Bytte eller gi fra deg en vakt: Fleksibilitet med godkjenning

Livet endrer seg også etter at vaktplanen er publisert. En medarbeider trenger fri, to kolleger foretrekker hverandres vakter, eller noen kan ikke jobbe som avtalt. En gruppechat kan gjøre det lett å finne en løsning, men lederen må ofte nøste opp i hvem som faktisk har sagt ja til hva.

Shift Scheduler har nå en egen arbeidsflyt for å bytte og gi fra seg vakter. Medarbeideren foreslår en endring fra sin egen vaktplan. Kollegaen får 24 timer til å svare, og planen endres først når en leder eller administrator med riktig tilgang har godkjent forespørselen.

Medarbeiderne får større handlingsrom, samtidig som lederen beholder kontroll over bemanningen og den publiserte planen.

Slik fungerer et vaktbytte

Ved et vaktbytte overtar to medarbeidere hverandres tildelte vakter. Begge beholder en arbeidsvakt, men får den andres dato eller klokkeslett.

Byttet krever både kollegaens samtykke og en endelig godkjenning:

1. Medarbeideren velger en av sine kommende vakter, en kollega og en av kollegaens kommende vakter.
2. Kollegaen godtar eller avslår innen 24 timer.
3. Hvis kollegaen godtar, sendes forespørselen videre til godkjenning. Vaktplanen er fortsatt uendret.
4. En leder eller administrator gjennomgår forespørselen og godkjenner eller avslår.
5. Ved godkjenning byttes begge tildelingene samtidig i den publiserte planen.

En uformell avtale blir dermed ikke forvekslet med en bekreftet endring.

Gi fra deg en vakt uten å få en annen tilbake

Du kan også overlate én vakt til en kollega uten å be om en vakt i bytte. Det er praktisk når noen kan dekke arbeidet, men dere ikke trenger et gjensidig bytte.

Prosessen er den samme: Kollegaen må først godta, og en leder eller administrator må godkjenne. Vakten blir derfor verken stående ubemannet eller flyttet til noen som ikke har sagt ja.

Slik sender medarbeideren en forespørsel

Start fra handlingen på en av dine egne publiserte vakter under Medarbeidere, på datamaskin eller mobil. Det er bare kommende vakter som kan brukes.

I skjemaet ser du den opprinnelige vakten øverst. Deretter velger du blant aktive medlemmer i arbeidsområdet:

• En bestemt vakt i bytte viser kollegaens kommende vakter som kan inngå i et bytte.
• Gi fra deg vakten lar deg sende forespørselen uten en vakt i retur.
• En valgfri merknad gir rom for en kort forklaring.

Vaktene reserveres mens forespørselen er uavklart. Samme vakt kan ikke inngå i flere aktive forespørsler samtidig. Det hindrer at én vakt blir lovet bort til flere.

Kollegaen har 24 timer på seg

Svarfristen er nøyaktig 24 timer. Hvis kollegaen ikke svarer, avsluttes forespørselen automatisk, og vaktene frigjøres til nye forespørsler.

Fristen gjelder bare kollegaens svar. Etter at forespørselen er godtatt, kan den vente på lederens godkjenning uten en egen tidsfrist. Lederen får dermed tid til å kontrollere bemanningen.

Den som sendte forespørselen, kan trekke den tilbake så lenge den ikke er endelig godkjent.

Se forespørslene direkte i vaktplanen

Uavklarte forespørsler vises i en smal, gyllen linje nederst i appen. Hvis flere venter, kan du bla mellom dem. Forespørsler du selv kan svare på, vises først, deretter de eldste.

I vaktplanen under Medarbeidere vises også en forhåndsvisning av den valgte forespørselen:

• En gyllen markering viser vaktene som inngår.
• En gjennomsiktig vakt viser den foreslåtte plasseringen.
• Et bytte viser begge de nye plasseringene.
• Når noen gir fra seg en vakt, vises bare den ene overføringen.

Forhåndsvisningen endrer ikke vaktplanen. Timetall og publiserte tildelinger står som før frem til godkjenningen.

Hva kontrolleres før godkjenning?

Shift Scheduler sjekker forespørselen på nytt rett før planen endres. Godkjenningen stoppes dersom:

• en av vaktene har begynt;
• en vakt er slettet, gitt til en annen eller endret vesentlig;
• en av deltakerne ikke lenger har aktiv tilgang til arbeidsområdet;
• en av vaktene har en upublisert endring i utkastet;
• den nye tildelingen overlapper en annen publisert vakt eller en vakt i arbeidsversjonen;
• en vakt over midnatt skaper en tidskonflikt neste dag.

Overføringen og forespørselens nye status lagres i én databasetransaksjon. Enten lykkes hele endringen, eller så blir den publiserte planen stående som før. Én historikkoppføring samler vaktendringene, og webhooks for vakter utløses først etter at transaksjonen er fullført.

Dette gir en ryddig prosess for blant annet helsetjenester, servering, handel, vakthold, produksjon og annen drift der fleksibilitet må kombineres med kontroll på bemanningen.

Vaktbytter når utkast er aktivert

Vaktbytter kan brukes sammen med utkast og godkjenning av vaktplaner.

Et godkjent bytte endrer de publiserte vaktene med en gang. Det legges ikke som en ny endring i utkastet. Derfor kan du ikke godkjenne byttet hvis en av vaktene allerede har en ventende utkastendring.

Administratorer kan alltid godkjenne. Når utkastfunksjonen er aktiv, må en leder også ha tillatelse til å publisere utkast for å godkjenne vaktbytter. Hvis ledere ikke kan publisere, ligger den endelige godkjenningen hos administratorene.

Linjen med upubliserte endringer ligger over linjen med vaktforespørsler. Du kan dermed følge begge prosessene uten at den ene skjuler den andre.

Mer oversikt enn i en gruppechat

Meldinger er nyttige for å finne en kollega som kan hjelpe. Selve godkjenningen er enklere å holde orden på når den skjer i vaktplansystemet:

• Det er tydelig hvilke vakter forslaget gjelder.
• Begge medarbeiderne ser samme forespørsel.
• Kollegaens samtykke og lederens godkjenning er to egne trinn.
• Forespørsler som har utløpt eller blitt ugyldige, avsluttes automatisk.
• Overlapping kontrolleres mot den faktiske planen.
• Den endelige endringen dokumenteres i historikken.

Det gir mindre oppfølging for lederen og tydeligere ansvar for alle involverte.

Slå funksjonen av eller på

Vaktbytter er aktivert som standard. Administratorer og ledere kan endre dette under Innstillinger → Generelt.

Du må bekrefte før funksjonen slås av. Alle uavklarte forespørsler om å bytte eller gi fra seg vakter blir avslått samtidig. Dermed kan ingen gammel forespørsel godkjennes etter at funksjonen er deaktivert. Slår dere den på igjen, kan medarbeiderne sende nye forslag.

Eksempler fra arbeidshverdagen

Sykepleieturnus: En sykepleier ønsker å bytte en dagvakt på lørdag. En kollega tilbyr en nattevakt på søndag. Avdelingslederen vurderer hviletid og mulige overlappinger før byttet godkjennes.

Servering: En servitør kan ikke jobbe fredag kveld. En annen aktiv medarbeider sier ja til å overta vakten, og lederen godkjenner overføringen.

Butikk: To medarbeidere ønsker hverandres helgevakter. De sender én forespørsel, så lederen slipper å endre begge vaktene manuelt.

Døgnkontinuerlig drift: En nattevakt går over to kalenderdatoer. Godkjenningskontrollen sammenligner de faktiske tidsrommene, slik at ulik dato ikke skjuler en overlapping.

Rammene for vaktbytte

Et vaktbytte gjelder to kommende, publiserte vakter. Å gi fra seg en vakt gjelder én. Kollegaen har 24 timer til å svare, men lederens godkjenning har ingen egen frist. Først ved endelig godkjenning oppdateres planen.

Vaktene holdes av mens forespørselen er aktiv. Vesentlige endringer, påbegynte vakter og tap av aktiv tilgang gjør forespørselen ugyldig. Ved godkjenning kontrolleres både publiserte vakter og utkast, også når vaktene går over midnatt. Tilgangen til å publisere utkast avgjør om en leder kan godkjenne når utkastfunksjonen er på.

Ofte stilte spørsmål

Kan medarbeidere bytte vakter på egen hånd?

De kan foreslå og godta et bytte, men planen endres først når en leder eller administrator med riktig tilgang har godkjent det.

Hvor lang svarfrist har kollegaen?

Nøyaktig 24 timer. Ubesvarte forespørsler avsluttes automatisk, og reservasjonen av vaktene oppheves.

Endres planen så snart kollegaen godtar?

Nei. Forespørselen går videre til godkjenning hos leder. Begge opprinnelige vakter blir stående frem til endelig godkjenning.

Kan jeg gi fra meg en vakt uten å få en annen tilbake?

Ja. Velg Gi fra deg vakten, velg kollega og send forespørselen. Kollegaen må godta, og deretter må en leder eller administrator godkjenne.

Kan samme vakt inngå i to forespørsler?

Nei. En vakt i en uavklart forespørsel er reservert og kan ikke brukes i en annen aktiv forespørsel.

Hva skjer hvis vakten endres mens vi venter på godkjenning?

Vesentlige endringer, ny tildeling, sletting, vaktstart eller bortfall av en deltakers aktive tilgang gjør forespørselen ugyldig. En endring som bare gjelder merknaden, gjør den ikke ugyldig.

Kan en leder godkjenne sitt eget vaktbytte?

Ja, dersom lederen har godkjenningstilgang. Når utkastfunksjonen er aktiv, må lederen også ha tillatelse til å publisere utkast. Administratorer kan alltid godkjenne.

Hindrer systemet at byttet gir overlappende vakter?

Ja. Før godkjenning sammenlignes de nye tildelingene med både publiserte vakter og ventende endringer i arbeidsversjonen. Kontrollen omfatter også vakter som går over midnatt.