Hold oversikt over overtid: startsaldo, avtalt uketid og utbetalinger

Fanen Overtid i Shift Scheduler samler startsaldo, avtalt ukentlig arbeidstid og overtidsutbetalinger for hver medarbeider. Avtalt arbeidstid gir grunnlaget for forventede timer. Vaktene og godkjent fravær gir godskrevne timer, og saldoen føres videre til neste måned etter at utbetalt overtid er trukket fra.

Gå til Medarbeidere, åpne personen for redigering og velg Overtid. Er personen ny, må du lagre profilen først og deretter åpne den igjen.

Legg inn saldoen du starter med

Startsaldo er pluss- eller minustimene medarbeideren har med seg fra tidligere registrering. Skriv 10 for ti timer til gode, -5 for fem minustimer eller 0 hvis dere starter uten noe å overføre.

1. Under Avtalt ukentlig arbeidstid velger du Angi ukentlig arbeidstid. Fyll inn første dato og timer per uke, og lagre oppføringen.
2. Velg Rediger ved startsaldoen, eller åpne Oppsett nederst i fanen.
3. Fyll inn Startsaldo og trykk på hovedknappen Lagre nederst i personvinduet.

Saldoen gjelder fra datoen for den første registrerte ukentlige arbeidstiden. Du trenger ikke angi en egen startdato. Velg en dato du har fullstendige vaktdata fra. Starter registreringen midt i måneden, er det bare timer fra denne datoen som inngår i den løpende saldoen. Dagskolonnene i eksporten kan likevel vise tidligere timer.

Startsaldoen er en engangsinnstilling når du tar i bruk registreringen. Du skal ikke legge den inn på nytt hver måned. Endrer du den senere, beregnes også de påfølgende saldoene på nytt.

Derfor trenger KI-planleggingen avtalt uketid

Her legger du inn medarbeiderens avtalte arbeidstid, for eksempel 37,5 timer per uke. Velg Angi ukentlig arbeidstid og fyll ut Ny arbeidstid fra og Timer per uke. Ved endret stilling legger du til en ny oppføring med riktig dato. Den forrige gjelder til dagen før og beholdes for historiske rapporter. Blyanten brukes til å rette en eksisterende oppføring.

Forventede timer beregnes som uketid ÷ 5 for hver mandag til fredag som omfattes av avtalen. Med 37,5 timer blir det 7,5 timer per ukedag, eller 165 timer i en måned med 22 slike dager. Helligdager trekkes ikke automatisk fra. Helgevakter teller fortsatt med i godskrevne timer.

I balansert KI-planlegging er avtalt uketid et veiledende mål for arbeidsmengden. Det gjør at planleggeren kan ta hensyn til forskjellen mellom en medarbeider med 20 timer og en med 37,5 timer i uken, også når avtalen endres underveis i måneden. Nødvendig bemanning og bindende regler går foran. Uketiden er derfor ikke et absolutt tak eller en garanti for et nøyaktig timetall.

Bruk planleggingsregler for bindende grenser og timemål når du ønsker en bestemt månedssum. Startsaldo og utbetalinger hører til timeregnskapet. De får ikke automatisk KI-en til å gi færre vakter til noen som har timer til gode.

Registrer utbetalt overtid

Under Overtidsutbetalinger velger du Registrer utbetaling. Fyll inn Utbetalingsdato, et positivt antall Utbetalte timer og eventuelt en merknad, for eksempel «Novemberlønn». Se over forventet saldo ved månedsslutt og trykk Lagre utbetaling.

Ti utbetalte timer reduserer saldoen med ti timer i utbetalingsmåneden. Vaktene og månedens godskrevne timer endres ikke. Du registrerer timer som er gjort opp; beløp, timesats og selve betalingen håndteres utenfor denne fanen.

Arbeidstid og utbetalinger har egne lagreknapper. Lagre eller avbryt en påbegynt oppføring før du lagrer personen. Du kan redigere eller slette lagrede utbetalinger, og saldoene beregnes på nytt. En fremtidig utbetaling merkes Planlagt og påvirker sin egen måned, ikke saldoen for en tidligere måned.

Slik leser du den månedlige timerapporten

Velg Eksporter → Eksporter timerapport, velg måned og last ned Excel-filen. Det er denne rapporten som viser timeregnskapet. Eksportene av vaktplaner for medarbeidere og arbeidssteder viser selve vaktene.

Hver rad inneholder Avtalt uketid (t), Overført fra forrige måned, daglige timer, Totalt godskrevne timer, Avvik fra avtalt arbeidstid, Utbetalt overtid (t) og Overføres til neste måned.

Godskrevne timer = planlagte vakttimer etter pauser + timer med godkjent fravær. Ventende og avslåtte fraværssøknader teller ikke i rapporten. KI-planleggingen reserverer og godskriver også ventende fravær. Planleggingstallene kan derfor avvike fra rapporten frem til søknadene er godkjent.

For en hel måned etter at registreringen har startet, gjelder:

Saldo til neste måned = inngående saldo + godskrevne timer − forventede timer − utbetalte timer.

Et eksempel over tre måneder: oktober–desember 2026

Anna starter 1. oktober 2026 med +10 timer og 37,5 timers avtalt uketid. Oktober, november og desember har 22, 21 og 23 dager fra mandag til fredag. Det gir 165, 157,5 og 172,5 forventede timer. Vi antar at vakter og godkjent fravær gir summene under, og at ti timer utbetales 20. november. Alle tall er timer.

Oktober slutter med 10 + 180 − 165 = +25. November gir 25 + 150 − 157,5 − 10 = +7,5. Anna har altså fortsatt timer til gode selv om hun ligger under avtalt arbeidstid den måneden og får noen timer utbetalt. Desember legger til ytterligere 7,5 timer.

Hva ser du tre måneder senere? Åpner du fanen i januar 2027, står det +15 timer per 31. desember 2026. Den opprinnelige startsaldoen er fortsatt +10 timer. Januarrapporten begynner med +15 timer overført fra forrige måned. Novemberutbetalingen ligger i historikken og novemberrapporten; den trekkes ikke fra en gang til i desember eller januar.

Dette er et regneeksempel, ikke en prognose. Resultatet avhenger av lagrede vakter, godkjent fravær og registrerte utbetalinger. Eksporterer du en tidligere måned på nytt, brukes dagens lagrede data. Rettinger kan derfor endre både den måneden og senere overføringer. Filer du allerede har lastet ned, endres ikke.

Ofte stilte spørsmål

Hvorfor viser oversikten saldoen ved slutten av forrige måned?

Oversikten viser vanligvis saldoen på siste dag i forrige måned. Hvis den første avtalen om uketid starter i inneværende eller en fremtidig måned, vises startsaldoen på startdatoen i stedet. Forhåndsvisningen ved en utbetaling viser forventet saldo ved slutten av utbetalingsmåneden.

Hvorfor vises en strek i stedet for saldo?

Det må være registrert ukentlig arbeidstid som gjelder senest i perioden du beregner. Den første oppføringen bestemmer når registreringen starter. Uten den kan ikke forventede timer og løpende saldo beregnes.

Hva skjer hvis avtalt arbeidstid endres midt i måneden?

Legg til en ny oppføring med riktig dato. Hver mandag til fredag beregnes med arbeidstiden som gjelder den dagen. Eksportens felt for avtalt uketid viser de ulike delene av måneden.

Blir pengene utbetalt når jeg registrerer en utbetaling?

Nei. Registreringen dokumenterer utbetalte timer og trekker dem fra saldoen. Beløpet og betalingen håndteres utenfor fanen.

Må saldoen nullstilles ved årsskiftet?

Nei. Timer overføres også mellom år. I eksemplet blir desembers +15 timer automatisk inngående saldo i januar.