Helligdager i vaktplanen: Én felles kalender for hele arbeidsområdet

Helligdager er lette å overse når de bare finnes i en egen kalender. Resultatet kan bli for lav bemanning, en timerapport som gir feil inntrykk, eller en vaktplan der en spesiell dag ser helt ordinær ut.

Shift Scheduler har nå en felles helligdagskalender for hele arbeidsområdet. Administratorer og ledere kan klargjøre kalenderen for hvert år. Datoene markeres direkte i vaktplanene under Medarbeidere og Arbeidssteder, og Oversikt viser hvor mange ordinære arbeidstimer som falt på helligdager.

Tre måter å sette opp kalenderen på

Gå til Innstillinger → Helligdager, og velg året du vil administrere. Du kan bygge kalenderen slik det passer virksomheten:

1. Importer helligdager for et land eller område. Velg land og, der det er tilgjengelig, delstat, provins eller region. Se gjennom resultatet før du lagrer.
2. Legg til datoer selv. Registrer navn og dato for en lokal stengedag, en fridag i bedriften eller andre dager teamet må ta hensyn til.
3. Kopier fra året før. Gjenbruk navn og datoer fra det foregående året, og juster listen der det trengs.

Importen lagres som en kopi du kan redigere. Senere oppdateringer i datakilden endrer ikke kalenderen automatisk. Det dere har gjennomgått og lagret, blir dermed stående til dere selv endrer det. Du kan endre navn, slette oppføringer og supplere med egne datoer.

Import og kopiering er bare tilgjengelig så lenge det valgte året er tomt. Det hindrer at en samlet import overskriver en kalender noen allerede har begynt å redigere.

Se helligdagene mens du planlegger

Når en dato er lagt inn, får hele datokolonnen en gyllen bakgrunn både under Medarbeidere og Arbeidssteder. Helligdagsmarkeringen går foran den vanlige helgebakgrunnen. Redigering av vakter, markeringer, vaktønsker og andre kalenderfunksjoner virker som før.

Kalenderen gjelder hele arbeidsområdet. Dere slipper å vedlikeholde egne helligdagslister for hver medarbeider eller hvert arbeidssted.

Følg helligdagstimene i Oversikt

I Oversikt vises helligdagstimer ved siden av lørdags- og søndagstimene for hver måned. Timene tas også med når månedene summeres til en årsoversikt. Forkortelsen følger språket i appen, for eksempel PH på engelsk og ŠS på slovakisk. Hold pekeren over forkortelsen for å se hva den betyr.

Beregningen følger disse prinsippene:

• Bare ordinære vakter som regnes som arbeid, teller som helligdagstimer.
• Fravær teller ikke som arbeid på en helligdag.
• En vakt som går over midnatt, føres på startdatoen, slik den gjør ellers i vaktplanen.
• En vakt på en helligdag i helgen teller i begge oversiktene. En åttetimersvakt på en lørdag som også er helligdag, gir for eksempel åtte lørdagstimer og åtte helligdagstimer.

Denne overlappingen er tilsiktet. Arbeid på lørdag og arbeid på en helligdag er to forskjellige forhold det er nyttig å kunne følge hver for seg.

Fordel helligdagsarbeidet jevnere med KI

Når KI-planleggingen lager eller vurderer en vaktplan, ser den på helligdagsarbeidet til hver valgt medarbeider i de siste 365 dagene før den nye perioden starter. Den teller netto arbeidstimer etter pauser på tvers av alle arbeidssteder i arbeidsområdet. Nattevakter regnes på startdatoen.

Sammenligningen justeres for nyansatte. En person som nettopp har begynt, blir altså ikke behandlet som om vedkommende har sluppet unna alle helligdagene før ansettelsen.

Dekning av bemanningsbehovet, ufravikelige krav og ønsket timetall kommer først. Blant planer som er like gode på disse punktene, forsøker systemet å legge nye helligdagstimer til medarbeidere med lavere justert belastning.

Det er antall timer som teller, ikke antall vakter. En åttetimersvakt veier dobbelt så tungt som en firetimersvakt. Helligdager i helgen og erstatningsfridager behandles på samme måte som andre datoer dere har lagt inn i kalenderen.

Hva endrer en helligdag i systemet?

Kalenderen gir først og fremst bedre oversikt og rapportering. Når du legger til en helligdag, får du:

• markering av datoen i vaktplanene;
• helligdagstimer i måneds- og årsoversikten;
• historikk som KI-planleggingen kan bruke til jevnere fordeling;
• én felles datoliste som ledere kan vedlikeholde.

En registrert helligdag oppretter ikke fravær automatisk. Den endrer heller ikke bemanningsbehovet, lemper på ufravikelige regler eller beregner overtid og helligdagstillegg. Lovverk, tariffavtaler og lønnsregler varierer mellom virksomheter og land. Slike valg har dere fortsatt kontroll over selv.

Hvem kan administrere kalenderen?

Alle medlemmer i arbeidsområdet kan se helligdagene i vaktplanen. Administratorer og ledere kan legge til, redigere, slette, importere og kopiere dem.

Hvert arbeidsområde har sin egen kalender. Datoer som legges inn for ett team, dukker ikke opp i vaktplanen til et annet.

Ofte stilte spørsmål

Kan jeg importere helligdagene automatisk?

Ja. Velg år og land eller område under Innstillinger → Helligdager, se gjennom forhåndsvisningen og bekreft importen. Listen lagres som en redigerbar kopi, uten løpende synkronisering med kilden.

Kan jeg legge inn en fridag i bedriften som ikke er en offentlig helligdag?

Ja. Legg inn datoen manuelt med navnet dere bruker. Egne og importerte datoer behandles likt i vaktplanen og i Oversikt.

Får medarbeiderne automatisk registrert fravær på en helligdag?

Nei. Helligdagene brukes til markering og rapportering. De oppretter ikke fraværssøknader, fjerner ikke vakter og endrer ikke bemanningsbehovet.

Hvordan bidrar KI-planleggingen til en rettferdig fordeling?

Systemet ser på hver valgt medarbeiders justerte netto helligdagstimer fra de siste 365 dagene, sammen med timene som allerede er planlagt eller foreslås. Etter at bemanningsdekning, ufravikelige krav og timemål er ivaretatt, forsøker det å redusere forskjellene mellom de forventede totalsummene.

Hvordan telles en helligdag som faller i helgen?

En ordinær arbeidsvakt teller både i den aktuelle helgesummen og i summen for helligdagstimer. Fravær holdes fortsatt utenfor.