Slik sparte en avdelingssykepleier tre dager på månedsturnusen

Å lage en sykepleieturnus handler om langt mer enn å plassere navn i en kalender. På en avdeling med døgnkontinuerlig drift må bemanningsbehov, kompetanse, ferie, personlige ønsker, rettferdig fordeling, hviletid og uventede endringer gå opp samtidig.

Denne anonymiserte kundehistorien viser hvordan Shift Scheduler hjalp en avdelingssykepleier med månedsplanen for 25 sykepleiere. Resultatet var omtrent tre sparte arbeidsdager.

Avdelingen hadde både dag- og nattevakter, med åtte vaktplasser per døgn gjennom en planperiode på 28 dager. Enkelte vakter krevde en bestemt kombinasjon av kvalifikasjoner, merket ARIP/VŠEO i det slovakiske arbeidsområdet.

Disse betegnelsene hører til eksempelets faglige kontekst. I en britisk sammenheng kan dette grovt sammenlignes med en kombinasjon av intensivfaglig kompetanse og dekning med registrerte sykepleiere, blant annet Registered Adult Nurse / Registered Nurse. Nursing and Midwifery Council har egne registreringskoder for Adult Nurse og General Nurse, og britisk intensivutdanning retter seg vanligvis mot kvalifiserte sykepleiere i intensiv- og akuttmiljøer. Poenget i planleggingen var å sikre riktig kompetanse på de aktuelle vaktene.

Hvor ble de tre dagene av?

Det største tidstapet oppsto allerede før selve turnusen kunne settes opp.

Fraværsønsker og ønsker om vakter kom inn på e-post, muntlig og på papirlapper. Avdelingssykepleieren måtte samle alt, føre det inn på ett sted og undersøke om flere hadde bedt om fri samme dag. Ved kollisjoner måtte hun også finne ut hvem som hadde spurt først.

Det var altså både datoene og rekkefølgen på ønskene som måtte holdes rede på. Deretter gjensto arbeidet med selve planen.

Når førsteutkastet var klart, kom neste runde: spørsmål om fordelingen og behov for justeringer.

• Hvorfor har jeg flere nattevakter enn de andre?
• Hvorfor har jeg færre dagvakter?
• Hvorfor skal jeg jobbe denne helgen igjen?
• Hvorfor ble ikke ønsket mitt om fri tatt hensyn til?
• Hvorfor får jeg en ny vakt etter en så krevende vaktrekke?
• Hvorfor har en annen fått en bedre rytme i turnusen?

Hvert spørsmål krevde nye kontroller, forklaringer og kanskje endringer. Samtidig måtte hun passe på at én justering ikke skapte en ny konflikt et annet sted.

De tre dagene gikk derfor ikke til én enkelt oppgave. De gikk til hele kjeden: samle ønsker, sammenligne prioritet, lage planen, kontrollere fordelingen, forklare avgjørelser og justere på nytt.

Et stort antall mulige løsninger

Forutsetningene var:

• 25 sykepleiere;
• 28 dager;
• åtte vaktplasser per dag;
• bemanning både dag og natt;
• fravær og individuelle ønsker;
• kompetansekrav;
• hviletidsregler;
• forventninger om en rettferdig fordeling.

Åtte vaktplasser ganger 28 dager gir 224 tildelinger. Selv i en forenklet modell der hver plass kunne fylles av hvem som helst av de 25 sykepleierne, blir antallet kombinasjoner enormt.

Planleggeren velger ikke mellom ti eller tjue alternativer. Hun må finne frem blant svært mange muligheter, samtidig som reglene påvirker hverandre. Derfor er turnusplanlegging også et optimeringsproblem med begrensninger, ikke bare en administrativ oppgave.

Alle innspill på samme sted

Den største forbedringen var at hele prosessen fikk en tydelig struktur.

Hver sykepleier kunne registrere fravær og tilgjengelighet fra sin egen konto, på telefon eller datamaskin. Avdelingssykepleieren fikk en samlet oversikt over:

• hvem som hadde søkt om fri;
• hvilke datoer søknadene gjaldt;
• når de ble sendt inn;
• hvilke som kom først;
• hva som ventet på behandling;
• hva som allerede var godkjent eller avslått.

Behovet for å samle inn og sammenstille opplysninger manuelt ble dermed borte. Det ble også enklere å håndtere diskusjoner om prioritet. Når rekkefølgen var relevant, kunne hun se den i systemet i stedet for å lete gjennom e-poster, lapper og egne notater.

Reglene vi la inn

Neste steg var å beskrive avdelingens planleggingsregler direkte i systemet. Noen var ufravikelige krav. Andre var ønsker som skulle følges så langt det lot seg gjøre.

Her er en anonymisert versjon av reglene. Navnene er erstattet med Sykepleier 1, Sykepleier 2 og så videre. Reglene beskriver denne avdelingens oppsett, ikke generelle norske turnuskrav.

Felles regler

• Hver person kan ha høyst én vakt per dag.
• Ingen bør ha mer enn to dagvakter på rad.
• Etter en nattevakt skal det være to dager fri.
• Vaktene som krever ARIP/VŠEO-dekning, kan bare gis til sykepleiere med riktig kompetansemerke.
• I den britiske sammenligningen tilsvarer dette behovet for riktig kombinasjon av registrert sykepleierkompetanse og intensivfaglig kompetanse.

Individuelle regler

• Sykepleier 1 kan bare jobbe nattevakter i oddetallsuker og dagvakter i partallsuker.
• Sykepleier 2 kan ikke jobbe mandager eller fredager, og kan ikke ha nattevakt torsdag eller søndag.
• Sykepleier 3 kan jobbe nattevakter alle dager og dagvakter i helgene. På hverdager kan vedkommende bare ha dagvakt mandag og onsdag i oddetallsuker, og tirsdag og torsdag i partallsuker.
• Sykepleier 4 kan ikke ha dagvakt mandag eller torsdag.
• Sykepleier 5 kan ikke ha nattevakt mandag og kan verken ha dag- eller nattevakt tirsdag.
• Der det er mulig, er ønsket rekkefølge dagvakt, deretter nattevakt og så minst to dager uten vakt.
• Full stilling er i dette oppsettet 38,75 timer per uke. For deltidsansatte reduseres arbeidsmengden forholdsmessig.
• Sykepleier 6, 7, 8 og 9 bør ikke jobbe sammen.

Bildet viser arbeidsområdet etter innsamlingen, før turnusen ble laget.

Én regel er gjerne enkel å følge i et regneark. Også tolv regler kan være overkommelige hvis de er uavhengige av hverandre. Men når de virker sammen med 25 personer, 224 vaktplasser, ferie, kompetansekrav og hensyn til rettferdighet, blir manuell planlegging sårbar. Å flytte én vakt kan bryte tre andre regler.

En fordeling som er lettere å forklare

Rettferdighet var sentralt i denne saken. Tidligere førte innvendinger om antall nattevakter, dagvakter, helger og ugunstige vaktrekker til mye ekstraarbeid.

Med et strukturert system kunne fordelingen vurderes ut fra faktiske tall: dagvakter, nattevakter, helger, samlet timetall og arbeidsbelastning.

Det betyr ikke at alle alltid får akkurat det de ønsker. Det er sjelden mulig i døgnkontinuerlig drift. Men det blir lettere å forklare hvorfor planen ble som den ble.

En samtale som tidligere startet med «Denne turnusen er urettferdig», kunne nå ta utgangspunkt i antall vakter og timer, og i kravene som hadde påvirket resultatet. En plan må fungere i driften, men den må også oppleves som troverdig av teamet.

Avdelingssykepleieren beholdt kontrollen

Det var fortsatt avdelingssykepleieren som avgjorde:

• hvilke regler som var ufravikelige;
• hvilke regler som var ønsker;
• hvilke fraværssøknader som kunne godkjennes;
• hvilke unntak som var akseptable;
• når faglig skjønn måtte veie tyngst;
• om den endelige turnusen var forsvarlig i praksis.

Shift Scheduler tok seg av beregningene. Systemet undersøkte kombinasjoner, brukte reglene, tok hensyn til fravær og kompetanse og hjalp med å fordele arbeidet jevnere.

Arbeidet hennes gikk fra å bygge turnusen fra grunnen av til å gjennomgå og justere et strukturert forslag.

Resultatet: Omtrent tre sparte arbeidsdager

For denne avdelingen bidro Shift Scheduler til å spare omtrent tre dagers arbeid på én månedsplan.

Avdelingssykepleieren slapp å starte med et tomt regneark. Medarbeidere, kompetanse, fravær, ønsker og regler var allerede samlet i arbeidsområdet. Systemet kunne lage en plan som tok hensyn til de sentrale kravene og ga henne et langt bedre utgangspunkt.

Den endelige avgjørelsen var fortsatt hennes. Forskjellen var at hun ikke lenger måtte bruke flere dager på å samle inn ønsker, lete etter konflikter og begrunne hver justering manuelt.

Turnusen er en del av avdelingens drift

Dårlig planlegging påvirker tretthet, rettferdighet, trivsel, kompetansedekning og stabiliteten i driften. På en døgnåpen avdeling er turnusen en viktig del av hvordan hele avdelingen fungerer.

Når alt gjøres manuelt, blir mye avhengig av én persons hukommelse og evne til å holde oversikt over hundrevis av hensyn samtidig. KI-basert vaktplanlegging gir den ansvarlige et bedre verktøy, samtidig som det fortsatt er behov for faglig skjønn.

I dette tilfellet fikk avdelingssykepleieren tilbake omtrent tre dager i måneden ved å erstatte spredt, repetitivt manuelt arbeid med en samlet prosess som var enklere å følge og kontrollere.