Utkast til vaktplan: Gjør planen klar før du publiserer

En vaktplan endres ofte mange ganger før den er klar. Lederen flytter vakter, sammenligner bemanningen, ber en kollega se over resultatet og prøver kanskje KI-planlegging underveis.

Hvis hver lille endring publiseres med en gang, kan medarbeiderne oppfatte foreløpige vakter som avtalte arbeidstider. Gjentatte e-postvarsler gjør det heller ikke enklere å vite hva som gjelder.

Med utkast til vaktplan får planleggingen et tydelig godkjenningstrinn. Ledere og administratorer jobber i én felles arbeidsversjon, mens medlemmer fortsatt ser den sist publiserte planen. Når utkastet er klart, publiserer en person med riktig tilgang alle endringene samlet.

Ett felles utkast per arbeidsområde

Et utkast er en upublisert arbeidsversjon av vaktplanen. I Shift Scheduler deler administratorer og ledere samme utkast. De lager ikke hver sin kopi.

Vakter som er lagt til eller endret i utkastet, merkes med en oransje prikk. En fast linje nederst viser antall upubliserte endringer. Medlemmer ser ingen av disse endringene før utkastet blir publisert. Dermed forblir planen deres stabil mens lederne arbeider.

Hvorfor ha et eget godkjenningstrinn?

Planlegging er ofte et samarbeid. Én leder vurderer bemanningsbehovet, en annen kontrollerer timene, og en administrator har kanskje ansvar for den endelige godkjenningen.

Uten et utkast må teamet gjerne finne omveier: lage planen i et regneark først, be medarbeiderne ignorere appen til planen er ferdig, redigere sent på kvelden eller sende manuelle beskjeder hver gang en foreløpig plan endres.

Et felles utkast lar dere gjennomgå planen der den faktisk skal brukes. Medarbeidere, arbeidssteder, ledig kapasitet, timetall, eksport og KI-planlegging bygger på det samme grunnlaget hele veien.

Slik fungerer det

En administrator slår på funksjonen under Innstillinger → Generelt.

Deretter er arbeidsflyten slik:

1. Administratorer og ledere oppretter, endrer, flytter eller sletter tildelte vakter.
2. Redigeringene lagres som upubliserte endringer i det felles utkastet.
3. De som redigerer, ser den publiserte planen med utkastets endringer lagt oppå.
4. Medlemmer ser fortsatt bare den publiserte planen.
5. Lederne kontrollerer bemanning, timer og eventuelle konflikter.
6. En person med publiseringstilgang velger Publiser.
7. Alle ventende endringer blir del av den publiserte planen i én operasjon.

Linjen nederst viser til enhver tid hvor mange upubliserte endringer som venter. Alle administratorer og ledere kan også forkaste hele utkastet etter å ha bekreftet handlingen.

Hvem får publisere?

Administratorene bestemmer om ledere kan publisere vaktplanen.

Administratorer kan alltid publisere. Publisering for ledere er slått av som standard, slik at virksomheter som trenger en formell godkjenning, har dette på plass fra start.

Dette bygger videre på de vanlige rollene og tilgangene i Shift Scheduler. Ledere får rom til å planlegge uten at alle automatisk får myndighet til å publisere.

Hva ser medarbeiderne mens dere planlegger?

Medlemmer ser den sist publiserte vaktplanen. De kan fortsatt registrere vaktønsker og søke om ferie og annet fravær. Dette er innspill til planleggingen og lagres med en gang.

Så lenge utkastfunksjonen er aktiv, kan medlemmer ikke ta ledige vaktplasser eller administrere egne tildelte vakter. Slik unngår dere at en medarbeider tar en plass som allerede er reservert i ledernes utkast.

Varsler og historikk opprettes ved publisering

Redigering i utkastet lager ingen oppføringer i vaktplanhistorikken, sender ingen e-post til medarbeiderne og utløser ingen webhooks for vakter.

Det er publiseringen som registrerer den offisielle endringen. Shift Scheduler oppretter én historikkoppføring av typen schedule.published, med de samlede nettoendringene og informasjon om hvem som har bidratt. Behandling av e-postvarsler og webhooks starter først når databasetransaksjonen er fullført.

Medarbeiderne får dermed beskjed om det godkjente resultatet. Du kan lese mer om innstillinger og samling av varsler i artikkelen om e-postvarsler.

KI-planlegging bruker det samme utkastet

Når en administrator eller leder ber KI-assistenten lage en vaktplan, legges nye tildelinger først i utkastet. KI-en tar også hensyn til upubliserte vakter når den beregner bemanningsdekning, ledig kapasitet, hviletid, rettferdig fordeling og kvaliteten på planen.

Det gjelder også fordeling av helligdagsarbeid. Helligdagsvakter i utkastet teller med i den nye perioden. Samtidig bruker KI-en historikk fra de foregående 365 dagene for å unngå at de samme personene stadig får helligdagsvaktene når like gode alternativer finnes.

Dere kan derfor la KI-en lage et første forslag, gjennomgå resultatet, justere enkeltvakter og publisere først når alt er klart. KI-genererte endringer følger samme godkjenningsprosess som manuelle endringer.

Samarbeid uten flere konkurrerende kopier

Ett felles utkast gjør det tydelig hvilken versjon dere jobber med. Når én leder flytter en vakt, ser de andre endringen når de laster inn siden på nytt eller navigerer videre. Dere trenger ikke slå sammen separate utkast.

Dette har også en praktisk konsekvens: Publiser og Forkast gjelder hele utkastet, ikke en valgt datoperiode. Bruk derfor oversikten over upubliserte endringer som grunnlag for å gjennomgå neste samlede publisering.

Hvilke endringer inngår i utkastet?

Utkastet omfatter ordinære, tildelte vakter.

Innstillinger og grunnoppsett holdes utenfor utkastet. Det er altså en arbeidsversjon av vaktene, ikke en ekstra kopi av hele arbeidsområdet.

Når er funksjonen nyttig?

Utkast passer særlig godt når månedsplanen må godkjennes før den sendes ut, flere ledere samarbeider, eller en administrator skal se over arbeidet. Det er også nyttig når KI-en lager førsteutkastet, eller når mange små endringer ellers ville gitt unødvendige varsler.

Team innen helse, servering, handel, vakthold og annen drift kan ha stor nytte av et tydelig publiseringstidspunkt. For et lite team der hver endring bevisst skal være synlig straks, kan umiddelbar publisering passe bedre.

Funksjonen er valgfri. Eksisterende arbeidsområder fortsetter med umiddelbar publisering til en administrator slår på utkast. Funksjonen kan først slås av igjen når alle ventende endringer er publisert eller forkastet.

Viktig å huske

• Arbeidsområdet har ett felles utkast for administratorer og ledere.
• Medlemmer ser bare publiserte vakter.
• Administratorer bestemmer om ledere får publisere.
• Oransje prikker viser vakter som er opprettet eller endret i utkastet.
• Utkastet sender ingen varsler og lager ingen vakthistorikk før publisering.
• Alle nettoendringer publiseres samlet, med én historikkoppføring.
• KI, REST API, MCP og redigering i nettleseren bruker samme utkast.
• Fraværssøknader og vaktønsker lagres fortsatt umiddelbart.

Ofte stilte spørsmål

Hva innebærer godkjenning av en vaktplan?

Det er trinnet mellom å lage planen og å gjøre den tilgjengelig for medarbeiderne. Ledere utarbeider og gjennomgår utkastet, før en administrator eller leder med riktig tilgang publiserer det.

Kan medarbeidere se utkastet?

Medlemmer ser bare den sist publiserte planen frem til det felles utkastet publiseres.

Kan flere ledere redigere samtidig i samme utkast?

Ja. Alle ledere og administratorer deler ett utkast i arbeidsområdet. Endringene deres inngår i den samme arbeidsversjonen.

Kan en leder publisere vaktplanen?

Bare dersom en administrator har aktivert publisering for ledere. Administratorer kan alltid publisere. Ellers må lederne vente på at en administrator godkjenner og publiserer utkastet.

Publiserer KI-planleggingen vakter automatisk?

Når utkastfunksjonen er aktiv, legges KI-genererte vakter først i utkastet. De må gjennom samme gjennomgang og publisering som manuelle endringer.

Får medarbeiderne e-post om hver endring i utkastet?

Nei. E-postvarsler settes først i kø når hele utkastet er publisert.

Kan jeg publisere bare en del av utkastet?

Nei. Utkastet gjelder hele arbeidsområdet og publiseres eller forkastes samlet.