Slik bruker du planleggingsregler i Shift Scheduler

Planleggingsregler forteller Shift Scheduler hvordan vaktplanen skal lages. De gjør virksomhetens faktiske bemanningsregler til føringer for KI-en: hvem som kan jobbe, hvilke vakter noen bør unngå, hvilken hvile som trengs, og hva som skal veie tyngst.

Du skriver reglene i vanlig språk. Ønsker og mål får viktigheten Høy, Middels eller Lav. Ufravikelig brukes for krav som ikke kan brytes. En regel du vil beholde til senere, kan deaktiveres.

Hva er en planleggingsregel?

Reglene lagres i arbeidsområdet og brukes når systemet lager vaktplanen. De kan blant annet angi:

• maksimalt antall arbeidsdager på rad;
• hvile etter belastende vakter;
• individuell tilgjengelighet;
• kompetanse- og bemanningskrav;
• daglige og ukentlige timegrenser.

En vaktplan må ofte balansere flere hensyn: full bemanning, lite overtid, medarbeidernes ønsker, hviletid og en god rotasjon. Noen ganger går alt opp. Andre ganger må noe vike. Reglene beskriver hva som er viktig, og hvor mye det skal påvirke resultatet.

Skriv konkret, med egne ord

Du trenger ikke formler eller egne poengsatser. En god regel sier hvem den gjelder, hvilken situasjon den gjelder i, hva som skal skje, og om dette er et ønske eller et absolutt krav.

For eksempel:

• Ingen skal jobbe mer enn fem dager på rad.
• Etter en nattevakt skal medarbeideren ha minst én dag fri.
• Ikke sett opp uerfarne medarbeidere på stengevakt.
• Hold hver medarbeider under 40 timer per uke.
• Marta skal ha høyst to T-vakter per uke.

Det siste eksempelet viser at du kan begrense én eller flere navngitte vakttyper per person, per kalenderuke fra mandag til søndag eller per kalendermåned. Hvis flere typer nevnes, deler de ett samlet tak.

Ordinære vakter med de aktuelle malene teller på tvers av arbeidssteder, også vakter som allerede ligger andre steder i samme uke eller måned. Fravær og egendefinerte vakter teller ikke. Et ufravikelig tak er absolutt. Med Høy, Middels eller Lav viktighet legges den valgte poengkostnaden til for hver vakt over taket.

Velg hvor viktig regelen er

Hver regel har ett av fem nivåer:

Start gjerne de fleste reglene på Lav og øk viktigheten når et hensyn må veie tyngre enn andre myke mål.

«Foretrekk morgenvakter» og «unngå for mange senvakter» er typiske myke regler. De betyr noe, men kan måtte vike når bemanningen er knapp. Ufravikelig bør brukes når brudd faktisk ville gjort planen uakseptabel, for eksempel ved påkrevd hvile, sikkerhet eller kompetanse.

Samme prinsipp gjelder de sentrale regeltypene: hvile etter vakt, maksimale timer, tillatte arbeidssteder, utilgjengelige datoer, personer som ikke kan eller må jobbe sammen, blokkerte vakter, rotasjoner, annenhver-uke-mønstre, arbeidsdager på rad og et månedlig minimum av frihelger.

Deaktiverte regler forblir synlige. Du kan fortsatt redigere, slette og flytte dem i listen. De påvirker bare ikke planleggingen.

For mange ufravikelige krav kan føre til ubemannede vakter. Systemet har da ikke lov til å bryte noen av kravene for å fylle hullene.

Rekkefølgen i listen endrer ikke prioriteten

Dra reglene til en rekkefølge som gjør listen oversiktlig for deg. Plasseringen endrer ikke viktighet, poeng, begrensninger eller beregningsresultat.

Ufravikelige og deaktiverte regler kan ligge hvor som helst. Endrer du viktigheten, blir kortet stående på samme plass. Det er valget av viktighet som styrer hvor sterkt regelen virker.

Hva kjennetegner en god regel?

En god regel er konkret, etterprøvbar og realistisk:

• Beskriv ett hensyn om gangen.
• Nevn person, gruppe, vakttype, arbeidssted eller dato når det er relevant.
• Bruk tall når grensen kan uttrykkes med tall.
• Velg Ufravikelig bare når brudd ikke er akseptabelt.
• Erstatt vage formuleringer med tydelige forventninger.

Regler for vanlige behov

Hvile og belastning

Eksempler:

• Etter en nattevakt skal medarbeideren ha minst én dag fri.
• Ingen skal jobbe mer enn fem dager på rad.
• Én person kan ikke jobbe mer enn tolv timer per dag.

Hviletidsregler kan ha alle aktive viktighetsnivåer. En myk regel gir straffepoeng ved brudd, men kan vike ved behov. Velg Ufravikelig når hvilen følger av lov, sikkerhet eller en fast policy.

Oppgi antall dager uttrykkelig. «To dager fri etter nattevakt» lagres som rest.days: 2. Det betyr at både kalenderdato D+1 og D+2 holdes fri etter en aktuell vakt på dato D. Den lagrede tolkningen ved siden av regelen skal vise samme antall som teksten din.

Automatisk balansering og regler for bestemte ukedager

En generell regel som Fordel totaltimene jevnt mellom alle tilgjengelige medarbeidere gjør vanligvis ingen forskjell. Shift Scheduler forsøker allerede å balansere samlet timetall mellom tilgjengelige personer og fordelingen av vaktmaler mellom personer som kan ta de samme vaktene.

Et nøyaktig månedlig timemål er heller ikke en vanlig planleggingsregel. Hvis en medarbeider for eksempel skal ha 7,5 timer per virkedag, oppgir du målet når du ber KI-assistenten lage eller oppdatere planen. Systemet kan da legge til vakter utover det påkrevde bemanningsbehovet, uten å bryte ufravikelige krav. Les mer om timemål per medarbeider.

Du kan derimot lage regler for rettferdig fordeling på bestemte ukedager:

• Fordel helgearbeidet rettferdig. gjelder lørdag og søndag.
• Fordel arbeidet på fredag, lørdag og søndag rettferdig. gjelder disse tre dagene.
• Fordel arbeidet gjennom hele uken rettferdig. gjelder mandag til søndag.

Fordelingen regnes i arbeidstimer, ikke bare i antall vakter. Høy, Middels og Lav gir henholdsvis 6000, 4000 og 2000 poeng per time avvik i fordelingen. Ufravikelig krever helt lik fordeling.

Et bestemt antall frihelger

Du kan også be om en konkret kvote:

Alle skal ha minst 2 frihelger per måned.

En hel helg fri betyr at verken lørdag eller søndag har en ordinær arbeidsvakt. Fravær teller ikke som arbeid. Helgen tilhører måneden der lørdagen faller, og systemet kontrollerer hele denne måneden selv om du bare planlegger deler av den.

Bruk fordelingsregelen når helgearbeidet skal spres jevnt. Bruk frihelgskvoten når hver medarbeider trenger et bestemt minimum.

Bemanning og kompetanse

Eksempler:

• Hver nattevakt må ha minst én erfaren medarbeider.
• Ikke sett opp uerfarne medarbeidere alene på stengevakt.
• Hver helgevakt bør ha minst én person med opplæring i kassehåndtering.

Kompetanse- og sikkerhetskrav er ofte gode kandidater for Ufravikelig. Mer fleksible ønsker om sammensetningen av bemanningen kan bruke Høy, Middels eller Lav.

Når planen ikke blir som forventet

Det betyr ikke nødvendigvis at systemet har oversett instruksjonen. Ofte trenger reglene mer presisjon, en annen vekt eller færre absolutte begrensninger.

Prøv dette:

1. Øk viktigheten på reglene som skal få større innflytelse.
2. Senk viktigheten på ønsker som lettere kan vike.
3. Legg til en regel for en forventning som mangler.
4. Del brede regler opp i flere konkrete regler.
5. Presiser tall, personer, vakttyper og datoer.
6. Behold Ufravikelig bare på krav som ikke kan fravikes.
7. Kontroller at nok kvalifiserte medarbeidere faktisk er tilgjengelige.

Hvis helgene er skjevt fordelt, prøv en uttrykkelig regel om rettferdig helgefordeling. Hvis problemet også omfatter fredager, ta fredag med i teksten. Kontroller dessuten tilgjengelighet og ønsker, og vurder om du egentlig trenger et bestemt rotasjonsmønster eller bemanningskrav.

Hvis noen får for mange belastende dager etter hverandre, sett en konkret grense for arbeidsdager på rad. Hvis en vakt etter nattarbeid ikke er akseptabel, legg inn en hviletidsregel og velg Ufravikelig når det skal være et absolutt krav.

En god arbeidsform er å lage et forslag, gjennomgå resultatet, justere reglene og beregne på nytt.

Eksempel: Samme regler, ulik vekt

Du vil ivareta hvile, en bestemt rotasjon og Annas ønske om morgenvakter.

I dette oppsettet veier rotasjonen tyngre enn Annas ønske:

• Høy: Ingen skal jobbe mer enn fem dager på rad.
• Middels: Følg en rytme med dagvakt, nattevakt og to dager fri.
• Lav: Gi Anna morgenvakter når det er mulig.

Her får Annas ønske større vekt enn rotasjonen:

• Høy: Ingen skal jobbe mer enn fem dager på rad.
• Middels: Gi Anna morgenvakter når det er mulig.
• Lav: Følg en rytme med dagvakt, nattevakt og to dager fri.

Begge oppsett kan være riktige. Valget avhenger av hvordan dere vil avveie hensynene. Hvis planen ser teknisk riktig ut, men likevel ikke passer driften, er viktigheten et naturlig sted å begynne.

Ofte stilte spørsmål

Hva er planleggingsregler i Shift Scheduler?

Det er lagrede instruksjoner som styrer KI-planleggingen. De kan beskrive hvile, foretrukne vakter, kompetanse, rotasjon og andre rammer for planen.

Er Høy, Middels og Lav det samme som Ufravikelig?

Nei. De tre første er myke regler med faste straffepoeng og kan avveies mot hverandre. Ufravikelige krav må oppfylles for at planen skal være gyldig.

Har rekkefølgen på reglene betydning?

Bare for hvordan du organiserer listen. Prioriteten i beregningen styres av viktigheten, ikke av plasseringen.

Må jeg angi straffepoeng selv?

Nei. Høy, Middels og Lav gir automatisk 6000, 4000 og 2000 poeng. Tabellen nedenfor viser de interne verdiene for dem som vil forstå beregningen nærmere.

Bør jeg lage en regel om jevne timer eller rettferdige helger?

Generell timebalansering skjer allerede automatisk. For bestemte ukedager kan du bruke en fordelingsregel, for eksempel rettferdig fordeling av helgearbeid eller fredag til søndag. Trenger alle et bestemt minimum av frihelger, bruk en konkret månedskvote. Et nøyaktig timetall oppgis ved planlegging, ikke i regellisten.

Kan jeg angi nøyaktige timer per person per måned?

Ja. Beskriv timemålet når du ber KI-assistenten planlegge, for eksempel 7,5 timer per virkedag, eventuelt med navngitte unntak. Systemet kan legge til ekstravakter utover de ledige plassene uten å bryte ufravikelige krav. Se guiden om timemål for detaljer.

Hva gjør jeg når resultatet blir feil?

Juster viktighet, legg til manglende krav og gjør vage regler mer konkrete. Del sammensatte regler opp, og bruk Ufravikelig bare der kravet faktisk er absolutt.

Hva kjennetegner en god planleggingsregel?

Den er konkret, realistisk og lett å kontrollere. Den sier hvem den gjelder, når den gjelder, og hvilket resultat som er ønsket eller påkrevd.

Begynn med det viktigste

Legg inn reglene som betyr mest, og la de fleste starte på Lav eller Middels. Behold Ufravikelig for de absolutte kravene. Se deretter gjennom planen og juster ved behov. KI-planleggingen får best grunnlag når reglene beskriver de reelle avveiningene på arbeidsplassen.

Referanse: Poeng i beregningen

Systemet bruker straffepoeng og bonuser internt. Positive poeng trekker vurderingen ned. Negative poeng er bonuser. Du påvirker regelvektene gjennom viktigheten og andre verdier gjennom tilgjengelighet, ønsker og vaktoppsett.

Resultatet grupperer poengene under unfilled, fairness, preference og pattern. Sistnevnte omfatter brudd på myke planleggingsregler, blant annet om hvile, maksimale timer, tillatte arbeidssteder og hvem som ikke kan jobbe sammen.

Ved vanlig planlegging uten timemål sammenlignes planene trinnvis:

1. Først minimeres antall ubesatte vakter. Bedre dekning vinner før poeng for rettferdighet, ønsker og myke regler sammenlignes.
2. Blant planer med samme beste dekning minimeres den rapporterte summen: unfilled + fairness + preference + pattern.

Det finnes ingen ekstra skjulte multiplikatorer for timebalanse, blanding av vaktmaler eller de andre rapporterte kategoriene. Ved lik dekning er lavere totalsum bedre. Rekkefølgen på regelkortene endrer ikke denne summen.

Hvis du velger et intervall eller nøyaktig timemål ved planlegging, får timeavvik prioritet før dekning. Denne avveiningen er forklart i guiden om timemål.