Shift Scheduler-bloggen

Turnusplanlegging i en omsorgsbolig: når mange regler skal passe sammen

«Beklager, vi har så mange unntak og særregler.» Da vi samarbeidet med en døgnbemannet omsorgsbolig, hørte vi dette flere ganger. Men det var ingen grunn til å beklage. Det er nettopp slike planleggingsbehov ShiftScheduler.ai er laget for.

Denne anonymiserte kundehistorien bygger på et reelt oppdrag. Den viser hvordan ulike arbeidstidsordninger, bemanningsbehov og individuelle unntak kan samles i én turnusplan.

Teamet og bemanningsbehovet

Teamet besto av sykepleiere med dagarbeid, sykepleiere i dag- og nattturnus og pleiemedarbeidere. Fire forhold var særlig viktige:

  • Hver dag fra 7:00 til 19:00 skal en sykepleier fra daggruppen eller turnusgruppen være tilgjengelig. Korte opphold i dekningen er tillatt når vaktene ikke møtes helt; reglene nedenfor angir tidsrommene som må ha sykepleierdekning.
  • En av sykepleierne i daggruppen har en egen arbeidstidsordning.
  • Det bør være minst to personer på jobb til enhver tid, både dag og natt, selv om de går ulike vakter.
  • En av turnussykepleierne er langtidssykmeldt.

Målet var å gjøre den løpende planleggingen enklere og få en mer rettferdig turnus.

Slik satte vi opp vaktene

Først opprettet vi vaktmalene og de ledige vaktplassene for hver dag. Det første skjermbildet viser dette utgangspunktet. GO og GO2 er lagt inn som alternativer som planleggeren velger mellom.

Vaktmaler og ubesatte vaktplasser i omsorgsboligen før KI-planlegging

Utgangspunktet med dag-, ettermiddags- og nattevakter, inkludert alternativene GO og GO2.

De 19 turnusreglene

Sykepleier 1 og Sykepleier 2 i teksten er merket Nurse1 og Nurse2 i skjermbildene. Vaktkodene er uendret. Merknader på personene viser hvilken gruppe de tilhører: dagsykepleier, turnussykepleier eller pleiemedarbeider.

  1. Turnussykepleiere og pleiemedarbeidere kan arbeide maksimalt 35 timer i uken.
  2. Disse to gruppene kan bare ha vaktene C (7:00–19:00), N (19:00–7:00) og O (13:00–19:00).
  3. Dagsykepleiere kan arbeide maksimalt 37,5 timer i uken.
  4. Sykepleier 1 kan bare ha D (06:30–14:30) og O (13:00–19:00).
  5. Hver person kan bare ha én vakt per dag. Sykepleier 2 er unntatt fra denne regelen.
  6. Sykepleier 2 kan bare ha S21, S22, S23, G24, S15, GO, GO2 og O (13:00–19:00).
  7. Sykepleier 2 kan bare ha ettermiddagsvakten O (13:00–19:00) på onsdager og fredager.
  8. Unngå å sette dagsykepleiere på vakten fra 13:00 til 19:00 med mindre det er nødvendig.
  9. Etter en nattevakt bør det være en fridag.
  10. Ikke sett opp nattevakt N dagen før ferien begynner.
  11. Planlegg aldri to eller flere C-vakter på påfølgende dager. Etter en C-vakt må det komme en fridag eller en annen vakttype.
  12. Ikke sett opp C dagen rett etter en O-vakt.
  13. Hver dag må en dagsykepleier eller turnussykepleier være tilgjengelig fra 7:00 til 12:00.
  14. Hver dag må en dagsykepleier eller turnussykepleier være tilgjengelig fra 13:00 til 14:30.
  15. Hver dag må en dagsykepleier eller turnussykepleier være tilgjengelig fra 15:00 til 19:00.
  16. Unngå GO2 for Sykepleier 2 med mindre det er nødvendig.
  17. Ikke sett opp nattevakt N dagen før ŠK (opplæring).
  18. Dagen etter en nattevakt er verken O eller C tillatt.
  19. Bruk om mulig rekkefølgen C – N – minst én fridag.

Noen regler setter absolutte grenser, mens andre uttrykker ønsker. Det gjelder for eksempel å unngå GO2 når den ikke trengs, og å foretrekke C – N – fri. Dette skillet er viktig når turnusen skal legges.

Hvorfor KI valgte GO2 på torsdag

Vi ba KI-agenten fylle de ubesatte vaktene. Et særlig interessant valg gjaldt Sykepleier 2 på tirsdager og torsdager: Algoritmen måtte velge mellom GO (15:00–17:00) og GO2 (15:00–19:00). Det andre alternativet ble bevisst stående ubesatt.

Se på torsdag den 15. i det andre skjermbildet. Med GO ville Sykepleier 2 ha avsluttet klokken 17:00. Pleiemedarbeidere ville fortsatt vært på jobb, men det ville ikke vært noen sykepleier til stede fra 17:00 til 19:00. GO2 sikret sykepleierdekning helt til 19:00, slik kunden hadde bedt om.

Derfor er «unngå GO2 med mindre det er nødvendig» en preferanse. Denne dagen var den lengre vakten nødvendig for å dekke hele tidsrommet. Den tomme GO-plassen er et alternativ som ikke ble valgt, ikke en vakt som ble glemt.

Ferdig turnus for sykepleiere og pleiemedarbeidere, med GO2 for Sykepleier 2 torsdag den 15.

Torsdag den 15. jobber Sykepleier 2 GO2 frem til 19:00. Det kortere alternativet GO står ubesatt.

Mer fra bloggen