essai ou les limites de planification peuvent bloquer une action pourtant autorisée par le rôle.
Niveaux d'accès du Manager
Manager reste un rôle unique dans l'espace de travail, mais un Admin peut lui attribuer l'un des deux niveaux d'accès suivants :
- Gestion complète correspond à l'accès Manager existant décrit dans les tableaux ci-dessous. Il comprend la planification de tout l'espace, la gestion des personnes, les droits à Congés et l'assistant de planification par IA.
- Gestion des shifts uniquement conserve la gestion des shifts et les autres outils habituels du Manager, notamment les Emplacements, les modèles, les préférences, l'approbation des demandes de Congés, les paramètres, les heures de l'Aperçu, les notifications, les exports et l'Historique. Ce niveau ne permet pas de créer, modifier, trier, inviter, révoquer ou ouvrir la fiche détaillée d'une personne ; de consulter ou modifier des droits à Congés, y compris les siens ; ni d'utiliser l'IA ou l'accès MCP personnel. Les noms et les notes restent visibles en lecture seule dans les plannings et l'Historique. Les opérations concernant les personnes ne peuvent pas être annulées depuis l'Historique. Ce niveau est représenté par un badge Manager bleu clair.
- Seuls les Admins peuvent attribuer ou modifier l'accès d'un Manager. Les Managers existants sans niveau enregistré sont considérés comme ayant la Gestion complète.
Les colonnes Manager des tableaux ci-dessous décrivent la Gestion complète, sauf indication contraire.
Matrice des rôles et autorisations
Navigation et visibilité
| Fonction ou action | Membre | Manager (gestion complète) | Admin |
|---|---|---|---|
| Plannings Personnes et Emplacements | Consulte le planning de l'espace et les informations essentielles de l'équipe, sans ouvrir ni modifier les fiches complètes. | Consulte et gère tout le planning ainsi que les fiches complètes. | Consulte et gère l'ensemble des données. |
| Aperçu et récapitulatifs des heures | Pas d'accès à l'Aperçu. Son propre solde de Congés reste visible. | Disponibles uniquement si un Admin active l'Aperçu pour les Managers. | Toujours disponibles. |
| Autres espaces de travail | Peut basculer vers tout espace où son adhésion est active. | Peut basculer vers tout espace où son adhésion est active. | Peut changer d'espace et en créer de nouveaux dans l'organisation. |
Planification et gestion quotidienne
| Fonction ou action | Membre | Manager (gestion complète) | Admin |
|---|---|---|---|
| Shifts, créneaux ouverts et planning hebdomadaire | Consultation uniquement par défaut. Avec « Peut uniquement s’attribuer des créneaux ouverts », le Membre peut prendre un créneau ouvert existant dans Emplacements, sans pouvoir ensuite le modifier ni le supprimer. Avec « Peut gérer entièrement ses propres shifts », il peut aussi créer, déplacer, modifier, copier, attribuer en masse et supprimer des shifts sur sa propre ligne dans Personnes. Aucun niveau ne permet de créer ou gérer les créneaux ouverts. | Peut créer, attribuer, déplacer, modifier et supprimer des éléments dans tout le planning. | Accès complet à la planification. |
| Personnes, Emplacements et modèles de shift | Consulte les informations nécessaires pour lire le planning. | Peut créer, modifier, trier et supprimer les fiches et les modèles. | Gestion complète. |
| Règles d'IA et assistant de planification | Aucun accès. | Peut configurer les règles et utiliser l'assistant IA. | Peut configurer les règles et utiliser l'assistant IA. |
| Historique et annulation | Aucun accès. | Peut consulter l'Historique et annuler les modifications prises en charge. | Peut consulter l'Historique et annuler les modifications prises en charge. |
Préférences et Congés
| Fonction ou action | Membre | Manager (gestion complète) | Admin |
|---|---|---|---|
| Ses propres préférences de shift | Peut signaler les jours souhaités ou non souhaités pendant la période de collecte et dans la limite des quotas. | Peut modifier ses préférences et celles de toute personne de l'espace. | Peut modifier les préférences de tout le monde. |
| Jours bloqués | Ne peut ni créer, ni modifier, ni supprimer un jour bloqué. Peut uniquement ajouter ses propres préférences positives et négatives lorsque la collecte l’autorise. | Peut ajouter et gérer des jours bloqués pour les personnes de l'espace. | Peut ajouter et gérer des jours bloqués pour tout le monde. |
| Ses propres Congés | Peut demander, modifier et supprimer ses Congés. La validation dépend du type de Congé choisi. | Peut demander, modifier et supprimer ses Congés, mais pas les approuver lui-même. | Peut créer, modifier, supprimer et approuver tous les Congés, y compris les siens. |
| Congés d'une autre personne | Non. | Peut créer, modifier, supprimer, approuver ou refuser les Congés des Membres, mais pas ceux d'un autre Manager ou d'un Admin. | Peut gérer et examiner toutes les demandes. |
| Droits à Congés | Consulte son propre solde sans pouvoir l'ajuster. | Consulte son solde et celui des Membres. Peut ajuster les droits des Membres, mais pas les siens. | Consulte et ajuste les droits de tout le monde. |
| Types de Congés et règles d'approbation | Aucune gestion. | Peut gérer les types de Congés, l'approbation obligatoire et les règles de solde. | Gestion complète. |
| Politique des préférences | Consulte les règles en vigueur. | Consulte les règles en vigueur. | Configure les périodes de collecte, les limites et les jours bloqués. |
Accès, paramètres et intégrations
| Fonction ou action | Membre | Manager (gestion complète) | Admin |
|---|---|---|---|
| Inviter des personnes et gérer les accès | Non. | Peut inviter des Membres et gérer leur accès. Ne peut ni attribuer ni administrer un accès Manager ou Admin. | Peut inviter des personnes et gérer tous les rôles. |
| Modifier ou retirer son propre accès | Ne peut pas modifier ni révoquer son accès depuis la gestion de l'équipe. | Ne peut pas modifier ni révoquer son accès depuis la gestion de l'équipe. | Possible uniquement si un autre Admin actif reste dans l'espace. |
| Nom de l'espace et de l'organisation | Lecture seule. | Lecture seule. | Peut renommer l'espace de travail et l'organisation. |
| Réglage de l'Aperçu pour les Managers | Non. | Ne peut pas le modifier. | Peut activer ou désactiver l'Aperçu pour les Managers. |
| Facturation et abonnement | Ne peut pas gérer l'abonnement. | Ne peut pas gérer l'abonnement. | Gère les sièges, la facturation et l'abonnement. |
| Clés API, clés MCP et webhooks | Ne peut pas gérer les identifiants. | Ne peut pas gérer les identifiants. | Peut créer, remplacer et supprimer les identifiants si l'offre le permet. |
| Supprimer son propre compte | Oui, sous réserve des protections liées aux adhésions et aux espaces. | Oui, sous réserve des protections liées aux adhésions et aux espaces. | Oui, mais doit d'abord transmettre le rôle Admin si des membres actifs se retrouveraient sans Admin. |
Bien comprendre les autorisations conditionnelles
Voir ne veut pas dire modifier
Les pages Personnes et Emplacements permettent au Membre de comprendre le planning publié, sans pouvoir le modifier par défaut. « Peut uniquement s’attribuer des créneaux ouverts » ajoute seulement la prise d’un créneau ouvert dans Emplacements. « Peut gérer entièrement ses propres shifts » autorise en plus la gestion complète de sa propre ligne dans Personnes. Le même principe vaut dans les Paramètres : afficher une rubrique n'accorde pas automatiquement le droit de la modifier.
Le Manager avec Gestion complète pilote l'activité, avec des limites précises
Le Manager avec Gestion complète prend en charge la planification quotidienne de tout l'espace : shifts, personnes, emplacements, modèles, préférences, règles d'IA et Historique. Son périmètre est plus restreint pour les accès et les Congés. Il agit pour les Membres, mais ne peut pas attribuer de rôle supérieur, approuver ses propres Congés, ni gérer les demandes et droits d'un autre Manager ou d'un Admin. Un Manager avec Gestion des shifts uniquement conserve les outils opérationnels de planification, mais pas les fiches des personnes, les droits ou l'IA.
L'Aperçu fait l'objet d'un réglage distinct
Un Admin peut masquer l'Aperçu aux Managers sans retirer leurs outils de planification. Le même réglage commande le récapitulatif des heures sur la page Personnes. Un Manager avec Gestion complète conserve la visibilité sur son propre solde de Congés même sans Aperçu ; un Manager avec Gestion des shifts uniquement ne voit aucune information sur les droits.
Les actions personnelles reposent sur la personne associée
Shift Scheduler doit savoir quelle fiche Personne correspond au compte connecté. Associez le compte à une personne pour gérer vos préférences et vos Congés dans Personnes, sur ordinateur ou mobile.
Les identifiants d'intégration disposent des droits Admin
Les clés API et MCP de l'espace ne sont pas limitées par le rôle de la personne qui les utilise. Elles donnent un accès de niveau Admin aux opérations prises en charge. Seuls les Admins peuvent donc les créer, les renouveler ou les supprimer. Les sessions personnelles d'IA et MCP suivent une autre logique : elles exigent une adhésion active de Manager avec Gestion complète ou d'Admin, vérifiée à nouveau lors de l'exécution des outils.
Les limites de l'offre restent prioritaires
Le rôle indique qui a le droit d'agir. L'abonnement et la période d'essai déterminent si l'espace peut exécuter cette action à cet instant. Un manque de sièges ou une limite de planification atteinte peut donc empêcher une modification autorisée sans changer le rôle de l'utilisateur.
Le dernier Admin protège l'espace de travail
Le dernier Admin actif ne peut être ni supprimé ni rétrogradé. Chacun peut supprimer son propre compte, mais un Admin doit d'abord transmettre son accès si d'autres membres actifs resteraient sans administrateur. Si le compte est celui du dernier membre actif, sa suppression entraîne également celle de l'espace et de ses données.