Shift Scheduler-bloggen
Regelkatalog for KI-vaktplanlegging: eksempler og bruksområder
Hvilke beskjeder kan du gi KI-en når den lager vaktplanen? Her finner du reglene som støttes, med konkrete eksempler og forklaringer på når de er nyttige. Bytt ut navn, vakttyper og arbeidssteder med dine egne, og velg reglene som løser et faktisk behov i teamet.
Tilgjengelighet og tillatte oppgaver
| Regel | Forklaring |
|---|---|
| Begrens arbeidssteder. => Anna kan bare jobbe på Kjøkken. | Passer når ansatte hører til bestemte avdelinger, lokaler eller arbeidsområder. Du kan tillate enkelte steder eller utelukke andre. Med viktigheten Ufravikelig er begrensningen absolutt; på et lavere nivå prøver planleggeren å følge den, men kan avvike. Tillatelse til å jobbe på Kjøkken gir ikke Anna krav på en vakt. |
| Utelukk eller unngå en vakttype. => Ikke gi Bjørn nattevakter. | For en fast begrensning på en navngitt vakttype. Ufravikelig hindrer tildelingen, mens lavere viktighet gjør det til et ønske. Hvis noen foretrekker tidligvakter, kan du også bruke myke regler om å unngå de andre vakttypene. |
| Hold bestemte ukedager fri. => Marta kan ikke jobbe nattevakt på mandager. | Nyttig ved faste kurs, omsorgsoppgaver eller andre gjentakende avtaler. Vakttype og ukedag gjelder sammen, så andre mandagsvakter er fortsatt mulige. For å sperre hele dagen skriver du «Marta kan ikke jobbe på mandager». Tillatte dager betyr ikke at personen må jobbe disse dagene. |
| Skill mellom partalls- og oddetallsuker. => Alex kan ikke jobbe dagvakt på mandager i oddetallsuker. | For forpliktelser som følger ukenummeret. Du kan begrense en vakttype, enkelte dager eller hele partalls- og oddetallsuker. Det er ISO-kalenderuker som gjelder, ikke en veksling fra starten av perioden du ber om. Uke 53 og den påfølgende uke 1 er begge oddetallsuker. |
| Forbehold en vakttype for kvalifiserte personer. => Bare personer med «Sykepleier» i notatene kan dekke Triage-vakten. | Når alle som får denne vakttypen, må ha kvalifikasjonen. Du kan også oppgi navnene direkte. Hold personopplysningene oppdatert og kontroller tolkningen når teamet endres. Trenger du bare én kvalifisert person i et blandet team, bruker du heller en regel om minimumsbemanning. |
| Hold noen utenfor automatisk planlegging. => Ikke sett opp Anna automatisk. | Bruk Ufravikelig når du planlegger personens vakter manuelt, men vil beholde vedkommende i arbeidsområdet. Assistenten kan uttrykke dette som en grense på null timer. Eksisterende vakter blir stående i kalenderen. Om de skal telle mot bemanningsbehovet, er et eget valg som beskrives lenger ned. |
Grenser for arbeidsmengde
| Regel | Forklaring |
|---|---|
| Begrens timer per dag eller uke. => Gi Per høyst 20 arbeidstimer per uke. | For deltidsstillinger eller andre individuelle grenser. Du kan også sette et daglig tak, for eksempel 12 timer. Ulike personer kan ha ulike grenser. Ufravikelig gir et absolutt tak; en myk regel beskriver en overskridelse planleggeren helst skal unngå. |
| Begrens antall vakter per dag. => Gi hver person høyst én vakt per dag. | Når to korte vakter er upraktisk selv om timetallet er akseptabelt. Regelen teller vakter uavhengig av lengden. En timegrense og en grense for antall vakter løser ulike behov og kan brukes sammen. |
| Begrens bestemte vakttyper per uke eller måned. => Marta bør ha høyst to Triage- eller nattevakter til sammen per uke. | For å begrense belastende oppgaver eller sikre en god blanding av arbeid. De navngitte typene deler ett samlet tak. Uken går fra mandag til søndag, og måneden er en kalendermåned. Eksisterende, samsvarende ordinære vakter på alle arbeidssteder teller med, også utenfor en kortere forespurt periode dersom de ligger i samme uke eller måned. Fravær og egendefinerte vakter teller ikke i denne grensen basert på vaktmaler. |
Hvile og arbeidsmønstre
| Regel | Forklaring |
|---|---|
| Gi fri etter en vakt. => Gi to dager fri etter en nattevakt. | For restitusjon etter en bestemt oppgave. Dagene telles fra den lagrede startdatoen: En nattevakt datert mandag sperrer tildelinger på tirsdag og onsdag. Det betyr ikke nøyaktig 48 timer etter vaktslutt. Du kan angi unntak for ukedager, som «To dager fri etter nattevakt, unntatt vakter som starter på lørdag». |
| Stopp en bestemt overgang neste dag. => En dagvakt skal ikke følge en nattevakt dagen etter. | Når én bestemt vakt er uheldig neste dag, mens andre fortsatt kan være aktuelle. En regel om fridager ville derimot stengt for alt arbeid på de beskyttede datoene. Du kan navngi flere vakttyper på hver side og begrense vakten som utløser regelen, til bestemte ukedager. |
| Beskytt overgangen til eller fra ferie. => Ikke legg en nattevakt dagen før Ferie starter. | For å unngå nattarbeid rett før en ferieperiode. Forbud mellom nabodager kan kombinere ordinære vakter og navngitte fraværstyper i begge retninger. De bruker lagrede datoer. Omsøkt og godkjent fravær teller, avslått fravær gjør ikke det. Bruk navnet på fraværstypen i arbeidsområdet ditt. |
| Begrens arbeidsdager på rad. => Ingen bør jobbe mer enn fem dager på rad. | For å unngå lange arbeidsstrekk. Du kan telle alt ordinært arbeid eller bare utvalgte vakttyper, som nattevakter. En maksimumsgrense tillater kortere strekk: «Høyst fem» betyr ikke at det skal lages blokker på fem dager. |
| Lag arbeidsblokker med hvile imellom. => Planlegg to arbeidsdager på rad, deretter minst to dager fri. | Når hele blokker er bedre enn enkeltvakter spredt utover. Du kan angi en nøyaktig lengde eller en minimums- og maksimumslengde. Blokken kan starte hvilken som helst dag. Selv om bare utvalgte vakttyper teller i blokken, må hvileperioden være fri for alt arbeid. En ufravikelig regel kan la behov stå udekket fremfor å tildele en ufullstendig blokk. |
| Følg en bestemt rotasjon. => Roter mellom tidligvakt, nattevakt og deretter to dager fri. | Når rekkefølgen på ulike vakttyper er viktig. Friperioden kan ha fast lengde eller forlenges hvis du sier «Minst to dager fri; ekstra fridager eller ferie er greit». Flere dager med samme vakttype hører til en regel om arbeidsblokker. En rotasjon styrer hvilke tildelinger som passer, men garanterer verken at hvert trinn fylles eller at det opprettes arbeid på alle mulige arbeidsdager. |
| Veksle mellom lang og kort uke. => Veksle mellom en lang uke med arbeid mandag, tirsdag, lørdag og søndag og en kort uke med onsdag, torsdag og fredag. Start med lang uke. | For et faktisk toukersmønster med arbeid og fri. Oppgi startuken tydelig. Du kan la grupper starte i motsatte uker for å hjelpe bemanningen, eller uttrykkelig la hele gruppen starte likt. Faste ukedagsbegrensninger som er like hver uke, hører til tilgjengelighetsreglene. |
| Unngå en sekvens over flere dager. => Unngå nattevakt, én dag fri og så nattevakt igjen. | For uheldige mønstre som et enkelt forbud mot neste dags vakt ikke beskriver. Sekvenser på 2–14 dager kan kombinere bestemte vakter, dager med hvilket som helst arbeid og helt arbeidsfrie dager. Nyttig ved oppstykket hvile eller gjentatte kombinasjoner av arbeid og fri. |
| Unngå lange strekk uten arbeid. => Unngå fem fridager på rad. | Når arbeidet blir for konsentrert i én del av planen. Her består den uønskede sekvensen bare av dager uten arbeid. Ferie teller også som arbeidsfri, så vurder en myk viktighet dersom lengre fravær er nødvendig. Dette er et ønske om fordeling, ikke en erstatning for et timemål. |
Helger
| Regel | Forklaring |
|---|---|
| Begrens arbeidshelger på rad. => Ingen bør jobbe mer enn tre helger på rad. | For at ikke de samme personene stadig mister helgene sine. En ordinær vakt datert lørdag eller søndag gjør at helgen teller én gang, selv om begge dager arbeides. Fravær teller ikke som arbeid. Tidligere helger som allerede er planlagt, inngår i rekken; senere helger utenfor perioden undersøkes ikke. |
| Sørg for frihelger hver måned. => Gi alle minst to frihelger per måned. | Som standard må ingen ordinære arbeidsintervaller overlappe perioden fra lørdag 00:00 til mandag 00:00. En nattevakt fra fredag eller søndag kan derfor hindre at helgen regnes som fri. Helgen tilhører måneden lørdagen faller i. Du kan utvide perioden, for eksempel «Minst én frihelg per måned fra fredag 18:00 til mandag 06:00». Dette er vern av et helt tidsrom, og skiller seg fra telling av arbeidshelger ut fra vaktdato. |
Samarbeid mellom personer
| Regel | Forklaring |
|---|---|
| Unngå overlapp mellom to personer. => Sara og Jane skal ikke jobbe overlappende vakter. | For en praktisk uforenlighet mellom to arbeidsplaner. Forbudet gjelder også på tvers av arbeidssteder. De kan fortsatt jobbe separate vakter uten overlapp samme dato, så kontroller at det er dette du trenger. |
| Krev en kollega samme dag. => Når Mikkel jobber, skal også Anna eller David jobbe den dagen. | Når arbeidsdagen skal sammenfalle med dagen til minst én navngitt kollega. Du kan oppgi én person eller flere alternativer. Forholdet er enveis: Annas vakt krever ikke at Mikkel jobber. Samme dag betyr verken samme sted eller overlappende timer, og gir ingen garanti for kontinuerlig oppfølging. For kvalifisert tilstedeværelse gjennom hele et tidsrom bruker du regelen nedenfor. |
Bemanning og kompetanse
| Regel | Forklaring |
|---|---|
| Krev et minimum av kvalifiserte personer. => Når dagvakter på Avdeling A bemannes, skal minst én av de tildelte personene være sykepleier. | For blandede team der ikke alle trenger samme kvalifikasjon. Minimumet teller ulike kvalifiserte personer på de aktuelle nødvendige vaktene, per arbeidssted og dato. Du kan velge ukedager, steder og flere vakttyper som deler minimumet. Si om kravet gjelder når vaktene bemannes, eller ved hver aktuell kalenderforekomst. En betinget ufravikelig regel kan la hele gruppen stå ubemannet hvis kvalifikasjonen mangler. Den kontrollerer teamsammensetning, ikke sammenhengende tilstedeværelse. |
| Krev sammenhengende kvalifisert tilstedeværelse. => På Avdeling A skal minst én sykepleier være til stede uten opphold hver dag fra 07:00 til 19:00. | For dekning gjennom hele et tidsrom. Flere personer kan avløse hverandre hvis de registrerte arbeidsintervallene møtes uten hull. Et nøyaktig vaktskifte er nok; en vakt et eller annet sted i løpet av dagen er ikke nok. Tidsrommet må starte og slutte samme dag. Nattevakter fra dagen før og registrerte egendefinerte vakttider kan bidra. En pauselengde uten klokkeslett beskriver ikke et bestemt fraværsintervall. Ufravikelig kan hindre nye vakter i tidsrommet når dekningen er ufullstendig; eksisterende vakter blir stående. |
| Sett et tak på bemanningen for en vakttype. => Planlegg høyst to Triage-vakter på Avdeling A på fredager. | For å unngå overbemanning. Eksisterende og nye tildelinger teller med, også valgfrie ekstravakter. Taket gjelder separat per arbeidssted, dato og navngitt vakttype. Nevner du flere typer, får hver sitt eget maksimum, ikke ett felles totalantall. |
| Begrens antall personer fra en gruppe. => Gi høyst to personer merket «Under opplæring» dagvakter på Avdeling A hver dag. | For en god teamsammensetning med plass til andre medarbeidere. Regelen teller ulike gruppemedlemmer på tvers av aktuelle vakttyper per sted og dato. Personer utenfor gruppen bruker ikke av grensen, og ett medlem teller bare én gang selv med flere aktuelle tildelinger. |
| Prioriter dekningen av en vakttype. => Prioriter å fylle nattevaktene. | Høy, Middels og Lav avgjør hvilke plasser som forblir åpne blant planer med samme best mulige totaldekning. De ofrer ikke samlet dekning for å favorisere én type. Ufravikelig krever at alle nødvendige plasser av typen fylles. Ved konflikt med andre harde krav kan resultatet bli ingen nye tildelinger, mens eksisterende plan beholdes. Regelen gjelder de navngitte typene gjennom hele kjøringen, uten person-, steds- eller ukedagsfilter. Valgfrie ekstravakter er unntatt. |
| Behandle eksisterende vakter som ekstra bemanning. => Annas eksisterende vakter er ekstra og skal ikke telle mot bemanningsbehovet. | Når en allerede planlagt person skal komme i tillegg til grunnbemanningen. Krever Ufravikelig og gjelder vaktene som finnes når operasjonen starter, uten filter for sted, dato eller type. De er fortsatt arbeid for timer, hvile, rettferdighet, samarbeidsregler og bemanningstak, men oppfyller ikke nødvendige plasser eller minimumsbemanning. Regelen hindrer ikke nye automatiske tildelinger til Anna og endrer ikke bemanningsindikatorene i kalenderen. Legg til en egen planleggingsbegrensning hvis du også trenger det. |
Rettferdig fordeling og antall vakter
| Regel | Forklaring |
|---|---|
| Fordel bestemte oppgaver rettferdig. => Fordel fredagens nattevakter rettferdig i teamet. | Når timetallene er rimelige, men enkelte oppgaver er skjevt fordelt. Du kan balansere helger, grupper av ukedager, vakttyper eller en kombinasjon. «Nattevakt på fredag» må oppfylle begge vilkår. Det er timer som balanseres, ikke nødvendigvis antall vakter. Ufravikelig krever nøyaktig likhet, noe som kan bli for strengt ved ulik vaktlengde eller tilgjengelighet. En myk viktighet passer ofte bedre for et ønske om jevnere fordeling. |
| Angi et antall per uke eller måned. => Gi Marta nøyaktig én dagvakt på en lørdag per måned. | For et konkret tildelingsmål, også på en bestemt ukedag. Du kan be om minst, høyst eller nøyaktig et antall samsvarende datoer per kalenderuke eller -måned. Det angir hvor ofte arbeidet skal tildeles, ikke bare at lørdagsarbeid er tillatt. |
| Tell en kombinasjon av sammenhengende dager. => Gi Marta dagvakter fredag, lørdag og søndag samlet nøyaktig én gang per måned. | Når en hel kombinasjon skal forekomme et visst antall ganger. Sekvenser kan ha opptil 14 sammenhengende dager og må ligge innenfor uken eller måneden som telles. Minimum, maksimum og nøyaktige antall støttes. Beslektede alternativer kan samles uten at samme startdato gir uttelling to ganger innenfor én felles kvote. |
Unntak for kvoter: antall enkeltvakter og sekvenser er fortsatt mål som oppfylles så godt som mulig, også med Ufravikelig. Manglende eller overskytende forekomster optimaliseres før dekning, timemål, rettferdighet og myke regler, mens harde begrensninger fortsatt gjelder. Gjenstående avvik rapporteres fremfor at planen blir umulig bare fordi kvoten ikke ble nådd. Kontroller oppsummeringen når antallet er viktig.
Bruk disse funksjonene i stedet for en lagret regel
Eksemplene i denne delen er ikke gjenbrukbare planleggingsregler. Bruk funksjonen til høyre for å angi bemanningsbehov, velge mål for en planlegging eller oppdatere kalenderen. Ikke kopier disse forespørslene inn i listen over lagrede regler.
| Det du ønsker | Funksjonen du skal bruke |
|---|---|
| Vi trenger tre dagvakter på Avdeling A hver mandag. | Arbeidssteder: gjentakende åpne vakter. Antallet definerer arbeidet som skal dekkes. Regler kan presisere, begrense eller prioritere behovet, men erstatter ikke grunnoppsettet. Kontroller maler, tider, arbeidssteder og antall før planlegging. |
| Sikt mot 160 timer per person denne måneden, bortsett fra Marta som skal ha 100. | Timemål for denne planleggingen. Velg et nøyaktig tall, et intervall med minimum og/eller maksimum, eller balansert fylling av åpne vakter. Nøyaktige mål støtter individuelle unntak; intervallet gjelder felles for kjøringen. Mål er ikke garantier: De kan føre til ekstravakter fra eksisterende maler, og timeavvik prioriteres foran nødvendig dekning. Eksisterende vakter slettes ikke for å nå målet. Se veiledningen om timemål. |
| Fyll åpne vakter og hold arbeidsmengden balansert. | Balansert planlegging. Den tar allerede hensyn til godskrevne timer og vaktfordeling mellom sammenlignbare personer, inneværende måned og historikk. Eksisterende arbeid og inkludert fravær som ikke er avslått, gir timekreditt; antall arbeidede vakter telles separat. For bestemte belastninger, som fredagsnetter, kan du legge til en fordelingsregel. Planleggingshistorikken hjelper også med hvile og mønstre på tvers av perioder. |
| Fordel helligdagsarbeid rettferdig over tid. | Innstillinger: helligdager. Hold arbeidsområdets kalender oppdatert. Automatisk utjevning bruker også helligdagsarbeid fra de foregående 365 dagene. En helligdagsmarkering gir ikke automatisk fri og fjerner ikke bemanningsbehov. Se helligdagskalenderen. |
| Marta kan ikke jobbe 12. oktober 2026. | Kalender: ønsker, sperrer og Fravær. Registrer en enkeltstående utilgjengelighet som en sperre. Positive eller negative ønsker er mykere og kan gjelde bestemte vakttyper; bruk Fravær ved faktisk fravær. Omsøkt og godkjent fravær påvirker tilgjengeligheten, avslått fravær gjør ikke det. En bestemt dato hører hjemme i kalenderen, ikke i en regel som fortsatt er aktiv neste måned. Se innsamling av vaktønsker. |
| Gi Anna dagvakten på Avdeling A 15. oktober 2026. | Kalender: tildel en vakt. Når person, dato, vakt og sted er bestemt, oppretter du en fast tildeling. Planleggeren tar hensyn til den som eksisterende arbeid. Den er mer bindende enn et ønske. Kontroller mulige konflikter med vakter eller fravær som allerede er registrert. |
Begynn med noen få nyttige regler
- Kontroller gjentakende behov, vaktmaler og personopplysninger.
- Legg til nødvendige begrensninger for oppgaver og arbeidsmengde.
- Beskytt hvile og angi eventuelle arbeidsmønstre.
- Legg inn noen myke ønsker for bedre fordeling.
- Kontroller tolkningene, lag planen og se på udekkede vakter og uoppnådde mål før du legger til flere regler.
Ta utgangspunkt i et konkret problem i teamet. Vær tydelig på hvem, hvilke vakter, når og hvor sterkt regelen skal gjelde. Ordlisten for vaktplanlegging forklarer begrepene.
Skriv reglene og velg viktighet
Bruk vanlig språk og navnene, vaktene og arbeidsstedene i ditt eget arbeidsområde. Grupper som sykepleiere må kunne identifiseres tydelig i personopplysningene.
Lagre krav som skal kunne endres uavhengig, som egne regler. En ukentlig timegrense og hvile etter nattevakt bør ha hver sin oppføring. Sjekk at assistentens tolkning stemmer med det du mente.
| Viktighet | Når den passer |
|---|---|
| Ufravikelig | For bindende krav, med unntaket for kvoter som er forklart ovenfor. |
| Høy | For sterke ønsker som kan vike når det er nødvendig. |
| Middels | For ønsker som skal påvirke planen merkbart. |
| Lav | For fleksible ønsker og de første valgfrie forbedringene. |
| Deaktivert | For å beholde en regel uten å bruke den. |
Høy, Middels og Lav angir relativ styrke. Å flytte en regel opp i listen gjør den ikke viktigere. Harde begrensninger kan gi åpne vakter; et krav om full dekning kan hindre et resultat når kravene kolliderer. Velg Ufravikelig med omtanke.
Eksemplene beskriver hvordan planleggeren virker, ikke lovkrav. Se slik bruker du planleggingsregler for redigering og innstillinger.