Vaktønsker og utilgjengelige dager: La teamet si fra, og behold styringen

En medarbeider ønsker fri fredag for å gå i bryllup. En annen vil gjerne jobbe lørdager. En tredje kan faktisk ikke være på avdelingen tirsdag fordi vedkommende skal på kurs.

Dette er forskjellige behov. Shift Scheduler har derfor to ulike verktøy: vaktønsker og registrering av utilgjengelighet. De ligger ved siden av hverandre i kalenderen, men gir helt forskjellige beskjeder til planleggeren.

Et ønske er ikke en garanti

Et vaktønske er aldri et løfte. Hvis noen helst vil slippe en dag og bemanningen er knapp, kan de likevel bli satt opp. Ønsket er én del av en samlet vurdering som også omfatter hvile, avtalte timer og fordeling.

Hvis en person absolutt ikke kan jobbe, bør en leder registrere utilgjengelighet. Et tommel-ned-ønske er ikke tilstrekkelig for å sikre fri.

Slå på registrering av ønsker og utilgjengelighet

Du finner oppsettet under Innstillinger → Daglige vaktønsker. Øverst er to separate brytere.

Tillat registrering av vaktønsker bestemmer om medarbeiderne kan markere ønsker. Slås den av, forsvinner knappene med tommel opp og tommel ned fra kalenderen i hele appen.

Tillat registrering av utilgjengelighet styrer 🚫-knappen. Noen arbeidsområder samler bare ønsker, mens andre bruker utilgjengelighet uten å samle ønsker. Når denne bryteren slås av, skjules knappen, men eksisterende registreringer beholdes.

Begge funksjonene er aktivert som standard, slik at eksisterende arbeidsområder beholder den tidligere oppførselen.

Når kan medarbeiderne registrere ønsker?

To innstillinger styrer tidsrommet. De har hver sin oppgave.

Hvor langt frem i tid

Denne grensen regnes i dager fra i dag og flytter seg daglig. Med 90 dager kan medarbeiderne markere datoer omtrent tre måneder frem, men ikke lenger. Grensen følger kalenderen løpende.

Velger du Ingen grense, kan alle datoer som vises i kalenderen, markeres.

Frist før neste måned

Fristen er et fast tidspunkt i måneden før måneden dere planlegger. Med frist den 10. kl. 23.59 stenger registreringen for oktober den 10. september kl. 23.59. Innstillingssiden viser et konkret eksempel med neste måneds navn mens du redigerer.

Velger du ingen frist, kan medarbeiderne fortsette å endre ønskene sine gjennom hele måneden.

La registreringsperioden være lang nok

En nyttig tommelfingerregel er å legge grensen over 60 dager. En tidlig frist måneden før kan ligge omtrent 61 dager før den siste datoen ønskene gjelder. Med en for kort periode kan de siste dagene i måneden fortsatt være utilgjengelige når fristen utløper. Da får ingen noen gang registrert ønsker for dem.

Innstillingssiden varsler hvis du velger en verdi som kan gi dette problemet.

Fristen gjelder bare medlemmer. Administratorer og ledere kan registrere og endre ønsker også etter at måneden er stengt, slik at nødvendige korrigeringer fortsatt er mulige.

To grenser som fordeler muligheten til å ønske

Begge grensene er ubegrensede som standard.

Ønsker per person er antall dager én medarbeider kan markere i en kalendermåned. Tommel opp og tommel ned deler samme kvote. En grense på tre betyr tre dager totalt, uansett fordeling mellom ønsket og uønsket arbeid. Det hindrer at én person markerer nesten hele måneden og tar uforholdsmessig stor plass.

Ønsker på én dag bestemmer hvor mange personer som kan registrere et ønske for samme dato. Når grensen er nådd, stenges datoen for flere. Her gjelder rekkefølgen på registreringene.

Utilgjengelighet teller ikke mot noen av grensene. Det er en administrativ beslutning om når personen kan jobbe, og bruker verken opp personens månedskvote eller en plass i dagens ønskekø.

Hva betyr tallene ved tomlene?

Når et ønske registreres, vises et lite kønummer: 1., 2., 3. og så videre.

Nummeret gjelder den aktuelle datoen. Den første som markerer 5. oktober, får 1., den neste får 2. På 6. oktober starter nummereringen på nytt. Utilgjengelighet får ikke kønummer.

Køplassen følger den gjeldende versjonen av ønsket. Bytter du fra tommel opp til tommel ned, avgrenser ønsket til bestemte vakter eller fjerner og registrerer det på nytt, havner du bakerst. De som har registrert ønsker i mellomtiden, rykker foran deg.

Å åpne dialogen og lagre uten faktiske endringer flytter deg ikke i køen.

KI-planleggeren bruker køplassen direkte:

For tommel opp er dette en bonus når en passende vakt tildeles. For tommel ned er det en kostnad ved å tildele en vakt personen helst ville unngå. Det første ønsket veier dermed seks ganger så mye som et senere ønske, og det andre tre ganger så mye. Ingen av dem blir likevel en garanti.

Slik registreres ønskene

Medlemmer bruker Medarbeidere på datamaskin og mobil. De kan registrere ønsker på sin egen rad i innsamlingsperioden og innenfor de angitte grensene.

Administratorer og ledere bruker kalenderen under Medarbeidere. Hver medarbeider har en rad med tre små knapper i datocellene. Her kan lederen registrere ønsker på vegne av andre, for eksempel etter en telefon eller en samtale på jobb.

Knappen åpner en kort dialog der du velger om ønsket gjelder hele dagen eller bestemte vaktmaler. Tommel opp for hele lørdagen betyr «jeg vil gjerne jobbe denne lørdagen». Tommel ned for nattevakt betyr «jeg vil helst ikke jobbe natt, men andre vakter kan passe». Et presist ønske gir planleggeren flere muligheter enn å markere hele dagen.

Utilgjengelighet: Når en tildeling ikke skal være mulig

Registrert utilgjengelighet brukes for forhold som ikke kan forhandles bort. For planleggeren virker det som godkjent fravær: Den aktuelle tildelingen er forbudt, ikke bare mindre ønskelig.

Det finnes ingen poengsum eller bemanningsmangel som kan overstyre dette kravet.

Utilgjengelighet holdes også utenfor grunnlaget for rettferdig fordeling. En dag personen ikke kunne jobbe, regnes ikke som en tilgjengelig dag uten tildeling. To uker på kurs gjør dermed ikke at systemet tror personen skal kompenseres med ekstra vakter etterpå.

Du kan registrere utilgjengelighet for:

• Hele dagen, for eksempel ved kurs, hospitering, arbeid et annet sted eller en annen grunn til at personen ikke skal settes opp.
• Bestemte vaktmaler, for eksempel når noen ikke er godkjent for nattarbeid, en nyansatt ikke skal stå alene på stengevakt, eller en lærling ikke kan betjene kassen uten veiledning.

Bare administratorer og ledere kan gjøre dette. Registreringen er ikke bundet av fristen for vaktønsker og kan legges inn samme morgen som vakten.

En arbeidsflyt som kombinerer ønsker og faste avtaler

1. La fristen gå ut

Åpne måneden under Medarbeidere. De registrerte ønskene har nå kønummer som viser rekkefølgen.

2. Les ønskene før du starter planleggingen

Gå gjennom datoene. Kønumrene viser hvem som spurte først, og hvor stor vekt hvert ønske får.

3. Legg bare garanterte tildelinger inn manuelt

Du trenger ikke gjenskape køen for hånd. KI-en bruker allerede vektene 6000, 3000 og 1000. Hvis noen derimot er lovet en bestemt vakt, legger du den inn selv før planleggingen. Eksisterende vakter behandles som faste, og systemet planlegger rundt dem.

4. Registrer det som ikke må skje

Legg inn utilgjengelighet for kursdager, vakttyper personen ikke er godkjent for, og andre sikre begrensninger.

5. La KI-en fylle det som gjenstår

Vanlig KI-planlegging beholder vaktene du har lagt inn og teller dem med i timer og fordeling. Den kan ikke tildele arbeid i strid med registrert utilgjengelighet. Resten av ønskene vurderes etter køplass, sammen med bemanning, hviletid, avtalte timer og rettferdighet.

Da blir policyen enkel å forklare: Tidlige ønsker veier tyngre, mens en fast avtale sikres med en manuell vakt eller registrert utilgjengelighet.

Forslag til innstillinger

For en vanlig månedsplan er 90 dager, frist den 10. og tre ønsker per person et godt utgangspunkt. Perioden er lang nok til å unngå problemet rundt 60 dager, og kvoten gir rom for de viktigste ønskene uten at hele kalenderen blir en ønskeliste.

Ofte stilte spørsmål

Hvem kan registrere utilgjengelige dager?

Administratorer og ledere. Medlemmer kan registrere egne ønsker, men kan ikke blokkere dager for seg selv. Utilgjengelighet er en beslutning om driften, ikke en forespørsel.

Bruker utilgjengelige dager opp månedskvoten?

Nei. De teller verken mot grensen per person eller grensen per dato. Dere kan registrere så mange utilgjengelige dager som situasjonen krever.

Hva viser kønummeret ved tommelen?

Det viser rekkefølgen på ønskene for akkurat den datoen. Endrer noen ønsket sitt, regnes den nye versjonen som en ny registrering og flyttes bakerst. Køen starter på nytt for hver dato.

Kan ønsker endres etter fristen?

Medlemmer kan ikke gjøre det. Administratorer og ledere kan fortsatt registrere og endre ønsker, slik at de kan rette opplysninger og håndtere nye behov.

Hva skjer når to personer ønsker samme dato og bare én plass er igjen?

Den som registrerer først, får den siste plassen i ønskekøen. Datoen stenges deretter for flere, og knappene blir grå med en forklaring. Hvis noen trekker ønsket, frigjøres en plass og de resterende kønumrene justeres.

Må KI-en oppfylle et vaktønske?

Nei. Selv et ønske på førsteplass med 6000 poeng kan fravikes. Andreplass gir 3000 og senere plasser 1000. Hvis en tildeling må være garantert, legg vakten inn manuelt. Hvis arbeid må unngås, registrer utilgjengelighet.

Overskriver KI-planleggingen vakter jeg allerede har lagt inn?

Nei. Ved vanlig planlegging behandles eksisterende vakter som faste. Systemet fyller rundt dem og tar dem med i beregningen av timer og fordeling.

Kan et ønske gjelde bare én vakttype?

Ja. I dialogen kan du velge hele dagen eller bestemte vaktmaler. Et ønske om å slippe nattevakten lar fortsatt systemet vurdere andre vakter samme dag.

Forsvinner ønskene hvis registreringen slås av?

Nei. Knappene skjules, og nye ønsker kan ikke registreres, men eksisterende opplysninger blir liggende. De vises igjen når funksjonen slås på.