Timemål per medarbeider: Fyll ledige vakter, velg et intervall eller angi et nøyaktig tall

Når du ber KI-assistenten i Shift Scheduler om å lage en vaktplan, spør den først hva timene til hver medarbeider skal ende på. Du kan velge å bare fylle ledige vakter, holde alle innenfor et timeintervall, sikte mot et nøyaktig timetall eller beskrive målet med egne ord.

Svaret avgjør hva beregningsmotoren skal prioritere. Ingenting skrives til kalenderen før du har svart.

Først velger du målet, så starter planleggingen

Spørsmålet om timemål er et fast trinn når du ber om å opprette eller oppdatere en plan. Det er ikke en innstilling du må slå på.

Kortet vises på språket du bruker i samtalen, med perioden du har bedt om, fire valg og knappen Fortsett. Frem til du trykker Fortsett, har assistenten bare lesetilgang. Den endrer ikke regler, utfører ikke kalenderhandlinger, sletter ikke vakter og starter ikke planleggeren.

Kortet vises også hvis du allerede har skrevet et tall i meldingen, for eksempel «Planlegg august med 165 timer til alle». Et tall i en samtale er ikke det samme som et bekreftet valg. Ingen alternativer eller felt er forhåndsutfylt.

Én forespørsel kan dekke inntil 31 dager. En månedsplan innebærer dermed ett kort og ett svar.

De fire valgene

Hvor kommer det foreslåtte timetallet fra?

Over valgene kan det stå noe i retning av: «Den valgte perioden har 21 virkedager. Kanskje du vil sikte mot 157,5 timer.»

Forslaget beregnes fra arbeidsområdet ditt. Systemet teller mandager til fredager i perioden, inkludert både start- og sluttdato, og ganger med lengden på vaktmalen som brukes mest i den ukentlige bemanningen. Med 21 virkedager og 7,5 timer per vakt blir forslaget 157,5 timer.

Det er to begrensninger ved dette anslaget:

• Helligdager og godkjent fravær trekkes ikke fra. Forslaget tar utgangspunkt i en sammenhengende arbeidsmåned uten slike fradrag.
• Tallet er bare et hint. Det vises som eksempeltekst i feltet for nøyaktig timemål, men fylles aldri inn automatisk. Ingen valgmulighet velges for deg.

Hvis arbeidsområdet ennå ikke har brukbare vaktmaler, vises antall virkedager uten forslag til timetall.

Valg 1: Bare fyll ledige vakter

Dette er den opprinnelige måten å planlegge på. Den passer når bemanningsdekningen er styrende: en butikk som trenger to personer hele åpningstiden, eller en avdeling med et fast behov på hver vakt.

Først fyller systemet flest mulig påkrevde vaktplasser. Med denne dekningen låst forsøker det å redusere kostnaden ved brudd på myke regler og ønsker.

Det settes ikke noe eget timemål, og det opprettes ikke ekstravakter. Automatisk balansering bidrar fortsatt til rimelig jevne timetall mellom medarbeidere som er tilgjengelige for samme arbeid.

Valg 2: Et timeintervall

Du kan oppgi en nedre grense, en øvre grense eller begge deler.

Med minimum 80 og maksimum 120 timer regnes hele intervallet som riktig. En medarbeider som får 95 timer, bidrar derfor ikke til avviket systemet forsøker å redusere. Bare minimum gir en nedre grense uten et øvre tak. Bare maksimum gir et tak uten en nedre grense.

Et intervall passer godt når avtalen faktisk tillater variasjon. «Minst 80, høyst 120» gir flere mulige løsninger enn ett nøyaktig tall. Innenfor intervallet kan systemet bruke handlingsrommet på å oppfylle andre ønsker.

Samme intervall gjelder alle som er med i kjøringen. Hvis teamet har ulike heltids- og deltidsavtaler, kan du planlegge gruppene hver for seg eller bruke et nøyaktig timemål med personlige unntak.

Valg 3: Et nøyaktig timemål

Oppgi ett tall som utgangspunkt for alle. Du kan deretter navngi unntak i samtalen:

Alle skal nå 165 timer denne måneden, bortsett fra Maria, som skal ha 100.

Assistenten finner personene og sender de individuelle målene videre til planleggeren.

Et nøyaktig mål behandles internt som et intervall med lik nedre og øvre grense. Fem timer over målet teller derfor som like stort avvik som fem timer under.

Valg 4: Beskriv målet selv

Velg Noe annet når et tall alene ikke dekker behovet. Du kan for eksempel skrive:

Hold alle under den øvre timegrensen i avtalen deres, men gi Peter så mange timer som mulig.

Eller:

Samme timetall som forrige måned.

Assistenten omsetter beskrivelsen til ett av de tre beregningsalternativene over, siden det er disse planleggeren støtter. Er beskrivelsen tvetydig, stiller den et oppfølgingsspørsmål i stedet for å gjette.

Hvilke timer teller med?

Før systemet vurderer behovet for flere vakter, godskrives det medarbeideren allerede har i perioden:

• vakter som ligger i kalenderen, også fra andre planleggingskjøringer;
• godkjent, betalt fravær;
• vaktene som legges til i denne kjøringen.

Omsøkt fravær som ennå ikke er godkjent, behandles annerledes. Det hindrer tildeling av vakter og påvirker fordelingsberegningen, men gir ingen godskrevne timer. Først når fraværet er godkjent, teller det med som timer.

Eksisterende vakter slettes heller ikke for å få noen under en øvre grense. Har en medarbeider allerede 130 timer og du setter maksimum til 120, blir vedkommende stående på 130 i denne kjøringen. Timegrensene påvirker hva som legges til, ikke hva som fjernes.

Hvor kommer ekstravaktene fra?

Et minimum eller et nøyaktig timemål kan kreve flere timer enn bemanningsbehovet alene gir. Systemet lager da ekstravakter fra de ordinære vaktmalene i arbeidsområdet.

De kan plasseres på alle datoer og arbeidssteder som inngår i kjøringen, også i helger og på dager uten ledige plasser i den gjentakende bemanningen.

Tidligere måtte ekstravaktene bygge på en mal som allerede var brukt i bemanningsbehovet på akkurat den datoen og det arbeidsstedet. Nå kan hele samlingen av vaktmaler brukes. Vaktene blir likevel aldri gjort kortere eller lengre for å få timetallet til å gå opp.

Antallet ekstravakter som vurderes, begrenses ut fra et anslag over hvor mange tilleggstimer som trengs. Det holder beregningen håndterbar. Hvis noen fortsatt mangler timer etter første forsøk, bygges kandidatgrunnlaget opp igjen med full kapasitet, og planen beregnes på nytt før noe lagres. Et krevende timemål kan derfor ta merkbart lengre tid enn ren bemanningsplanlegging.

Hva prioriteres når du velger et timemål?

Beregningen følger denne rekkefølgen. Hvert nivå avklares før det neste:

1. Ufravikelige regler, tilgjengelighet, blokkerte vakter og daglige og ukentlige timegrenser. Ingen timemål kan bryte disse.
2. Samlet avvik mellom godskrevne timer og målene du har oppgitt.
3. Det største avviket for én enkelt medarbeider, slik at en god totalsum ikke skjuler at én person ligger langt unna målet.
4. Dekning av påkrevde ledige vaktplasser.
5. Færrest mulig ekstravakter.
6. Vanlige myke regler, ønsker og uønskede vakter.
7. Fordeling, blanding av vakttyper og avsluttende valg mellom like gode alternativer.

Med intervall eller nøyaktig timemål kommer timeavvik foran bemanningsdekning. Hvis det å fylle en påkrevd plass ville gi større avvik fra de ønskede timene, kan plassen bli stående ledig.

Dette er en viktig avveining. Hvis det konkrete timetallet skal prioriteres, passer et timemål. Hvis vaktene først og fremst må bemannes, velger du alternativet som bare fyller ledige vakter. Der kommer dekningen først, uten et eget timemål.

Ufravikelige krav gjelder i begge tilfeller. Påkrevd hvile, registrert utilgjengelighet eller en ukentlig timegrense kan stoppe en ekstravakt selv om medarbeideren da ikke når målet.

Når målet ikke kan nås

Timemålene er optimeringsmål, ikke ufravikelige krav. Beregningen feiler derfor ikke bare fordi et bestemt tall er utenfor rekkevidde. Du får den nærmeste løsningen systemet klarer å finne, sammen med en forklaring på avviket.

For hver person viser resultatet godskrevne timer, hvor mye som mangler eller er for mye, og om personen er innenfor målet. Det skilles også mellom to årsaker:

• Det manglet flere mulige vakter å opprette.
• Reglene hindret vaktene som kunne ha dekket timegapet.

I det første tilfellet kan flere vaktmaler eller en lengre periode hjelpe. I det andre må du vurdere regler, tilgjengelighet eller bemanning.

Hvis beregningen ble stoppet av tidsgrensen, er resultatet den beste planen som ble funnet innenfor tiden. Det er ikke et bevis på at en bedre plan er umulig. En ny kjøring kan gi et litt bedre resultat ved store eller sterkt begrensede månedsplaner.

Et regneeksempel

Et arbeidssted har seks deltidsansatte med avtalt arbeidstid tilsvarende 7,5 timer per virkedag. I eksempelet har august 22 virkedager. Det gir et mål på omtrent 165 timer per person.

De ledige vaktplassene gir derimot bare rundt 120 timer hver. Oppsettet er laget for å sikre bemanning, ikke for å garantere den enkeltes timetall.

Velger du å bare fylle ledige vakter, stopper planen når behovet er dekket. Hver person mangler da omtrent 45 timer. Med et nøyaktig mål på 165 kan systemet legge til ekstravakter fra malene gjennom måneden, innenfor tilgjengelighet og hviletidskrav. Det sikter mot 165 eller så nært som reglene tillater. Når timemålet er valgt, gjelder fortsatt prioriteringen der timeavvik vurderes før bemanningsdekning.

Se så for deg at samme team i stedet har fleksible avtaler med minimum 80 timer og et kostnadstak på 120. Da passer intervallet 80–120. Ingen blir trukket mot 165 timer. Innenfor intervallet kan systemet prioritere de andre ønskene fremfor å jakte på ett bestemt tall.

Slik bruker du timemål

1. Åpne KI-chatten.
2. Be om å lage eller oppdatere vaktplanen for en periode på inntil 31 dager.
3. Les antall virkedager og det eventuelle timeforslaget på kortet.
4. Velg alternativ, fyll ut feltene som vises, og trykk Fortsett.
5. Se gjennom resultatet: påkrevde vakter, ekstravakter, godskrevne timer og eventuelle avvik for hver person.

Du trenger ikke gjøre hele regnestykket på forhånd. Oppgi gjerne timer per virkedag og antall virkedager i samtalen, og la assistenten regne. Bruk forslaget på kortet når det passer med avtalene deres.

Ofte stilte spørsmål

Kan jeg angi et nøyaktig månedlig timetall per person?

Ja. Velg nøyaktig timemål og oppgi tallet. Det gjelder alle i kjøringen, og du kan navngi unntak i samtalen for medarbeidere som skal ha et annet mål.

Hva er de fire alternativene?

Bare fylle ledige vakter, bruke et timeintervall, bruke ett nøyaktig timetall eller beskrive målet med egne ord. Den siste beskrivelsen omsettes til ett av de tre første alternativene.

Kan jeg hoppe over spørsmålet?

Ikke helt, men hvis du bare vil fylle ledige vakter, trenger du ikke oppgi noe timetall. Det valget gir samme planlegging uten timemål som før dette trinnet ble innført.

Hvordan beregnes timeforslaget?

Antall mandager til fredager i perioden ganges med lengden på vaktmalen som brukes mest i den ukentlige bemanningen. Helligdager og godkjent fravær trekkes ikke fra. Forslaget er derfor et utgangspunkt, ikke en fasit.

Kan jeg bare angi en øvre grense?

Ja. I intervallmodus kan du oppgi bare maksimum, bare minimum eller begge deler.

Kan medarbeiderne ha forskjellige mål?

Ja, ved nøyaktig timemål. Oppgi et felles utgangspunkt og navngi unntak i samtalen. Et intervall gjelder alle i kjøringen, så ulike kontraktsgrupper kan med fordel planlegges hver for seg.

Kan ledige vakter bli stående ubemannet for å nå timemålet?

Ja. Ved intervall eller nøyaktig mål prioriteres timeavvik før dekning. Velg å bare fylle ledige vakter når bemanningsdekningen skal komme først.

Kan systemet lage ekstravakter i helger eller på dager uten ledige plasser?

Ja. Ved minimum eller nøyaktig mål kan ekstra vakter legges på alle datoer og arbeidssteder i kjøringen. De bygger på eksisterende vaktmaler og beholder malenes lengde.

Teller godkjent fravær med i timene?

Godkjent, betalt fravær godskrives før systemet vurderer flere vakter. Omsøkt, men ikke godkjent fravær hindrer tildeling av arbeid, men gir ikke godskrevne timer.

Sletter systemet eksisterende vakter for å komme under maksimum?

Nei. Grensene styrer nye tildelinger. En person som allerede ligger over maksimum på grunn av vakter i kalenderen, blir stående over i denne kjøringen.

Hva skjer hvis timetallet ikke kan nås?

Du får den nærmeste planen systemet finner innenfor reglene, med avvik per person. Resultatet viser også om det manglet mulige ekstravakter, eller om regler hindret dem.

Er dette noe annet enn automatisk balansering av timer?

Ja. Balansering sammenligner medarbeidere som kan utføre samme arbeid. Et intervall eller nøyaktig mål gir et konkret tallgrunnlag som systemet skal sikte mot.

Velg ut fra det dere vil oppnå

Bemanningsdekning svarer på om vakten er bemannet. Et timemål svarer på om medarbeideren får timene vedkommende skal ha. Valget før planleggingen gjør det tydelig hvilket hensyn som skal prioriteres.

Velg bare ledige vakter når dekning er hovedmålet, et intervall når avtalene gir rom for variasjon, eller et nøyaktig tall når det er nødvendig. Bruk egne ord når målet trenger mer forklaring.

Les gjerne også om planleggingsregler, se ordlisten for vaktplanlegging, eller lær hvordan historikk gir sammenheng mellom månedene.