Vaktplan for leger: faste ukemønstre og rettferdig fordeling av fredager

Denne anonymiserte kundehistorien handler om en kunde med svært konkrete ønsker for vaktplanen sin. Målet er å gi deg ideer til hvordan du kan tenke når du setter opp regler for ditt eget arbeidsområde.

Kunden hadde følgende ønsker:

• Det er 6 leger i teamet.
• De har 2 vakttyper: M — morgenvakt (08.00–16.00) og A — ettermiddagsvakt (11.00–19.00).
• Hver lege har et fast, gjentakende mønster fra mandag til torsdag:

• Fredagene planlegges separat: 2 leger jobber ettermiddag, og disse vaktene skal fordeles rettferdig over tid. De øvrige tilgjengelige legene jobber morgenvakt på fredager.
• For de fleste legene skal en ettermiddagsvakt på fredag kompenseres ved å gjøre om én ettermiddagsvakt fra mandag til torsdag til en morgenvakt. Slik holdes antallet morgen- og ettermiddagsvakter noenlunde balansert. Lege 1 er unntaket: Fredagsvaktene skal ikke endre det faste mønsteret hennes fra mandag til torsdag, selv om hun også tar sin del av ettermiddagsvaktene på fredager.
• For å sikre forsvarlig pasientbehandling må det være minst 2 leger på morgenvakt og 2 på ettermiddagsvakt hver arbeidsdag.
• Vanligvis jobber alle hver dag fra mandag til fredag. Ingen vil jobbe fredag ettermiddag :)

Målet: Beholde en stabil grunnplan som gjentar seg, og automatisere fredager, fravær og unntak med færrest mulig endringer. Ved ferie eller annet fravær må bemanningen justeres uten å forstyrre de andre legenes faste mønstre mer enn nødvendig.

For KI-basert vaktplanlegging krevde dette et ganske presist regeloppsett og litt algoritmisk tenkning. Trenger du hjelp med oppsettet, kan du sende oss en e-post på adam@shiftscheduler.ai. Vi hjelper deg gjerne. I dette tilfellet satte vi opp arbeidsområdet slik:

• I /locations opprettet vi 2 ledige plasser på M-morgenvakten og 2 ledige plasser på A-ettermiddagsvakten for hver dag fra mandag til fredag.

Regler for KI-en, med viktighetsnivå i parentes:

• Hver person kan ha høyst én vakt per dag (Ufravikelig).
• Hver fredag kan det planlegges høyst 2 A-vakter totalt for hele teamet (Ufravikelig).
• Fordel A-vaktene på fredager rettferdig, slik at alle får så likt antall som mulig over tid (Høy).
• Lege 2, 3, 4, 5 og 6 bør ha høyst 2 A-vakter hver per uke (Høy).
• Lege 1 skal ikke ha A-vakt på onsdager eller torsdager (Ufravikelig).
• Lege 1 skal ikke ha M-vakt på mandager eller tirsdager (Ufravikelig).
• Lege 2 bør ikke ha A-vakt på mandager eller torsdager (Middels).
• Lege 2 bør ikke ha M-vakt på tirsdager eller onsdager (Lav).
• Lege 3 bør ikke ha A-vakt på tirsdager eller torsdager (Middels).
• Lege 3 bør ikke ha M-vakt på mandager eller onsdager (Lav).
• Lege 4 bør ikke ha A-vakt på tirsdager eller onsdager (Middels).
• Lege 4 bør ikke ha M-vakt på mandager eller torsdager (Lav).
• Lege 5 bør ikke ha A-vakt på mandager eller tirsdager (Middels).
• Lege 5 bør ikke ha M-vakt på onsdager eller torsdager (Middels).
• Lege 6 bør ikke ha A-vakt på mandager eller onsdager (Middels).
• Lege 6 bør ikke ha M-vakt på tirsdager eller torsdager (Lav).
• Ingen skal jobbe i helgene (Ufravikelig).

Som du ser, handler det først og fremst om å sette rammer. I stedet for bare å si når folk skal jobbe, beskriver vi hvilke vakter de bør unngå. Algoritmen får dermed straffepoeng når den bryter en regel med høy, middels eller lav viktighet. Regler merket Ufravikelig er absolutte krav som ikke kan brytes.

Den ukentlige grensen for ettermiddagsvakter gjør det ønskelig å kompensere for fredagsvaktene. Samtidig bidrar preferansene for de enkelte ukedagene til at planen holder seg nær grunnmønsteret. Det har 3 leger på morgenvakt og 3 på ettermiddagsvakt hver dag fra mandag til torsdag. Når én ettermiddagsvakt gjøres om til en morgenvakt, er det fortsatt 2 leger igjen på ettermiddagen. Hvis begge legene med ettermiddagsvakt på fredag trenger en justering tidligere i uken, bør endringene legges til forskjellige dager for å opprettholde bemanningen. Det er ikke alltid mulig å fordele fredagene helt likt i én enkelt måned. Målet er derfor en rettferdig fordeling over tid.

Vi ba KI-assistenten om å kjøre vaktplanleggingen. Da den spurte, var det viktig å oppgi hvor mange timer hver person skulle jobbe i måneden. Da fyller planleggingen ikke bare de ledige plassene, men oppretter også ekstra vakter slik at alle jobber mandag–fredag, bortsett fra ved fravær eller på helligdager. Med disse 8-timersvaktene betyr det 8 timer per arbeidsdag, med timemål justert for fravær og eventuelle ubetalte pauser.

Skjermbildene nedenfor viser resultatet. I en måned uten ferie eller spesielle ønsker kan alle følge det vanlige mønsteret, med justeringene i ukedagene som trengs for å kompensere for ettermiddagsvaktene på fredager og fordele dem rettferdig. Det andre skjermbildet viser en vaktplan med ferie og individuelle ønsker. Systemet søker automatisk en balansert fordeling, og du kan lage planen hver måned med ett klikk samtidig som det tas hensyn til teamets ønsker. Hvis fravær gjør at for få leger er tilgjengelige til å dekke bemanningsbehovet, vil noen plasser stå ubesatt, og planen må gjennomgås.